高效会议组织.ppt

高效会议组织 团队学习公约 积极参与积极回应空杯心态延迟评判相互信赖积极参加互动保持秩序准时集合快速安静如何落实 低效会议的种种现象 举例老跑题 领导一言堂 有人胡侃 哗众取宠 议题太敏感 不便深说 本位严重 相互推委 效率不高 经常延时 迟到 早退严重 等等 课程主要内容 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 4小时 周 52周 208小时 年208小时 年 45年 9360小时9360小时 24 390天超过一年的时间在开会 前言 会议成本 个人的开会时间计算 前惠普公司总裁格拉特20 与客户沟通 35 会议 10 电话 5 看文件 其他35 14小时 1365 4年 参考统计数据 美国经理人 开会 效率调查 美国上班族每周平均参加10个会议 约占每周工作时间1 1 5天 经理人每周有50 的时间在开会 57 的上班族开会前心情紧张 普遍认为50 的会议时间是浪费的 正常人1 20岁和60 80岁都无法工作 人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间 让我们看看我们的时间是如何分配的以下是一个正常人的时间帐目表项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13 3年26 7年一日三餐2 5小时4 2年22 5年交通1 5小时2 5年20年电话1小时1 7年18 3年看电视上网3小时5年13 3年看报 聊天3小时5年8 3年刷牙 洗脸 洗澡1小时1 7年6 6年白日梦 闹情绪 2小时3 3年3 3年身体不适真正工作的时间只有3 3年 超过一年的时间在开会 一个人一生的时间分配 前言 会议成本 培训前调查结果 问卷份 总平均分 60 70总体低效 40 50比较低效 30 40尚可 15 20高效 最高得分 说明团队会议低效主要原因 最低得分 说明团队会议高效主要原因 最高分数项目所占数量和比例 说明企业总体会议文化中的低效因素 最高分数项目所占数量和比例 权力会议0 利益会议0 观念会议0 性格会议0 心情会议0 临时会议0 失控会议0 前言 我们身边的会议 前言 会议低效的原因 会议管理 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 开会普遍六种抱怨 临时会多 突发会多议事缺乏规则会议层次不清楚会前准备不足会后执行不力会议纪律淡漠 召开时机选择会议类型选择参加人员选择人员数量安排会议角色安排会议室选择和布置计划及议程准备 1 时间安排 会议的时机选择 开会的时机选择 适于开会的情况发起人想从参会者那里获取信息或建议发起人想想让下属参与解决问题或制定决策发起人有问题需向下属澄清发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达大家自己要开会有问题涉及多个部门而需协调解决有问题情况不明或责任厘定不清 2 时机选择 开会的时机选择 不适于开会的情况对会议的目标和主题没有考虑清晰会议所需资料不全或会议准备不充分所需解决的问题用电话 备忘录或个别谈话等方式解决起来更好所谈事务密级较高 不宜扩大知情范围发起人对要解决的问题已经作出决定大家之间怨气太大 敌对情绪太浓 开会之前需要时间平静 2 时机选择 会议类型的选择 问题解决会决策会计划会情况报告会反映评估会其他类型 参加会议的人能够 并且想 改变某种现象或状况 即解决问题 而且知道如何着手去做要从事先拟订好的可选方案中选出一项方案 从而做最后决策 解决未来的问题 取得大家对组织目标的认同 统一思想 统一步调 信息交流会很多人向同一个人 或几个人 提出意见或建议 被提意见者通常为主管人员或公关人员综合类型会议 无人主导会议 会议参加人员选择 请有权作决定的人参加请最有经验和才能的人参加请了解实际情况的人参加参会人员对决议能否达成负直接责任 所有与会者都要准备在会上发言 如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会 请与所涉及问题有重大关系的人参加 参会人员数量安排 参会人员数量会议规模越大 会议情况越复杂2 7人会议 一般为部门工作会 召集容易 灵活性强 具体问题效率高 易于控制 但决策质量不高 影响不大7 15人会议会议情况复杂 必须安排主持人和记录人15 30人会议会场情况过于复杂 需专业主持人主持 多适于信息交流 如果讨论必须分组 30人以上会议适于做演讲 正式辩论和投票表决 参会人员角色明确角色是会议效率的重要保证会议主席 