第2讲-账务处理系统(1).ppt

第2讲账务处理系统 一 账务处理系统的概述二 账务处理系统的工作原理及功能三 账务处理系统的初始设置四 账务处理系统日常业务处理五 账务处理系统期末业务处理六 账务处理系统的银行对账七 账务处理系统的输出 教学目的与要求 1 正确理解账务处理系统的工作原理 正确理解记账 对账和结账的含义 2 掌握账务处理系统的处理流程和功能结构 3 熟练掌握账务处理系统的初始设置 4 熟练掌握账务处理系统的日常业务处理 5 掌握账务处理系统的期末业务处理 6 熟练掌握证 账 表的查询 7 熟练掌握凭证处理流程 8 掌握系统操作权限的管理 9 正确理解辅助核算项的含义 掌握辅助核算项的应用 教学重点 1 账务处理系统的初始设置2 账务处理系统的日常业务处理3 账务处理系统的期末处理4 银行对账5 证 账 表查询6 辅助核算项的使用教学难点 辅助核算项的正确应用 第2讲账务处理系统 一 账务处理系统的概述二 账务处理系统的工作原理及功能三 账务处理系统的初始设置四 账务处理系统日常业务处理五 账务处理系统期末业务处理六 账务处理系统的银行对账七 账务处理系统的输出 一 账务处理系统概述 一 账务处理系统的含义 二 账务处理系统的特点 三 账务处理处理系统的目标 一 账务处理系统的含义 账务处理系统是会计信息系统的一个重要子系统 凡是企业进行财务管理和会计核算所需的会计信息 都是由账务处理系统对发生的经济业务活动的数据进行处理后得到的 账务处理系统要涉及整个会计核算中的记账 算账和报账全过程 以及会计数据处理中的凭证 账薄 因此账务处理系统是会计信息系统的基础和核心 是整个会计信息系统最基本和最重要的 内容 账务处理系统是以凭证为原始数据 通过对凭证的输入和处理 完成记账 结账 银行对账 账表的查询与打印 系统服务和系统管理等账务处理工作 账务处理系统包含所有经济业务的会计核算 例如 采购业务核算 销售业务核算 存货业务核算等 二 账务处理系统的特点 1 规范性强 一致性好账务处理系统采用的会计记账方法 复式记账法 并且满足如下条件 有借必有贷 借贷必相等 资产 负债 所有者权益 总账余额 发生额必等于其下属明细账余额 发生额之和 2 综合性强 在整个会计信息系统中起核心作用账务处理系统以货币作为计量单位 综合 全面 系统地反映企业供产销的所有方面 因此账务处理系统产生的信息具有很强的综合性和概括性 此外 账务处理系统还要接收其它子系统产生的数据 同时还要向其它子系统传递数据 这样账务处理系统又是数据交换的桥梁 它把其它子系统有机地结合在一起 形成了完 整的会计信息系统 账务处理系统是整个会计信息系统的核心 如图2 1所示 图2 1核算型会计软件体系结构图 账务中心 图2 1核算型会计软件体系 3 控制要求严格 正确性要求高由于账务处理系统所产生的账表要提供给投资者 债权人 管理人员 财政部门 税务部门 因此必须保证账务处理数据的正确性 保证结果的真实性 正确的报表来自正确的账薄 正确的账薄来自正确的凭证 只有从凭证开始 对账务处理的各个环节加以控制 才能防止有意或无意的差错发生 三 账务处理系统的目标 一般地 账务处理系统的目标包括如下内容 及时 准确地采集和输入各种凭证 保证进入计算机的会计数据及时 准确和全面 高效 正确地完成记账等数据处理过程 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务 随时输出各个会计期间的各种账表 为企业管理提供信息 建立与其他子系统的数据接口 实现会计数据的及时传递和数据共享 注意 为了充分发挥计算机数据处理的优势 增强账务处理系统的核算和辅助管理功能 有些账务处理系统设计目标还增加了部门核算和管理 项目核算和管理 往来核算和管理等辅助功能 自动转账以及总分公司会计处理 等功能 这些功能都是账务处理系统功能的进一步补充 但没有它们 一样可以称为账务处理系统 第2讲账务处理系统 一 账务处理系统的概述二 账务处理系统的工作原理及功能三 账务处理系统的初始设置四 账务处理系统日常业务处理五 账务处理系统期末业务处理六 账务处理系统的银行对账七 账务处理系统的输出 二 账务处理系统的工作原理及功能 一 手工账务处理 二 计算机账务处理 三 账务处理系统的功能结构 一 手工账务处理 1 手工账务处理概述 这些会计方法是相互联系 紧密结合的 