第二章-行政公文概况与格式PPT课件.pptx

第二章行政公文概况与格式 第一节行政公文概述第二节行政公文格式课堂练习 2020 3 23 1 第一节行政公文概述 一 行政公文的概念二 行政公文的制发目的 作用 三 行政公文的制发要求 特点 四 行政公文的种类 2020 3 23 2 第一节行政公文概述 一 概念行政公文 是行政公务文书的简称 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 2020 3 23 3 第一节行政公文概述 二 制发目的 一 联系上下左右 二 指导工作开展 三 方便查询利用 四 规范受文对象的行为 五 晓谕受文对象 2020 3 23 4 第一节行政公文概述 三 制发要求 一 体现法定的权威性 二 传达内容的政策性 三 明晓作者的法定性 四 了解处理的程序性 P243 五 知悉体式的规范性 P241 42 246 53 六 明确读者的特殊性 2020 3 23 5 第一节行政公文概述 四 种类命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要下行文七种上行文两种平行文两种通行文两种 2020 3 23 6 第一节行政公文概述 1 命令 决定 通报在奖励功能上的区别 1 使用机关级别不同 命令的使用级别最高 省以下的机关多用决定 通报 决定的发文者往往是被表彰对象的间接上级 若发文者是表扬对象的直接上级 常常用通报行文 2 内容事项不同 命令多用于表彰取得突出成就或作出重大贡献的单位和人员 决定用于授予荣誉称号或给予物质奖励 承载的是上级机关的认定 通报主要是宣传先进人物或集体的先进事迹 号召人们学习 2020 3 23 7 第一节行政公文概述 2 决定 通报在惩戒功能上的区别 1 内容事项不同 决定需要定性 如给予某种处分等 通报不需定性 主要是希望收文单位吸取教训 防止类似事件再次发生 2 针对性不同 决定只针对人员 不针对集体 通报既可以针对人员 也针对集体 2020 3 23 8 第二节行政公文的格式 现行国家公文格式是国家技术监督局1999年12月27日发布于2000年1月1日起实施的国家标准 其全称为 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 国家行政机关公文处理办法 国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日起施行 2020 3 23 9 一 公文用纸及相关尺寸公文用纸 A4纸210mm 297mm公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 2020 3 23 10 二 公文各要素 国家行政机关公文处理办法 第十条规定 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 P241 绝密 机密 级文件还应当标明公文份数序号 眉首 主体 版记 2020 3 23 11 1 眉首 1 公文份数序号若需 用阿拉伯数字 顶格标识 在版心左上角第1行 编写时采取编虚位的方式 前面不加 第 字 2 秘密等级和保密期限一般有 绝密 机密 秘密 三等 若需 顶格标识 在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 顶格标识 在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 2020 3 23 12 1 眉首 3 紧急程度 特急 急件 若需 顶格标识 在版心右上角第1行 两字间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级标第1行 紧急程度第2行 4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文时应使主办机关名称在前 补充 发文机关的主次顺序涉及文件的签发顺序 发文字号的标注和加盖印章等系列问题 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 保证公文首页显示正文 距版心上边缘25mm 上报公文距80mm 2020 3 23 13 1 眉首 5 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 xxx 2011 1号 在发文机关标识下空2行 居中 红色反线上4mm处 年份和序号用阿拉伯数字标识 年份数字标全 不加 年 字 用 括入 序号不编虚位 不加 第 字 补充 A 机关代字 人民政府和党委机关习惯上用 XX发 如 苏政发 职能部门 企事业单位习惯用 XX字 如 苏教字 或都不用 B 函 批复的发文字号可以在机关代字中嵌入文种 如 X函 2010 X号 X复 2010 X号 2020 3 23 14 1 眉首 补充 发文字号的其他类型A 流水号 第XX号 如用于命令的 令号 标于标题下方 多用于以个人名义发布的各类公文 以任期为始终 此外 公告 公报 政府办法等知照性文书也常用这种形式 B 期号 用于简报 通报 政务信息类文体 C 不用发文字号 如通告 公告 公报 法律 法规类决定 2020 3 23 15 1 眉首 6 签发人 签发人 xxx 上报公文须标识签发人姓名 平行列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办签发人姓名下按发文机关顺序依次顺排 最后一个签发人姓名与发文字号处在同一行 在红反线上4mm处 补充 公文签发是从法律上确认公文生效的标志 2020 3 23 16 公文首页版式 2020 3 23 17 