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文档简介

2020 3 23 项目四总账管理系统 2020 3 23 Contents 任务1总账管理系统概述 2 任务1总账管理系统概述 一 总账管理系统功能简介地位 总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统 总账管理系统既可独立运行 也可同其他系统协同运行 概念 完成账务处理工作的子系统称为总账管理系统 任务 总账管理系统的任务就是利用建立的会计科目体系 输入和处理各种记账凭证 完成记账 对账工作 输出各种总分类账 日记账 明细账和有关辅助账 功能包含内容 1 初始化设置启用设置 建立会计科目 定义外币及汇率 录入期初余额 录入辅助账的余额 设置凭证类别 设置结算方式 分类定义 编码档案 自定义项等内容 2020 3 23 3 2 凭证处理 凭证的录入审核 记账 查询 打印及出纳签字 常用凭证定义等3 出纳管理 支票登记 银行日记账 现金日记账的登记 与银行对账单核对4 账表管理 总账 余额表 明细账 日记账的查询 打印5 辅助核算管理 1 个人往来核算 2 单位往来核算 3 部门核算 4 项目核算6 月末处理 月末转账 试算平衡 对账 结账及生成月末各种报告 2020 3 23 4 二 总账系统与其他系统的关系由下图可见 总账管理系统是会计信息系统的一个中枢系统 其他各个子系统的数据都必须传送到账务处理系统中 同时还要把某些数据传送给其他系统供其利用 记账凭证 工资管理系统 固定资产系统 应收应付款系统 资金管理系统 记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证 余额表 账证 成本管理 存货管理 财务分析 总账管理 决策支持 会计报表 记账凭证 记账凭证 2020 3 23 5 二 总账系统与其他系统的关系企业如何根据自身情况选择使用使用何种子系统 1 如果实际业务简单 数据量较少的小型企业 只使用总账系统 按照制单 审核 记账 查账 结账的业务处理流程即可 2 如果企业核算业务复杂 建议使用总账系统提供的各种辅助核算功能进行管理 例如项目核算 部门核算 个人往来核算 客户与供应商往来核算 3 如果企业往来业务比较频繁 则会有较多的往来客户 供应商 同时又希望系统提供发票处理等业务 可使用应收应付系统管理客户 供应商的往来业务 4 如果企业的购销存业务比较频繁 又有较多的往来客户 供应商 同时又希望系统提供订单 发票 库存和往来等情况 可使用购销存业务系统及应收应付系统管理企业的购销存业务 2020 3 23 6 3 进入总账系统 4 建立会计科目 1 完成上年工作 7 期初余额调整 4 调整会计科目 6 结转上年数据 5 部门 个人 客户 供应商 项目目录调整 3 进总账系统 2 新建年度账 2 增加新账套 1 安装总账系统 5 建立部门 个人 客户供应商目录 使用辅助核算 6 定义外币及汇率 设置凭证类别 7 录入期初余额 10 出纳管理 14 结账 11 查询各种辅助账 12 自动转账 9 账簿管理 8 制单 审核 记账 13 试算并对账 12 会计档案备份 16 打印各种账簿 新用户初始设置 老用户初始设置 总账系统基本操作流程图 日常处理 开始下月工作 期末处理 2020 3 23 7 任务2总账系统初始化 系统初始化的作用 通用会计软件适合本企业的专用会计软件系统初始化步骤 1 启动总账系统 3基础设置 会计科目设置 凭证类别设置 外币设置 项目目录设置 结算方式设置 2 设置基础参数 凭证参数 账簿参数 会计日历等 4 录入期初余额 直到试算平衡 2020 3 23 8 一 系统初始化第一步 启动总账系统 鼠标点击总账 软件会自动启用总账系统 2020 3 23 9 二 系统初始化第二步 设置总账系统启用参数 一 凭证参数设置1 制单控制 1 制单序时控制 若勾选此项 则在制单时凭证编号必按日期顺序排列 例如9 20日编制第60号 则9 21日只能从61号开始编制 2 支票控制 若勾线此项 制单时使用银行科目 系统针对票据管理的结算方式进行登记 3 赤字控制 勾选此项 制单时科目出现负数 系统予以提示 4 制单权限控制到科目 勾选此项 制单时操作员只能使用具有制单权限的科目制单 2020 3 23 10 二 系统初始化第二步 设置总账系统启用参数 一 凭证参数设置1 制单控制 5 允许修改 作废他人填制的凭证 勾选此项 制单时操作员可修改或作废别人填制的凭证 否者不能修改 6 制单权限控制到凭证类别 勾选此项 制单时只显示次操作员有权限的凭证类别 7 操作员进行金额权限设置 勾选此项 可以对不同级别人员进行金额大小控制 8 超出预算允许保存 若勾选此项 则在制单时录入分录的金额超过预算数时也可以保存 否者不予保存 2020 3 23 11 9 可以使用应收受控科目 使用应收款管理系统的企业 为了避免重复制单勾选此项 若勾选此项则总账管理系统不能使用此科目制单 10 可以使用应付受控科目 使用应付款管理系统的企业 为了避免重复制单勾选此项 若勾选此项则总账管理系统不能使用此科目制单 11 可以使用存货受控科目 使用存货核算系统的企业 为了避免重复制单勾选此项 若勾选此项则总账管理系统不能使用此科目制单2 外币核算参数设置无外币业务有外币业务 则选择相应外币汇率核算方式 固定汇率 浮动汇率 2020 3 23 12 二 系统初始化第二步 设置总账系统启用参数 一 凭证参数设置3 凭证控制 1 打印凭证页脚姓名 若勾选此项 则打印凭证时自动打印制单人 出纳 审核人 记账人姓名 否者不予打印 2 权限设置 凭证的操作权限设置 3 自动填补凭证断号 4 现金流量科目必录现金流量项目 5 