国际化企业通用管理文案(212)公司事务用品管理规定

制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-1公司事务用品管理规定一、购买第一条 主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理 员统一负责。第二条 订购数量根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷 制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科 长提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的 规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品 第三条 采购方法如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，在这种情况下，按照成本最小的原则 ，选择直接去商店购买，或者采取订购的方式。第四条 订购单各部门申请的事务用品中，如果包含着需要订购的事务用品的话，申请部门还必须另填一份 订购单，经事务用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量 、单价，以及向何商店订购等等。第五条 追踪签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-2第六条 接货所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题， 就在送货单上加盖印章，表示收到。进而，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。第七条 支付收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作 好登记，转交出纳科负责支付或结算。第八条 分发事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各 营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督 检查部门保存，以作为日后作用情况报告书的审核与检查依据。二、申请与分发领用第九条 申请手续各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账登 记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。第十条 分发手续1.接到各分事业单位的申请书(两份)之后，进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申 请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。 2.发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分 事业单位。签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-33.用品寄出后作好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书， 转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位 。第十一条 报废处理对决定报废的事务用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处 理有关事项。三、保管第十二条 填写台账所有入库事务用品，都必须一一填写台账(卡片)。第十三条 保管必须清楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫；必要时要实行防虫等保全措施。 第十四条 盘存事务用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致， 如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条 印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随时记账，进行加减，计 算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。第十六条 持有量调查必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，作出调查。 调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量(未用量)，作出统计，向上报告。事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账 中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-4四、监督与调查第十七条 调查科职责1.对总公司各科室进行调抽。(1)核对用品领用传票与用品台账。(2)核对用品申请书与实际使用情况。(3)核对用品领用台账与实际用品台账。2.对分事业