领导主持人记录人参会者专家 知情人旁听者 参会人员角色安排 会议室大小要适当桌椅摆放符合会议要求门的位置不应影响与会注意力挂会议记录的位置合适的温度 光线远离噪音 会议室的选择和布置 会议计划 必须涉及以下一些基本问题 为什么开会 会议的目的和期望是什么 开一个什么类型的会 让谁参加 与会者由哪些部分的人员组成 要让大家作何种方式和程度的介入和参与 会议规模多大 与会人员多少 会议在哪儿开 会议室如何布置 每个人在会议中的任务和职责是什么 会议开多长时间 如何填写议程表 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员同时需要把会议的主要目的告诉他们 如果有相关的资料可以提前发放会议组织者不要迟到 不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排 有些人可能因此不能出席会议 管理召集部门 人 的威信下降严格按照议程进行 不要超时会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记录 其他 有效会议操作 成功会议十八步成功会议五要素成功会议五大意义 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 成功会议十八步 会议前1 认真计划 理清何人 何事 何时 何地 何因及多少等问题 2 准备预先发放议程表及会议有关资料3 提前到会场 整理会议室 有效会议操作 成功会议十八步 会议开始时4 按时开始5 让与会者作自我介绍 并陈述对会议的期望6 清楚解释会议角色7 检查 修订和确定议项顺序8 设定时间限制9 回顾上次会议确定的行动项目 有效会议操作 成功会议十八步 会议中10 让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题 有效会议操作 成功会议十八步 会议结束时11 确定行动项目 何人 何事 何时12 检查会议记录13 设定下次会议的时间和地点 并拟出初步议程14 对会议进行评价15 宣布会议结束 有效会议操作 成功会议十八步 会议后16 打扫整理会议室17 准备会议备忘录18 跟踪行动项目的执行情况 并开始计划下次会议 有效会议操作 成功会议十八步 回顾 1 会议前计划2 议程表及资料3 整理会议室4 按时开始5 让与会者作自我介绍 并陈述对会议的期望6 解释会议角色7 确定议项顺序8 设定时间限制9 回顾上次会议项目 10 集中11 确定行动项目12 检查会议记录13 下次会议14 评价15 宣布结束16 打扫会议室17 会议备忘录18 跟踪执行 有效会议操作 成功会议五条基本原则 必须有一个共同的内容注意点必须有一个共同的过程注意点必须有人负责维持一个开放而平衡的会议环境必须有人负责保护与会人员不受人身攻击一般情况下 开会时每个人的角色必须分配明确 责任必须划分清楚 并认真遵守 高效沟通 充分参与 气氛和谐 收效显著 有效会议操作 成功会议五大意义 讨论 决策制定项目执行计划反馈信息 闭环控制的关键一环沟通 理解保持组织中各部门的协调统一 忌 有讨论 无决策项目计划要素不全反馈不畅 言路不通一团和气 避重就轻沉默 指责 推诿 有效会议操作 案例 1 日本 会议革命 砍掉不必要的会议 排除不需参加会议的主管 强调准时开始 准时结束 重视会议结论 提高会议生产力 强化企业竞争实力 案例 2 丰田公司办公室标语 只开有实际效果的会议准时开始 最好一小时内结束重在实际行动 案例 国内W房地产公司国内领先 相比东京建屋 W公司 300人做了10个楼盘 东京建屋 60人做了40个楼盘 工作产出效率比 1 20原因 东京建屋经验 针对每个楼盘 标准化地开八个会议会议的产出 与会人 议程非常明确会议召开的时间先后关系 触发条件非常明确会议体系设计 会议习惯培养非常重要 会议中的主要角色 参会人员角色 会议主席 领导主持人记录人参会者专家 知情人旁听者 明确角色是会议效率的重要保证 课间休息 视频 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 会议中的领导 会前 草拟会议议程 并决定是否允许下属添加议题决定参加会议人员 每个人所要扮演的角色 会中 少说多听 你在会议上越低调 大家参与得就越多 监督会议运行 一个议题未完成 不要进入下一个议题 对什么人该做什么或什么时候完成等事项必须明确部署会后 监督各项任务的进展情况 会议中的主持人 定位 会场上的服务人员不提出自己的意见也不评论他人的意见把与会者的精力集中到一起对开会方法和会议程序提出建议保护与会者意见不受压制更不能受到人身攻击鼓励和引导参与帮助与会者寻找双赢解决方案 