Exp.ABC建议方案书.doc

关于建立ABC项目建设管理信息系统的建议方案（参考稿） 一、 必要性ABC项目的建设受到广泛地关注。项目的业主决心充分发挥才干，把项目建设成为国际一流的工程，成为工程建设的典范。基于这样的考虑，建立ABC项目建设管理信息系统显得十分必要。由于目前实际的国情是，从事项目管理的人员大部分没有经过专业的现代项目管理知识和应用技术的培训。为了使从业人员在项目管理技能方面达到较高的水准，建立项目管理信息系统是一种变通但是可行的选择。通过项目管理信息系统的建设，实现在项目的范围内普及现代项目管理思维方法和应用技能，使管理人员的管理素质得到很大的提高，使将来整个管理行为趋于标准化；使工程项目的质量、投资、进度始终处在受控的范围之内；使参与建设的各方在整体的管理思维之下沟通流畅、协同行进；使项目的技术资料与施工档案在过程中得到及时的整理归档；. 二、 实施过程的几点建议1、 选择成熟的商品化软件，切勿盲目自我开发借鉴国内外实施项目管理成功与失败的经验，建议直接采用成熟的商品化软件，物色真正具有实战经验的专业公司进行项目管理信息系统的规划和实施，在较好地应用商品化软件的基础上，酌情进行二次开发，形成更加全面的集成系统。具体理由如下：项目管理软件委托开发并期望成功，需要至少同时具备如下技能或条件，而在一个企业这些技能或条件的同时并存是很难的：l 开发小组/公司需深刻地掌握当代项目管理理论，并对理论在应用方面的发展、现状、可操作性、适用性有实战经验；l 开发小组/公司需深刻地掌握我国基建项目的程序与规范，同时了解自身特定项目的共性与特点；l 开发小组/公司自身需同时具有工程项目管理专家、软件项目管理专家、软件系统设计专家、软件编程人员；l 工程项目可以等待项目管理系统开发完成后再上马。大量的工程建设项目的业主，在项目初期，抱着极大的管好项目的期望，下决心建立项目管理信息系统，但是由于对软件开发的难度估计不足，选择了委托开发或自我开发后，过程中出现许多问题，最后落入十分尴尬的局面，原因是：l 由于开发人员自身不懂工程及基本建设的常规内容，需求分析很难到位。工程管理人员难以（有时是没有时间）从软件设计的角度考虑/整理出自己的整体需求；工程管理人员往往是工程建设方面的行家，但不一定很懂现代项目管理方法，难以从项目管理系统高度来提出系统化的需求，使系统具有很高的现代项目管理思维，容易造成系统是小部分人的思路，不具有广泛的先进性。l 软件开发人员往往是一边学习工程、基建程序、现代项目管理，一边进行软件系统设计。系统被危险地取决于他们对工程和项目管理的初浅理解上，容易造成系统的先进性、灵活性不够。 l 大量工程由于工期的紧迫性，工程管理人员在工程决定上马后几乎没有时间顾及管理信息需求分析。而信息系统的需求分析是关键，是一项有时间都不能保证成功的难事，工程管理人员没时间配合，至少会造成管理信息系统开发周期延长，造成工程已经开工很长时间了，信息系统还未完成，最终信息系统即使完成了，但是大家已经习惯了原来的工作方式，管理信息系统成为摆设。l 目前很多国内软件企业软件开发过程还不上轨道。由于缺乏严密的开发过程管理，所开发的软件容错性较差，使用不稳定；缺乏开发的文档，软件离开设计者升级十分困难，使后续的发展受到制约。2、 选择知名的专业项目管理软件 市场上五花八门的软件很多，关于项目管理方面的软件也不少。什么样的软件是合适ABC项目的呢？这是必须彻底了解清楚的事情。我们建议选择专业的项目管理软件P3&Exp。具体理由说明如下：l 小软件不能满足要求：任何软件在开发的时候所设想的管理对象（项目）、用户对象、管理深度是不一样的。像微软的Project，她的目标市场并非工程领域，因此她没有工程管理软件的特点。当对整个工程管理没有深刻的要求时，可将她作为计划编制的工具；当对工程的管理有深刻的要求时，就无法使用这样的小软件，必须使用像P3这样的、专门为工程建设领域开发的专业软件。l 很多软件还没有做到符合大项目管理的工作机理：ABC项目投资大、工期短、工程复杂度较高。这样的工程需要形成多用户的计算机软件环境，即同时让不同部门的管理人员能够实现对同一工程数据文件进行存取/修改。