批量审核凭证进行合法性效验 6 凭证编号方式 2020 3 23 13 二 系统初始化第二步 设置总账系统启用参数 7 预算控制 若勾选此项 则制单时 当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数 超过预算数或报警数则报警 二 账簿参数设置 主要是对账簿打印的一些要求设置1 打印位数宽度2 明细账 日记账 多栏账 打印输出方式 按年排页还是按月排页3 凭证账簿套打4 凭证 正式账每页打印行数 2020 3 23 14 5 明细账查询权限控制到科目6 制单 辅助查询权限控制到辅助核算 三 会计日历设置单击 会计日历 可查看各会计期间的起始日期与结束日期 以及启用会计年度和启用日期 四 其他参数设置 排序和数据精度 2020 3 23 15 三 系统初始化第三步 设置总账系统基础参数 三 基础设置 一 会计科目设置 1 增加会计科目各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目 可根据实际情况 在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上 自行设定明细科目 如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致 则可以在建立账套时选择预置标准会计科目 这样 在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改 对缺少的会计科目进行增加处理即可 2020 3 23 16 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多 则可以在系统初始设置时选择不预置行业会计科目 这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目 会计科目类型 根据科目性质分 或根据科目开设账簿的明细账格式分增加会计科目步骤 点增加输入科目编码和名称设置账页格式设置辅助账类型 如果需要 2020 3 23 17 增加会计科目应注意 a 先建高级科目 再建下级科目 b 某科目使用后 该科目在本年度内不能删除 编码也不可修改 c 银行存款类科目必须设二级 根据企业开设的银行存款账户设置 2020 3 23 18 2 修改会计科目如果要对已经设置完成的会计科目的名称 编码及辅助项目等内容进行修改 应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成 注意 a 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码 b 已有数据的会计科目 应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改 c 被封存的科目在制单时不可以使用 d 只有末级科目才能设置汇总打印 且只能汇总到该科目本身或其上级科目 e 只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存 2020 3 23 19 3 删除会计科目对暂时不需用或不适用的会计科目 可以将其删除注意 a 如果科目已输入期初余额或已制单 则不能删除 d 被指定为现金 银行存款科目的会计科目不能删除 如想删除 必须先取消指定 2020 3 23 20 4 指定现金 银行存款及现金流量会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目 系统中只有指定科目后 才能执行出纳签字 从而实现现金 银行存款管理的保密性 才能查看现金 银行存款日记账 注意 a 现金科目要设为日记账 b 银行存款科目要设为银行账和日记账 2020 3 23 21 5 设置会计科目辅助项目 补充 实训中有 一个科目设置了辅助核算后 它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上 可以进行辅助核算的内容主要有 部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来及项目核算等 注意 a 管理费用应设成部门核算 b 生产成本设成项目核算 c 应收账款设成客户往来核算 d 应付账款设成供应商往来核算e 其他应收款设成个人往来核算f 辅助账类必须设在末级科目上 但为了查询或出账方便 可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类 2020 3 23 22 二 凭证类别设置 1 选择凭证类别 收付转或不分类全部叫记账凭证2 限制某一凭证类别的使用范围系统提供了常用的凭证分类方式 用户可以从中选择 也可以根据实际情况自行定义 如果选择了 收款凭证付款凭证转账凭证 的分类方式 应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置 以便提高凭证处理的准确性 注意 填制凭证时 如果不符合这些限制条件 系统拒绝保存 2020 3 23 23 三 外币设置 1 币种符号及币名2 固定汇率与浮动汇率3 记账汇率 月初汇率和月末汇率汇率管理是专为外币核算服务的 在此可以对本账套所使用的外币进行定义 以便在制单或进行其他有关操作时调用 注意 a 使用固定汇率的单位 在填制每月的凭证前 应预先录入该月的记账汇率 否则将会出现汇率为零的错误 b 使用浮动汇率的单位 在填制当天的凭证前 应预先录入当天的记账汇率 c 外币 汇率 本位币 的折算方式是指直接汇率 d 外币 汇率 本位币 的折算方式是指间接汇率 2020 3 23 24 e 制单时使用固定汇率还是浮动汇率 需在总账系统选项 