第三章财务处理子系统的日常处理PPT课件.pptx

第三章账务处理子系统的日常处理 1 主要内容 第一节凭证管理第二节账簿管理第三节期末处理 2 总账系统的日常处理是通过凭证处理 记账 编制报表等处理过程完成会计核算 并通过输出各种账和会计报表输出系统处理结果 此系统是一切财务数据的收集点 3 总账业务流程图 4 第一节凭证管理 会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源 会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性 可靠性 因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性 包括凭证输入 凭证审核 凭证输出 凭证汇总和记账等过程 5 一 凭证输入 记账凭证的内容一般包括两部分 一是凭证头部分 包括凭证类别 凭证编号 凭证日期和附件张数等 二是凭证正文部分 包括摘要 会计分录和金额等 如果输入会计科目有辅助核算要求 则应输入辅助核算内容 6 1 凭证头部分 1 凭证字 输入设置时已定义的凭证类别编号或名称 2 凭证号 一般地 凭证号由系统自动产生 并对连续性进行控制 编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成 如 收款1 收款2等 一 输入内容 7 1 凭证头部分 3 业务日期 凭证录入日期 可修改 4 日期 只能是当前会计期间的日期或以后的日期 不能是以前的日期 5 附件张数 即本张凭证所附原始凭证张数 一 输入内容 8 三 网络课程制作特色 2 凭证正文部分 1 摘要 即对本凭证所反映的经济业务内容的说明 凭证的每行必须有摘要内容 不同行的摘要内容可以不同 每行的摘要将随其内容在明细账 日记账中出现 2 科目 输入科目时 一般输入科目编码 计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称 输入的科目编码必须在建立科目时已经定义 必须是最底层的科目编码 录入科目代码 可以按F7查询 一 输入内容 9 2 凭证正文部分 3 金额 金额不能为 零 红字以 号表示 冲销业务时 会计科目借贷双方金额必须平衡 4 核算项目的内容 如果在科目设置时定义了相应的 核算项目 则在输入每笔分录时 同时输入核算项目的内容 一 输入内容 10 11 2 凭证正文部分 5 合计 自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数 6 制单人签字 系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入 一 输入内容 12 二 辅助核算数据的输入 当会计科目有辅助核算要求时 会出现辅助核算内容 如部门 客户 职员等 1 外币核算科目如收到外商投资款20 000美元 汇率8 05电汇 编号456 13 14 2 数量核算科目如新购空白光盘一批2元 100片 转账支票号901 15 16 3 往来科目 如收回客户欠应收帐款 在输入科目回车后 光标移至此处 17 4 部门核算如报销本月管理人员通讯费借管理费用 通讯费 市场部 李丹贷现金 18 5 银行类科目如提取现金10000元备用 现金支票号123 19 三 凭证输入的辅助功能 常用摘要输入功能 20 21 常用凭证输入功能 保存模板凭证 凭证录入中 调入模式凭证 22 四 凭证输入正确性控制措施 凭证类型和编号 系统自动按分类编号 避免重号 漏号 不可修改制单日期 制单日期控制不能为已结账月份 缺省用系统日期 用户可根据情况改 但日期要随凭证编号增加而递增 会计科目有效控制 系统对输入的会计科目进行存在性检查 是否最末级科目检查和符合有关规定的检查 如非法对应科目检查 如收款凭证中借方必要有 现金 银行存款 付款凭证中贷方必要 现金 银行存款 但转账凭证中不能出现 现金 银行存款 金额控制 科目金额不能为零 保存凭证时 系统安装 有借必有贷 借贷必相等 的原则检查数据是否可接受 23 24 二 凭证查询 如果认为系统中满足条件的凭证没有显示出来 查看这两个选项是否设置错误 25 审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定 对制单人填制的记账凭证进行合法性检查 主要审核记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录是否正确等如果审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后 