只有软件具备了真正多用户的机理，才能使整个参与项目管理的专业人员，随时随地地按照项目管理的策划和要求完成自己的管理工作。否则，整个管理只能算是形似。必须着重说明的是，目前大部分软件都是单用户体系结构，即当有一人已打开某一文件在编辑/计算/存取时，另一人就不能再打开实际上的同一文件，打开的是原文件的副本，造成两个人的修改最终写入了两个不同的文件。这样的工作机理，在面对大型工程管理时是不允许的。大型复杂的工程，由于专业繁多，需要多专业/标段同时反馈完成情况到一个进度文件中，一个专业/标段的进度的超前/滞后对另一个专业未来的影响马上能看出，这就需要多用户环境。以进度控制软件为例，Project是单用户体系，而P3是多用户体系。l 国内的大部分软件是乏味的平台：目前国内开发的一些软件，基本上只实现了信息的堆砌，在项目管理思维的深度方面还很不够。这类软件基本上还是MIS系统或者变异，其最大的问题在于由于没有深邃的管理思维，因此无法让用户在管理方面发生质的变化。3、 选择有实战经验的实施伙伴在选择了P3&Exp这样的国际一流软件后，为了管理信息系统能够在要求的时间内实现既定的作用，一定要选择一家具有大型工程项目管理信息系统实施的合作伙伴协助业主进行工作，并把重点放在信息管理系统与实际业务结合的策划设计上。理由是：l 信息管理系统建设的目的是提高项目管理的水平。系统的硬件/软件的采购相对容易，最难的是，结合项目的特点和软件功能，研究设计出一整套符合本项目的、适合国情却是与国际接轨的项目管理方法。这件事情的难度决定了一定要请有实战经验的实施伙伴。因为这件事情需要同时具备工程、项目管理和软件三方面专家知识，没有实战经验的企业，一般不具备这个条件。l 具有多年实战经验的合作伙伴，在许多方面可以给业主带来别的工程的经验。像普华软件公司在国内实施项目管理有10多年的历史，他们已就大型项目的管理整理出一套适合国内的应用方面，这一点从所附的管理策划中可见一斑。 4、 要求监理和施工单位要配合许多成功与失败的例子告诉我们，项目管理信息系统需要监理和施工单位的全力配合，理由是：l 监理实际上业主管理思想的落实者，监理一定要着实地领会业主建立管理信息系统的意图，在意识上与业主一致起来。业主有必要提供条件使监理能够使用系统，使系统的信息不至于脱节。l 施工单位是具体的项目实施单位，很多第一手的数据需要施工单位提供。因此，施工单位在意识上要重视并严格配合系统数据真实性、时效性的要求。合同工作量大的施工单位应该配备P3和Exp软件，合同工作量小的施工单位可以通过PostOffice或Excel软件上报进度完成情况。5、 最好建立专门的项目管理机构管理信息系统从物理上看，是一个计算机网络加上一些应用软件，实际上她是业主整个管理思想/要求的实现平台。为达到理想的目的，业主单位最好专门设立一个机构，来负责管理设计、管理要求颁布、实施步骤监督、跟踪。就像一个单位实施ISO标准要成立贯标小组一样，项目管理的实施也需要一个类似的机构。目前国外流行的项目管理办公室（PMO）就是这个目的。PMO的人员能够很好理解要求是什么、如何实现，这样责任明确，对落实业主单位建立系统的目的是十分关键的。三、 建议的管理信息系统的特点说明1）商品化程度高建议的管理信息系统是基于国际著名的项目管理软件P3&Exp，辅以二次开发形成的软件构成的。因此本系统具有商品化程度高的强劲特点，这保证了系统的后顾之忧，使业主可以全心身地把精力放在怎样用好、用出效果、规范管理这些大事上。2）管理技术先进P3&Exp作为国际知名的软件，已有20年的历史，她们几乎就代表了项目管理的发展过程和智慧结晶。围绕P3& Exp二次开发的产品，也是普华近10年来根据国内建设项目的特点进行补充延伸开发后，经过大量用户的反复使用和推敲后形成的产品。因此，整个系统的管理技术是融合国情的、真正的国际一流。3）IT技术先进P3&Exp之所以能生存并不断发展，除了先进的管理技术的合理演绎外，IT技术跟上潮流也是原因之一。普华开发的产品，也是采用最新的IT技术。因此系统的IT技术是长期市场环境下具备良好生存能力的企业所能保证的先进水平。4）系统自身投资时效明显本系统的另一个显著特点是投资时效明显。由于采用商品化软件，选用具有实战经验的公司实施，系统的建设周期缩短到极限，因此，业主可以最短的时间内享有系统的效益。