凭证 选项卡中设置 2020 3 23 25 四 项目目录设置 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能 一个单位项目核算的种类可能多种多样 比如 在产品成本 融资成本 在建工程 对外投资 技术改造等等 为了满足企业的实际需要 在计算机账务系统中 借助于计算机处理数据的特点 设计了项目核算与管理功能 企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类 在总账业务处理的同时进行项目核算与管理 目录 2020 3 23 26 一个项目大类可以核算多个项目 为了便于管理 企业还可以对这些项目进行分级管理 注意 a 必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后 才能定义项目和目录b 如果使用存货核算系统 可以在此选择 使用存货目录定义项目 即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录 c 项目大类的名称是该类项目的总称 而不是会计科目名称 如 在产品成本按具体工程项目核算 其项目大类名称应为产品名称而不是库存商品 d 一个项目大类可以指定多个会计科目 一个会计科目只能指定一个项目大类 2020 3 23 27 e 不能隔级录入分类编码 f 若某项目分类下已定义项目 则不能删除 也不能定义下级分类 必须先删除项目 再删除该项目分类或定义下级分类 g 不能删除非末级项目分类 h 标识结算后的项目将不能再使用 例如设置产品核算项目大类 1 定义项目大类 例如产品核算2 指定核算科目 一般主营业务收入 主营业务成本 库存商品 直接材料 直接人工 制作费用3 核算项目目录 例如A产品 B产品等 五 结算方式设置 根据企业实际情况设置现金结算和银行结算方式 2020 3 23 28 四 系统初始化第四步 录入期初余额 六 录入期初余额为了保证会计数据连续完整 并与手工账簿数据衔接 账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统 这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额 其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总 在输入期初数据时 如果某一科目设置了辅助核算类别 还应输入辅助核算类别的有关初始余额1 录入基本科目余额在开始使用总账系统时 应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚 并输入到总账系统中 2020 3 23 29 如果是年初建账 可以直接录入年初余额 如果是在年中建账 则可录入启用当月 如4月 的期初余额及年初未用的月份 即1月至3月 的借 贷方累计发生额 系统自动计算年初余额 注意 a 如果某科目为数量 外币核算 应录入期初数量 外币余额 而且必须先录入本币余额 再录入数量外币余额 b 非末级会计科目余额不用录入 系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入 其数据栏为黄色 c 出现红字余额用负号输入 d 修改余额时 直接输入正确数据即可 然后单击 刷新 按钮进行刷新 e 凭证记账后期初余额变为浏览只读状态 不能再修改 2020 3 23 30 2 录入个人往来科目余额如果某科目涉及个人往来辅助核算 则需在系统打开的 个人往来期初 对话框中输入相关信息 3 录入项目科目余额如果某科目涉及项目辅助核算 则需在系统打开的 项目参照 对话框中输入相关的信息 4 录入单位往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算 则需在系统打开的 客户往来期初 或 供应商往来期初 对话框中输入相关的信息 5 调整余额方向在录入会计科目余额时 系统提供了调整余额方向的功能 即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整 2020 3 23 31 注意 a 总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致b 余额的方向应以科目属性或类型为准 不以当前余额方向为准 6 试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后 必须依据 资产 负债 所有者权益 收入 成本费用 的原则进行试算平衡 校验工作由计算机自动完成 注意 a 期初余额试算不平衡 将不能记账 但可以填制凭证 b 已经记过账 则不能再录入 修改期初余额 也不能执行 结转上年余额 的功能 c 如果对账后发现有错误 可单击 显示对账错误 按钮 系统将把对账中发现的问题列出来 2020 3 23 32 项目四实训1总账系统初始化讲解 按课本p57 p76给出的实训资料和实训指导步骤 上机完成实训一中实训要求的内容要求完成任务 1 设置系统参数2 设置会计科目3 指定会计科目4 外币设置5 设置项目目录6 设置凭证类别7 设置结算方式8 输入期初余额9 账套备份 2020 3 23 33 注意要点 实训上机准备 1 以admin注册进入系统管理 引入上次实训账套 即引入D 888账套备份 3 1 基础设置 文件夹中的备份数据2 将系统日期修改为2012年1月31日3 以账套主管杨伟的身份注册进入 企业应用平台 2020 3 23 34 1 设置系统参数设置凭证参数 书上漏掉 先以账套主管身份登录 在基础设置 业务参数 财务会计 总账里面 点凭证选项卡 选中支票控制 后面第三节实训会用到 2020 