采购中心培训材料(ppt 64页).ppt

采购中心培训材料 主讲人 黄秀虹 目录 目录 第一篇 采购中心组织架构第二篇 供应商的管理第三篇 合同谈判要点第四篇 商品的组织架构第五篇 供价的管理第六篇 ERP在采购工作中的使用第七篇 采购与财务 销售 售后部门的对接第八篇 新分部开业流程第九篇 如何做好联合促销 采购中心组织架构 总部采购中心结构图 分部采购中心结构图 第一篇 采购中心名称组织 采购中心 岗位描述 分部采购中心总部采购中心采购中心部门职能 工作流程管理制度分部各采购中心总监采购中心业务员采购中心副总经理 采购中心部门职能 总部采购中心 总部采购中心在采购及关系采购和行政管理上接受总部总经理指挥 同时接受销售中心 财务中心在业务上的监督 在行政上接受总部行政中心的管理 并对销售中心 财务中心 行政中心负有支持与配合的责任 在与分部总经理沟通的前提下 对分部采购中心有直接的指挥权 业务中心部门职能 总部业务中心 1 利用全国连锁优势 确保供价及零售价格优势 零售价比竞争对手低0 5 1 5 或10 100元 2 保证所签定合同获取最高返利 3 与营销中心共同策划全国和地区的促销活动 4 合同中 转化返利比例降低税费 5 按总部经营方向 整合厂商资源 提高与厂商的合作基础范围及良好的密切关系 制定进货政策及逐步改善提高优惠政策 业务中心部门职能 总部业务中心 6 对业务系统进行垂直管理 监督 检查 跟踪 指导 服务以及业务技能 专业知识进行日常培训 7 全国合同的推动 占进货额60 对其余40 商品进货的供价及利润空间进行监控管理 8 向分部供应具有竞争性 赢利性商品达20 包销 定制 买断商品 9 优化商品结构 做好商品ABC管理 A类商品占80 业务中心部门职能 总部业务中心 10 控制特价机占比20 提高经营质量 11 利用现金优势 降低进货成本 提高综合利润 12 赞助 促销员转化费 返利等各项费用的合同洽谈及收取 13 勤进快销 达到16天以下的平均库存周转天数 14 返利的谈判收取 完成投资公司下达的考核指标 业务中心部门职能 总部业务中心 15 完成各项赞助费用的收取 16 在规定时间之内收回促销员转化费用 资金方案 销售周期 库存周转 17 所签每笔合同 参与制定相应的营销策略 18 完成上级领导交办的各项任务 19 加强同知名品牌的战略合作 提高高端产品经营质量 采购中心部门职能 分部采购中心 分部采购中心在采购及关系采购的行政工作系直属总部采购中心的指挥管理 接受分部监督 管理 日常工作必须本着总部采购中心的意图 指令结合本地区的情况制定相应政策 支持分部工作 并对分部采购工作负全责 对分部人事 财务 营销负有支持配合协调责任 采购中心部门职能 分部采购中心 1 全国性合同的执行和落实工作 全国合同销售额占60 以上 2 各分部采购合同的洽谈和上报审批工作 占销售额的40 以下 3 各分部特价机协议的洽谈和上报审批工作 占比控制在20 以内 4 各分部BTOB机型的洽谈和上报审批工作 销售额不低于4 5 每周与总部销售部组织策划 完成促销资源的整合工作 6 九项收入的回收工作 九项收入包括 返利 降价 退残 赞助费 展台制作费 场地使用费 广告费 促销费 促销劳务费 采购中心部门职能 分部采购中心 7 与财务部门协调按期收缴增值税票的工作 8 定期实施品牌优化及ABC类管理 A类商品占比80 9 适时地进行新产品的开发和引进工作 10 日常进货库存管理工作 控制在16天以下 11 依据市场信息反馈与相应厂家洽谈供货价格调整 12 每周组织召开门店组长会议 对商品销售结构进行分析 指导 13 加强同知名品牌的战略合作 提高经营质量 14 完成总部采购中心交办的各项工作 15 完成分部总经理交办的各项工作 总部总经理 分部采购部 财务中心 