其中前四个方法既是账务处理系统处理业务的基础 也是记账 算账的一般方法 在手工条件下 会计核算具有一整套科学的方法体系 2 账务处理程序 会计核算组织程序 2 账务处理程序 会计核算组织程序 记账凭证核算形式汇总记账凭证核算形式日记总账核算形式科目汇总表核算形式多栏式日记账核算形式 手工条件下 为了及时 正确 完整地处理会计业务 减轻财会人员记账的工作量 不同规模 不同业务量和业务属性的企业 采取了不同的账务处理程序 3 会计业务处理的基本流程 3 会计业务处理的基本流程不同的账务处理程序有不同的流程 其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同 如图2 2所示 图2 2手工账务处理流程图 手工账务处理的缺陷 4 手工账务处理的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大 二 计算机账务处理 计算机账务处理概述使用计算机处理会计业务 原有手工条件下根据原始凭证编制记账凭证 根据记账凭证按科目分类生成有关日记账和明细账 根据账簿记录编制会计报表 这一基本的处理程序并没有发生变化 计算机同手工处理相比 由于计算机具有运算速度快 业务处理能力强 数据处理精度高等 特点 因此 使用计算机处理会计业务 需要根据计算机工作特点 制定计算机条件下账务处理流程 计算机账务处理数据流程 2 计算机账务处理数据流程 图2 3数据流程图 根据流程图可知计算机账务处理的基本流程 编辑输入记账凭证或机制凭证对输入的记账凭证进行审核人工控制由计算机自动完成记账工作人工控制由计算机自动完成结账工作人工控制由计算机自动进行银行对账 计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同 3 计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同1 相同之处都遵循相同的会计制度和会计准则 采用相同的会计理论和会计基本方法 对原始的会计数据进行加工并保存会计档案 处理流程都是从凭证开始到账薄再到报表输出 凭证 账薄 报表 2 不同之处数据处理的起点和终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账方式不同会计资料的查询方式和统计方式不同 三 账务处理系统的功能结构 1 账务处理系统的功能概述由于账务处理系统要涉及整个会计核算系统中的记账 结账 报账等全过程 涉及会计业务处理中国家统一规定的凭证 账薄和报表格式 因此 任何账务处理软件都必须符合现行会计制度的要求 一般地 一个完整的 通用的账务处理系统的主要功能结构如图2 4所示 图2 4账务处理系统功能结构图 图2 4账务处理系统功能结构图 账务处理系统的功能结构包括 系统初始设置凭证处理账簿输出期末业务处理现金和银行管理往来管理 部门管理 项目管理等辅助核算项目的管理 系统管理和维护 小结 这一部分主要介绍了账务处理系统的总体功能结构 账务处理系统的特点 账务处理系统的工作原理 同学们在学习本讲内容时 要通过对比的方式 即手工方式与计算机方式进行账务处理的对比进行学习和探讨 要结合自身实践经验加深对本讲知识的理解 第2讲账务处理系统 一 账务处理系统的概述二 账务处理系统的工作原理及功能三 账务处理系统的初始设置四 账务处理系统日常业务处理五 账务处理系统期末业务处理六 账务处理系统的银行对账七 账务处理系统的输出 三 账务处理系统的初始设置 一 账务处理系统初始设置概述 二 初始设置前的准备工作 三 设置账套 四 岗位分工与权限设置 五 会计科目设置 六 凭证类型设置 七 初始数据录入 八 其他有关设置 一 账务处理系统初始设置概述 初始设置的重要性初始设置的目的初始设置的基本程序 二 初始设置前的准备工作 仔细阅读 使用手册 会计科目 凭证类型等的确定会计数据资料的准备会计组织和人员分工的确定 1 仔细阅读 使用手册 由于所有的初始设置工作都与软件的功能结构 设置方法和使用要求密切相关 因此在进行初始设置前必须认真阅读软件的使用说明书 充分理解并掌握系统提供的功能内容及其使用方法 从而根据本单位业务处理的需要和软件的特点进行充分的准备 2 会计科目 凭证类型等的确定在使用系统之前 应根据 会计法 企业会计准则 及 企业会计制度 