会计信息系统管理PPT课件.ppt

1 会计信息系统管理 2 学习目标 理解信息系统生命周期的概念掌握企业级会计信息系统的特点掌握企业信息系统项目管理掌握会计信息系统运行管理了解会计信息系统的评价 3 主要内容 6 1会计信息系统管理概述6 2会计信息系统建设的项目管理6 3会计信息系统的运行管理6 4会计信息系统的评价 4 6 1会计信息系统管理概述 会计信息系统的管理从广义上讲 涉及整个系统的生命周期 即包括从无到有或由旧变新的系统开发管理 系统投入运行后的运行管理及系统评价等 6 1 1会计信息系统管理的重要性6 1 2会计信息系统管理的目标和任务6 1 3会计信息系统规划6 1 4人员培训 5 6 1 1会计信息系统管理的重要性 信息技术和管理信息系统的发展极大地促进了生产 经营 促进了管理 但同时也向我们提出了许多带有根本性的问题 1 信息系统的建设和应用是一项费时费力的艰巨复杂的系统工程2 提高科学管理水平 为信息系统的实用创造有利的条件3 用信息技术来促进企业管理4 提高企业文化培养新一代的工作人员 使之适应新技术应用和企业转型的挑战 6 6 1 2会计信息系统管理的目标和任务 1 信息系统的生命周期2 会计信息系统管理的目标3 会计信息系统管理的任务 7 6 1 2会计信息系统管理的目标和任务 1 信息系统的生命周期任何事物都有产生 发展 成熟 消亡或更新的过程 信息系统也不例外 任何一个信息系统在使用过程中随着其生存环境的变化 都需要不断维护 修改 当它不再适应的时候就要被淘汰 就要由新系统代替老系统 这种周期循环称为信息系统的生命周期 从宏观上讲 任意一个信息系统的生命周期都可以分为系统规划 系统分析 系统设计 系统实施 系统运行和维护等五个阶段 8 6 1 2会计信息系统管理的目标和任务 2 会计信息系统管理的目标管理的根本目的是提高效率和效益 对于会计信息系统而言 就是要最小的资源投入取得最大的经济效益和社会效果 9 6 1 2会计信息系统管理的目标和任务 3 会计信息系统管理的任务从会计信息系统生命周期规律出发 会计信息系统管理的基本任务包括 1 会计信息系统的规划管理 2 会计系统建设 包括开发和实施 管理 3 会计信息系统的应用和维护管理 10 6 1 3会计信息系统规划 系统规划是管理信息系统生命周期的第一个阶段 这个阶段的主要目标是制定管理信息系统的长远发展方案 决定管理信息系统在整个生命周期内的发展方向 规模以及发展进程 系统规划是企业信息系统的长远发展规划 是建立管理信息系统的先行工程 是在系统开发前进行的 也称为总体规划或战略规划 系统规划是决策者 管理者和开发者共同制定和共同遵守的建立信息系统的纲领 是企业战略规划的一个重要组成部分 一个好的系统规划将意味着系统开发的顺利进行和成功 进行系统规划需要做以下几方面的工作 1 成立会计信息化的领导机构2 管理咨询3 会计信息系统规划 11 6 1 3会计信息系统规划 1 成立会计信息化的领导机构建立会计信息化领导机构的基本目的是为制定和执行会计信息化系统总体规划提供组织保证 根据我国会计信息化工作的实践经验 会计信息化组织管理机构的设立和作用的发挥 是一个单位会计信息系统能否建设成功的首要因素 需要给予高度的重视 组织管理机构应由单位负责人挂帅 由相关职能部门的负责人和技术骨干参加 组织管理机构的主要任务和职责是 制定本单位会计信息化工作的发展规划和计划 组织会计信息系统的建立 建立会计信息化管理制度 组织有关人员参加会计信息化培训和学习 监督会计信息系统的正常运行 12 6 1 3会计信息系统规划 2 管理咨询作用体现在 1 准确把握和描述企业事业单位的应用需求 为企业制定合理的技术战略和技术方案 2 帮助企业选用合适的会计软件 