3 23 35 1 设置系统参数设置制单权限 1 点权限选项卡 2 然后点编辑后 才可选复选框 2020 3 23 36 2 会计科目设置 增加P58 P61页资料里所有二级会计科目同时设置会计科目辅助账类型和账页格式 此处更改账页格式 此处区域设置辅助账类型 2020 3 23 37 例 增加原材料 甲材料会计科目 同时设置账页格式为数量金额式 并且同时输入计量单位 此处更改账页格式 为数量金额式 此处选中数量核算 输入计量单位 2020 3 23 38 3 修改会计科目 例 修改往来类会计科目增加辅助核算内容 1 辅助核算按资料选中客户往来 2 受控系统更改为无 所有的往来科目全部改为无受控系统 2020 3 23 39 将所有修改 增加完后的会计科目表与课本P58 P61内容核对 完全正确后再进入下一步 受控系统这一列全部为空 2020 3 23 40 4 指定会计科目 P61指定现金总账科目 银行总账科目和现金流量科目 指定次四个科目为现金流量科目P69漏写 2020 3 23 41 5 外币设置 例 增加美元和港币 先点增加选项 再点浮动汇率 输入浮动汇率 2020 3 23 42 6 设置项目目录 录入新项目大类名称 产品核算 2020 3 23 43 6 设置项目目录定义项目大类的项目级次 2020 3 23 44 6 设置项目目录定义项目大类的项目栏目 2020 3 23 45 6 设置项目目录指定项目核算科目 此六个科目 指定为项目核算科目 2020 3 23 46 6 设置项目目录指定项目核算科目 2020 3 23 47 6 设置项目目录进行项目分类定义 2020 3 23 48 6 设置项目目录进行项目档案的项目目录维护 两种产品的所属分类码均选1 产成品 2020 3 23 49 7 设置凭证类别 2020 3 23 50 8 设置结算方式 2020 3 23 51 9 输入期初余额 有三种类型 1 白色 表示可直接输入金额 2 灰色 表示先输入下级科目金额 上级科目自动汇总 3 黄色 就双击黄色区域 进入辅助账明细设置 设置后汇总 此栏自动显示金额 2020 3 23 52 9 输入期初余额应收票据辅助账期初设置例图 输入完毕后 要单击汇总按钮 往来明细内容输入完毕后 要单击汇总按钮 才能完成往来明细到辅助期初表的汇总 2020 3 23 53 库存商品期初余额录入例图 书上错误更正 此处金额 A产品改为1500000 不是书上P65页的12500000 否者与总账对不上 2020 3 23 54 9 输入期初余额后试算平衡 试算平衡后 两边合金额均为 13569818 40 则代表录入正确 2020 3 23 55 9 试算平衡后期初对账 全部出现Y字 则全部正确 2020 3 23 56 10 将本节实训后的账套做输出备份 步骤1 在D盘 888账套备份文件夹中新建 4 1 账套初始化文件夹2 以admin的身份进入系统管理 点击账套输出 输出到在上面第1点建立的 4 1 账套初始化文件夹中 下次上机备用 2020 3 23 57 作业 1 系统管理员与账套主管的权限分别是什么 并且具体举例说明 2 简述总账管理系统操作流程 2020 3 23 58 任务3总账日常业务处理 一 凭证管理 一 填制凭证1 进入填制凭证模块2 增加凭证 1 凭证类别 即凭证属于何种类型 2 凭证编号 即记账凭证编号 3 凭证日期 即填制会计凭证的日期 凭证日期应大于等于总账系统启用日期 一般填业务发生日期 4 附件张数 指凭证所附的原始凭证张数 5 摘要 即对本凭证反映的经济业务内容的说明 2020 3 23 59 6 会计科目 科目必须输入末级科目 7 方向 金额 金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况 8 合计 指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计 由系统自动计算 会计科目借贷双方金额必须平衡 2020 3 23 60 凭证样式 2020 3 23 61 二 填制凭证时应注意的问题1 账务系统默认时间顺序填制凭证2 如果我们在 账簿选项 中设置了 制单权限控制到科目 选项 那么我们在制单时不能使用无权限的科目制单3 凭证一旦保存 则该凭证的类别 凭证编号将不能再作修改 三 查询凭证在 辅助条件 栏中 凭证可按科目 摘要 金额等辅助查询条件进行查询 2020 3 23 62 四 修改凭证1 错误凭证的 无痕迹 修改 无痕迹 即不留下任何曾经修改的线索和痕迹 有两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改 凭证输入后 还未审核或审核未通过的凭证 可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改 尽管已通过审核但还未记账的凭证 已通过审核的凭证 应首先通过凭证审核功能取消审核后 再通过凭证的编辑输入功能直接进行修改 2020 3 23 63 2 错误凭证的 有痕迹 修改 有痕迹 即留下曾今修改的线索和痕迹 计算机系统中是通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的 若已记账的凭证发现有错 对此类凭证的修改要求留下审计线索 计算机账务系统中 对已记账的错误凭证只允许采用 红字冲销法 或 补充登记法 进行修改 当应记账金额小于实际已记账金额时 采用增加红字凭证冲销的方法当应记账金额大于实际已记账金额时 采用补充登记法 增加一张 蓝字 凭证补充 2020 3 23 64 3 冲销凭证 菜单路径 选择 总账 系统菜单 凭证 填制凭证 进入记账凭证 单击 制单 冲销凭证 在 冲销凭证 对话框中 依次输入月份 