采购中心 销售中心 售后服务中心 行政中心 分部彩电部 分部空调部 影音部 IT部 白小部 手机部 冰洗部 空调部 彩电部 总部采购中心 总部 分部冰洗部 分部手机部 分部白小部 分部IT部 分部影音部 总部名称组织 总经理办公室 岗位描述 业务中心副总经理 A 职责 报告上级 总经理 采购中心总经理 督导下级 总部采购中心各部部长 业务 各分部总经理 采购部经理 业务 1 协助采购中心总经理负责全公司的业务经营工作 实施对总部及分部采购部的督导管理工作 2 根据企业经营目标和方针 适时制订各项业务管理政策并审批监督执行 3 适时提出采购拓展计划及各类新品开发计划 4 协调总部各采购部门之间 总部与分部采购部之间的管理关系 检查 监督总部 分部采购管理制度的落实情况 5 适时了解总部及分部采购部工作开展情况及绩效 对人员提出调整重组建议 6 新开分部筹备初期的采购拓展工作 7 完成督导上级交办的其它工作 岗位描述 业务中心各部长 B 职责 报告上级 采购中心总经理 副总经理督导下级 总部采购中心主管业务 各采购部经理 各科业务 1 根据公司的经营目标和方针 拟订各商品的经营政策并监督执行 2 深入了解供货厂商的动态及相关产品商场状况 适时开发新品类商品 3 建立与厂家和供货商的档案化管理 不断巩固和发展与供货商的业务合作 4 掌握残次商品情况 并负责监督各分部业务部与厂家及供货商联系退换 保证合理库存结构和正常销售 5 利用公司的规模化经营 谈判全国统一供货政策 适时适量包销买断适销型号 争取最大利润 不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策 6 对本部负责产品品类实行纵向管理 负责对各分部及加盟连锁店的库存结构 政策掌握 进货价格进行全方位管理 监控 7 掌握各分部销售进度及销量 对公司整体销售能力有正确的了解并最大限度的发挥自身优势 争取厂家最优政策 8 协助新开分部做好前期业务筹备工作 协助前期的谈判工作 合同拟订 开展各项活动的落实工作 积极协助部长完成所管辖品牌商品的销售政策洽谈工作 并监督贯彻 9 对各分对业务操作过程中发现的问题提出解决方案并监督落实 10 完成督导上级交派的其他工作任务 岗位描述 业务中心业务员 C 职责 报告上级 采购中心总经理 督导下级 各分部采购部对口业务 1 积极协助部长完成各项商品进销政策谈判任务 并监督贯彻 2 掌握各分部日常运作情况 对库存 残次 返利回收等工作实施监督 并及时将问题上报部长 3 掌握各分部所管辖商品的进 销 存情况 协助本部部长制定销售政策 4 负责办理具体的业务工作 协助部长巩固和发展与厂家供货商的合作关系 5 努力开发新产品 新市场 充实 丰富企业的经营品类 6 完成领导指派的其它工作任务 岗位描述 分部业务经理 D 职责 报告上级 总经理 采购中心总经理 副总经理 总部采购中心各部部长 业务 分部总经理督导下级 采购部经理 各科业务 1 根据总部下达的年度 季度 月度商品销售任务和商品销售政策 参与讨论并制订分部销售计划 并监督门店实施情况 2 分部九项费用的收取进行逐日监督 发现问题应督促下级 3 负责分部同厂家促销员转化工作的谈判 落实 4 负责本地区配送中心商品的进 销 存 指导各门店的业务工作 保障门店销售 5 严格把握自进商品货源渠道 负责审批进货的品种 数量及价格 做到以销定进 6 与厂家和供货商保持经常性的联系 随时掌握其销售政策的变化 并向总部采购部汇报 利用公司的规模化经营 不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策 7 掌握每日残次商品情况 负责及时处理 减少残次 8 根据工作需要 积极选拔培养业务骨干 9 对本部员工在日常工作状态及业绩进行指导与考评 