再审核 经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理 注 审核人和制单人不能是同一个人 取消审核只能由审核人进行 凭证一旦进行了审核 就不允许对其进行修改和删除 必须通过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除 三 审核凭证 26 审核方法有目测法 二次录入效验 双敲审核 最常用的方法是目测法 目测法时 可直接根据原始凭证 对屏幕上显示的记账凭证进行审核 对正确的记账凭证 执行审核命令 计算机在凭证上填入审核人名字 对错误的记账凭证 不予审核或执行标错命令 三 审核凭证 27 28 29 四 凭证汇总 记账凭证全部输入完毕后 可根据输入的汇总条件 有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表 进行汇总的凭证可以是已记账的凭证 也可以是未记账凭证 因此 财务人员可以在凭证未记账前 随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息 同时还可以根据数据的异常情况检查工作中失误 从而确保凭证的准确性 30 31 32 五 过帐 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程 33 34 记账处理过程 记账凭证的检验 检验凭证是否平衡 如果有不平衡凭证时不能记账 保护记账前状态 记账前 系统将自动进行硬盘备份 保存记账前的数据 开始记账 由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验 科目汇总 登记账簿等操作打开科目发生额 余额表及银行对账 辅助核算的信息 从凭证文件取记录 按照科目发生额 余额表的数据要求分类汇总相关科目的发生额 余额 逐级汇总 更新上级科目的发生额 余额 同时更新辅助核销信息 记账标志 35 36 检验上月是否过账或结账 上月未过或结账时 本月不能过账 检验是否通过审核 若有未通过审核的凭证时 不能过账 检验凭证是否平衡 如果有不平衡凭证时不能过账 过账中断发生在正式记帐过程中 先通过 反过账 恢复上次未完整过账处理前的状态 过账处理需注意的问题 37 38 六 凭证的修改 1 过账前的凭证修改未审核的凭证 直接修改已审核的 反审核后修改 再审核 39 2 过账后的修改凭证过账后的凭证发现有误 可通过冲销和补充凭证法修改凭证金额少记 科目和方向正确 补充凭证例如 报销差旅费1000元 但在编制凭证时误记为100元 并已登记入账 更正方法是编制调整凭证 会计分录如下借 财务费用900贷 银行存款900摘要栏注明 调整 号某类凭证 40 凭证金额多记 借 应贷科目和方向正确 采用负数冲销法 红字冲销法 例如 计提短期借款利息1000元 但在编制凭证时误记为1100元 并已登记入账 更正方法是 将多记金额100 1100 1000 元 填写一张会计科目 记账方向 与原凭证相同 金额为100元的负数凭证用以冲销多记金额 会计分录如下 借 财务费用 100贷 应付利息 100摘要栏注明 冲销 或调整 号某类凭证 41 42 第二节账簿管理 企业发生的业务 经过制单 审核 记账等程序后 就形成了正式的会计账簿 对发生的经济业务进行查询 统计分析的操作要通过账簿输出与管理模块完成 操作者指定输出条件后 系统对数据库中的数据进行临时处理 形成所需要的数据 总账子系统提供的账簿包括 分类账 明细账 日记账 科目发生额 余额表 辅助核算账簿等 43 总分类账 反映各科目的各月借方或贷方发生额 本年累计 期初和期末余额案例 查询1月份各科目的总账 操作步骤 1 点击 财务会计 总账 帐簿 总分类帐 进入总分类账过滤条件界面2 总分类账簿引出案例 将2010年第1期所有科目总分类账簿引出为Excel文件 操作步骤 在总分类账查看界面点击菜单栏中的 文件 引出 44 45 科目余额表 反映各科目的本月借方或贷方发生额 本年累计发生额 期初和期末余额 46 明细分类账 反映各科目的本期发生的明细账数据 有凭证号 摘要 查看该科目的总账数据 查看下一个科目的明细账 47 多栏式明细账 反映所有明细科目和核算科目的发生额 如管理费用下的折旧 工资福利 通讯费增加应收账款多栏账 案例 查看宏远公司2010年第1期应收账款多栏账 操作步骤 1 点击 财务会计 总账 帐簿 多栏帐 在上面的界面中单击 设计 弹出 多栏式明细账定义 界面对多栏账进行设计 2 选择该界面中的编辑页面 