秘书工作实务-基础知识之一(文书基础)okPPT课件.ppt

秘书工作实务 授课教师 杨林 高级职业指导师 海南省职业技能鉴定秘书专业高级考评员 1 文书基础 一 应用文书的概念与制发程序二 应用文书的格式三 应用文书的要素四 应用文书的表达方式 2 应用文书的概念与制发程序 应用文书是各级机关 企事业单位 社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称 主要有行政公文 事务文书 商务文书等3类文书 1 通用公文 行政公文 2 通用公文的制发程序3 事务文书 商务文书的制发程序 3 通用公文 行政公文 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 行政公文的使用范围已经远远超出了行政机关范畴 因而被称为通用公文 具体是指国务院2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 中所规定的13种行政公文 即命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 4 通用公文的制发程序 通用公文的制发程序又叫发文办理 就是指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 草拟就是拟写公文草稿 审核就是对公文文稿进行审查核定 签发就是负责人对已审核的文稿予以审定 签字 准予印发 复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对 5 事务文书 商务文书的制发程序 作为公务工具 所有事务文书 商务文书都具有草拟 审核 定稿 公布及操作的制发程序 私事文书不具制发程序 6 应用文书的格式 1 通用公文的用纸及印装格式2 通用公文的眉首格式3 通用公文的主体格式4 通用公文的版记 文尾 格式5 通用公文的特定格式6 事务文书 商务文书的格式 7 通用公文的用纸及印装格式 1 公文用纸采用国际标准A4型 2 公文的印装格式公文排版正文用3号仿宋字 一般每面排22行 每行排28个字 文字从左至右横写 横排 在民族自治地方 可并用汉字和通用的少数民族文字 按其习惯书写 排版 公文应左侧装订 不掉页 保证公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 8 通用公文的眉首格式 通用公文的格式要素可划分为眉首 主体 版记3部分 眉首是红色反线及其以上各要素的统称 按规定由发文机关标识 公文版头 公文份数序号 印刷顺序号 发文字号 签发 会签 人 秘密等级和保密期限 紧急程度 红色反线 间隔横线 等要素组成 眉首格式示意图 下行文图 上行文图 9 下行文的眉首格式示意图 10 上行文的眉首格式示意图 11 通用公文的主体格式 通用公文的红色反线以下至主题词以上两者之间的各要素统称主体 即主体格式包括 公文标题 主送机关 正文 附件及附件说明 印章 发文机关名称 或签署 成文日期 附注 需要说明的其他事项 等 主体格式示意图 前段图1 前段图2 后段图1 后段图2 后段图3 12 上行文主体格式 前段 示意图 13 下行文主体格式 前段 示意图 14 主体格式 后段1 示意图 15 主体格式 后段2 示意图 16 主体格式 后段3 示意图 17 通用公文的版记 文尾 格式 1 主题词 是指公文中代表其内容特征的 最能说明问题的 起关键作用的词 2 抄送机关 是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 3 印发机关和印发日期 印发机关是指具体承办公文印制和发出的部门 印发日期 以公文付印的日期为准 4 版记中的反线和版记的位置 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 版记 文尾 格式示意图 18 版记 文尾 格式示意图 19 通用公文的特定格式 特定格式有三种 即信函式 命令式 会议纪要式 常用的是信函式 附图 和会议纪要式 附图 信函式格式与 文件式 格式相比有以下特点 发文机关标识不同 不标识签发人格式 上白边留得较少 间隔线不一样 份数序号 密级 紧急程度 发文字号等都在武文线之下 会议纪要标识由 XXXXX会议纪要 组成 与常用的简报报头非常相似 20 信函式的特定格式示意图 21 会议纪要式的特定格式示意图 22 事务文书 商务文书的格式 与通用公文相比 事务文书与商务文书的格式呈现出了明显的灵活性与多样性 一是大多不具版头 主体 版尾这样严格的三大版块区域 二是事务文书与商务文书各自包括有多个文种 各有各的格式规范与要求 在书面表现形式上 各有表格式 文章式 书信式 条款式等多种形式 23 应用文书的要素 公文与其他文体一样 也是由一定的要素构成的 这就是人们常说的文章 四要素 1 材料 2 主题 3 结构 4 语言 24 应用文书的要素之一 材料 材料是指为某一写作目的收集 摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据 材料的占有 可以是亲身经历或调查阅读所获 材料的鉴别 就是对材料进行分析 比较的研究过程 材料的选择 1 围绕主题 主旨 发文意图 选择材料 2 选择典型材料 即具有广泛代表性和强大说服力的材料 3 选择真实准确的材料 不能虚构 4 选择生动新颖的材料 材料的使用 1 恰当安排材料的先后顺序 可依据时间的先后 材料的轻重 内在的逻辑联系 说理的顺序 行文的方便等进行安排 总之要便于读者接受 2 确定材料的详略程度 可根据主题的需要 文体的特点而确定 25 应用文书的要素之二 主题 主题的概念 所谓主题 主旨 发文意图 即作者在说明问题 发表主张或反映生活现象时 