第5章_项目成本管理 (陈智锋).ppt

1 90 陈智锋 博士 副教授 浙江理工大学机械学院 项目管理ProjectManagement PM 第五章项目成本管理 2 90 什么是成本 会计成本或称实际成本 表示要花的一笔数目的钱或物品的货币价值 是在发票和账本上记着的具体数目 机会成本或称经济成本指除了现在的行动外的最佳选择能实现的价值 用现有资源做一件事就不能作其他事了 这些资源就是机会舍弃 5 1项目成本管理概述 3 90 成本管理存在的问题从小开始的教育就没有注意灌输成本的概念 对IT项目的原始成本估算不准确 项目组成员对成本估算和控制不相关 项目组成员对成本的理解和把握不准确 认为项目成本增长和失败将不可避免的 5 1项目成本管理概述 在头脑里所形成的 反映对象的本质属性的思维形式 4 90 成本管理中的误区 1 计划阶段 业主或高层领导期望尽快地 简单而又准确地估计项目的费用以最少的费用完成项目实际费用不要超支费用计划部门尽量扩大费用 为费用控制留有余地尽量压缩费用以获得批准 实施阶段再要求追加 导致项目技术经济分析失去客观依据 影响项目决策盲目追求建设成本最小化 不等于项目盈利最大 5 90 成本管理中的误区 2 实施阶段 简单的费用控制 把实际发生费用与计划值进行比较费用控制与进度控制的脱节 费用的度量不能反映进度的情况懒于估计项目完成时的实际费用 总投资预测 需要大量的工作量 研究者注意到 项目因预算很低和较差的成本控制方法而导致失败的案例很多 例如 产品质量差 工作小组得不到激励 成本失控等 6 90 5 1项目成本管理概述 5 1 1相关概念 项目成本 实现项目目标 而进行的各项活动 所消耗资源而形成的费用 可能是项目造价或项目费用 可变成本 随生产量或工作量而变 如物料 供应品 工资等 固定成本 不随生产的变化而变化的非重复成本 如设备费 租赁费等 直接成本 直接可以归属于项目工作的成本 如差旅费 工资 项目使用的物料等 间接成本 一般管理费用科目或几个项目共同分担的成本 如税金 额外福利和保卫费用等 7 90 5 1项目成本管理概述 5 1 2项目成本管理的理论与方法 全生命周期成本管理的理论与方法 从业主 客户 建设成本 运营成本和弃置成本的统一 建设成本最小化与项目盈利最大化的统一 项目价值最大化是项目成本管理的根本内涵 8 90 全生命周期成本管理针对范围 全生命周期成本管理将使用维护阶段纳入管理范围 相对于全过程投资控制又前进了一步 前期策划 设计阶段 施工阶段 使用维护阶段 简单的概预算控制 全过程费用管理 全生命周期成本管理 9 90 5 1 3项目成本与项目成本管理 项目成本是指为完成项目目标而付出的费用和耗费的资源 1 项目成本的定义 5 1项目成本管理概述 10 90 项目的成本特征有如下表现形式 项目成本包括项目决策和定义成本 项目获取成本 项目设计成本 项目实施成本等 项目实施成本是项目总成本的主要组成部分 IT项目成本包括硬件成本 软件成本 项目集成成本 人力资源成本 场所成本 外包服务成本等 软件项目成本包括开发生产成本 分析设计成本 系统实施成本 和运行维护成本 专业培训成本 系统运行成本 维护改进成本和行政管理成本 等 5 1 3项目成本与项目成本管理 1 项目成本的定义 11 90 项目成本管理就是在整个项目的实施过程中 为确保项目在批准的预算条件下尽可能保质按期完成 而对所需的各个过程进行管理与控制 项目经理必须确信他们的项目有恰当的定义 精确的时间和成本估算 以及他们参与同意的和切合实际的预算 2 项目成本管理定义 5 1 3项目成本与项目成本管理 12 90 3 项目成本管理过程 图5 1项目成本管理过程图 5 1 3项目成本与项目成本管理 资源需求进度计划 成本估算 成本预算 成本基准计划 项目实施 成本控制 资源计划 13 90 资源计划 涉及到决定什么样的资源以及多少资源将用于项目的每一工作的执行过程之中 成本估算 对完成项目所需成本的估计和计划 是项目计划中的一个重要的 关键的 敏感的部分 成本预算 