电子(网络)发票应用系统用户指南.doc

电子电子 网络网络 发票应用系统用户指南发票应用系统用户指南 软件版本 V1 0 发行日期 2016 年 5 月 1 日 1 目录 1 1 系统安装系统安装 1 1运行环境 3 1 2系统安装 3 2 2 系统初始化系统初始化 8 8 2 1登录 8 2 2首页 9 3 3 基础信息基础信息 1010 3 1领购信息 10 3 2付款方信息 11 3 3开票项目说明 13 3 4用户设置 16 3 5开票点设置 17 4 4 发票开具发票开具 1919 4 1发票开具 19 4 2红字发票开具 21 4 3发票作废 24 4 4调整打印参数 25 5 5 发票查询发票查询 2626 2 5 1发票开具情况查询 26 5 2提交验旧 28 6 6 数据应用数据应用 2828 6 1记账清单生成 28 6 2记账清单查询作废 31 7 7 库存分配库存分配 3232 7 1库存分配 32 7 2发票接收 34 7 3发票退回 35 7 4发票收回 37 3 1 1 系统安装系统安装 1 1 运行环境 安装之前 必须准备好软件与硬件环境 本节介绍的内容会帮助您 提供必要的操作环境 请仔细阅读 软件配置软件配置 操作系统 Win2000 XP Vista Win7 Win8 Win10 系统日期 必须设置成当天日期 日期格式 YYYY MM DD 本项在 开始菜单 设置 控制面板 区 域选项 日期标签页 中设置 硬件配置硬件配置 CPU Pentium3 742 及以上 内存 最小 256 MB 内存 硬盘 200 MB 的可用空间 网络配置网络配置 直接连接互联网 拨号 DDN 宽带等 通过局域网连接互联网 1 2 系统安装 1 2 1 启动计算机 1 2 2 从网站下载安装包 4 1 2 3 运行安装文件 详细如下 1 下载下来的安装包是压缩格式的 如图 2 先将该程序进行解压 解压后文件如下图 3 双击 install exe 进行安装 会出现如图界面 可选择快速安 装或者自定义安装 自定义安装界面如下 5 注 注 路径可以根据需要自行选择 建议 改路径只修改盘符后面的 路径为默认即可 安装过程如图 6 4 安装完成后会出现以下提示 7 5 点击立即体验 首先进入打印测试界面 如图 6 输入税号或者社会信用代码和企业名称 点击下一步打印 7 观察打印出的发票是否正常 根据打印测试情况选择相应 的结果 8 注 如果打印不太顺利 则会弹出选择原因的界面 如图 选 择相应的原因 点击完成测试 2 2 系统初始化系统初始化 2 12 1 登录登录 安装完毕后 桌面上自动建立本系统的快捷方式 双击该图标启动 系统 提醒 电脑上安装的杀毒软件防火墙有可能对本系统拦截 当跳 出拦截提示时 请点击允许操作 用原来的广东省国税网上办税大厅登录的用户名和密码 9 在登录窗口中点击 登录 即可打开本软件 提醒 本系统支持多企业操作 在登录界面直接输入需要登录的企 业的用户名和密码就可以 登录后 系统会自动下载基本信息和核定信 息 2 22 2 首页首页 正式登录后您看到的系统首页 如下图所示 注意 下图仅供参 考 请以实际系统为准 界面左边是常用菜单栏 右上角和左下角有显示当前企业名称和账 号 税号或者社会信用代码 同时 右上角有首页 修改密码 使用 帮助 注销登录等功能 注意 管理员密码取自网上办税服务厅 不可 10 以修改 除此 首页上还列出了发票名称 开票类型 单张限额 核定 数量 剩余数量等信息 点击操作下的开具可直接进入开票界面 建议 登录系统先点击刷新按钮 更新一下发票的库存信息 提醒 开具发票的时候 左下角会显示开票人姓名 如果想更改 可以选择基础信息里的用户设置修改登录账号的姓名 或者在开具界面 开票人地方双击可直接更改 3 3 基础信息基础信息 3 13 1 领购信息领购信息 业务说明 通过本功能可下载领购信息 并可查询历史领购信息 操作说明 1 选择 领购信息 查询条件默认展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如图 2 选择 下载领购信息 出现日期选择 按领购时间段获取 如下图 11 领购信息下载成功后会出现结果提示 如下图 3 23 2 付款方信息付款方信息 业务说明 通过本功能设置企业往来客户的信息 在开票时可快速选择常用的 付款方信息 无需反复录入 操作说明 1 选择 基础信息 付款方信息 查询条件默认为展开 需要 隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如图 12 2 增加 点击 增加 如下图 输入付款方编码 付款方名称 等信息点击确定 3 修改 点击 修改 如下图 可修改已经存在的付款方信息 4 删除 点击 删除 会跳出确认信息的提示窗口 如下图 点击确定 可以删除选中的付款方信息 13 5 导出 点击 导出 如下图 可将选中的付款方信息导出成 excel 格式的表 6 导入 点击 导入 如下图 可以将设置好的 excel 