的要求 结合本企业会计核算和管理的需要及软件的特点 确定会计科目体系和凭证类型 1 会计科目的确定会计科目体系的设置应考虑以下几方面的要求 设置会计科目必须满足会计核算的要求设置会计科目必须满足管理的要求设置会计科目必须满足报表的要求设置会计科目要保持相对稳定性设置会计科目要满足会计制度的要求 2 记账凭证类型的确定根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类型 3 会计数据资料的准备在系统运行前 应对系统所需的各种基础数据进行整理 以满足系统运行的要求 这些数据包括 往来账户数据的准备银行账数据的准备科目余额的准备凭证摘要的规范化 初始余额装入 1 往来账户数据的准备 1 往来账户数据的准备 单位往来个人往来 实现往来账准确的登记和核销 2 银行账数据的准备 2 银行账数据的准备 期初未达账项本期银行对账单 输出对账结果 对账 3 科目余额的准备 3 科目余额的准备 各会计科目期初余额系统启用前各科目借 贷方发生额辅助核算项期初余额系统启用前辅助核算项借 贷方发生额 手工 账薄清理结转账户 4 凭证摘要的规范化 4 凭证摘要的规范化 提高录入效率规范摘要内容 手工整理 4 会计组织和人员分工的确定主要是功能权限和人员权限设置 三 设置账套 账套号和账套名称会计期间科目编码规则本位币行业性质安装预置科目财务主管 每个企业可以为其每个独立核算的单位建立一个核算账套 即每个核算单位都有一套完整的账簿体系 核算单位的一套完整的账簿体系就是账套 如图2 5所示 图2 5核算单位账套设置图 图2 5核算单位账套设置图 账套号和账套名称 1 账套号和账套名称账套号 即账套的编号 是调用处理某套账的标识 在同一会计信息系统中账套号不能重复 账套名 即账套的名称 可以是汉字或西文字符 账套名一般不能为空 账套路径 即账套存放的位置 指明账务处理系统所在的路径 2 会计期间设定账套的会计期间 包括设置会计年度 会计年度起始日期 启用日期以及每个会计期间的起始日期 如图所示 4 科目编码规则 3 科目编码规则科目编码规则是指科目编码的分级 需要根据单位的会计核算的要求而定 科目编码规则中科目的级次及级长 1 科目编码规则中科目的级次及级长科目级次指所有会计科目中最低一级明细科目是几级 级次用于区分总账科目和各级明细科目 一般一级表示总账科目 二级表示二级明细科目 依此类推 科目级长是指对每一级科目编码的长度 科目的级长一般由用户根据本单位业务处理的需要来设定 但必需满足现行会计制度的规定 图2 6科目级次与级长举例 2 科目级次与级长举例例如 某单位科目编码分为 4 2 2 则表示 该单位一级科目为4位 一级科目下最多可设二级明细科目 一级明细科目为6位 二级明细科目为8位 如图所示 一级二级三级 图2 6科目级次与级长 5 本位币 4 本位币本位币是核算单位按照会计法规要求采用的记账本位币名称 系统默认本位币为人民币 如果需要进行外币核算 在账务处理系统中还要确定外币币种以及相应的汇率 6 行业性质 5 行业性质行业性质是系统用来明确核算单位采用何种会计制度的重要信息 选择不同的行业性质 执行不同的会计核算 通常系统会将工业 商业 交通 行政单位 事业单位等现行行业会计制度规定的会计科目预设在系统内 供用户选择 7 安装预置科目 6 安装预置科目为了方便用户的使用 减少用户数据的输入量 账务处理系统内通常都预置了会计制度规定的一级会计科目及各单位必须使用的一些明细科目 用户可以在安装会计软件中通过预置科目功能中安装一级科目 8 财务主管 7 财务主管财务主管是系统指定的本账套的负责人 一般是核算单位的会计主管 设置账套主管是为了便于对该账套的管理 明确会计核算人员的职责和权利 四 岗位分工与权限设置 岗位分工与权限设置的功能权限划分的基本原则 1 岗位分工与权限设置的功能实现对财会人员财务分工的设置和管理 并将人员权限设置结果保存在人员权限文件中 一般地 系统的授权层次 系统管理员授权账套主管授权 2 权限划分的基本原则不相容的职权必须分隔不相容的岗位必须分隔不同的处理层次一般应该分隔需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔其他制度特别规定需要分隔的应该分隔 五 会计科目设置 设置会计科目的功能设置会计科目的基本内容科目设置时应该注意的问题 