安全环保部档案管理实施办法.doc

.浙江新农化工股份有限公司企业标准安全环保部档案管理实施办法1 目的为规范安全生产、环境保护、职业卫生档案及痕迹资料的管理，特制定本制度。2 适用范围本实施办法适用于安全环保部所属各科室人员3 职责31部门负责人作为部门档案管理的直按责任人，全面负责部门各类档案的管理；32兼职档案员负责部门内各类档案的收集、审核、检查与归档； 33部门各相关人员及时将档案资料提供给兼职档案员。4 归档分类（详见附表）5 归档的程序及要求5.1 归档标准和要求5.1.1各种合同协议、职工体检档案汇总、外来信息和通知档案归档标准：要求原件即时归档；5.1.2相关部门验收报告档案归档标准：要求包括汇报材料、专家意见、整改材料、整改验证材料、验收批复、验收总结（包括参加人员签到表、会议记录等），事件终了一个月内，每个项目单独立卷，按事由发展顺序排列组合，并编写卷内目录和备考表，经部门领导审核内容真实齐全后归公司档案室；5.1.3环保治理设施设计方案、政府要求提升整治的项目等材料档案归档标准：事件终了一个月内，按时间顺序排列组合，并编写卷内目录和备考表，经部门领导审核内容真实齐全后归公司档案室；5.1.4一般以上事故调查分析材料：包括原因调查、分析、处理决定及声像资料，事故调查结束后一个月内归档。5.1.5 留部门保管的档案（包括各种记录、报表、台帐、公司下发的及电子文档文件等）档案员及时做好归档，年终按时间顺序分别整理装订成册，并编写目录。以上归档的资料统一用黑色钢笔,内容填完整,保持档案的整洁;所需立卷的档案,统一采用档案室规定的档案材料。5.2归档程序不需立卷的资料复印件留部门后，原件由部门兼职档案员及时移交档案室；需要立卷的由兼职档案员按相关归档标准整理，经部门领导审核，达到资料完整、立卷合格后，按规定时间直接向档案室。留部门保管的档案由相应责任人按部门档案保管要求及时整理归档；6 档案销毁留部门保管的档案超过保管期限的，确认已无使用价值的，可按以下程序进行销毁：在档案销毁登记本上登记部门领导审批实施销毁。销毁时必须实行监销制度，指定两人负责监销，以防止档案遗失和泄密，并在销毁登记本的销毁人和监销人一栏签名，注明“已销毁”和销毁日期、地点并签名以示负责。7 检查与考核7.1档案管理的纪律及处分参照中华人民共和国档案法与公司档案管理规定保密管理规定执行。7.2档案管理作为部门重要工作之一,列入绩效考核,未按本实施办法操作每项扣30元,操作不规范的每个点扣10元。8 相关记录安环部档案管理规范一览表附加说明：本标准由安全环保部提出；本标准解释权属安全环保部；本标准需认知的岗位：安全环保部全体人员。安环部档案管理规范一览表序号档案名称归档周期归档位置责任人备注1各种合同协议即时公司档案室张青春复印件留部门2外来信息和通知即时公司档案室潘秀丽复印件留部门3各类证件即时公司档案室潘秀丽复印件留部门4安全设施“三同时”管理档案（包括安全预评价报告及备案批文、安全设施设计专篇报告及备案批文、安全验收评价报告及备案批文、安全现状评价报告及备案批文及消防设计审核、消防设施验收等资料）。验收备案后一个月内公司档案室潘秀丽复印件留部门5危险作业安全管理档案（包括特种作业审批、安全作业票证记录等资料）。三年部门保留潘秀丽装订成册6安全隐患排查及整改记录台帐等资料。三年部门保留潘秀丽装订成册7安全会议档案（包括专题会议、工作会议等各类安全会议记录及签到表。）三年部门保留潘秀丽装订成册8危险源管理档案（包括危险源的辨识、评估、管理、监控等记录和资料。）三年部门保留潘秀丽装订成册9安全培训教育（包括公司年度教育培训计划；新员工入司三级安全教育内容、试卷签及到表；各类公司级安全培训签到；从业人员取证情况；外来施工参观学习人员安全教育）三年部门保留潘秀丽复印件留部门10安全执法监督管理档案：包括各级政府负有安全监管职能的部门组织或下发的安全检查、安全通知及隐患整改等文件资料。即时公司档案室潘秀丽复印件留部门11应急救援（演练）档案三年部门保留潘秀丽装订成册12消防设施台帐三年部门保留潘秀丽装订成册13环保设施“三同时”管理档案（包括环境影响评价报告书（表）及备案批文，试生产申请及批复等资料）。验收备案后一个月内公司档案室潘秀丽复印件留部门14环保设施设计方案终稿、验收资料即时公司档案室潘秀丽复印件（原件文本）留部门15环保执法监管管理档案（包括各级政府环保部门执法监察时下发的各种函件）。即时公司档案室潘秀丽复印件留部门16环境统计档案（包括向上级主管部门上报的各类环境统计报表等资料）。三年部门保留潘秀丽装订成册17排污费档案（包括排污许可证、排污费缴纳通知单和排污费交纳发票等资料）即时公司档案室潘秀丽装订成册18污染物排放监测档案(包括例行的污染物排放监测报告和临时的污染物排放监测报告、在线监测数据台账等资料)三年部门保留潘秀丽装订成册19环保设施运行管理档案(环保设施统计台帐、环保设施运行记录、设施维护等资料)三年部门保留潘秀丽装订成册20公司固废台帐三年部门保留潘秀丽装订成册21三废原始记录三年部门保留郑才涛装订成册22废水检测原始记录次年一月部门保留张璐莹装订成册24职防设施“三同时”管理档案（包括职业病防护预评价报告及备案批文、职业病控制效果评价报告及备案批文、职业病防护现状评价报告及备案批文；职防设施施工、监理、验收、检测等资料）验收备案后一个月内公司档案室潘秀丽装订成册25职业病防护设备、设施管理档案(包括可能产生职业危害的设备登记台帐、运行、检查、维护记录等资料)三年部门保留潘秀丽装订成册26职业危害和申报档案（包括职业危害申报资料和备案回执）三年部门保留潘秀丽装订成册27职业卫生教育培训档案（包括作业场所职业危害因素辨识、告知，职业安全健康教育培训记录、签到表；职业危害事故应急预案及演练记录等相关资料）三年部门保留潘秀丽装订成册28作业场所职业危害因素检测与评价档案（包括年度检测计划、危害因素检测与评价报告、超标原因分析与整改等资料）即时公司档案室潘秀丽装订成册29职业健康监护档案（包括年度职业安全健康检查计划、职业安全健康检查与评价报告、职工职业健康体检报告等资料）即时公司档案室潘秀丽装订