具体技巧 清楚阐述自己的角色会议开始前让大家对讨论的问题和程序保持一致不回答有关会议内容的问题态度积极 多鼓励大家参与不要讲话太多支持记录人工作不要怕出错帮助教育大家 会议中的主持人 保持紧张 准备应付随时可能发生的意外变故 随机应变 视情境采取当时最适合的方式 要有耐心注意自己和与会者的身体语言保持中立 建立信任会议成功 并不取决于你敢于承认错误 坦诚合作安排好旁听者和专家 会议中的主持人 如何开场 介绍会议背景除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人員及会议气氛的融洽明确会议目的列明会议议程议中欲讨论之事项及其先后和预估时间 提出会议期待 開場练习 背景 公司本季營收目標達成率只有70 议題 如何刺激现有市場 新市場的擴展計劃目标 提出執行方案 要求 每组主持人代表本组当场练习符合会议开场白要求每组领导 组长 讲评 会议中的主持人 開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響 使得本季的營收目標達成率只有70 因此今天召開會議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場的買氣 第二討論新市場的擴展計劃 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況 再由各位一起討論 然後各區市場督導會一一提出配合方案 最後由行銷部門整合后提出執行方案 本次會議的進行時間預估為1 5小時 希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩 能夠產生一套完整有效的業績提升計劃 大家加油 会议中的主持人 如何进行会议总结 宣布会议决议激励与会者继续努力宣布评估目標已经達成过程回顾 让大家看到会议成绩列出悬而未决事项 重申落实责任人和时限要求 会议中的主持人 如何讓大家願意發言 塑造會議歡樂 和諧的氣氛 建立包容 安全的討論環境 保持客觀 對事不對人 不以言立人 不以言廢人 設置 暗樁 帶動與會人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動出擊 適時發問 塑造發言機會 且予以正向的肯定與鼓勵 有效傾聽與良好溝通 会议中的主持人 主持人的發問 傾聽和記錄 发问 開放與封閉空投與指定倾听 注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒 记录 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動詞 形容詞明確數字運用keyword列點說明 可了解發言重點 歸納出主題方向一言以蔽之 会议中的主持人 会议主持人的工作 發言的促動 讓大家想發言 並說出想表達的意見 工作分配的促動 鼓勵大家主動認領工作 掌握会议成功的機會 創意的促動 提出新思路 如其他產品的優點 激發大家的創意 將別人的優點用於我們的產品上 問題的促動 主持人應提出一些問題讓與會人員了解問題的实际狀況 感情的促動 主席除了要讓與會者體會到你的關懷 感恩 自責 包容 肯定外 還要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 会议中的主持人 主持人临场应注意的其他问题 尽可能不要念稿或背稿要面对听众 不要背对大家或埋头看文件资料若非需要 不要在你和听众之间放置桌椅 以免产生距离感注意你的身体语言 不要来回踱步或无精打采 要有精神 有活力也要注意听众的身体语言多给大家介绍情况如果你在作报告中遇到困难 或感到紧张 就坦诚地说出来 让大家保持耐心 并让他们帮助你 会议中的主持人 会议记录人 现象 会上问题太多 或同一问题理出很多头绪 大家混淆不清了 有人问 我们现在讨论的是什么问题 我们谈到哪儿了 有人因迟到没有了解全部信息而发表意见刚才别人的一句话使你有一个主意 到要发言时又忘了 会议长时间在原地打转 没有进展 会议方向偏离了 拉不回来 计划内讨论的问题没有时间了 会议记录人 设立会议记录人 定位 会场服务人员原则 努力捕捉与会者的发言要点 不要加入个人意见 要求 开会过程中展示很多内容会后可保存会议信息推荐 挂在墙上的多张大白纸比较 黑板 幻灯 PPT 会议记录人 会议记录的作用 为大家提供具体可关注点 有助于大家全神贯注 是对会议内容与过程的即时记录 不但让与会者知道自己做出了什么决策 而且让他们知道是怎么作出的 