凭证类别和凭证号 单击确定后 系统自动生成一张红字冲销凭证 注意 1 凭证编号不能修改 2 外部系统传来的凭证不能在总账系统中修改 只能在生成该凭证的系统中进行修改 2020 3 23 65 3 若我们在 账簿选项 中设置了 不允许修改 作废他人填制的凭证 则不能修改他人填制的凭证 4 合并凭证 在合并状态下不能修改凭证 必须先展开再进行修改 ctrl A可以切换合并 展开状态 2020 3 23 66 冲销凭证 2020 3 23 67 五 作废和删除凭证作废凭证仍保留凭证内容及编号 只显示 作废 字样 菜单路径 单击 制单 作废 恢复 将凭证标上 作废 字样 若不想保留作废凭证 可通过 制单 整理凭证 功能将其彻底删除 并对未记账凭证重新编号 注意 1 作废凭证不能修改 不能审核 2 记账时 已作废凭证应参与记账 否则月末无法结账 但不对作废凭证数据处理 相当于一张空凭证 2020 3 23 68 作废凭证 2020 3 23 69 3 整理凭证功能只能对未记账凭证做凭证整理 已记账凭证作凭证整理 应先恢复本月月初的记账前状态 再作凭证整理 CTRL H 六 科目汇总记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后 可进行汇总并同时生成一张 科目汇总表 进行汇总的凭证可以是已记账的凭证 也可以是未记账凭证 菜单路径 选择 总账 系统菜单 凭证 科目 选择相应对话框进行汇总 2020 3 23 70 二 审核凭证审核凭证 即审核凭证的正确性和合法性 其目的是为了防止凭证填制过程错误发生和舞弊行为 注意 填制与审核记账凭证不能为同一个人1 出纳签字先在 设置 选项 凭证页签 中应选择 出纳凭证 必须经由出纳签字 2020 3 23 71 注意 1 凭证一旦被签字 就不能修改 删除 只有取消签字后才能修改或删除 取消签字只能由出纳员自己进行 2 要进行出纳签字的操作应满足3个条件 a 首先 在总账系统的 选项 中已经设置了 出纳凭证必须经由出纳签字 b 其次已经在会计科目中进行了 指定科目 的操作C 凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为 日记账 辅助核算内容的会计科目 2020 3 23 72 2 主管签字先在 设置 选项 凭证页签 中应选择 凭证必须经由主管会计签字 3 审核凭证 菜单路径 选择 系统菜单 凭证 审核凭证 注意 1 审核人和制单人不能是同一人 2 取消审核签只能由审核人自己进行 3 凭证一经审核 就不能修改 删除 只能取消审核签字后才能修改或删除 4 作废凭证不能被审核 也不能被标错 记账凭证经审核签字后 即可用来登记总账和明细账 日记账等 2020 3 23 73 三 记账记账是以会计凭证为依据 将经济业务全面 系统 连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法 在手工方式下 记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账 在电算化方式下 记账是由有记账权限的操作员发出记账指令 由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查 科目汇总 登记账簿等 2020 3 23 74 1 记账 注意 a 未审核凭证不能记账 记账范围应小于等于已审核范围 b 第一次记账时 若期初余额试算不平衡 不能记账 e 作废凭证不需审核可直接记账 f 在设置过程中 如果发现某一步设置错误 可单击 上一步 返回后进行修改 如果不想再继续记账 可单击 取消 取消本次记账工作 g 记账过程一旦断电或其它原因造成中断后 系统将自动调用 恢复记账前状态 恢复数据 然后再重新记账 h 在记账过程中 不得中断退出 记账后不能整理凭证断号 2020 3 23 75 2 取消记账如果由于某种原因 事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改 利用 恢复记账前状态 功能 将本月已记账的凭证恢复到未记账状态 进行修改 审核后再进行记账 注意 a 系统提供两种恢复记账前状态方式 一种是将系统恢复到最后一次记账前状态 另一种是将系统恢复到本月初状态 需要输入会计主管的口令 b 对于已结账的月份不能恢复记账前状态c CTRL H键 可实现在 激活恢复记账前状态 与 恢复记账前状态功能已被隐藏 之间进行切换 2020 3 23 76 实训二总账系统日常业务处理讲解 按课本p83 p87给出的实训资料和实训指导步骤 上机完成实训二中实训要求的内容要求完成任务 1 由001号操作员设置常用摘要 由002号操作员对除 设置常用摘要 以外的业务进行操作2 填制凭证3 审核凭证4 出纳签字5 修改第2号付款凭证的金额为1200元6 删除第1号收款凭证并整理断号7 设置常用凭证 2020 3 23 77 8 记账9 查询已记账的第1号转账凭证10 冲销第1号付款凭证11 账套备份实训上机准备 1 以admin注册进入系统管理 引入上次实训账套 即引入D 888账套备份 4 1 总账初始化 文件夹中的备份数据2 将系统日期修改为2012年1月31日 2020 3 23 78 1 设置常用摘要 2020 3 23 79 2 填制记账凭证业务1 按p84页第一个业务内容输入第一张会计凭证 制作会计凭证顺序 点增加按钮 然后输入凭证类型 日期 业务发生日期 附单据数 摘要 按书上的描述 借贷方科目名称 辅助核算内容 金额 最后点保存 增加凭证按钮 2020 3 23 80 2 填制记账凭证业务1 以负数填列 系统会自动变成红色 2020 3 23 81 业务2 有结算方式和支票登记业务的凭证的填制1 