上报公文首页版式 2020 3 23 18 2 主体 1 公文标题公文标题应准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类 完整式标题 发文机关 事由 文种如 国务院关于推进农村改革发展若干重大问题的决定 事由部分一般是由 关于 引起的一个介词结构 准齐式标题 发文机关 文种 事由 文种如 镇江市公安局通告 关于加强廉风建设的决定 文种式标题 不用于正式文件 只供登报 张贴等使用转发式标题 包括批转 转发 印发 在红色反线下空2行 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 2020 3 23 19 2 主体 2 主送机关主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或规范化简称 在标题下空1行 左侧顶格标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将其移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 补充不设主送机关 人民政府的令 公告 通告 公报 会议通报 党机关的意见 决定 决议 规定 条例等 2020 3 23 20 2 主体 3 公文正文在主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 补充 正文结构 一般为缘起 展开 收束缘起 正文的开头部分 一般写明发文的原由和目的 意见 作用等 展开 对主体内容的具体阐述 应在分析问题 说明理由 阐述措施等方面下功夫 收束 文稿的收尾 呼应开头和文体 常以惯用语作结 如 妥否 请批准 此复 特此函复 特此通知 希望贯彻执行 等 2020 3 23 21 公文首页版式 2020 3 23 22 上报公文首页版式 2020 3 23 23 2 主体 4 附件说明与附件 如有 附件说明 在正文下1行 左空2字 标识 附件 如有序号 用阿拉伯数码 附件 1 附件名称后不加点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 及其序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 及其序号 5 成文日期用汉字将年 月 日标全 零 写为 2020 3 23 24 2 主体 6 印章印章是公文生效的标志 A 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 2020 3 23 25 2 主体 印章下弧无文字印章下弧有文字 2020 3 23 26 2 主体 B 联合行文印章需盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 需盖3个以上印章时 主办机关印章在前 每排最多3个印章 两端不得超过版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 在最后一排印章之下右空2字标识成文日期 补充 需盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将发文机关名称或简称按主次顺序排列相应位置 并加盖印章其上 2020 3 23 27 2 主体 7 附注如有 在成文日期下一行 居左空2字 加圆括号 补充 附注一般标注的是印发传达范围 如 此件发至县团级 此件发至省军级 此件传达至一般干部 等 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 2020 3 23 28 公文末页版式 2020 3 23 29 联合行文末页版式1 2020 3 23 30 联合行文末页版式2 2020 3 23 31 3 版记 1 主题词由类别词 类属词 文种词组成 类别词反映公文的类别 如 能源 交通 人事 类属词反映公文的具体内容 如 石油 煤炭 铁路 公路 任命 待遇 文种词公文的文种 如 通知 请示 顺序 类别词 类属词 文种词 数量 三到五个 位置 居左 顶格标识 主题词 词目之间空一字 2020 3 23 32 3 版记 2 抄送机关如有 在主题词下1行 左空一字 标识 抄送 机关名称间用顿号或逗号隔开 回行时与冒号后的机关名称对齐 最后一个机关名称后标句号 如 抄送 省委组织部 省委宣传部 省公安厅 省人事厅 省教育厅 如主送机关因数量过多而移至主题词下 标识方法同抄送机关 2020 3 23 33 3 版记 3 印发机关和印发日期位于抄送机关之下 无抄送机关 在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 4 其他反线 版记各要素下均加一条反线 宽度同版心 位置 版记在公文末页 印发机关和印发日期在最后一行 2020 3 23 34 课堂练习 1 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有和的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 2 下列不同于其他三者的文种是 A 命令B 决定C 通知D 议案3 下列属于行政公文眉首部分的是 A 标题B 主题词C 发文字号D 成文日期4 下列属于行政公文版记部分的是 A 附件B 签发人C 主题词D 附注 2020 3 23 35 课堂练习 5 下列属于行政公文主体部分的是 A 发文机关标识B 抄送机关C 印发机关D 主送机关6 公文的成文日期制定的标准是 A 拟稿日期B 核稿日期C 签发日期D 印发日期7 主送机关是指 A 发文机关