四、 系统的构成本系统由如下相互具有接口的软件构成： 1） P3 负责综合进度计划管理。工期计划与进度，投资计划与进度，采购计划与进度，设计计划与进度，质量配合计划，技术方案配套计划等等综合计划的编制、集成、动态跟踪。2） EXP软件负责合同管理和日常往来信息的管理。概算控制管理，合同跟踪管理，采购跟踪管理，进度款支付管理，到货管理，货款支付管理，往来文件管理，往来图纸管理，施工日报等等。3） PowerDoc软件负责从资料整理的角度将所有过程资料从档案管理和竣工资料整理的办法将资料有序管理到系统中，以便查询、统计、竣工资料数字移交。4） PowerLink软件负责将工程进度与概预算结果数据联系起来，实现量费与进度结合的、深刻的项目管理，将中国特色的造价数据，与项目管理的控制方法有机结合，达到辅助决策、控制投资的目的。5） PostOffice软件提供给施工单位进行进度数据的上报。6） Web发布工具包括将进度相关的信息发布成汇总的报告供领导查询/分析的PowerVisioin，以及将合同和现场事务发布成报告，供领导查询/分析的PowerDigger. 如何发布，发布给谁，全部具有权限管理。 7） 由于使用了国际知名的商品化软件，系统实际上还包括了P3&EXP的二次开发工具Ra及ExpSDK，供系统进一步扩充。 Web 发布工具 PowerVision PowerDiggerExpP3PowerDocRa/ExpSDK SDK SDK其他软件PowerLinkemail Post Office五、 管理信息系统的管理手法1、 突出综合、集成管理的作用以现代项目管理技术为纲，针对重大建设项目的特点，全面科学地进行业务链再造，形成多种实用的、相互串联的项目管理软件应用模型。在对业务的整理方面，先形成反映施工现场进度的逻辑网络图，然后将此网络图转给设备物资采购部门，由设备物资采购部门根据施工进度进行设备物资对进度计划的匹配安排；同样得到此施工进度计划网络图的还有负责施工图纸到位的工程技术部门，进行设计图纸的匹配安排；负责质量检验的部门，进行质量检验工作的匹配；负责投资的计财部门，进行完成投资的匹配。等等，如此这般，将业务进行了围绕进度计划的整理。在对业务的串联方面，从工程造价的内容开始、到以网络计划技术（CPM）形成施工进度计划、到匹配各业务计划（建安费、物资、设备、设计资料、质检工作等）、到实际实施过程中完成情况的反馈、完成工作量的结算、进度评价分析、成本评价分析、质量评价分析、进度调整等等全部串联成一个生动的管理体系。(图1，在P3中形成各种计划的集成)2、 具有精深的专业管理深度计划管理、合同管理、采购管理、文档管理、质量管理、投资管理等等都可以利用系统将各自的管理工作做到相当的深度，从而使系统既解决了职能部门的实际工作需要，又使系统集成出来的信息具有相当的实际意义和决策价值。 （图2，进度管理、投资计划与控制用P3软件）（图3，合同管理采用Exp）(图4， 费用监控使用EXP软件)(图5， 进度款与货款支付管理使用EXP软件)（图6，采购与到货管理使用Exp）（图7，资料管理、档案管理使用PowerDoc）3、 灵活科学的编码系统无论是P3，还是Exp，还是PowerDoc和PowerLink,都具有十分精深和灵活的编码系统，这些编码系统为过程中对信息的过滤、汇总、统计、分析带来了极大的方便。这些针对工程设计的编码，是几十年经验的总结。 (图8，P3的WBS是灵活的编码系统之一)4、 理想的上传、汇总原理由于系统具有良好的编码系统，因此在做任何具体工作的时候，都考虑了满足快速上传、汇总的要求。进度上传、汇总的原理是通过多级计划的方式使工程进度从最末一级能够快速、真实地汇总到第一级；投资成本方面的信息上传、汇总，则是通过层次化的费用科目体系实现。上传、汇总的技术实现采用Internet 技术，通过Web发布给相关的人员，同时具有严密的权限管理。（图9，P3的附件PostOffice用于小施工单位上传、汇报完成情况）（图10，Web发布工具PowerVision让领导通过IE浏览工程信息）5、 有条不紊的文档管理工程建设过程的中管理水平的体现之一是对工程资料的严密管理。