10 有效地使用资金 安排经营资金的使用并报分部总经理审批 11 完成总部及分部总经理赋予的各项工作 12 监督本部门各项工作的完成情况 13 完成领导指派的其他工作 岗位描述 分部业务中心业务主管 E 职责 报告上级 分部总经理 总部采购中心部长督导下级 本部员工 1 负责本地区配送中心商品的进 销 存 指导各门店的业务工作 2 严格把握自进商品货源渠道 负责审批进货的品种 数量及价格 做到以销定进 3 协调各门店之间的业务往来 合理调配各门店库存 4 与厂家和供货商保持经常性的联系 随时掌握其销售政策的变化 并向总部采购部汇报 利用公司的规模化经营 不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策 5 掌握每日残次商品情况 负责及时处理 减少残次 6 合理定岗定员 积极选拔培养业务骨干 7 对业务员的日常工作状态及业绩进行考评 8 有效地使用资金 安排经营资金的使用并报分部总经理审批 9 完成总部和分部总经理赋予的各项工作任务 岗位描述 分部业务中心业务员 F 职责 报告上级 分部业务中心业务主管 1 负责商品的进 销业务工作 积极配合经理完成各项任务指标 2 收集市场信息 掌握各分公司经营状况 随时向经理反映情况及提出建议 3 熟练掌握商品的价格 型号 功能 努力开发新产品 新市场 4 负责办理具体业务工作 参与业务谈判 协助本部经理工作发展与厂商及供销的合作关系 5 掌握分部各门店商品的进销存情况 协助本部经理调整库存 制订销售政策 组织促销活动 制订进货计划并及时退换残次商品 6 完成领导指派的其它工作任务 岗位描述 分部业务部干事 G 职责 报告上级 分部采购部经理 1 各种返利等款项的催收工作 2 监督催促各部门业务的残次 降价款 赞助费的收缴工作 3 拟订各种公函投诉函 4 汇总各种报表 5 合同的管理 6 建立管理客户档案 7 收 发传真 并整理保管有关业务文件 8 负责对来访客户的日常接待工作 9 完成领导指派的其他工作 考核办法 承担全公司上半年销售任务74亿的35 责任承担全公司下半年纯利润1 25亿的65 责任权重主要任务 注 赞助费收入和促销员转化收入两项达到基本值7300万或销售任务的1 4 任一项 均按完成任务计算 95 基本 完成值 105 基本值奖1完成值 95 基本值差额部分低1罚2完成值 105 基本值超出部分1超1奖2 配套事务 行政事务 注 厂家投诉 工作方式简单粗暴 态度恶劣 直接影响到公司形象 不讲信用 直接影响到公司利益 考核计算方法每半年计算一次 方法 得分 主要任务得分 配套任务得分 行政事务行分 半年奖金 半年标准奖金 得分 供应商的管理 与供应商的合作模式 模式一 模式二 供货渠道的确定 供应商资质的要求 第二篇 建立供应商档案及互访制度 合作模式 一 与厂家直接合作模式与代理商合作模式 合作模式 二 全国性合作区域性合作地方性合作 供货渠道的确定 采购中心作为与上游厂商直接对接的部门 必须明确按照 货进源头 的原则基准开展工作 向生产厂家直接采购才能确保商品的供货价格优势 减少中间环节才能降低采购成本 供应商的资质要求 1 供应商必须具备一般纳税人资格 2 生产厂家必须具备国家颁布的生产许可证 销售许可证及ISO质量体系认证 商品3C认证等有效的相关证书 3 代理商必须具备生产厂家认可的代理资格证明及上述各项资质 建立供应商档案及互访制度 合同谈判要点 第三篇 双方合作定位 供价约定 零售价约定 帐面利润约定 销售规模 返利政策 付款方式的约定 样机政策约定 各项费用收取约定 谈判双方需确定的几个重点 供价的管理 第四篇 供价管理的目的 供价管理中各部门的职责 供价管理的目的 实行供价管理 对各地区所有经营型号的采购价格 实行事前审批控制权利收归总部采购中心 