把估算的总成本分配到项目的各个工作细目 建立成本基准计划以衡量项目绩效 成本控制 保证各项工作在各自的预算范围内进行 5 1 1项目成本与项目成本管理 3 项目成本管理的过程 14 90 5 2项目的资源计划 5 2 2项目资源计划过程 15 90 成本估算是对完成IT项目所需费用的估计和计划 是IT项目计划中的一个重要的 关键的 敏感的部分 对于IT项目 由于其要求不同 目标各异 变化多端 情况复杂 要想把以前的活动与现实的情况进行对比衡量非常困难 如果项目经理想在预算限制内完成项目 他们必须进行严格的成本估算 成本估算的准确度直接关系到项目成本管理的有效性 5 3项目成本估算 16 90 5 3项目成本估算 5 3 1流程 费用估算 工具与技术 范围定义 制作WBS 活动费用估算活动费用估算支持细节请求的变更费用管理计划 更新 成果 制订项目管理计划 项目范围说明书 项目管理计划 进度管理计划 人员配备管理计划 风险登记册 WBSWBS字典 类比估算 确定资源费率 自下而上估算 参数估算 项目管理软件 供货商投标分析 准备金分析 质量成本 17 90 5 3项目成本估算 5 3 2费用估算内容 费用估计指的是预估完成项目各工作所需资源 人 材料 设备等 的费用的近似值 注意事项 当项目在一定的约束条件下实施时 价格的估计是一项重要的因素 费用估计应该与工作质量的结果相联系 需要考虑经济环境的影响 通胀 利率 汇率等 18 90 5 3项目成本估算 5 3 2费用估算内容 费用估计的内容 劳动力原材料分包商和顾问租用设备和工具差旅费意外开支准备金 以防止项目期间有不可预见的事件发生 19 90 5 3项目成本估算 5 3 3估算类型 表项目成本估算类型 20 90 项目成本预算是给每一项独立工作分配全部费用 以获得度量项目执行的费用基线 确定成本定额和项目总预算 规定项目不可预见费用的划分与使用规则等 项目费用预算主要包括 直接人工费用 咨询服务费用 资源采购费用和不可预见费用等的预算 项目成本预算的主要依据包括项目成本估算 WBS和项目进度计划 成本预算过程的主要目标是制定一个成本基准计划以衡量项目绩效 5 4项目成本预算 21 90 5 4项目成本预算 5 4 1流程 工具与技术 范围定义 成本估算 制订项目管理计划 费用基准项目资金要求项目管理计划 更新 请求的变更 成果 制作WBS 制定进度表 活动费用估算活动费用估算支持细节 项目范围说明书 WBSWBS字典 项目进度表资源日历 费用管理计划 卖方选择 合同 成本预算 费用汇总准备金分析参数估算资金限制平衡 22 90 5 4项目成本预算 5 4 2费用预算 费用预算是指在费用估算的基础上 给每一个独立工作分配费用 以获得度量项目执行的费用基线 费用预算主要包括直接人工费用预算 辅助服务费用预算 采购物品费用预算等三个部分 项目预算过程的两个步骤 根据费用估算将其分摊到WBS的各个工作包 在整个工作包期间进行每个工作包的预算分配 这样就可以在任何地点和时间准确地确定预算支出是多少 23 90 5 4项目成本预算 5 4 3费用预算的方法与工具 通常将估算费用按WBS和OBS分解 形成费用分解结构CBS 以便在项目执行过程中进行费用控制 CBS给出了项目的各工作单元的预算费用 基于CBS和项目进度计划 就可以得到项目的费用基准计划 24 90 5 4项目成本预算 5 4 4分摊总预算费用 将项目总费用分摊到WBS中的适当的工作包 并为每一个工作包建立一个总预算费用 totalbudgetcost TBC 建立TBC的方法有两种 自上而下法 以总项目费用的一定比例分摊到各个工作包中 自下而上法 依据与每一工作包有关的具体活动而进行费用估算的方法 25 90 5 4项目成本预算 5 4 5制订累计预算费用 项目预算过程的第二步就是分配每一TBC到各个工作包的整个工期中去 当每一工作包的TBC分摊到工期的各个区间 就能确定在任何时候用去了多少预算 这个数字可以通过截止到某一期的预算费用加总而得到 这一合计数称为累计预算费用 