主持会议与参加会议培训

主持会议与参加会议技巧,行政管理部2013年4月,目录,了解会议,主持会议的技巧,参加会议的技巧,自我反思,4,1,2,3,行动计划,5,一、了解会议,开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 纪律,议程1 目标 交换信息 产生决议/确认行动 总结,会议结束总结安排下次会议,跟踪备忘录跟踪计划,会议是管理的一种手段，是有着共同目标的3个或3个以上的人的聚会。会议种类分为常规和非常规两种：常规会议是指较为固定时间或者内容的会议 。（共识型、传达型、讨论型）非常规会议是指由于生产、质量、安全、管理等方面突发异常，需要通告、协调或者决定而召开的会议。非常规会议一般带有较强的时间紧迫性。,一、了解会议,二、主持会议的技巧,会议准备,会后跟进,会场过程,主持会议的技巧,1、会议准备,会议资料的准备,2、会场过程-开场白,4. 几个议题，如何发言,5. 谁主持、谁记录、是否录音,1. 为什么开会,2. 情绪、方向和高度,3. 总共多长，如何分配、休息安排,主持人开场白,2、会场过程-议题讨论,独占：谢谢，时间关系。,议题讨论,离题：有关吗？ 提醒主题。,沉闷：体会，做活动。,主管在场：留面子，不做结论。,冲突：休会，调解。,无法达成共识：反对者的思路说明,不说话：指定发言,认同 、不认同?,由直接主管做决议，大家投票表决。,2、会场过程-决议,决 议,2、会场过程-指示,1.交付办理,5.暂时搁置,2.交付研讨,4.下次再议,3.待再行处理,2、会场过程-结束语,结束语,激励性或指示性的。,2、会场过程-会议记录,指定专人,准备笔记、录音、设备,规定格式,内容,与会人员签名,会议记录,3、会后跟进,整理会议场地,会议记录发放,定期追踪,任务分解,二、主持会议的技巧,主持,会议,注意会议时间,公私分明,切记会议目的,会议黄金规则,不运用团体压力使议案通过,模式 民主,不要在非上班时间开会,清晰议程提前传阅,1.注意会议时间,最忌讳，拖延时间,不要为了减少参会人员的负担而迅速结束会议，否则只会让你的后续工作更加困难。,如果会议一定要形成决议，在会前应先告知参会人员，不达目的不罢休。,对每个议题的讨论时间有限制；,如果在某个议题讨论太久，却还没结果，就把这个议题记下来，下次开会再讨论。,2.不要忘记会议目的,沟通,管理,决策,无论是哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。例如讨论 采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案 中选择 一个。避免没有讨论行动的会议，因为那只会浪费时间。,3.会议的黄金规则,三、参加会议的技巧,1.有准备的赴会,谁召集这次会议？,为何召集这次会议？,这次会议是否为了悬而未决的老问题？,是否为了摆脱棘手的问题而召开？,是因为某些人想迫使上级下决心做决策？,2.做好会前疏通,如果你在会议上有新提议，而且你的提议可能会威胁到另一个部门或者另一些人的安全感。,3.注意会场仪容,仪容要整洁,留意坐姿。,两眼正视,准时或提前抵达。,借手势或者物品引起注意并强调自己的观点。,避免穿奇装异服。,4.重视活用数据,除非必要，否则不要随便提出数字。,要设法为枯燥的数字注入生命。让数字成为所代表的事实，能成为一般人生活经验的一部分。,5.树立良好形象,1.诚实，以公平待人。,2.听众渴望听到事实，对夸夸其谈，自命不凡的人极度反感。,3.一般人对情绪容易激动的人的判断力，通常欠缺信心。,4.人们对于态度冷静、善于逻辑推理 人的判断力，寄予信心。,5.人们对富于想象力与创造力的人产生好感。,6.人们都不喜欢不愿意倾听他人意见的人。,7.在会议中最令人讨厌的两种人：喜欢打断别人以及喋喋不休的人。,6.保持积极态度,面对棘手问题时，应讲求事实求是，不悲观。,鼓励与会者积极进取。,从积极的角度看问题,对提供良好意见的与会者，表示赞赏,当其他与会人员遇到困难时，设法提供方案,设法先解决容易的问题,7.协助控制会场,假如与会者之间发生争论，则主动介入。,如偏离主题，应设