通过提供短时记忆功能 防止信息超载替你 记住 你想出的各种主意你不用自己作笔记保证你的观点记下来时其他人已经 听 到你可以检查核对自己的观点是否被准确无误地记录下来有助于防止无休止的重复可进行图示 显示观点间相互关系可按过程 分步骤地记下某个问题的解决方法有助于复杂问题的解决 会议记录人 会议记录的作用 鼓励大家参与 让大家可以看到每个人的观点都很重要 都得到记录所记录的观点去除了个人色彩而为大家共同拥有 有助于观点原有者以开放 客观的角度看待该观点 更好地了解它的价值和正确性 同时有助于其他人撇开观点原有者的因素来看该观点增强大家的成就感有助于会议的连续性有助于开会迟到者了解前面的内容明确任务项目 执行者以及时间要求等 避免将来推委 扯皮经济方便 任何想提高开会效率的组织均可采用 会议记录人 如何作会议记录 听关键字抓基本意思和主旨不要一字不拉地记写清楚 字体大小适当 便于以后阅读 不要怕写错字在关键处画圆圈 变化颜色 用不同颜色的笔突出重点和进行分类在重点内容下面画线画星号 打箭头 标数字等每张纸都标上序号 会议记录人 记录人角色探讨帮助主持人调整会议方向可以从整个会议进程角度看出会议的问题 以及正在探讨问题的症结所在 熟练后能成为出色的主持人 与会者的准备工作 确认自己在会前收到的议程表 对自己负责的议题有充分的了解 并有充分的资料提供给其他与会者 除非已被指定对某议题发表演讲 否则有义务在会中主动提出建设性的意见 努力去了解其他与会者对议程上议题的观点 他们的兴趣所在 是否有权威在背后支持这些观点找出可能存在的你的反对者 并预先与其协商 折中 会议参加者 与会者如何發言 积极 明确 坦诚 客观 切题 尊重 发言内容要有组织适时发言一针见血 一次只讨论一个重点口齿清晰 口吻要自信陈述有力 解释方式让人易懂音量适当 在要点处可稍加大音量 会议参加者 会议中的感覺與事實 感覺 即對事物主觀的意念 其中包含個人的價值判斷 因此感覺的產生往往因人而異 事實 即有具體 明確的訊息陳述 與實際所發生的事件相符 会议参加者 感覺與事實演練 昨日九點過後 G珠寶店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出現並要求鑑賞貨品 店主打開玻璃櫥窗 櫥窗內的東西被人抓起 忽然有個男人迅速跑出店外 突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場 判斷問題 以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打 1 店主正在收拾店面時 有一個男人出現 2 那個男人是強盜 3 此事件發生於昨晚九點過后 4 打開櫥窗的男人是店主 5 強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外 6 有人打開櫥窗 7 要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走 8 櫥窗內有金飾 且有許多貴重的寶石 9 強盜威協店主並進行搶劫 10 這個故事僅牽涉店主 客人 保安人員等三個角色 問題答案 1 客人未指明是男女 2 沒有明確的線索顯示是強盜 3 未指明是白天九點還是晚上九點 4 沒有明確提出店主的性別 5 沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品 6 7 沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走 8 只說有寶石 沒有指明是金飾 9 均沒有在文中提到過 10 沒有明確的數字或說明顯示參與的人數 如何达到会议目标 开会模拟 月球逃生背景情况 你们团队乘母舰到月球表面 突与母舰失去联络 迷失方向 身边有十五件用品 需要根据有用程度进行排序 由于大家体力有限 排名后六位将不得不丢弃 请大家开会讨论 作出决策 尽快出发 月球逃生临时会议 演练 月球逃生测验 理由 A 月球上没有使火燃烧的氧气 事实上毫无用处 B 提供能量需求的有效用品C 可用于攀爬悬崖或捆绑伤员D 防太阳辐射E 在有光一面时才有用F 自我推进的可能工具G 笨重且与压缩干粮重复H 最急需的生存用品I 基本导向工具J 筏上的CO2瓶可以用于推进K 月球上的磁场没有极化 无法用于导向L 可用于补充水分 但量大不便携带M 看到母船是打遇难信号N 用于注射 如无药物 毫无用途O 用于与母船联系 但调频需要直波发射 且收发范围小 月球逃生临时会议 参考 月球逃生临时会议结果 差值为你的排序与参考排序的差 不考虑正负 0 25 