某选矿厂采购制度(doc 11页).doc

向阳选矿厂采购制度草案第一章 总 则第一条 为规范公司物资、设备采购程序，维护股东和公司的经济利益，促进经济效益的提高，特制定本管理制度。第二条 本公司各单位除办公用品、车辆配件以外的所有物资、设备材料的采购均遵循本管理制度。第二章 采购计划的下达、呈送第三条 每月25-30号,各科室根据次月(本月1号-30号)生产安排,结合本科室耗用预算，参酌库存情况，向 采购部门 呈报由科室领导签字的材料计划表一式两份。第四条 材料计划表由各请购部门 呈报，表中要注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项。第五条 紧急采购时，必须依书面形式按前述要求单项呈报，经济采购可电话请购（电话请购时的材料计划表由请购部门补充填报），经主管领导审核后依采购程序立即采购。第六条 材料计划表由采购部门注明市场调查价后连同上月材料计划执行情况报告一并呈送总经理、副总经理及财务科长。第七条 采购回来的材料、配件等，质量、价格等由采购部门负全部责任。第三章 采购中的询价、比价、议价第八条 采购部门依材料计划表中材料物资的轻重缓急，选择至少两家以上供货单位，通过质量、价格、信誉对比后择优订货。第九条 询价要求：充分了解采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、地点、付款办法；同规格产品有几家供应商宜询价；是否有其他较有利的代用品；新厂商产品是否需经检验试用；售后服务及保质年限情况。第十条 比价、议价要求：厂商的供应能力是否能按期交货，质量确认；生产厂或供应商是否可靠；价格上涨下跌有何因素；是否必要开发其他厂商；特殊材料要审查供货单位的资格、国家认定的质检单、合格证等。第十一条 询价、比价、议价情况由供销部经手人填写货比三家记录表后，报请采购部门负责人、分管经理、总经理逐级核定。第十二条 10万元以上大型设备及材料在有条件前提下必须组织招标，组成人员为：分管副总经理、财务负责人、采购部门负责人、使用部门负责人。做到公开、公正、合理。（招标前，次啊过部门应将相关询价情况通报给有关人员）；10万元以上特殊情况不招标的必须报总经理批准。第十三条 本着避嫌原则，凡是楚向阳选矿厂工程项目建设合作客户，采购部门一律不准在所属单位、部门采购物资材料。第十四条 县内材料采购必须经比价确认后，方可签定合同。第十五条 在比价表上，业务员必须附上客户电话；确认后签定合同必须标明电话。第十六条 小材料不足签定合同的必须填写货比三家记录表，以备查询。第十七条 相关采购运输费用须填写运费申请表，批准后方可付款（紧急情况可电话请示）。第四章 合同的订立第十八条 供应厂商确立后，1000元以上的物资、材料、设备必须签订合同。第十九条 县内外固定客户的供应合同要求半年签订一次。订货前，采购部门、财务部门要对其供应货物的名称、价格进行全面评审。凡发现有欺诈行为和两次供货质量不合格，应立即否定其定点供货资格。第二十条 合同条款要认真参照合同法，对厂商提供的格式合同要认真审查，机械、电气设备方面的技术要求需签技术协议的由工程师签字认可。第二十一条 在闻喜境内签订的合同必须由采购员、采购部门负责人、分管经理、总经理依权限逐级签字；在闻喜境外签订的合同必须经总经理授权，但签订人要对合同中可能发生的纠纷负全部责任。第二十二条合同签订授权依本厂相关制度规定实行额度分级制度。第二十三条 采购货物时采购部门必须两人以上经手。第五章 付款及相关手续第二十四条 采购部门依合同规定办理付款，付款必须填报设备、物资材料资金申请计划，逐级审批。第二十五条 采购手续由采购部门进行完善，清单和发票要随同入库单一并经保管员、相关负责人和领导签字后及时结算。特殊情况暂不能索回发票的，清单应随货同行，随入库单完善手续后及时结算，并在一定时间内索回发票。第二十六条 对县内外定点供应商，采购部门要设立分户帐，并根据供货款额多少及客户最大承受能力，签订一定数额的质量信誉保证金。在供货期间，付款额不能突破保证金数额，业务关系终止时，保证金由财务部逐步付清。第二十七条 对大型设备质保金，供销部要在不失去联系的情况下，根据公司资金状况逐步付清。第六章 有关人员责任与奖罚第二十八条 采购部门负责人对采购人员所采购物资的价格、质量、数量及手续完善上负有主要责任。各级审批人员及监督人员负有相应责任。第二十九条 对价格高、质量差、规格不符的常用物资材料，保管员不予入库，采购员应立即组织退货，若造成损失,采购员自负。第三十条 对降低成本贡献突出的人员，采购部门负责人向总经理提议，给予表彰和奖励。第三十一条采购人员严禁参加宴请和收受礼物，对接受贿赂、回扣的人员，一经发现，立即除名，情况严重者追究法律责任。附：1.设备、材料计划表2.货比三家记录表3.订货合同要点4.采购资金申请表5.运费申请表 设备、材料采购计划表 年 月 日项目名称型号规格单 位数 量单 价金 额库存数量备 注合计总经理： 部门主管： 制表人：闻喜县楚向阳选矿有限公司货比三家记录表 年 月 日货物名称型 号规 格单位数量供 货 单 位电话：单 价金 额单 价金 额单 价金 额单 价金 额单 价金 额合计比价意见供销部意见：副总经理意见：总经理意见：说 明1、单价为含税价。2、 元以上副总经理签署， 元以上总经理签署。采购员签名：订货合同要点供方： 合同编号：需方： 签定地点：签定时间： 年 月 日一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量产品名称牌号商标规格型号生产厂家计量单位数量单价总金额交（提）货时间及数量合计合计人民币金额（大写）二、质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限三、交（提）货地点、方式四、运输方式及到达站（港）和费用负担五、合理损耗及计算方法六、包装标准、包装物的供应与回收和费用负担七、验收标准、方法及提出异议期限八、随机备品、配件、工具数量及供应办法九、结算方式及期限十、如需提供担保、签订合同担保书，作为本合同附件。十一、违约责任十二、解决合同纠纷的方式：本合同在履行过程中发生是、争议，有当事人双方协商解决。协商不成，当事人双方同意有仲裁委员会仲裁（当事人双方未在本合同中约定仲裁机构，事后有未达成书面仲裁协议的，可向人民法院起诉）。十三、其他约定事项供 方单位名称（章）：单位地址：法定代表人：委托代理人：电话：电报挂号：开户银行：帐号“邮政编码：需 方单位名称（章）：单位地址：法定代表人：委托代理人：电话：电报挂号：开户银行：帐号“邮政编码：签（公）证意见：经办人：签（公）证机关（章）年 月 日（注：除国家另有规定外，签（公）证实行自愿原则 有效期限： 年 月 日至 年 月 日闻喜楚向阳选矿采购部采购资金申请表年 月 日 名称合同编号供应商应付款总额当月资金计划总额拟付款总额付款方式备注分