格式的付 款方信息导入到软件中 14 3 33 3 开票项目说明开票项目说明 业务说明 录入企业常用开票项目信息 通过本功能设置 在开票时可快速选 择票面需要打印的开票项目说明 无需反复录入 操作说明 1 选择 基础信息 开票项目说明 查询条件默认为展开 需 要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 2 增加 点击 增加 如下图 输入开票项目编码 开票项目 名称等信息点击确定 15 3 修改 点击 修改 如下图 可修改已经存在的开票项目 4 删除 点击 删除 会跳出确认信息的提示窗口 如下图 点击确定 可以删除选中的开票项目 5 导出 如下图 可将选中的开票项目说明导出成 Excel 格式的表 6 导入 点击 导入 如下图 可以将设置好的 excel 格式的开 票项目导入到软件中 16 3 43 4 用户设置用户设置 业务说明 通过此功能可以添加修改删除操作员 本功能只有管理员可操作 操作说明 1 增加 点击 增加 如下图 用户编码为税号或社会信用代 码加 001 002 003 等依次类推 17 提醒 开具发票的时候 左下角会显示开票人姓名 如果想更改 可以选择这个界面所添加的操作员登录 或者在开具界面开票人地方双 击可直接更改 2 修改 点击 修改 如下图 注意 只可修改管理员账号的姓名和说明 其他账号除了用户名都可修 改 3 删除 点击 删除 可直接删除某操作员 如图 3 53 5 开票点设置开票点设置 业务说明 18 通过本功能设置开票网点 提醒 分网点没有该功能 操作说明 1 增加 通过本模块输入开票点编码 开票点名称 增加所需的 开票点 如图 2 修改 增加过的开票点可以通过本模块进行修改 如图 3 删除 点击删除跳出确认信息 如下图 点击是可以删除某开票 点 19 4 4 发票开具 发票开具 4 14 1 发票开具发票开具 业务说明 通过本功能进行发票开具 本系统支持在线和离线两种开票方式 建 议开票时 保持网络畅通 操作说明 1 选择 发票开具 发票开具 如下图 先选择需要开具的发 票种类以及开票项目 不同的发票种类和开票项目对应的发票票样不一 致 检查好票面无误后 将发票信息录入完整点击开具 20 提醒 如果为离线开票 在本图 重置 按钮的右边有 网络异常 离线开票 的字样 2 开票 下面以开具 通用机打平推式发票 为例 1 依次录入各项发票信息 付款方名称和开票项目说明您可以直接 输入 也可以通过点击下图框中标示的这种按钮进行选择 提醒 开票时录入过得付款方名称以及开票项目说明 会自动维护 在基础信息模块里的付款方信息以及开票项目说明当中 下次开票可 以直接选择 无需重复录入 下面以选择开票项目为例 点击图框中标示的按钮 选择需要的开 票项目后点击 确定 21 以上信息录入完整后点击开具 会跳出确认信息窗口 如下图 点击确定 会弹出另一提示信息窗口 如下图 在打印机里放入对 应的纸质发票 方可开票 点击确定自动跳转打印预览界面 如下图 点击左上角打印 提醒 在本界面也可以调整打印参数 打印按钮右边的小齿轮图标 是页面设 置 点此可在最下方调整打印参数 22 提醒 登录后 默认用户名称为 管理员 如需要修改 可直接 双击开票界面的开票人处 将弹出用户修改界面 输入真实的开票员姓 名后 系统将默认该姓名为开票员 4 24 2 红字发票开具红字发票开具 业务说明 发票开具成功并且已经验旧 验旧时间一般为 48 小时 被对方 要求退回或者发票信息开具错误 可通过本功能进行红字发票开具 操作说明 1 选择 发票开具 红字发票开具 查询条件默认为展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如下图 23 2 红票 发票的冲红需要全额冲红 选择需要冲红的蓝字发票 点击 红冲 如下图所示 然后输入红冲原因 点击 红冲 如下图 点击确定 会弹出另一提示信息窗口 如下图 在打印机里放入对 应的纸质发票 方可开红票 点击确定自动跳转打印预览界面 如下图 点击左上角打印 24 注意 离线开具的发票不能冲红 未验旧的发票也不能冲红 4 34 3发票作废发票作废 业务说明 发票在未验旧情况下 被对方要求退回或者发票信息开具错误 可 在本功能中进行作废 注意 1 目前软件已实现自动验旧功能 正常情况下无需用户 手工导出验旧 2 验旧成功的发票不能进行作废 只能进行冲红 3 已经生成过记账清单的发票不能作废 4 离线状况下不能作废 在线开具的发票 操作说明 1 选择 发票开具 发票作废 查询条件默认为展开 需要隐 藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如图 25 2 作废 查询出需要作废的发票 点击该发票左边作废按钮 如图 然后在下图中输入需要作废的发票的代码号码以及作废原因 点击 作废 26 作废成功后 跳出结果提示如下图 证明作废成功 发票作废后 双击打开该发票查看时 会有发票作废的红色标志 将需 要作废的该张发票放入打印机 