1 设置会计科目的功能功能会计科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统 并将科目设置的结果保存在科目文件或科目余额 发生额文件中 实现对会计科目的管理 2 设置会计科目的基本内容会计科目代码会计科目名称会计科目性质余额方向辅助核算项等 1 会计科目代码 1 会计科目代码定义单位所有会计科目代码 一般在账套文件设置时 将财政部规定的一级会计科目写入科目文件中 当财会人员设置时 只需设置明细会计科目 由于账务处理系统运行时计算机只以科目代码来识别账户 因此科目编码非常重要 科目编码时需要注意以下问题 科目代码应输入全码 即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组 科目代码必需具有唯一性 即每一个会计科目有且只有一个代码来代表 科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理 科目代码应简单明了 便于操作人员记忆和使用 科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系 也要尽量减少位数 以免增加输入和运算的工作量 增加出错的可能性 考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高 科目代码还应具有一定的扩展性 以便需要时能够灵活对科目进行增删 例如 某企业的科目编码规则为 4 2 2 则其银行存款科目的编码设置如下 1002银行存款100201银行存款一工商北京行10020101银行存款 工商北京行一人民币户10020102银行存款一工商北京行一美元户10020103银行存款一工商北京行牡丹卡 100202银行存款一建行北京行10020101银行存款 建行北京行一人民币户10020102银行存款一建行北京行一美元户10020103银行存款一建行北京行 龙卡如果该企业又增加了银行存款账户 在农业银行北京分行开户 则只需维护会计科目如下 100203银行存款一农行北京行10020301银行存款 农行北京行一人民币户 2 科目名称 2 科目名称定义会计科目的名称 科目名称设置时可以是汉字也可以是西文字符 但不允许为空 3 科目性质 3 科目性质科目性质指会计制度中规定的科目属性 一般地 会计科目按其性质划分可分为 资产类 负债类 所有者权益类 成本类 损益类 一级科目统一设定科目编码的第一位数 分别为1 2 3 4 5 分别代表上述五种会计科目 一般地 资产类科目的科目性质为借方余额 负债和权益类科目为贷方 4 辅助账的设置 4 辅助账的设置在设置会计科目的过程中 根据使用单位会计核算和管理的需要 可以对有关科目设置必要的辅助核算项目 用来说明本科目需要附加核算的内容 账务处理系统一般都提供了多种辅助核算功能 如图2 8所示 图2 8设置会计科目辅助账 图2 8设置会计科目辅助账 一般地 辅助核算账包括 日记账银行账数量账外币账个人往来账部门核算账单位往来账项目核算账等 日记账日记账用于标注需要生成日记账形式账簿的会计科目 一般而言 现金和银行存款科目必须设成日记账 也可以将其他的需要进行日记账核算的科目设成日记账 系统对含有此类科目的凭证记账时 会自动将其发生额记入总账 明细账及相应的日记账 银行账对需要进行银行对账的科目设为银行账 被设为银行账的科目在输入记账凭证时 系统将要求输入相应的结算凭证方式和结算凭证号 记账时 不但将该笔业务记入总账 明细账 而且还将结算方式 结算号 金额 方向 业务日期等内容记入银行辅助账 以便与银行核对账目 数量金额账对需要进行数量核算的科目设置为数量核算账 当输入记账凭证时 涉及到此类科目时 系统还要求输入数量 单价以便对输入金额的正确性进行检验 外币账涉及外币的账户 除记录人民币的金额外 还需记录相应的外币金额 这些科目应设成外币核算 个人往来辅助账账务处理系统对个人往来业务的处理提供了两种处理方式 模仿手工的处理方式辅助核算的处理方式 模仿手工的处理方式 采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置相同 即在其他应收 其他应付科目下按费用类别设置二级科目 在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目 