洁卫公司公文写作及公文处理流程培训课件PPT课件.ppt

清洁卫生服务有限公司公文写作及公文处理流程培训 二 一三年八月一日 内容 一 开展公文培训的意义二 公文基本知识三 公文处理流程四 公文的常见错误及注意事项 一 开展公文培训的意义 上级重视 要求 关于征求 广东省机场管理集团有限公司公文处理办法 修改意见的通知关于进一步规范公文格式的通知关于进一步规范公文处理的通知公司自身发展要求 对内 提高工作效率 使沟通更加顺畅对外 提高企业形象能够间接得看出一个公司的管理是否专业化 职业化 二 公文基本知识 旧版的公文处理办法及公文格式文件1 中国共产党机关公文处理条例 1996年5月3日中共中央办公厅发布2 国家行政机关公文处理办法 2000年8月24日国务院发布3 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 最新公文处理条例及公文格式文件 1 党政机关公文处理工作条例 中共中央办公厅 国务院办公厅2012年4月6日发布2 党政机关公文格式 GB T9704 2012 国家质量监督检验检疫总局 国家标准化管理委员会2012年6月29日发布最新的公文处理工作条例第42条决定 停止执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 最新的公文格式标准于2012年7月1日起正式实施 此标准是对国标 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 的修订 目的是提高党政机关公文的规范化 标准化水平 一 党政机关公文的概念 根据2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发 党政机关公文处理工作条例 规定 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况等的重要工具 二 常用公文文种 最新条例规定 党政机关公文种类主要有15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 新条例的公文的种类更加丰富原 国家行政机关公文处理办法 中规定公文种类为13种 新条例中规定公文种类为15种 增加了 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 和 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 同时将 会议纪要 改为 纪要 我们公司最常用的公文 9种 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 决议 决定 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 批复 适用于上级机关答复下级机关请示事项 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 董事会 总经理办公室 支委会等 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 一般事务公文 计划 总结 简报 大事记 讲话稿 办法 规定 细则 证明等特点 1 没有固定的 严格的格式 一般根据企业的实际需要来制作2 没有独立运行的功能 正式报送需借助一载体 经常用报告 函或者通知作载体 三 公文的分类 按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 上行文 指下级机关向所属上级机关的发文 如请示 报告 平行文 指平行机关或不相隶属的机关之间的发文 如函 通知也可以作为平行文来发文下行文 指上级机关对所属下级机关的发文 如命令 指令 决定 决议 公报 公告 通告 通知 通报 批复等 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其密级要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 按其使用属性 可分为党政机关公文 一般事务公文等 四 公文格式要素 版头6个要素份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人主体9个要素标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附件 附注版记3个要素抄送机关 印发机关和印发日期PS 新版较旧版增加了 份号 发文机关署名 减少了 主题词 PS 并不是每一份公文都必须包括以上所有要素 五 公文格式 公文用纸采用A4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 推荐使用36mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 推荐使用27mm 版心尺寸为156mm 225mm 一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 36mm 35mm 36mm 27mm 27mm 符号与字体要求发文字号的括号用 而不是用 代替 正确书写格式 穗机场洁卫发 