点击打印作废标志 如图 将在发票上打印 作废标记 27 4 44 4 调整打印参数调整打印参数 业务说明 发票打印出来 如果有偏移 可以在此模块进行调整 操作说明 先选择发票种类 根据偏移位置调整上下左右的距离 调整好点 击保存按钮 进行打印测试 如下图 注意 单位为毫米 mm 28 5 5 发票查询发票查询 5 15 1 发票开具情况查询发票开具情况查询 业务说明 通过本功能可以查询已经开出的发票 以及发票的验旧情况 操作说明 1 选择 发票查询 发票开具情况查询 查询条件默认为展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 根据需要设置查询 条件 点击查询 如下图 2 已开发票报送 断网情况下可以离线开票 当网络连通时 需 要在本模块中查询出离线开具的发票 手工点击已开发票报送 将离线 开具的发票报送到服务端 发票报送成功后 上传标志显示为上传成功 如下图 29 3 开票信息下载 例如软件重新安装或者换电脑系统安装 之前开过 的发票信息可以通过本功能进行下载查询 如下图 注意 选择的开票 日期时间段不能大于 3 个月 4 单张发票下载 通过本功能可以下载到之前开具的某张发票的 信息 需要输入该张发票的代码号码 如下图 5 导出 excel 如果需要导出电子版的发票信息 可以通过本功能 查询并且导出成 excel 格式 如图 30 6 提交验旧 当发票库存数比较小时 一般是不超过该票种核定 的最大持票数的 20 那么可以手工提交验旧 验旧成功后 纳税人 才可以到税局领购新的发票 注意 1 目前软件已实现自动验旧功能 2 当发票库存数没 有超过核定的警戒值 不能手工提交验旧 点击提交验旧是会有提示信 息如下 7 附列清单打印 开出的发票带附列清单的 可通过本模块选中发票 点击附列清单打印 或者在下面的界面直接双击打开带清单的发票 如 图 直接点击打印清单 下图为清单打印的界面 31 8 发票补打 开过的发票如果想重新打印 可以通过本模块点击发票 补打 或者在下面的界面直接双击打开需要打印的发票 如图 直接点 击发票补打 6 6 数据应用数据应用 6 16 1 记账清单生成记账清单生成 业务说明 32 根据发票开具情况 按照一定时间段将开具过的发票生成一份记账 清单 包含记账清单汇总数据以及记账清单明细数据 本模块设置主要是因为有些发票是单联的 没有记账联 那么可以 通过本模块生成记账清单 以便纳税人后期记账 操作说明 1 选择 记账清单生成 如下图所示 查询条件默认为展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 查询类型可分为开 票方和受票方两种进行查询 注意 1 查询条件开票日期选择不能跨月 2 记账清单当月 可多次生成 3 开具的发票如果付款方证件号码没有录入 那么发 票种类选择受票方的时候是查询不到这张发票的 2 查询出需要生成清单的发票数据后 点击 生成清单 按钮 则会出现记账清单汇总数据以及记账清单明细数据 如图 33 点击保存正式生成记账清单 里面有打印汇总和打印明细 如图 注意 已经生成过记账清单的发票 在本模块中再次点查询就不能查询 到了 打印汇总 如下图 34 打印明细 如下图 6 26 2记账清单查询作废记账清单查询作废 业务说明 本模块可以查看或作废之前生成的记账清单 操作说明 35 选择 记账清单查询作废 如下图所示 查询条件默认为展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 可通过操作下的查 看和作废按钮对生成的记账清单进行操作 注意 只能作废当月的记账清单 7 7 库存分配库存分配 7 17 1库存分配库存分配 业务说明 主分机构的企业 是由主机构领购发票 通过本模块可将领购的发 票分配到各个分网点 注意 本模块只有主机构有显示 分网点没有本 功能 操作说明 1 选择 分配库存 查询条件默认展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如图 36 2 预分配 主机构领购了发票 可以通过这个模块先进行预分配 给分支机构 如图 选择要分配的网点 录入分配数量 点击确定 提示发票分配录入成功 如图 发票状态为预分配 3 撤销 已经预分配给网点的发票 如果有问题或者想重新分配 可以通过本功能进行撤销 选中该行记录点击撤销 撤销成功会弹出提 示如下图 37 4 分配 把需要分配的发票先进行预分配处理 确定没问题后可 以通过本功能进行分配 点击分配后如下图 选择导出的路径 点击保存 则导出 xml 格式的文件 将此文件交 付给分网点 注意 预分配的发票可以撤销 已经分配成功的发票不能 撤销 7 27 2发票接收发票接收 业务说明 38 主机构将发票分配给分网点 通过本模块导入到软件中进行开票 注意 本模块只有分网点有显示 主机构没有本功能 操作说明 1 选择 发票接收 查询条件默认展开 需要隐藏时 点击 隐藏查询 即可隐藏查询条件 如图 2 收回 分网点