3 辅助企业进行软件的安装 调试和系统集成 4 对企业原有的业务流程进行重组 制定规范合理的新的业务处理流程 5 结合软件的功能和新的业务流程 组织软件实施过程 6 组织用户进行培训 辅助企业建立会计信息系统的管理制度 7 负责应用软件系统在企业中的正常运行 8 根据应用软件 为企业提供会计数据进一步分析利用的方案 9 负责系统正常运行后的运行审查 13 6 1 3会计信息系统规划 3 规划在进行会计信息化系统建设咨询的基础上 结合本单位企业管理和会计管理的现状 根据企业未来发展的目标和发展战略 进一步进行会计信息系统建设分析 科学制定会计信息化建设的规划和具体实施方案 14 6 1 3会计信息系统规划 信息系统规划主要包括以下六个方面的内容 信息系统的总目标 发展战略与总体结构的确定 企业现状分析 进行可行性研究 企业流程重组 对相关信息技术发展的预测 资源分配计划 15 6 1 3会计信息系统规划 系统规划的步骤 确定规划的基本问题 收集初始信息 评价系统状态和识别计划约束 设置目标 识别系统限制因素 进行项目可行性研究 提出项目的实施进度计划 写出管理信息系统规划 上报企业领导审批 16 6 1 4人员培训 信息系统的知识是非常广泛的 企业管理人员与企业信息系统专业人员的培训内容应各有侧重 对管理人员的培训要结合企业的实际 多举实例 在条件许可的情况下安排一些演示与参观 通过培训使各级管理人员明确开发与应用信息系统对企业生存与发展的重要意义 在了解与掌握基本概念的基础上打消顾虑 使他们能积极参与信息系统的开发 并为下一步的应用做好准备 对企业信息系统管理专业人员的培养应把重点放在系统知识与系统规范方面 培养方法除强调在实践中学习外 还可以采取委托培养 进修与请人系统授课等方法 17 6 1 4人员培训 管理人员的培训重点应该是基本概念与一些结合具体项目的必需知识 一般建议的培训内容如下 1 信息系统的基本概念 包括信息的概念 性质与作用 系统的概念与特点 信息系统的概念 意义 开发方法与开发过程概要等 2 计算机基本知识 包括计算机硬件与软件的基本概念 常用管理软件的功能与人机界面的格式 网络与通信的基本概念等 3 管理方法 主要讲解现代管理方法的基本思想 数据分析与管理决策的基本概念与常用方法 4 本企业信息系统介绍 信息系统的目标 功能及总体描述 开发计划 主要事项与配合要求等 5 本企业信息系统的操作方法 18 6 2会计信息系统建设的项目管理 6 2 1项目及其特性6 2 2项目管理6 2 3项目组织6 2 4信息系统项目管理的过程 19 6 2 1项目及其特性 项目是一种一次性的工作 它应当在规定的时间内 由为此专门组织起来的人员来完成 它应有一个明确的预期目标 还要有明确的可利用的资源范围 它需要运用多种学科的知识来解决问题 没有或很少有以往的经验可以借鉴 20 6 2 1项目及其特性 项目的特点可以概括如下 项目由多个部分组成 跨越多个组织 因此需要多方合作才能完成 通常是为了追求一种新产物才组织项目 可利用资源预先要有明确的预算 可利用资源一经约定 不再接受其他支援 有严格的时间界限 并公之于众 项目的构成人员来自不同专业的不同职能组织 项目结束后原则上仍回原职能组织中 项目的产物其保全或扩展通常由项目参加者以外的人员来进行 21 6 2 2项目管理 项目管理是在一个确定的时间范围内 为了完成一个既定的目标 并通过特殊形式的临时性组织运行机制 通过有效的计划 组织 领导与控制 充分利用既定有限资源的一种系统管理方法 22 6 2 2项目管理 项目管理具有以下基本特点 1 项目管理是一项复杂的工作 2 项目管理具有创造性 3 项目有其寿命周期 23 6 2 3项目组织 