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公函写作 第十六组 刘培杰林娟沈安荣 1 公函的写作 函的来源 古代公文 公牍 写好后 再加一个木片 称为 检 封面 中间的下凹部分 后来指整个公文 信函 函件 函的性质 商洽性 典型的平行文 函的古称 关 刺 牒 移 2 函的特点 应用广泛 单纯具体 文字表达简练 行文格式规范 函的用途 平行和不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 3 公函的写作 函的种类 一 按行文可分文去函和复函两种 二 按用途可分为商洽 联系 函 询问函 答复函 和请求批复函 答复审批函 1 商洽函 典型的平行文 用语应平等礼貌 商量征询 2 询问函 写法靠近请示 行文方向为同级主管部门 3 答复函 审批函 写法靠近批复 行文方向为同级 注意事项 直陈其事 语言的分寸感 4 规范性公函的写作 结构内容写法 5 结构 公函由首部 正文和尾部三部分组成 6 主要包括标题 主送机关两个项目内容 1 标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 2 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 首部 内容 7 正文 其结构一般由开头 主体 结尾 结语等部分组成 1 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 2 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 8 三 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见或请主管部门批准等 四 结语 通常应根据函询 函告 函商或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 特此函询 商 请即复函 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用 此致 敬礼 五 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容 署名机关单位名称 写明成文时间年 月 日 并加盖公章 9 撰写函件应注意的问题 首先要注意行文简洁明确 用语把握分寸 无论是平行机关或者是不相隶属的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 至于复函 则要注意行文的针对性 答复的明确性 其次 函也有时效性的问题 特别是复函更应该迅速 及时 像对待其他公文一样 及时处理函件 以保证公务等活动的正常进行 10 公函的写法 商洽函的范例 关于商洽代培统计人员的函 某财经大学 得悉贵校将于3月份举办统计人员讲习班 系统培训统计工作人员 国务院 关于加强统计工作的决定 下达后 我厂曾打算集训现职统计人员 但由于力量不足 未能实现 现在贵校决定举办讲习班 我厂拟派10名统计人员随班学习 请你们代培 如同意 将是对我厂统计工作的有力支持 代培费用由我厂如数拨付 盼予复函 某仪表厂一九九六年四月三日 11 公函的写作 询问函的范例XX公司 我方在 XX卫视 上看到贵公司的广告 对贵公司的金属箱及各类刀具甚感兴趣 请贵方附表内之项目 以CIF新加坡报价函告 并将最早交货日期 付款条件及经常订购的折扣 亦一并予以说明 本公司对各类日用金属杂货每年需求量甚大 请贵方惠赠一份目录及详细说明 敬上发函者 年月日 12 公函的写法 请求函的范例XX公司 贵方月日来函告知200件总价以天津运 保费在内之报价单敬悉 谢谢 本公司同意贵方报价并盼贵方接受本函作为洽谈中货物之正式订单 请将货物交第一批船期装运 付款今天已由银行汇票支付 基于贵我双方商业上往