cumulativebudgetedcost CBC 是直接到某期为止的项目预算值 通常采用CBC作为分析项目费用绩效的基准 项目的CBC或每一个工作包的CBC在项目的任何时候都可以与实际费用和工作绩效进行比较 26 90 5 4项目成本预算 5 4 6费用预算的输出 将费用预算的主要结果是获得费用线 S型曲线 又称为项目的费用基准计划或预算基线 在项目执行中所发生的累计预算费用 作为度量和监控项目实施过程中费用支出的依据 27 90 单位时间费用支出 实例 绘制费用负荷及累计曲线 28 90 费用负荷曲线 29 90 费用累计曲线 30 90 5 3 7不可预见费用分析 不可预见费用是指为项目在实施过程中发生意外而准备的保证金 也就是在成本管理原理中提到的储备金 提高不可预见费用估计的准确性可以减轻项目中意外事件的影响程度 在IT项目实际过程中 不可预见费用的储备是非常必要的 特别是中 大型项目必须准备充足的不可预见费用 不可以预见费用主要有两种类型 显在的不可预见费用 通常在项目文件中明确标明 潜在的不可预见费用 通常在项目文件中没有标明分别对应成本管理原理中提到的应急储备金和管理储备金 5 4项目成本预算 31 90 5 5项目成本控制 项目成本控制实现的是对项目成本的管理 其主要目的是对造成实际成本与成本基准计划发生偏差的因素施加影响 确保其向有利的方向发展 同时对与成本基准计划已经发生偏差和正在发生偏差的各项成本进行管理 以保证项目的顺利进行 有效的成本控制的关键在于及时分析成本的绩效 尽早发现成本无效和出现偏差的原因 以便在项目成本失控之前能够及时采取纠正措施 32 90 项目成本控制必须与项目的其他控制过程紧密结合 防止单纯的控制项目成本而出现项目范围 进度 质量等方面的问题 项目成本控制的主要内容包括 监控实际成本与计划成本的偏差 确认费用偏差都被记录 避免不正确 不合适的或者无效的费用变更发生 获取项目变更的各种信息 特别关注影响对成本变更的消息 5 5项目成本控制 33 90 5 5项目成本控制 费用控制的基础 费用预算 费用控制的基本方法是规定各部门定期上报其费用报告 再由控制部门对其进行费用审核 以保证各种支出的合法性 然后再将已经发生的费用与预算相比较 分析其是否超支 并采取相应的措施加以弥补 费用管理要在成本 质量 进度三者之间作综合平衡 34 90 5 5项目成本控制 5 5 1流程 工具与技术 绩效报告 费用预算 制订项目管理计划 成本估算 更新 成本基准 更新 绩效衡量 预测完工 请求的变更 推荐的纠正措施 组织过程资产 更新 项目管理计划 更新 成果 指导与管理项目执行 费用基准项目资金要求 绩效报告 工作绩效信息 项目管理计划费用管理计划 整体变更控制 批准的变更请求 费用控制 费用变更控制系统绩效衡量分析预测项目绩效审核项目管理软件偏差管理 35 90 5 5 2成本控制的依据 成本基准 成本基准是按时间分段的预算 用做度量和监控项目整体成本的基准 绩效报告 绩效报告是提供实际工作中项目成本和资源绩效的信息 请求变更 对项目的某些方面提出一些修改的要求 这些变更申请对成本的使用方向以及对成本的预算产生影响 可能增加成本 也可能减少成本 成本管理计划 描述当项目实际成本和计划成本发生差异时如何进行管理 对整个成本控制过程进行有序的安排 可以实现对成本合理安排与使用 5 5项目成本控制 36 90 5 5 3成本控制的方法 成本变更控制系统 从请求变更 到批准请求变更 一直到最终变更项目成本预算的整个变更控制过程 成本绩效测量法 帮助项目管理者及时分析项目成本状况 尽早发现项目成本差异 争取在情况变坏之前采取措施予以纠正 挣值分析法就是一种有效的分析方法 可用于进行项目成本偏差分析和控制 附加计划法 通过新增或修订原有计划来对项目成本进行有效的控制 计算机辅助法 借助相关的项目管理软件 跟踪项目的计划成本 实际成本和预测成本改变的影响 5 5项目成本控制 37 90 5 5 4挣值分析法 挣值分析是一种项目绩效测量技术 它综合了范围 