项目管理需要集权领导和建立专门的项目组织 项目的复杂性随其范围不同变化很大 项目愈大愈复杂 其所包括或涉及的学科 技术种类也愈多 项目进行过程中可能出现的各种问题多半是贯穿于各组织部门的 它们要求这些不同的部门做出迅速而且相互关联 相互依存的反应 但传统的职能组织不能尽快与横向协调的需求相配合 因此需要建立围绕专一任务进行决策的机制和相应的专门组织 这样的组织不受现存组织的任何约束 由各种不同专业 来自不同部门的专业人员构成 因此 复杂而包含多种学科的项目 大都以矩阵方式来组织 这是一种着眼于取得项目和职能组织形式两者的好处的组织方式 24 6 2 3项目组织 项目负责人 或称项目经理 在项目管理中起着非常重要的作用 项目管理的主要原理之一是把一个时间有限和预算有限的事业委托给一个人 即项目负责人 他有权独立进行计划 资源分配 指挥和控制 项目负责人的位置是由特殊需要形成的 因为他行使着大部分传统职能组织以外的职能 项目负责人必须能够了解 利用和管理项目的技术逻辑方面的复杂性 必须能够综合各种不同专业观点来考虑问题 但只有这些技术知识和专业知识仍是不够的 成功的管理还取决于预测和控制人的行为的能力 因此项目负责人还必须通过人的因素来熟练地运用技术因素 以达到其项目目标 也就是说项目负责人必须使他的组织成员成为一支真正的队伍 一个工作配合默契 具有积极性和责任心的高效率群体 25 6 2 4信息系统项目管理的过程 项目生命期可以分为4个大的阶段 1 概念阶段 conceive 2 开发阶段 develop 3 执行阶段 execute 4 结束阶段 finish 上述四个阶段也相应称作启动 计划 实施与收尾4个部分 26 6 2 4信息系统项目管理的过程 1 项目的启动阶段项目的启动阶段 即提出概念的阶段 C 包括识别需求 可行性研究分析和项目评估等 该阶段涉及需求 问题或机会的识别和确认 是客户和承约商在项目前期交互 使需求清晰化的一个过程 客户向个人 项目团队或承约商征询需求建议书 提出满足所投资项目需求和解决问题的要求 项目团队或承约商需要根据客户需求提出需求分析说明书 或建议书 相关技术和实施方案等 同时双方都要完成可行性分析 项目立项 项目评估等 27 6 2 4信息系统项目管理的过程 2 项目的计划阶段项目的计划阶段 也就是开发阶段 D 该阶段对前一阶段的各要素进行提炼 确立解决需求或相关问题的具体技术的 管理的或实施的方案 将会有一个或多个承约商向客户提交书面项目建议书 需求申请书或需求分析说明书等 其中应该包含项目背景描述 目标确认 工作范围界定 资源计划 进度计划 质量控制计划和承诺 费用估算和相关的技术及实施方案 等等 如果是竞标项目 还要决定是否投标 其项目建议书可转化为总投标书 这一阶段有一个很重要的工作 所有的文件及其标准 都将在此阶段产生并确认 如合同 验收使用 沟通及控制的标准文件等 28 6 2 4信息系统项目管理的过程 3 项目的实施阶段项目的实施阶段 即执行阶段 E 该阶段开始于客户已经选择了能更好地满足其需求的个人或承约商 并与该个人或承约商签订了项目合同 项目团队已经组建后 根据项目建议书 进一步详细制订实施计划 然后执行该计划 对项目合同 采购 质量 沟通 费用 进度 资源 变更 阶段审计等进行实际的管理与控制 以实现项目目标 达到客户的需求 获得用户的认可 29 6 2 4信息系统项目管理的过程 4 项目的收尾阶段项目的收尾阶段 即结束阶段 F 该阶段是在项目实施完成后的一个检查和交付的过程 包括对项目范围的确认 围绕交付成果的质量 文档资料的验收 项目交接与清算 项目审计和评估 收尾一般都强调投资方的项目审计和评估 但实际上承约商除了要参与投资方的项目审计和评估外 