如果前一个实训没有进行这个操作的话这里可以补 先以账套主管身份登录 在基础设置 业务参数 财务会计 总账里面 点凭证选项卡 选中支票控制 先以账套主管身份登录 在基础设置 业务参数 财务会计 总账里面 点凭证选项卡 选中支票控制 2020 3 23 82 业务2 有结算方式和支票登记业务的凭证的填制2 按p84页业务2内容输入会计凭证 此处金额先故意输入错误的金额120 实际金额1200 后面执行修改凭证操作时再改成正确的 2020 3 23 83 业务2 有结算方式和支票登记业务的凭证的填制2 p84页业务2内容输入会计凭证 2020 3 23 84 业务3 有现金流量科目业务的凭证的填制 2020 3 23 85 业务3 有现金流量科目业务的凭证的填制 点保存后出现现金流量录入修改对话框 或点此处流量按钮也会出现现金流量流入对话框 2020 3 23 86 业务3 有现金流量科目业务的凭证的填制双击项目名称按钮 按照业务3的业务性质 选择03收到的其他与经营活动有关的现金 2020 3 23 87 业务3 有现金流量科目业务的凭证的填制 2020 3 23 88 P84 87 1 20笔业务分别需录入的现金流量编码和凭证类别 请大家抄写到书上 上机时用 1 无 转 2 无 付 现金与银行存款之间 3 现金流量编码03 收到的其他与经营活动有关的现金 收 4 现金流量编码04 购买商品 接受劳务支付的现金 付 5 现金流量编码07 支付的其他与经营活动有关的现金 付 6 无 客户名称北京天马公司改为海天公司 转 7 无 付 现金与银行存款之间 8 现金流量编码13 购建固定资产 无形资产和其他长期资产所支付的现金 付 2020 3 23 89 P84 87 1 20笔业务分别需录入的现金流量编码 请大家抄写到书上 上机时用 9 现金流量编码05 支付给职工以及为职工支付的现金 付 10 无 转 11 无 转 12 现金流量编码07 支付的与其他经营活动有关的现金 付 13 现金流量编码07 支付的与其他经营活动有关的现金 付 14 现金流量编码07支付的与其他经营活动有关的现金 付 金额由9800改为1200 2020 3 23 90 P84 87 1 20笔业务分别需录入的现金流量编码 请大家抄写到书上 上机时用 15 无 转 16 无 转 17 无 转 18 无 转 19 无 转 20 无 转 2020 3 23 91 业务6 北京天马公司改成海天公司 客户资料里没有天马公司 错误 改成海天公司 2020 3 23 92 业务6 主营业务收入要录入部门和项目辅助项 2020 3 23 93 业务11 此处车间领用材料 借方录入生产成本 直接材料二级科目 2020 3 23 94 业务11 制造费用期初未分二级 直接录入一级 2020 3 23 95 业务14 将金额由9800改为1200元 2020 3 23 96 业务17 此处分配工资入费用 借方录入生产成本 直接人工二级科目 2020 3 23 97 业务18 此处分配工资福利入费用 借方录入生产成本 直接人工二级科目 2020 3 23 98 业务19 制造费用期初未分二级 直接录入一级 2020 3 23 99 业务20 此处分配制造费用入成本 借方录入生产成本 制造费用二级科目 2020 3 23 100 4 审核凭证 重新注册更换操作员为杨伟 单击 总账 凭证 审核凭证 点此处审核按钮 2020 3 23 101 5 出纳签字 重新注册 更换操作员为张娜 单击 凭证 出纳签字 确定 点此处签字按钮 2020 3 23 102 5 出纳签字 签字完毕后 检查是否有遗漏 2020 3 23 103 6 修改第1号付款凭证 无痕迹修改步骤 1 出纳张娜取消1号付款凭证的出纳签字2 出纳张娜取消1号付款凭证的支票登记3 账套主管取消1号付款凭证的审核4 重新以会计李雪身份进去修改1号付款凭证 删除贷方分录 重新录入以及登记支票5 更换操作员 由杨伟对1号付款凭证审核 由张娜对1号付款凭证出纳签字 2020 3 23 104 6 修改第1号付款凭证 1 出纳张娜取消1号凭证的出纳签字 此处点取消 2020 3 23 105 6 修改第1号付款凭证 2 出纳张娜删除1号凭证 101201 的支票登记 选中第一个支票登记记录 此处点删除 2020 3 23 106 6 修改第1号付款凭证 3 账套主管取消1号付款凭证的审核 此处点取消 2020 3 23 107 6 修改第1号付款凭证 4 重新以会计李雪身份进去修改1号付款凭证 删除贷方分录 重新录入以及登记支票 2020 3 23 108 6 修改第1号付款凭证 4 重新以会计李雪身份进去修改1号付款凭证 删除贷方分录 重新录入以及登记支票 5 更换操作员 由杨伟对1号付款凭证审核 由张娜对1号付款凭证出纳签字 2020 3 23 109 7 删除1号收款凭证 操作步骤 1 账套主管取消1号收款凭证的审核 2 出纳张娜取消1号收款凭证的出纳签字 3 重新以会计李雪身份进去作废1号收款凭证 整理凭证 删除作废凭证 2020 3 23 110 7 删除1号收款凭证 操作步骤 1 账套主管取消1号收款凭证的审核 2020 3 23 111 7 删除1号收款凭证 2 出纳张娜取消1号收款凭证的出纳签字 2020 3 23 112 7 删除1号收款凭证 3 重新以会计李雪身份进去作废1号收款凭证 点击制单 作废凭证 点击制单 整理凭证 2020 3 23 113 7 删除1号收款凭证 3 重新以会计李雪身份进去作废1号收款凭证后 整理凭证 先点全选 再确定后删除 2020 3 23 114 7 删除1号收款凭证 3 重新以会计李雪身份进去作废1号收款凭证后 整理凭证 2020 3 23 115 8 设置常用凭证 2020 3 23 116 8 设置常用凭证 2020 