同时对调价规范管理 及时进行全国通报 加强单品的管理 从采购源头不仅规范价格 而且对型号进行管理 提出建议的营销策略 强化竞争力 在采购价格文件中对市场 任务分解 跟踪 反馈 给销售部提出明确的要求 保证采购部与厂家承诺合同的严肃性 标准供价的制定与执行 供价管理中各部门的职责 供价管理中各部门的职责 二 各分部职责1 必须真实反馈 已调低价格需采购总监及财务经理签字 如有欺骗 直接责任人开除 总监 总经理扣2 10分 2 必须积极解决 对1个月内解决率最低的采购人员处以扣分直至调岗 3 必须按时上报 对一个月内晚报最多的采购给予2 10分处罚4 各分部联合销售部 对价格文件做整理 调低价格的型号及时以文字形式通知销售部并对价格文件中特价机注明特字 商品的组织架构 第五篇 1 商品的组织架构 2 商品的引进 商品的组织架构 采购商品的组织架构 商品的引进 1 一般性商品品牌的引进原则1 市场占有率在全国范围内排名前20名的品牌 2 在当地有较高市场占有率的地方性品牌 3 竞争对手主销 而本公司尚未经营的品牌 商品的引进 2 一般性商品型号的引进原则1 市场占有率在全国范围内排名前20名的型号 2 在当地有较高市场占有率的地方性型号 3 竞争对手主销 而本公司尚未经营的型号 ERP在采购工作中的使用 第六篇 各分部及总部各种协议的录入 各分部及总部各种协议的审批 各分部商品编码的审批 ERP在采购工作中应用中的作用 ERP在采购工作中应用中的作用 1 提高了采购中心的工作效率 减少了一些以前工作中的繁琐的程序 2 逐步实现公司整体的系统化管理 达到资源共享 3 通过ERP系统 所有上报 审批程序可直接通过网络完成 避免了原有的由于传真件不清晰造成的重复工作 采购中心各干事原先每日传真的大量时间也可节省出来安排其他工作 分部合同的审批流程 总部合同的审批流程 采购中心与财务部门的衔接 第七篇 采购中心与销售部门的衔接 采购中心与售后部门的衔接 与财务部门各项费用的对接 与财务部门合同管理的对接 与财务部门付款结算的对接 在结算过程中采购中心的职责 对应收降价收入及差价补偿回收的管理 与财务 合同签定与销售部门的对接 对市调结果的跟踪 商品品牌的A B C分类 采购订单的制定 对销售中心各类备忘录的解决 与销售 加强二次运费的管理的对接 残次商品退厂对接 在库存管理方面的对接 与售后 2003年度各品类销售占比 2003年度各品类销售占比 2003年各项费用的收取情况 单位 元 实收2 34亿 欠收4306万 2003年商业折扣收取情况汇总表 单位 元 应收5 8亿 实收5 5 欠收4497万 2003年1 9月各地区销售占比 2003年1 9月各品类综合毛利额 单位 万元 新分部开业流程 第八篇 新分部开业流程 1 新开业分部采购工作开业时间在新分部开业前60天 采购中心进入筹备工作阶段 2 新分部开业采购筹备工作 分为五个阶段进行 第一阶段 开业前第60天 50天 市场调研 确认供应商 初期接触客户 工作周期为10天 第二阶段 开业前第49 24天 合同谈判 特价机资源的争取 与销售部门共同确定开业促销方案 工作周期为25天 新分部开业流程 第三阶段 开业前第23天 13天 签定合同 制作采购价格文件 确定展位制展台 洽谈开业产品资源 店内外广告位招租 工作周期为10天 第四阶段 开业前第12天 前4天 广告前期准备工作 确定货源及特价机 确定展台 展位 促销员到位 工作周期为8天 第五阶段 前3天 试营业及正式开业 3 采购工作具体内容 包括 合同的签定 采购价格文件 货源 特价机 展台 展位 促销员 协助销售部门确定开业期间资源 共同营销 开业工作标准及要求 1 合同 开业前13天合同签定完毕后进行录入工作 正式合同达成率80 其他合同20 正式合同文本可