在这种方式下这些科目不必设置辅助核算类别 适合传统的手工会计习惯 但会造成会计科目数量繁多 不利于款项的清理和统计分析 因此只适用于业务较少且相对固定的单位使用 采用模仿手工的处理方式 在相应科目下为每个有关人员建立一个明细科目 造成单位明细账数量较多 给管理造成一定难度 11330102 11330202是不同科目 辅助核算方式 即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类 一般对个人往来业务清理工作量较大的单位如 出差工作多 且差旅费借支也较多的单位可采用将 其他应收款 差旅费借支 等科目设成个人往来核算 以便使用账务处理系统提供的个人往来管理功能加强个人往来业务的核算和管理 上述例题采用辅助核算的处理方式 个人往来中的张三 李四 王五等个人不再作为一个明细科目设置 而是在系统提供的个人往来目录中统一进行设置和维护 简洁明了 以上两种科目设置方式 可以达到相同的核算和管理目的 但后者显然比前者简单得多 部门核算账部门核算通常适用于收入和费用类科目 为了加强管理 企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外 还需按部门进行核算 如管理费用科目下 首先要按类别分成管理人员工资 办公费 差旅费 业务招待费等项目进行核算 然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算 这便是通常所说的 交 叉立体 核算 这种核算要求在手工条件下是很难实现的 但在计算机条件下 利用系统提供的部门核算辅助功能 却是轻而易举的事情 部门核算的科目设置有两种设置方式 模仿手工的处理方式辅助核算方式 例如 对管理费用科目的设置如下 模仿手工处理方式的科目设置 上述设置方法中 如果该单位有10个部门 管理费用有10种 那么管理费用下就有100个明细科目 因此 完全用组合编码的方法并不理想 如果想要得到管理费用下办公费或差旅费的总额 这种方案也不能直接得到 使用部门辅助核算方式的科目设置如下 这种方法将部门代码从科目代码中剥离出来 大大减少了科目的数量 对部门核算类科目所涉及到的部门在部门档案设置模块中进行设置和维护 有了这样的设置 在凭证录入等数据处理过程中 只要根据管理费用科目的辅助核算性质 便可以完成对相应部门和有关费用的处理 从而得到管理所需的 交叉立体 信息 单位往来辅助账账务处理系统对单位往来业务的处理提供了两种处理方式 模仿手工的处理方式辅助核算的处理方式 模仿手工的处理方式 这种方法会计科目的设置与手工设置会计科目相同 即在应收账款 应付帐款 预收账款 预付帐款科目下按供应商或客户设置明细科目 这种方式下会计科目不必设置辅助核算项 适合传统的手工会计习惯 但会造成会计科目数量繁多 不利于款项的清理和统计分析 因此只适用于供应商或客户较少且相对固定的单位使用 采用模仿手工的处理方式 在相应科目下为每个供应商或客户建立一个明细科目 造成单位明细账数量较多 给管理造成一定难度 113101 113102是不同科目 辅助核算方式 利用系统的辅助核算功能将有关科目设成单位往来类 一般对单位往来业务清理工作量较大的单位采用将 应收账款 等往来性质的科目设成单位往来核算 以便使用账务处理系统提供的单位往来管理功能加强单位往来业务的核算和管理 采用辅助核算的处理方式 供应商或客户不再作为一个明细科目设置 而是在系统提供的单位资料目录中统一进行设置和维护 简洁明了 便于管理和维护 以上两种科目设置方式 可以达到相同的核算和管理目的 但后者显然比前者简单得多 项目核算账项目核算是为了解决围绕一个专门的对象 将与该对象有关的所有收入 支出进行专项归集的目的而设置的功能 例如 企业的基建工程通常要进行专项核算和管理 在账务处理系统中可以将该工程所涉及到的科目设为项目核算类 再比如制造企业为了加强管理 经常需要分产品计算其成本 收入和利润 为满足这一要求 可以把每种产品 看成一个项目 在系统中把有关的成本 收入科目设成项目核算类 假设某企业有A B两种产品 要求分产品核算库存商品 生产成本 产品销售收入 产品销售成本 为了得到这些数据 可以利用系统提供的项目核算功能 进行如下科目设置 在项目目录设置中设置和维护项目大类 成本核算 