3 23 117 9 记账 先点全选后点记账 2020 3 23 118 9 记账 2020 3 23 119 9 记账 2020 3 23 120 10 查询已记账凭证 2020 3 23 121 10 查询已记账凭证 2020 3 23 122 11 冲销凭证 点制单 冲销凭证 2020 3 23 123 11 冲销凭证 2020 3 23 124 12 将本节实训后的账套做输出备份 步骤1 在D盘 888账套备份文件夹中新建 4 2 总账业务处理文件夹2 以admin的身份进入系统管理 点击账套输出 输出到在上面第1点建立的 4 2 总账业务处理文件夹中 下次上机备用 2020 3 23 125 作业 1 描述反记账的步骤 2 描述修改凭证 删除凭证的方法 2020 3 23 126 任务4出纳管理 理解 出纳管理主要指出纳凭证的审核签字 以及对库存现金 银行存款日记账的登记 查询与管理 一 日记账管理日记账包括现金日记账和银行存款日记账 只有库存现金 银行存款科目分别被指定为现金总账科目和银行存款总账科目后 才能完成出纳业务的相关操作 且所有的出纳凭证在记账后 才能完成日记账和资金日报表的有关操作查询日记账菜单路径 以出纳身份注册登录 选择 总账 出纳 现金日记账 银行日记账 进行各类日记账的查询 2020 3 23 127 二 资金日报表用于查询输出现金 银行存款科目某日的发生额及余额情况一般由出纳每日制作发给上级三 支票登记簿为了加强企业的银行支票管理 出纳人员需要建立 支票登记簿 以供其详细登记支票领用人 领用日期 支票用途 是否报销等情况在电算化工作中 有两种方法可以进行支票登记 第一种方法 出纳人员在开出支票时直接登记第二种方法 尚未登记的支票在填制凭证时也可进行登记 2020 3 23 128 四 银行对账为避免银行存款账目发生防止差错 用户必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行逐笔核对 会计上称为银行对账 银行对账一般通过以下几个步骤完成 录入银行对账期初 录入银行对账单 银行对账 编制余额调节表和核销已达账 一 银行对账原理对账时通常以票据号 加支票号 金额等作为核对标志 逐条进行查对 并编制银行存款余额调节表 2020 3 23 129 二 银行对账期初录入第一次使用银行对账功能前 系统要求录入日记账及对账单未达账项 在开始使用银行对账之后不再使用 三 银行对账单录入要实现计算机自动进行银行对账 在每月月末对账前 必须将银行开出的银行对账单输入计算机 录入内容主要包括业务日期 结算方式 票号 业务金额等内容 其中结算凭证号与业务金额是系统自动对账所必需的 2020 3 23 130 四 银行对账银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式 自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对 勾销 对账依据由用户根据需要选择 1 自动对账对账依据通常为 票据号 方向 金额 或 方向 金额 对于核对相符的业务 系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标记 并视为已达款项 同时对于在勾对栏未标 的记录 系统将其视为未达账项 2020 3 23 131 2 手工对账是自动对账的补充 在使用完自动对账后 可能还有一些特殊的已达账没有对出来 而被视为未达账项 为了保证对账更彻底正确 可用手工对账来进行调整勾销 手工对账两清标志为 Y 2020 3 23 132 五 查询输出余额调节表通用软件都具有自动编制余额调节表的功能对账完成后 系统自动整理汇总未达账和已达账 生成银行存款余额调节表 注意 此余额调节表截止到对账截止日期的余额调节表 若无对账截止日期 则为最新余额调节表 2020 3 23 133 6 核销已达账在对相应对账结果进行查询确认之后 对于正确无误的已达账项可指使系统予以删除 使其不再参与以后的勾对 核销后系统中只保留银行存款的未达账项 2020 3 23 134 实训三出纳管理讲解 按课本p102 p103给出的实训资料和实训指导步骤 上机完成实训三中实训要求的内容要求完成任务 1 查询日记账2 查询资金日报表3 支票登记簿4 银行对账5 账套备份实训上机准备 1 以admin注册进入系统管理 引入上次实训账套 即引入D 888账套备份 4 2 总账日常业务处理 文件夹中的备份数据2 将系统日期修改为2012年1月31日 2020 3 23 135 1 查询现金日记账 2020 3 23 136 1 查询现金日记账 2020 3 23 137 2 查询1月8日资金日报表 2020 3 23 138 2 查询1月8日资金日报表 2020 3 23 139 3 登记支票登记簿 2020 3 23 140 4 录入银行对账期初数据 2020 3 23 141 4 录入银行对账期初数据 2020 3 23 142 4 录入银行对账期初数据 2020 3 23 143 4 录入银行对账期初数据 2020 3 23 144 5 录入银行对账单 按书上P108图表录入 不要按P108 4 文字部分录入 100改成贷方 结算方式改成1 2020 3 23 145 6 银行对账 2020 3 23 146 6 银行对账 2020 3 23 147 6 银行对账 2020 3 23 148 7 输出余额调节表 2020 3 23 149 8 将本节实训后的账套做输出备份 步骤1 在D盘 888账套备份文件夹中新建 4 3 出纳管理文件夹2 以admin的身份进入系统管理 点击账套输出 输出到在上面第1点建立的 4 3 出纳管理文件夹中 下次上机备用 2020 3 23 150 