及时保存好文档资料的前提下，利用档案的分类方式、技术的分类方式、专业的分类方式、竣工资料移交的分类方式对一份资料实现多方位的检索、组卷、拆卷，使整个项目的信息最终可以通过一个光盘进行保存、移交。6、 严密有序的权限管理适当的人得到适当的信息，这是信息系统的必要功能，P3&Exp作为商品化软件，具有良好的权限管理功能，权限管理可以做到以用户为对象实现对记录的权限管理。（图11，P3的权限管理界面）（图12，Exp的权限管理界面）六、管理信息系统的主干软件的作用建议的管理信息系统运行在计算局域网上，以项目进度管理、合同管理、采购管理、费用支付、投资管理、往来管理为主要管理功能。P3、EXP、财务软件、资料档案管理软件、邮件系统、Web发布为主要软件模块。各模块有局部关联，但是仅限于原商品化软件已经设计好的关联。进一步的关联需要进一步的二次开发。1)、P3进度管理软件她是该基本系统用于进度控制管理的核心软件。利用P3的目的是，想在整个项目执行过程中发挥计划的龙头作用。使计划成为协同行进的依据。(这是现代项目管理的主要精髓，是项目管理能不能达到效果的关键之所在，也是国内水平差距之所在)。P3的作用罗列：P3对于业主、管理公司：l 利用P3编制工程招标计划l 利用P3编制工程项目前期准备计划l 利用P3编制工程项目实施指导计划l 利用P3编制工程项目采购计划l 利用P3分析投标单位提交的工程计划l 利用P3分析承包商提交的工程计划l 利用P3协调分析承包商间进度计划冲突l 利用P3分析项目资金需求、编制投资计划、动态控制工程费用对于监理：l 审查承包商计划l 分析监控工程进展趋势l 动态分析工程资源需求、工程施工强度l 动态监视控制工程费用l 安排现场监理工作l 核实工程进度与量费实际情况对于承包商：l 利用P3编制工程投标计划l 利用P3编制工程项目前期施工计划l 利用P3编制工程项目实施总进度计划l 利用P3安排劳动力计划l 利用P3安排施工机械、机具计划l 利用P3编制设备、材料需求与采购计划l 利用P3编制施工图纸、施工文件计划l 利用P3做质量检验计划l 利用P3做安全计划l 利用P3协调内部及分包商间资源冲突、优化工程计划l 利用P3监控工程进度，预测未来工程进展l 利用P3进行项目动态经济分析 2)、EXP合同控制管理软件 EXP对于业主、管理公司:l 利用EXP进行工程投资及筹资情况管理l 利用EXP进行工程及采购合同管理l 利用EXP进行支付与结算管理l 利用EXP进行变更与索赔管理l 利用EXP进行工程信息管理l 利用EXP进行项目费用分析l 利用EXP进行物资交接管理l 利用EXP进行送件审查管理EXP对于监理:l 利用EXP监控合同执行l 利用EXP审查承包商进度款支付申请l 利用EXP监控工程物资l 利用EXP审查承包商送审l 利用EXP记录工程信息l 利用EXP分析工程费用EXP对于承包商:l 利用EXP管理工程合同l 利用EXP管理工程采购l 利用EXP进行进度款支付申请l 利用EXP提交/跟踪送审资料l 利用EXP进行工程合同执行信息记录l 利用EXP进行成本管理l 利用EXP管理与业主/总包等信息交流的管理 3)、资料档案管理与竣工移交软件l 按国家档案管理规范对文件进行分类、存储、查阅l 按国家工程施工竣工资料移交规范对施工过程中的文件进行分类、存储、查阅l 按ISO要求进行分类、存储、查阅l 按企业内部其他管理要求进行分类、存储、查阅4)、Web发布l 发布工程工期进度状况（可任意选择分类，可设置权限）l 发布工程投资完成状况（可任意选择分类，可设置权限）l 发布进度完成情况指数及趋势（可任意选择分类，可设置权限）l 发布建安合同执行统计报表 （可任意选择分类，可设置权限）l 发布采购合同执行统计报表（可任意选择分类，可设置权限）l 发布所有往来（可任意选择分类，可设置权限）l 发布责任工作5)、其他应用软件系统还可使用任何专用的应用软件，例如财务软件、概预算软件、内部邮件系统、OA系统等等。这些应用软件各自单独运行，通过二次开发实现与系统的接口和集成。七、管理信息系统的实施 建立管理信息系统的目的是发挥切实的作用，为此，如何运用P3/EXP等骨干