然后在该大类下将产品A 产品B做为具体项目设置和维护 账务处理系统即可实现按产品分类的统计数据 5 账页格式 5 账页格式 每一个会计科目都应该有对应的账户 账户的格式通过账页格式设置来完成 账务处理系统提供的账页格式有 金额式 数量金额式 外币式 数量外币式用户应根据每一个科目的核算要求设置该科目的账页格式 例如 需要进行数量核算的科目应设成数量金额式 既需要进行数量核算也需要进行外币核算的科目设为数量外币式等 3 科目设置时应该注意的问题 3 科目设置时应该注意的问题会计科目的建立应先建高级科目 再建其下级科目 一个科目可同时设置两种辅助核算 如 管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况 那么 可以同时设置部门核算和项目核算 辅助账类必须设在未级科目上 但为了查询或出账方便 有些科目也可以在末级和上级设账类 但是如果只在上级科目设账类 其末级科目没有设该账类 系统将不认可 也就是说当上级科目设有某账类时 其末级科目中必设有该账类 否则在上级所设账类是无效的 手工会计进行账务处理时设有多栏账 为了尽量符合会计人员的工作习惯 在计算机账务处理系统中也有处理多栏账的功能 用于查看或打印某指定上级科目的多栏明细账 多栏账所涉及的明细科目应由用户选取 如果不选 系统会列示所有科目 账务处理系统所有科目由用户根据本单位的实际情况及业务特点进行设置 设置时用户可以任意修改或增删科目 年度结账后可以对科目进行适当调整 并应调整相应的科目余额 科目设置完成系统投入日常使用后 通常只允许增加少量同级科目 而不能在最低级科目下再增加下级科目 在使用过程中 允许对科目某些项目进行修改 不允许删除任何已使用的 的会计科目 因此科目设置应认真仔细地一次完成 设置好的科目可以打印输出 形成科目一览表供用户日常查询 因此科目设置完成后一般不要随意进入设置功能 以免无意中破坏了设置 六 凭证类型设置 凭证类型设置的功能凭证类型设置的方式 1 凭证类型设置的功能为了适应不同单位的不同需要 账务处理系统一般都设有记账凭证类型定义功能 以便用户根据需要进行设置 凭证类型设置功能主要实现对凭证类型的管理 并将结果保存到凭证类型文件中 一般地 企业的财会人员可以根据企业业务需要设置适合自身业务特点的凭证类型 2 凭证类型的设置方式 2 凭证类型的设置方式常见的凭证类型设置方式有 注意 凭证类型名称不得重复 凭证类型设置完毕后 一经使用则本年内通常不能修改或删除 在凭证类型设置过程中 有些财务软件还设立了凭证科目必有或必无项目的选择功能 由此可以实现凭证录入时的错误检验 例如 在付款凭证中 贷方必有科目设定为现金或银行存款 如果录入的凭证与此不符合 系统会自动提示出错 对转账凭证 其凭证必无科目是现金或银行存款科目 如果录入凭证时 输入了现金和银行存款科目 系统会自动提示出错 参见图2 8所示 图2 8凭证类型设置 图2 8凭证类型设置 必有或必无科目的设置 凭证简称如sk 或收 凭证名称 思考 请同学们思考付款凭证和转账凭证的必有或必无科目设置 七 初始数据录入 概述2 科目期初余额装入3 期初银行业务装入4 期初往来业务装入 1 概述 1 概述为了保证会计数据连续完整 并与手工账簿记录衔接 账务处理系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统 这一过程我们称为初始数据装入 一般地 初始数据的装入有如下几个方面 科目期初余额的装入期初银行业务装入期初往来业务装入 2 科目期初余额装入科目期初余额装入主要是最低一级明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额 其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总 一般情况下 资产 费用类科目余额在借方 负债 所有者权益 收入 利润类科目余额在贷方 如果是数量金额类科目还应输入相应的数量和单价 如果是外币类科目还应输入相应的外币金额 期初数据的输入通常以在屏幕上显示科目表 由用户逐个输入各明细科目的期初数据的方式进行 在输入期初数据时如果某一科目设置了辅助核算则应输入辅助核算类别的明细初始余额 其上级科目的余额由系统自动汇总 如图2 9期初科目余额装入界面 图2 9期初科目余额装入 图2 