时间和成本数据 它是项目管理领域中有一个特有的 非常有效的成本控制工具 挣值法实际上是一种分析目标实施与目标期望之间差异的方法 故而它又被称为偏差分析法 挣得值方法是对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 挣值法通过测量和计算BCWP与ACWP和BCWS这三个参数得到有关计划实施的进度和费用偏差 从而达到判断项目执行的状况 它的独特之处在于以预算和费用来衡量项目的进度 5 5项目成本控制 38 90 5 5 4挣值分析法 三个基本参数 BCWS BudgetedCostforWorkScheduled 是指项目实施过程中某阶段计划要求完成的工作量所需的预算费用 计算公式为 BCWS 计划工作量 预算定额BCWS主要是反映进度计划应当完成的工作量 用费用表示 1 计划工作量的预算费用 BCWS 39 90 5 5 4挣值分析法 三个基本参数 ACWP ActualCostforWorkPerformed 是指项目实施过程中某阶段实际完成的工作量所消耗的费用 ACWP主要是反映项目执行的实际消耗指标 2 已完成工作量的实际费用 ACWP 40 90 5 5 4挣值分析法 三个基本参数 BCWP BudgetedCostforWorkPerformed 是指项目实施过程中某阶段按实际完成工作量及按预算定额计算出来的费用 即挣得值 EarnedValue BCWP的计算公式为 BCWP 已完成工作量 预算定额BCWP即为挣得值 也称挣值 3 已完成工作量的预算成本 BCWP 41 90 5 5 4挣值分析法 评价指标 1 费用偏差 CostVariance CV CV是指检查期间BCWP与ACWP之间的差异 计算公式为 CV BCWP ACWPCV0表示实际费用低于预算值 表示有节余或效率高 42 90 挣得值方法的评价指标 费用偏差 43 90 2 进度偏差 ScheduleVariance SV SV是指检查日期BCWP与BCWS之间的差异 其计算公式为 SV BCWP BCWSSV 0表示进度提前SV 0表示进度延误 5 5 4挣值分析法 评价指标 44 90 挣得值方法的评价指标 进度偏差 45 90 竣工费用差异 落后的进度 项目延期 CV SV BCWP 46 90 图5 4挣值分析法的参数分析与应对措施 5 5 4挣值分析法 47 90 5 5 4挣值分析法 预测项目完成时的费用项目完成费用估计 EAC 是指在检查时刻估算的项目范围规定的工作全部完成时的项目总费用 最常见的EAC计算有以下几种 1 如果认为项目当前已完工作的费用偏差幅度就是项目全部费用的偏差幅度 则 EAC 实际支出 按照实施情况对剩余预算所作的修改这种方法 EAC 实际费用 总预算费用 BCWP ACWP BCWP 或EAC 实际费用 总预算费用 BCWP CPl 或EAC 总预算费用 ACWP BCWP 或EAC 总预算费用 CPl 48 90 2 当过去的执行情况表明先前的费用假设有根本缺陷或由于条件改变而不再适用新的情况时 需要对所有未完成工作重新估算费用 EAC ACWP 对剩余工作的新估计值3 当现有的偏差被认为是不正常的 由偶然因素引起 或者认为类似偏差不会再发生时 EAC ACWP 剩余工作的原预算 5 5 4挣值分析法 49 90 挣值分析方法应用注意事项 应用挣值方法时 当整个项目的成本和进度没有出现偏差时 不等于没有问题 各个工作包之间的数据可能存在相互抵消的问题 导致了难于发现真正问题的所在 因此 建议将挣值分析用于所有大的 关键的工作包以及整个项目 时刻抓住以下三种工作包 1 偏差大的 2 近期就要进行的 3 预算成本高的 50 90 5 5 5成本控制的结果 修正的成本估算 为了项目的需要而修正项目的成本信息 预算更新 对批准的成本基准所做的更新 纠正措施 使项目将来的预期绩效与项目管理计划一致所采取的行动 按完成情况估算 根据项目执行情况对项目总成本的预测 项目计划的变更 当变化幅度很大时 需要