其自身应该从项目可行性 项目管理及实施等角度来审计和评估项目完成的情况和实施及管理质量 这是因为客户的接收或验收通过只能作为项目完成的依据 还不能作为承约方的项目实施及管理成功的依据 有可能在成本 进度 质量等方面有重大缺陷 比如项目质量和进度绩效非常好 但成本严重超支 导致合同利润的严重下降或已无利润可言 那么该项目就不能算是成功的项目 30 6 2 4信息系统项目管理的过程 虽然项目生命期可以划分为以上4个阶段 但每一个项目依据其业务需求 实施内容 复杂程度和规模大小等因素 不一定必然经历以上4个阶段和按照这4个阶段发展 一个典型的信息系统集成项目 通常再划分为如下阶段 需求分析阶段 系统分析阶段 系统设计阶段 系统开发阶段 网络系统集成测试 软件系统集成测试 整体测试阶段 项目收尾阶段 31 6 3会计信息系统的运行管理 6 3 1信息系统的日常运行管理6 3 2组织机构6 3 3规章制度 32 6 3 1信息系统的日常运行管理 1 系统运行前的准备工作2 会计信息系统的初始化3 会计信息系统的运行4 会计信息系统的维护 33 6 3 1信息系统的日常运行管理 1 系统运行前的准备工作系统运行前的准备工作 主要包括人员培训和结构调整两方面工作内容 34 6 3 1信息系统的日常运行管理 2 会计信息系统的初始化系统初始化工作是系统运行的第一步 要做的事情就是进行一些建账的初始设置和基础数据的录入 这就需要将准备录入计算机的有关手工数据进行搜集 整理和审核 相关基础工作做好后 即可进行会计软件的初始化 会计软件的初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程 即根据使用单位的业务性质 通过对会计软件进行具体限定以及输入基础数据等一系列操作准备工作 将通用软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件 以及从手工处理方式转化成会计信息化方式 例如 账务处理初始化的主要内容包括设置系统总体参数 设置核算单位 启用日期 编码规则等 设置凭证类别 设置会计科目 输入期初余额 设置自动转账分录等 35 6 3 1信息系统的日常运行管理 3 会计信息系统的运行 1 人机并行利用计算机进行会计核算的初期是人机并行期 即在会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程 这是试运行阶段 在此期间 通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验 考察会计软件数据处理的正确性 针对发现的问题进行相应的调整 调试 培养和提高相关人员的操作熟练程度和业务处理能力 并通过实践 进一步健全和完善各项会计信息化内部管理制度 通过系统的试运行 为保证系统正式投入后的正常运行做好各种准备 36 6 3 1信息系统的日常运行管理 3 会计信息系统的运行 2 替代手工记账人机并行期结束后要甩掉手工账 实现计算机代替手工记账 根据财政部的规定 采用计算机替代手工记账的单位 应当具备以下条件 配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备 配备了相应的会计信息化工作人员 建立了严格的内部管理制度 用计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上 取得一致的核算结果 37 6 3 1信息系统的日常运行管理 3 会计信息系统的运行 3 日常运行计算机替代手工记账后 会计软件的日常运行通常包括输入凭证 凭证审核 记账 成本计算 输出账簿 编制报表等内容 输入凭证 