2013 1号 发文字号 3号仿宋体 公文标题 2号小标宋体 公文正文 3号仿宋体 其中正文中第一层次的小标题可用3号黑体 成文日期 附件 附注 等要素 3号仿宋体 主送机关 抄送机关 印发机关及日期 4号仿宋体 页码 4号宋体正文结构层序序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 成文日期 正确写法应为 2013年1月1日 三 公文处理流程 发文流程图 收文流程图 发部门其他人处理 结束 内部呈批件流程图 呈批件流程图 四 公文的常见错误及注意事项 一 格式要素方面常见错误 1 发文字号不规范 如 用 代替 序号编虚位 加 第 字 正确书写格式 穗机场洁卫发 2013 1号2 公文字体书写不规范 正确的方式 发文字号 3号仿宋体 公文标题 2号小标宋体 公文正文 3号仿宋体 其中正文中第一层次的小标题可用3号黑体 成文日期 附件 附注 等要素 3号仿宋体 主送机关 抄送机关 印发机关及日期 4号仿宋体 页码 4号宋体 3 公文标题编写不规范 1 省略文种 如 洁卫公司关于开展安康杯活动 省略了文种 2 多加书名号 如 关于印发 洁卫公司XXXX会议材料 的通知 不规范 应去掉其中的书名号 3 多层转发 又如 关于转发 广东省委办公厅关于转发的通知 简单规范的写法应为 转发国务院关于做好公文处理工作的通知 4 生造文种 洁卫公司关于某某问题的解释 4 附件标注不规范 附件 不规范的标法 附件 一 广州白云国际机场股份公司公文处理办法 二 广州白云国际机场股份公司行政管理办法 不需要增加书名和符号 不使用中文数字 应使用阿拉伯数字 附件 规范的标法 附件 1 广州白云国际机场股份公司公文处理办法2 广州白云国际机场股份公司行政管理办法 5 正文结构层序序数不规范正确写法 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 6 成文日期不规范 例如 二00六年一月一日 或 二零零六年一月一日 正确写法 2013年1月1日 7 落款不规范 错误 只写成文日期 正确 应写发文机关名称和成文日期 8 盖章不规范 一是随意盖章 歪歪扭扭 二是盖章位置不是偏左就是偏右 三是成文日期横在印章中间 四是印章压在正文上 规范的盖章应该是 成文日期右空4字 印章顶端应上距正文一行之内 端正 居中下压成文日期 当印章下弧无文字时 采用下套方法 即仅下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方法 即印章中心线压在成文日期上 9 附注标示不规范 一是标注在印章和成文日期左上方 二是标注在印章和成文日期右下方 三是标注在最后印发机关和印发日期下面 规范的标注应该是 在成文日期下空一行 居左空两字加圆括弧标识 二 内容方面常见的错误 1 报送渠道不规范按规定 上行文应当主送直接上级机关 而不是上级机关的内设机构 如果确实需要向上级机关内设机构行文就必须是该内设机构能处置的具体业务事宜 而且适宜用函行文 2 向业务主管部门使用 请示 行文向业务主管部门行文要求审批事项 不管级别高低 都应该用 函 行文 但许多单位用了 请示 有的甚至使用 申请 3 请示 主送上级机关同时送领导个人按规定 请示 一般只写一个主送机关 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 但有些单位将 请示 主送领导个人 这样既不规范 也给办文部门带来不便 4 主送上级机关的公文 又抄送给某内设机构按照公文处理有关规定 公文发给一个单位后 都由收文单位的办公室负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门 发文单位不应在多头抄送给收文单位的领导人和内设机构 在主送给上级机关的同时 又抄送给内设机构 受文单位办理公文时会造成混乱 三 行文规则方面常见的错误 1 报告与请示不分 1 内容要求不同 请示的内容要求一文一事 报告的内容可一文一事也可一文数事 2 侧重点不同 请示属于请示性公文 侧重于提出问题和请求指示 批准 报告属于陈述性公文 侧重于汇报工作 陈述意见或者建议 3 行文目的不同 请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题 报告的目的是让上级机关了解下情 掌握情况 便于及时指导 4 行文时间不同 请示必须事前行文 报告可以在事后或者事情发展过程中行文 5 报送要求不同 请示一般只写一个主送机关 受双重领导的单位报其上级机关的请示 应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关 主报机关负责答复请示事项 报告可以报送一个或多个上级机关 6 篇幅不同 请示一般都比较简短 报告的内容涉及面较为广泛 篇幅一般较长 7 标题写作不同 一般来讲请示的标题中不写报告二字 就是xxx关于xxxxxx的请示 报告的标题中不写请示二字 就是xx x关于xxxxxx的报告 8 结束用语不同 请示的结尾一般用 妥否 请批示 或 特此请示 请予批准 等形式 请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求 报告的结尾多用 特此报告 等形式 一般不写需要上级必须予以答复的词语 9 处