通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想 确立主题的依据 不能先入为主 主题先行 要以写作目的的实现为依据 以材料本身的意义为依据 26 应用文书的要素之三 结构 对结构的总体要求 严谨 自然 完整 统一 1 标题 2 开头 3 层次 4 段落 5 过渡 6 照应 7 结尾 27 结构 1 标题 标题是文章的命名 鲜明 准确的标题能够给读者留下深刻的印象 1 公文式标题公文标题的构成通常是 发文机关 事由 文种 如 中华人民共和国交通部关于修改 道路运输车辆维护管理规定 的决定 2 文章式标题文章式标题常用于简报 调查报告 总结 述职报告等事务文书 可用单标题 也可用双标题 或两种并用 28 结构 2 开头 1 概述式 以概括叙述有关情况或背景材料为开头 报告 会议纪要等文种常用 2 目的式 以阐述发文的意义 宗旨等作为开头 常用 为了 等介词构成的领启语表明行文目的或用 根据 等句式表明行文依据 3 开门见山式 开篇即直入内容或主题 4 引述来文式 以引述对方来文 来电的标题与发文字号为开头 用于函 批复等公文 29 结构 3 层次 层次指的是文章思想内容的表现次序 它是作者思路开展步骤的体现 最能看出作者逻辑思维的功力 常用的层次方式有 总分式 并列式 递进式 因果式 时序式 三段式等 30 结构 4 段落 1 提行式 即以另起行表示内容转换的方式 如 会议纪要常以惯用语 会议认为 会议指出 会议强调 作为不同段落的区分 2 条款式 即以序数为标志 按不同意思分条列项划段的方式 又称条文式 3 篇段合一式 即一篇文章为一段的划段方式 公文中的转发 印发通知等常采用此种方式 31 结构 5 过渡 过渡在文章中起承上启下作用 使前后相邻的段落自然衔接 常用的方式有 过渡词 过渡句 过渡段等 32 结构 6 照应 如首尾照应 文题照应 行文前后照应等 33 结构 7 结尾 结尾的方式主要有 强调式 期求式 希望式 说明式 秃尾式等 34 应用文书的要素之四 语言 公务文书运用语言的标准是 准确 简洁 平实 以下仅举例说明公务文书专用词语 1 开头用语 2 承启用语 3 引述用语 4 批转用语 5 称谓用语 6 经办用语 7 表态用语 8 结尾用语 35 语言 1 开头用语 用于说明发文原由 意义 根据 或介绍背景材料及情况等 如 为 为了 根据 按照 遵照 依照 鉴于 关于 由于 目前 当前 兹 指现在 兹有 兹将 兹介绍 兹派 兹聘 36 语言 2 承启用语 用于连接开头与主体文部分 起承上启下作用的惯用语 如 根据 决定 根据 特通告如下 依据 公告如下 为了 现决定 为 通报如下 为此 现就 问题请示如下 现将 情况 报告如下 现就 问题 提出如下意见 经 批准 同意 现将有关事项通知如下 拟采取如下措施 经 研究 答复如下 37 语言 3 引述用语 批复或复函引述来文作为依据的用语 如 悉 知道 收悉 电悉 敬悉 欣悉 38 语言 4 批转用语 用于批转 转发 印发通知时的用语 如 批转 转发 印发 39 语言 5 称谓用语 对各机关称谓的简称 如 我 部 贵 局 你 省 本 部门 该 处 40 语言 6 经办用语 表明工作处理过程或情况的用语 如 经 业经 兹经 未经 拟办 拟定 拟 施行 暂行 试行 可行 执行 参照执行 贯彻执行 研究执行 审定 审议 审发 审批 又如 会议听取了 会议讨论了 会议认为 会议指出 会议强调指出 会议通过了 会议决定 会议希望 会议号召 会议要求 会议恳切呼吁 41 语言 7 表态用语 用于表态的语言 如 不同意 原则同意 同意 不可 可办 照办 批准 原则批准 42 语言 8 结尾用语 用于请示 当否 请批准 用于函 请研究函复 盼复 不知尊意如何 盼函告 望协助办理 尽快见复 用于报告 请指正 请审阅 用于批复 复函 此复 特此专复 特此函复 用于知照性公文 特此公告 通告 通知 通报 43 应用文书的表达方式 通用的表达方式有 叙述 描写 对话 抒情 议论与说明 公文以实用为目的 故很少使用描写 对话 抒情 而较多运用 1 叙述 2 议论 3 说明等方式 44 公文的表达方式之一 叙述 叙述是把人物的经历 行为或事物发展变化的过程表述出来的方式 完整的叙述有六要素 即 时间 地点 人物 事件 原因 结果 叙述的人称是作者进行叙述的角度 分为两种 即第一人称 我 我们 和第三人称 他 她 它 他们 叙述方式主要有 顺叙 倒叙 45 顺叙 顺叙是指作者按照事情发展的顺序进行叙述的方式 顺叙是应用文书中最基本的叙述方式 像市场调查报告 总结 报告都按照事件发生 发展的顺序来进行叙述 使用顺叙时要注意对材料的取舍 46 倒叙 倒叙是把事件结局或某个突出片断提到前面先说的叙述方式 倒叙有两种形式 其一 倒 在结局上 其二 倒 在某个片断上 一些叙述性文体 如通报 报告 市场调查报告 简报 消息等 的开头 常常用倒叙的方式先说结局 然后再依事情顺序陈述经过 47 公文的表达方式之二 议论 通过事实材料和逻辑推理 来阐明观点 表明赞成什么或反对什么的表达方式 叫议论 可以分为两大类 立论与反驳 议论有三要素 论点 论据 论证 论证的方法有 例证法 分析法 引证法 对比法 因果法等 48 立论与反驳 立论就是从正面阐述自己观点的正确性 从而把论点建立起来的说理方法 立论又叫证明 反驳就是设法证明对方论点是错误的 从而驳倒对方 树立起自己论点的说理方法 又叫驳论 49 论证的方法 例证法就是用典型事例作论据证明论点的方法 又叫举例法 分析法就是通过分析问题以证明论点的方法 例证和分析是常用的两种证明方法 往往结合在一起使用 引证法是用经典性言论 科学上的公理 定理或生活中的常理作论据来证明论点的方法 对比法是将两种事物进行比较以证明论点的方法 因果法是通过揭示事物之