优秀26 32 良好33 45 一般46 55 中等56 70 差71 112 很差 案例 国外知名企业怎么开会哈佛 商业评论 2004年10月号迈克尔 曼金斯 MichaelC Mankins 1 案例 3M 控制会议人数2 荷兰银行 运营 战略议题分别讨论3 吉百利 专注于决策而非讨论4 罗氏公司 先弄清楚议题的真正价值5 卡地纳健康公司 尽快将议题划掉6 劳隘德TSB银行 有三种不同的备选方案7 巴克莱银行 采取通用的流程与标准8 加拿大铝业 将决策贯彻到底 会议中的常见问题 人身攻擊離題爭議不下抱怨与会领导發言過多短話長說会议時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發言消極的話 迟到者早退者老调重弹者否定论者摇头晃脑者心不在鄢者耳语者穷嘴多舌者人身攻击者代言者传播不确信息者抢断别人说话者争宠者 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 麻烦人物类型 迟到者早退者老调重弹者否定论者心不在鄢者耳语者人身攻击者代言者传播不确信息者会场忙碌者抢断别人说话者争宠者 应付方法 接受 肯定其合理性 推迟 强制 解决迟到的方法 准时开始 绝不能等 不要把进程停下来给迟到者补课 决策会上有决策权力的领导除外 从早退者那里学到东西 老调重谈者 在会议记录中明确记录 礼貌制止 否定论者 规定在别人发言时不要过早给予评论 并要求大家遵守 心不在鄢者 走近 让其发言 询问 耳语者 走近 让其发言 分开 会间谈 人身攻击者 记录下双放的观点 代言者 制止 对比传播不确信息者 追问 让其确认 或让他人确认会场忙碌者 施加压力 暂停会议 会前 会间做工作抢断别人说话者 耐心太差 没有礼貌 制止 记录下他的意见争宠者 寻求主持人或领导的夸奖 而不是关注问题 引导他与大家就问题沟通 会议中的常见问题 人身攻擊離題爭議不下抱怨与会领导發言過多短話長說会议時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發言消極的話 人身攻擊對策 對雙方進行安撫重申議事規則重提主題進行討論 会议中的常见问题 案例 财务总监和采购总监差点动手 本来研究 降低成本1 财务总监一句 我觉得成本水分主要在采购 采购总监当场跳起来 两人摆事实 讲道理 针锋相对 不亦乐乎 離題對策 兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論 請他做歸納或替他做歸納 事先請將規則講清楚發言限定時間 会议中的常见问题 爭議不下對策 暫停會議休會20分鐘以上 參與第三者的意見將雙方意見列表比較 進行不記名投票 重整雙方意見提出新的方案 重申共同利益 会议中的常见问题 抱怨领导發言過多短話長說時間不足爭功諉過為反對而反對獨占發言消極的話 会议中的常见问题 抱怨 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 与会领导發言過多 裝傻發問 重新提出問題 幽默有技巧的提醒 短話長說 適時的制止發言 归纳具體的想法 時間不足 選擇重要的議題進行討論 限制發言人數 可事先登記 限制發言時間 爭功諉過 制止不當的發言 並給予其適當的肯定 引導組織成員彼此說出對方的優點 讓大家都能受到適當的肯定 為反對而反對 請他提出更好的對策 引導他思考是否有考慮周全 獨占發言 制止其行為 說明規則並強制執行 消極发言 对發言者的情緒表示理解 提振士氣 擬定共同目標 呼喊精神口號 武功秘籍 会议宝典 有效解决问题的技巧 挑战 如何洞悉会场形势 熟练运用解决问题和进行决策的一系列策略和方法 达到会议目的 现象 会议出现混乱 不顺利 僵局会议在问题界定时就已经卡壳了 各方意见争执不下问题界定清楚 但找解决方案时 或死气沉沉 或思路混乱 前言会议管理有效会议操作会议中的主要角色会议中的常见问题有效解决问题的技巧 增强功力 有效解决问题的技巧 解决问题的基本步骤 感知问题 界定问题 分析问题 发掘解决方案 评估方案 决策 计划 实施 根据实际经验 解决问题并不是严格按照的基本步骤进行的 而是杂乱无章的 但每一个步骤又都是含蓄而明确的进行着 增强功力 有效解决问题的技巧 再次强调 要共同磋商解决问题 所有人的思维必须在同一时间以同一方式集中在同一问题或子问题上 同时 所以作为主持人 你必须明白解决问题的每个阶段是什么 并且知道如何带领与会者根据需要在各个阶段来回移动 感知问题 它是什么 有问题并非坏事如何肯定观点的合理性多角度看问题 真正的 问题是什么 最好 最差和最可能的结果它是