公文写作规范(超全)PPT课件.ppt

公文写作与行文规范 1 公文概述 2 一 公文的含义 公务文书简称公文 它是各类国家机关和社会组织 党政机关 人民团体 企事业单位 在管理过程中形成的具有法定效力和特定格式的应用文体 3 二 公文的特点 法定的权威性首先 公文的作者和读者是法定的 其次 适用范围是法定的 第三 发文权限是法定的 2 格式的规范性3 执行的时效性 周书 慎乃出令 令出唯行 4 我国公文一律按照 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999国家质量技术监督局1999年12月27日发布 2000年1月1日起实施 写作和办理 5 三 公文的种类 国家行政机关公文处理办法 中有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 中有14种 决议 指示 决定 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 6 公文按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按内容及所限定的阅读范围程度 公文可分为秘密公文 普通公文 按时限要求 公文可分为紧急公文和常规公文 7 四 公务文书的格式 一 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 8 四 公务文书的格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 9 四 公务文书的格式 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 10 四 公务文书的格式 3 紧急程度 标明 特急 急件 11 四 公务文书的格式 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 12 例如 镇江市粮食局文件 中共中央文件 13 四 公务文书的格式 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 14 例如 国发 2004 40号 机关代字 年号 序号 15 四 公务文书的格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居左侧 16 四 公务文书的格式 7 红色反线 17 四 公务文书的格式 二 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 18 四 公务文书的格式 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 19 例如 市政府关于XX等同志任职的通知 发文机关 主要内容 文种 20 四 公务文书的格式 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 21 四 公务文书的格式 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 22 四 公务文书的格式 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 23 四 公务文书的格式 此处的发文机关可以写 也可省略 24 四 公务文书的格式 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 25 四 公务文书的格式 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 26 27 四 公务文书的格式 7 附注是指需要说明的其他事项 28 四 公务文书的格式 三 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 29 四 公务文书的格式 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 30 四 公务文书的格式 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 31 四 公务文书的格式 3 印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 32 四 公务文书的格式 4 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 33 四 公务文书的格式 5 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 34 35 行文方向 1 上行文是下级机关对上级领导机关的行文 如请示 报告等 2 平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文 如函 平行性通知 议案等 3 下行文是上级机关向属下的机关行文 如命令 令 决定 通报 批复等 36 常用公文 37 通知 38 一 功用 一 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 二 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 三 任免人员 39 二 特点 1 适用范围广2 使用频率高3 行文时效性强 40 三 标准格式 标题 发文机关 事由 重要 紧急 联合 补充 通知 主送机关正文 缘由和目的 通知事项 执行要求落款 41 四 写法 1 指示性通知2 批转 转发 发布性通知3 告知性通知4 会议通知5 任免通知 通知的写作要求具体 周全 细致 42 一 指示性通知 又叫事项性通知 这是一种布置工作 对工作方法原则 组织纪律等提出要求的通知 在不适宜用 指示 这一文种的情况下 就需要用 通知 这一文种 43 二 批转 转发 发布通知的共同点 1 均有附件 而且附件是主要件2 标题均含有批转 转发 发布公文的名称3 正文均较短 44 批转 国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知 转发 国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知 发布 山东省人民政府关于印发 山东省国民经济和社会发展第十个五年计划纲要 的通知 