输入凭证指输入各种原始凭证和记账凭证 凭证输入前 应先对凭证的合法性 正确性 合理性 真实性 完整性等内容进行检查 同时还要根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码 编号等内容 进行预处理 以方便凭证输入 凭证审核 输入的凭证或由计算机自动编制的记账凭证 必须由另一人审核后才能用于记账 审核的内容包括凭证是否合法 合理 正确 完整和真实等 打印出的机制记账凭证应由制单人员 审核人员 记账人员及会计机构负责人 会计主管人员等签名或盖章 记账及成本计算 记账 计算成本等处理是由计算机自动完成的 只要将原始数据正确输入计算机 计算机就能够按事先设计的程序完成各种账簿的登记和各种计算工作 输出账簿 信息化会计核算下 日记账必须及时打印 明细账和总账可以根据需要按月 按季或按年打印 不满页时 也可满页后再打印 打印输出的账页应连续编号 经审核无误后作为正式账页装订成册 并由记账人员和会计机构负责人 会计主管人员签名或盖章 编制报表 计算机自动编制会计报表的工作通常于每月月末进行 38 6 3 1信息系统的日常运行管理 4 会计信息系统的维护计算机信息系统的维护是指保证会计信息系统正常运行的各种工作 它贯穿于会计核算和会计管理工作的整个过程 1 计算机硬件设备的维护 2 系统软件和会计软件的维护 3 会计数据的安全维护 4 用户需求维护 39 6 3 1信息系统的日常运行管理 4 会计信息系统的维护 1 计算机硬件设备的维护计算机硬件设备的维护的内容主要有 经常对有关设备进行保养 保持机房和设备的整洁 防止意外事故的发生 定期对机房的安全措施进行检查 如消防和报警设施 地线和接地 防静电 防雷 防电磁波等设备 在出现硬件故障时 及时进行故障分析 并做好检查记录 等等 40 6 3 1信息系统的日常运行管理 4 会计信息系统的维护 2 系统软件和会计软件的维护系统软件维护的主要任务是 检查系统文件的完整性 是否为正版软件 系统文件是否被非法修改等 会计软件的维护是会计信息系统维护的主要工作 主要包括操作维护 程序维护和需求维护三个方面 会计软件的维护内容包括 发现问题要及时解决 对正在使用的会计软件进行修改 对通用会计软件进行升级等工作 要有一定的审批程序 对软件修改 升级 要保证实际会计数据的连续性和安全性 并设专人进行监督等 41 6 3 1信息系统的日常运行管理 4 会计信息系统的维护 3 会计数据的安全维护会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密 防止对数据和软件的非法修改和删除 如 经常进行备份工作 对磁性介质存放的数据要保存双备份 备份盘应定期检查或复制 健全必要的计算机病毒措施 指定系统发生意外事故时会计数据的维护制度等 42 6 3 1信息系统的日常运行管理 4 会计信息系统的维护 4 用户需求维护随着管理理念和信息技术的不断发展 会计信息系统也应在不断地在维护中实现它自身的动态变革 与信息技术人员不同 会计人员对会计信息系统的维护重点突现在如下几点 根据会计管理变革的新需求 提出对会计控制规则和会计信息规则变革的新需求 协助信息技术人员正确理解 抽象和描述上述规则 在信息技术人员完成规则变革的信息设计后 会计人员对会计信息系统的新功能进行验收评测 43 6 3 2组织机构 根据会计信息化工作的特点 要做好会计工作 充分发挥计算机会计信息系统的作用 必须根据本单位实际情况和会计工作的要求 合理设置会计部门的组织机构及工作内容 除了要按国家对会计工作的统一要求来组织会计工作外 还应考虑以下几点 1 企业的管理模式和组织机构设置 2 业务规模和性质 3 现有技术和人员状况 4 注重效益 