9期初科目余额装入 由最低一级明细科目装入 上级自动汇总 装入完毕后需要试算平衡 期初余额录入完毕后 通常系统将自动对数据进行校验 校验公式为 平衡公式一 资产 负债 所有者权益平衡公式二 总账 下属明细账科目之和平衡公式三 所有科目的借方发生额合计等于所有科目的贷方发生额合计 校验具体体现在如下几个方面 根据会计平衡公式检验资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计 根据总账 明细账统属关系检验上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等 以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值相等 如果科目有发生额时 根据复式记账的原理 检验所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计 注意 如果数据输入有错误系统将提示修改 直至正确 当初始数据经过校验后 系统一般会关闭初始余额录入功能 以保证初始数据的正确性 3 期初银行业务装入主要用于装入银行期初未达账项 4 期初往来业务装入主要用于装入期初单位往来业务 以便日后进行往来业务核销 八 其他有关设置 外汇汇率设置部门核算与管理的设置个人往来核算与管理的设置往来单位核算与管理项目核算与管理的设置常用凭证设置常用摘要设置 1 外汇汇率设置 1 外汇汇率设置外汇汇率管理设置功能用于输入各种外币的记账汇率 汇率管理通常需要设置外币币名 固定汇率和浮动汇率等 以便于输入涉及外币的凭证时 将外币金额折算成人民币记账 图2 10外币及汇率设置 图2 10外币及汇率设置 2 部门核算与管理的设置 2 部门核算与管理的设置当科目体系中有部门核算类科目时 需要在部门核算模块中作进一步的设置 部门目录的建立输入部门编码和部门名称以及其他相关信息 部门编码是对部门的标识代码 要求一个部门只能有唯一的编码 若企业的部门较多 可将所有部门按某一种方式分类后进行分类编码 也可以直接进行顺序编码 部门名称即该部门的中文名称 相关信息是指该部门的负责人 部门属性 电话 地址 备注等 如图2 11所示部门设置界面 图2 11部门设置界面 图2 11部门设置界面 3 个人往来核算与管理的设置 3 个人往来核算与管理的设置当科目体系中有个人往来核算类科目时 需要在个人往来核算模块中作进一步的设置 1 个人往来目录的建立个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的往来经济业务 如其他应收款和其他应付款 当某一科目设为个人往来时应在个人往来目录中登记往来个人的姓名及其编号 图2 12个人设置界面 图2 12个人设置界面 为了便于进行管理和统计分析 个人往来户一般按所属部门进行分类 每一往来个人都有一个隶属部门 因此个人往来目录设置必须在部门目录设置完毕后进行 2 个人期初余额的录入为了确保手工系统与会计信息系统的连续性 应将个人往来的期初末达账项逐一输入系统 图2 13个人初始余额录入 图2 13个人初始余额录入 逐一录入个人的期初金额 形成个人初始余额明细表 保存后自动将明细数据汇总数填入 4 往来单位核算与管理 4 往来单位核算与管理当科目体系中有往来单位核算类科目时 需要在往来单位核算模块中作进一步的设置 1 往来单位目录的建立往来单位是指企业与企业之间发生的往来经济业务 如应收账款和应付账款 当某一科目设为往来单位核算时 需要在往来单位目录中登记往来单位的名称 编号 联系方式 往来关系等资料 图2 14往来单位设置 图2 14往来单位设置 2 往来单位期初余额的录入为了确保手工系统与会计信息系统的连续性 应将往来单位的期初末达账项逐一输入系统 图2 15往来单位初始余额装入 逐一录入往来单位的期初金额 形成往来单位初始余额明细表 保存后自动将明细数据汇总数填入 图2 15往来单位初始余额装入 5 项目核算与管理的设置 5 项目核算与管理的设置当科目体系中有项目核算类科目时 需要在项目核算模块中作进一步的设置 l 项目定义定义项目大类即项目核算的分类类别 2 指定项目核算科目在建立会计科目时 虽然已经设定了项目核算的会计科目 但没有具体指定某科目进行哪个项目大类核算 在此应予以明确 如将产成品 生产成本等科目