45 三 告知性通知 通知正文只有一段 依次写明目的 依据和事项 要求文字简练 明白晓畅 分为两类 1 事项类通知 2 设置 撤销机构 调整机构成员类通知 46 四 会议通知正文需交待清楚的几项要素 会议名称 召开时间 地点 内容 参加人员 报到时间 地点 以及必要的准备 47 五 任免通知 关于任免 等职务的通知根据 月 日 会议决定 任命 为 职务 免去其 原职务 的职务 任免通知在规范上任命在前 免去在后 48 报告 49 一 功用适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 特点1 汇报性2 陈述性 50 1 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作 2 情况报告用于反映重大问题或带有突发性 偶然性的情况 3 答复报告用于答复上级机关查询的事项 三 类别 51 四 写法指要 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 分为两种类型 A 直线型 专题 情况概述 主要工作及成绩 经验 做法 存在问题 今后工作安排打算B 横块型 综合 一 xx方面工作基本情况 成绩 做法二 xx方面工作基本情况 成绩 做法三 存在的问题和今后的打算 总写 52 情况报告一般包括三个层次 基本情况 问题及原因 认识或影响 办法及措施 意见或建议 53 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 54 报告正文常用结束用语 工作报告 情况报告 特此报告答复报告 专此报告错用 以上报告当否 请指示 以后报告如有不当 请指正 55 五 行文规则 不得夹带 请示 事项 一般不越级 56 请示 57 一 功用适用于向上级机关请求指示 批准 二 特点1 求复性2 单一性 58 1 请求批准的请示2 请求帮助的请示人力 物力 财力方面 政策方面政策界限把握不准 有些问题不明确 三 类别 59 四 写作模式 1 卒章显志式 先述缘由 后写事项 2 开门见山式 先提事项 后述缘由 在依据要素特别复杂的情况下 为使理由陈述清楚 可采用 60 写好请示缘由的要求 1 合情合理 2 具体充分 3 清楚明白 61 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者若是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 给予抚恤 另一种意见认为 只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故 不管被害者有无劳动能力 都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来的实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请批复 省高级人民法院 年 月 日 62 五 请示的行文要求 1 必须一文一事2 不能多头请示一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 用抄送 但不得抄送其下级机关 3 不得越级请示有必要时 要抄送被越过机关 63 六 请示与报告的区别 行文目的不同请示 请求指示或者批准报告 反映情况2 内容要求不同请示 请求事项报告 说明情况3 行文时限不同请示 事前报告 事前事中事后 64 函 65 一 功用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 66 1 使用的广泛性2 行文的多向性3 写作的灵活性 二 特点 67 三 类别 按照内容性质和用途划分1 商洽函2 问答函3 请求批示和批复事项的函按行文方向划分1 去函2 复函 68 四 格式与写法 1 函可以不设文头 不编文号 不写标题 2 发函缘由 函的写作一般都比较短小 简明扼要地说明来函的目的事项即可 一般不宜展开论述 3 事项 答复对方的函 首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括 然后针对对方的要求 逐一进行答复 4 结语 请研究函复 以上意见 请予函复 盼复 特此函告 特此函复 69 公文的写作过程 70 公文的构成要素 材料 文章的 血肉 主题 文章的 灵魂 结构 文章的 骨架 语言 文章的 细胞 71 公文的材料 是形成观点的基础 是表现观点的支柱材料的使用要点1 材料要点面结合既有综合概括性的数据和概况 又有具体深入的事例的典型情节 2 材料之间要有较强的逻辑关系各部分 各类 各个材料以主题为核心 综合说明总体情况 3 材料要处理好详略关系最切题的材料 最典型的材料 最新的材料要详细 反之则略 72 公文的主题 公文主题 三要素 中心思想 原委背景 行文目的公文的主题主要来自于三个方面 单位领导工作实践文件文献 73 公文的结构 公文的结构方式具有程式化的特点 五个要素 三个部分 五个要素 依据 公文制作的原由 背景 政策 理论 法规等 目的 公文达到什么意图 文种承启语 以文种为动词的过渡性语言 事项 公文的具体内容 是公文的重点 要求 提出希望 要求 三个部分 前言 主体 结尾 74 各市 县 自治县人民政府 省府直属单位 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌 为广东省争了光 依据 为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩 为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动 培目的养青少年热爱科学 勇于进取的精神 目的 省人民政府决定 文种承启语 一 给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元 内容 希望袁汉辉同学和受表彰的单位 戒骄戒躁 再接再厉 争取更大成绩 要求 75 公文的语言 特点 简明 准确 庄重 规范 1 用书面语书面语尤其能够形成庄重 规范的特点 例 2 用专业术语由于其特定的内涵规定 大大地增强了准确性 例 76 口语 改革开放后 农民的钱包一年比一年胀 日子越过越好 就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜公文 改革开放后 农民的收入年年增加 生活越过越