点击 新增 按钮 在 会计科目 栏中选择 应收账款 在核算项目类别栏选择 客户 币别代码中选择 人民币 点击右下角的 自动编排 按钮 点击 保存 结束多栏账设置 在多栏账选择界面选择刚定义完毕的 应收账款多栏明细账 点击 确定 进入多栏账查看界面 48 数量金额总账查询设置为数量金额核算科目的期初 本期收入 发出 本年累计及数量和单价 如 原材料科目下有甲 乙两类数量金额明细账在数量金额总账中点击可以看到明细账 如甲材料本期购进的 凭证号等 49 核算项目分类总账 反映某类核算项目 比如与客户 部门 供应商相关所有的科目的业务 财务会计 总账 帐簿 核算项目分类总账 项目类别 选择 客户 供应商 或 部门 等 50 51 财务报表 总括反映企业在某一时点的资产状况及财务状况 经营成果 主要介绍核算项目报表 52 辅助核算 是指在账务处理过程中为提供比一般账务资料更为详尽的核算信息 或为提高会计信息的质量而采取的一些附加的核算手段 辅助核算的三种基本类型 1 项目核算 2 部门核算 3 往来核算 辅助核算 53 辅助核算的优势 第一 辅助核算在核算项目的设置和运用上比会计科目更具有灵活性 第二 项目共享特性打破了会计科目的树形结构体系 构筑起了账户间交叉引用的网状数据结构形式 54 部门核算 信息系统中 不再将部门作为明细科目核算 而是作为辅助核算在会计科目设置时 需要将进行部门核算的科目设置为 部门核算 需要建立部门档案 55 1 部门核算列示 核算项目科目组合表 56 往来业务是指企业在业务处理过程中所发生的涉及应收 应付 预收 预付等会计事项的业务 往来业务可区分为与外部单位的往来业务和与内部个人的往来业务 与外部单位的往来业务又可分为客户往来业务和供应商往来业务 个人往来是指单位与内部职员之间发生的应收应付款业务 例如销售人员预支差旅费 内勤人员预支备用金等 通过往来信息项目的辅助核算 借助于系统在核销和信息输出方面的强大功能来实现对往来业务的监管 往来核算 57 往来辅助核算方式下的科目设置为往来业务设置的会计科目如下表 往来核算 58 系统中的往来核算 提供往来管理 包括核销 对账单 账龄分析等一体化处理 在 系统设置 基础资料 公共资料 科目 基础资料 对 应收账款 选中 勾选 往来业务核算 在 往来 核算管理 过滤条件 选 会计科目 如应收账款 选择待核销记录 注意 已经核销的业务无法进行反过账 必须进行反核销方可 59 60 61 往来对账单 往来款项对账单 单位 贵单位2010年 月 日购买我公司 产品 套 张 货款 尚未付清 请核对后将回联单寄回 清查单位 盖章 2010年 月 日沿此虚线裁开 将以下回联单寄回 FAX 往来款项对账单 回联 清查单位 你单位寄来的往来款项对账单已收到 经核对相符无误 单位 盖章 2010年 月 日 62 账龄分析 注意选择 项目类别 坏账明细表 在往来对账单中选择明细项目 确认坏账 63 第三节期末处理 期末处理是指会计人员在每个会计期末要完成的一些特定的会计处理工作 如某些费用的计提 摊销 调汇 结转损益类科目等等 期末处理每月只能做一次 64 自动转账 在会计业务中有一类凭证 每月有规律的重复出现 例如 每月都需要将制造费用转生产成本的凭证 前期预付保险费 经营租赁的预付租金 预付报刊杂志费 要摊入本期的费用 或定期需要做的转账业务 如结转利息 这些凭证的摘要 借贷方科目每月基本不变 金额来源或计算方法也相当固定 因此 我们可以把此类凭证的摘要 借贷方科目 金额的来源或计算方法预先制成模板 称为自动转账凭证定义 使用时 选择需要的自动转账凭证模板生成凭证 系统就会按照定义生成相应的凭证 不必会计人员每月重复编制 这就是账务处理中的自动转账 65 摊销应由本月负担的报刊杂志费 自动转账 66 自动转账凭证格式设置完毕之后 在需要生成相应的转账凭证时 就可以生成记账凭证了 注意 不能忘记要将 自动结转 生成的转账凭证审核过账 67 汇率调整 主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益 生成汇兑损益转账凭证 注意 不能忘记要将 期末调汇 生成的转账凭证审核过账 68 结转损益 可以将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目 自动生成结转损益记账凭证注意 在结转损益前用户一定要将所有的凭证全部录入并审核过账 包括自动转账生成的凭证 否则结转损益数据不正确 附 按其余额的相反方向结转损益 选择了此项目后 系统会根据损益类科目发生额所在借贷方的相反方向转出金额 其用处是在账簿中可以体现出当月损益