44 6 3 2组织机构 一般地 会计信息化后 会计部门有如下几种组织形式可供选择 1 信息中心与会计部门并列的组织形式2 单位没有独立的信息中心的组织形式3 信息部门集中管理 信息中心和会计部门信息化组同时存在的组织形式 45 6 3 3规章制度 为了对会计信息系统进行全面管理 保证会计信息系统安全 正常运行 在企业中应切实建立健全会计信息系统岗位责任制度 以及操作管理 会计档案管理等工作制度 并在工作中做好贯彻落实 1 建立岗位责任制2 操作管理3 维护管理4 档案管理5 病毒预防 46 6 3 3规章制度 1 建立岗位责任制实现会计信息化后 单位要按照会计信息化的特点和要求 加强对会计信息化系统使用人员和维护人员的管理 按照 责 权 利相结合 的原则 明确系统内各类人员的职责 权限并与利益挂钩 建立 健全岗位责任制 切实做到事事有人管 人人有专职 办事有要求 工作有检查 会计信息化后的工作岗位可分为基本会计岗位和信息化会计岗位 基本会计岗位可分为 会计主管 出纳 会计核算各岗 稽核 会计档案管理等工作岗位 信息化岗位是指直接管理 操作 维护计算机及会计软件系统的工作岗位 基本会计岗位和信息化会计岗位 可在保证会计数据安全的前提下交叉设置 各岗位人员要保持相对稳定 中小型单位和使用小规模会计信息化系统的单位 可根据本单位的工作情况 设立一些必要的信息化岗位 许多岗位可以由一个人担任 47 6 3 3规章制度 2 操作管理会计信息系统的正常 安全 有效运行的关键是操作使用 操作管理其主要体现在建立与实施各项操作管理制度上 如果单位的操作管理制度不健全或实施不得力 都会给各种舞弊行为以可乘之机 如果操作不正确 会造成系统内地数据的破坏或丢失 影响系统的正常运行 也会造成录入数据的不正确 影响系统的运行效率 直至输出不正确的账表 因此 单位应建立健全操作管理制度并严格实施 以保证系统的正常 安全 有效地运行 操作管理制度主要包括 上机运行系统的规定 操作员职责 操作权限 操作规程及会计业务处理程序 48 6 3 3规章制度 3 维护管理维护工作的管理工作主要是通过制定维护管理制度和组织实施来实现的 维护管理制度的主要内容包括 系统维护的任务 维护工作的承担人员 软件维护的内容 硬件维护的内容 系统维护的操作权限 软件修改的手续等 49 6 3 3规章制度 4 档案管理会计信息系统的系统文档不是事先一次性形成的 它是在系统开发 运行与维护过程中不断地按阶段依次推进编写 修改 完善与积累而形成的 可以说 如果没有系统文档或没有规范的系统文档 信息系统的开发 运行与维护会处于一种混沌状态 这将严重影响系统的质量 甚至导致系统开发或运行的失败 当系统开发人员发生变动时 问题尤为突出 因此 有些专家认为 系统文档是信息系统的生命线 没有文档就没有信息系统 50 6 3 3规章制度 5 病毒预防计算机病毒是危害计算机信息系统的一种新手段 其传播泛滥的客观效果是危害和破坏计算机资源 轻则中断或干扰信息系统的工作 重则破坏机内数据 造成系统重大甚至是无可挽回的损失 因此 在会计信息系统的运行过程中必须对计算机病毒问题给予充分的重视 根据病毒独特点和侵害过程 防范计算机病毒的主要措施有以下基本方法 建立网络 防火墙 以抵御外来病毒或 黑客 对网络系统的非法侵入 使用防病毒软件经常对系统进行检查以防止病毒对计算机系统的破坏 不断改进数据备份技术并严格执行备份制度 从而将病毒可能造成的损失降低到最低程度 51 6 3 3规章制度 1 建立岗位责任制2 操作管理3 维护管理4 档案管理5 病毒预防 52 6 4会计信息系统的评价 会计信息系统建成并投入运行后 要在日常管理工作的基础上 定期对其运行状况进行集中评价 系统评价的目的是通过