任务5账簿管理 一般了解 企业发生的经济业务 经过制单 审核 记账操作后就形成了正式的会计账簿 为了能够及时了解账簿中的数据资料 并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要 在总账系统中 系统提供了强大的查询功能 菜单路径 选中 系统菜单 账表 科目表 可进行各类账簿查询 2020 3 23 151 一 总账查询 本期总共发生额 总账查询不但可以查询科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额 而且还可以查询所有各级明细科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额 如果需要查看明细账还可在 总账查询 窗口单击 明细 按钮如果需查询包含未记账凭证的总账 则应选中 包含未记账凭证 复选框可将查询条件保存到 我的账簿 中 2020 3 23 152 总账和明细账样式 2020 3 23 153 二 发生额及余额表查询发生额及余额表查询与总账查询基本相似 余额表用于查询统计各级科目的本月发生额 累计发生额和余额等 三 明细账查询 本期明细发生额 本功能用于平时查询个账户的明细发生情况 及按任意条件组合查询明细账 在查询过程中可包含未记账凭证 2020 3 23 154 余额表 2020 3 23 155 四 多栏账查询 下级科目明细 凡是有下级明细科目的会计科目 可将下级明细科目作为栏目 用多栏账的形式输出 输出的方式包括借方多栏 贷方多栏和双向多栏 用户可以使用系统的多栏账功能设计企业需要的多栏明细账 通常 收入类科目的下级科目形成其贷方分析科目 成本费用类科目的下级科目形成其借方分析科目 2020 3 23 156 多栏账样式 2020 3 23 157 五 辅助账查询辅助账包括对个人往来 部门核算及项目核算等设置了辅助核算的总账和明细账 以及部门收支分析和项目统计表的查询输出 2020 3 23 158 实训四账簿管理 按课本p113给出的实训资料和实训指导步骤 上机完成实训四中实训要求的内容要求完成任务 1 查询2 账套备份实训上机准备 1 以admin注册进入系统管理 引入上次实训账套 即引入D 888账套备份 4 3 出纳管理 文件夹中的备份数据2 将系统日期修改为2012年1月31日 2020 3 23 159 1 查询6602管理费用总账 2020 3 23 160 1 查询6602管理费用总账 2020 3 23 161 1 查询6602管理费用总账 2020 3 23 162 2 查询余额表 2020 3 23 163 2 查询余额表 2020 3 23 164 2 查询余额表 2020 3 23 165 2 查询余额表 2020 3 23 166 3 查询6602管理费用明细账 2020 3 23 167 3 查询6602管理费用明细账 2020 3 23 168 4 定义应交税费多栏账 2020 3 23 169 4 定义应交税费多栏账 2020 3 23 170 4 定义应交税费多栏账 2020 3 23 171 4 定义应交税费多栏账 2020 3 23 172 5 查询客户往来明细账中的客户科目明细账 2020 3 23 173 5 查询客户往来明细账中的客户科目明细账 2020 3 23 174 6 查询部门科目总账 2020 3 23 175 6 查询部门科目总账 2020 3 23 176 7 账套备份 6 将本节实训后的账套做输出备份 步骤1 在D盘 888账套备份文件夹中新建 4 4 账簿管理文件夹2 以admin的身份进入系统管理 点击账套输出 输出到在上面第1点建立的 4 4 账簿管理文件夹中 下次上机备用 2020 3 23 177 任务6总账系统期末业务处理 重点 总账系统期末处理的主要内容是定义和生成各类转账凭证 通过转账凭证完成期末成本结算 费用计提和损益结转等核算 系统提供了包括自定义结转 对应结转 销售成本结转 售价销售成本结转 汇兑损益 期间损益等六种自动转账模式 在对所有的凭证进行记账处理后 进行程序性的对账和结账工作 完成本期所有期末处理业务 2020 3 23 178 一 定义转账凭证转账凭证的定义提供了自定义转账凭证 对应结转 结转销售成本及结转期间损益等 1 自定义转账设置由于各个企业情况不同 必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同 用户可以自行定义自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账 自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配 分摊 计提 税金的计算等转账凭证的设置等 2020 3 23 179 例 自定义转账设置 2020 3 23 180 注意 了解 a 转账序号不是凭证号 转账序号可以任意定义 但只能输入数字 字母 不能重号 b 转账凭证号在执行自动转账时由系统生成 一张转账凭证对应一个转账序号 c 转账科目可以为非末级科目 部门可为空 表示所有部门 d 如果使用应收 应付系统 在总账系统中 不能按客户 供应商辅助项进行结转 只能按科目总数进行结转 e 科目缺省 取对方所有科目的金额之和 f 如果公式的表达式明确 可直接输入公式 2020 3 23 181 g 输入公式时 如果公式的表达式不太明确 可采用向导方式输入金额公式 h 在函数公式中 选择期初 期末时 方向一般为空 避免由于出现反向余额时发生取数错误 i 如果输入常数的窗口没有打开 可以单击 上一步 按钮

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