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第二章行政公文 第一节行政公文概述 1 一 行政公文的概念 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 2 二 行政公文的特点 1 公文由法定作者制发 2 公文的制发具有程序性 3 公文具有法定效力 4 公文具有规范的体式 3 三 行政公文的种类 行政公文从不同的角度分类 可从不同的方面 揭示了公文的特征或属性 一 按适用范围来划分 办法 规定的公文有十五种 决议 公报 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要 4 二 按行文方向来划分 可分为下行文 上行文和平行文 5 三 按缓急程度来划分 可分为特急 急件 一般文件三类 6 四 按保密级别来划分 可分为三个等级 绝密 机密和秘密 7 四 行政公文的行文规则 一 下行文规则 1 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 8 二 上行文规则 1 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告 不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 意见和报告 5 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 9 三 联合行文规则 1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 3 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 10 四 其他行文规则 1 属于部门职权范围的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以部门行文 文中应注明经政府同意 2 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 11 五 行政公文的格式 一 公文的书面格式公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式 组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 1 眉首部分包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等项 2 主体部分包括公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 印章 附注等项 3 版记包括主题词 抄送单位 印发机关和印发日期等项 12 二 公文的特定格式 包括 信函格式 命令格式 会议纪要格式 13 三 公文的排版规格与印制装订要求 1 排版规格 正文使用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 2 用纸要求 公文用纸采用A4型 幅面尺寸为210mm 297mm 3 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 14 第二节 命令 令 决定 意见 一 命令 令 一 命令 令 的概念和种类1 命令 令 的概念命令 令 是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文 它 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 15 2 命令 令 的种类 有 公布令 行政令 嘉奖令 任免令等 16 二 文体结构 1 标题命令 令 的标题形式有 制发机关 作者 加文种 制发机关 事由加文种 授予 式标题 2 发文字号有两种 一是完全式写法 二是发文字号专用 一般领导人名义发布的命令不按照年度编号 而是从任职开始到卸任为止依次编号 3 主送机关发布令 行政令因其面向政府所辖范围内的全体成员 故不用主送机关 嘉奖令有主送机关 17 4 正文 正文是公文的主体 有三种形式 1 单层次式 发布令多数采用单层次 其内容为发布什么法规和施行日期 2 二层次式 行政令多采用二层次 第一层次的内容是发布该令的目的 第二层次的内容为命令事项 3 三层次式 嘉奖令多数为三层次 第一层次写嘉奖的缘由 主要写明嘉奖对象的功勋和业绩 其中时间 地点 事情 原因 结果要交代清楚 此段最后要给功勋业绩定性 第二层次写嘉奖的目的及嘉奖的内容 嘉奖内容有授予荣誉称号的 记功的 晋级的 给予奖金的 第三层次写嘉奖希望 写明对受奖者的勉励与要求 或向有关方面人员提出希望 18 5 附件 颁布法规文件的命令 均以随令公布的法规文件作为附件 在正件中需简要说明批准法规文件的机关 文件标题与正式施行 生效日期以及对文件执行的要求等 在正文下方需注明附件的标题与件数 19 6 落款 在正文右下方标注发文机关领导人的姓名 姓名前要冠以职务 以机关名义发布的命令 也可以不签领导人的姓名 20 7 成文时间 有两种标法 一种是标在标题之下 另一种是写在文尾署名的下方 21 三 写作要求 1 注意 命令 令 的适用范围 命令 令 的作者具有限定性 命令用于任免人员 仅限于任免部长级以上的官员 而一般官员不用命令任免 命令用于嘉奖 也仅限于嘉奖具有重大影响的人或事 普通表彰不用嘉奖令 2 文辞庄严 准确 3 结构严谨 平直 22 阅读例文 23 二 决定 一 决定的概念和种类 1 决定的概念决定是 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适应的决定事项 的公文 24 2 决定的种类 决定的种类有 法规性决定 指挥性决定 知照性决定 奖惩性决定和变更性决定 25 二 文体结构 1 标题决定的标题与其他公文文种标题的格式相同 由制发机关 事由 文种三部分组成 需要注意的是 如果是会议通过的决定 还要在标题的下方居中以括号注明批准 通过的会议名称和会议通过的日期 26 2 发文字号决定的发文字号为完全式 3 主送机关决定的主送机关为应知照的单位或群体 27 4 正文 一般由决定的原因和决定事项组成 决定的原因 即写决定的根据 决定的事项包括具体实施的原则 方法 步骤 关于事件处理 人员表彰 处分的决定 须写明事实和组织处理决定 要求层次分明 条理清楚 每个层次可用数量词或分标题标明 28 5 落款 正文右下方写明发文机关名称 若标题上已有发文机关 则签署可省略 6 成文时间若属会议通过的决定 日期须用圆括号置于标题之下 属领导机关的决定 日期一般放在落款之后 29 三 写作要求 1 原因要写得简短明确 2 决定事项要写得准确具体 具有可行性 30 阅读例文 31 三 意见 一 意见的概念意见是 适用于对重要问题提出见解和处理办法 的公文 意见既可以作上行文 也可以作下行文 32 二 文体结构 1 标题意见的标题由制发机关 事由 文种三部分组成 2 发文字号为完全式 33 3 主送机关为应知照的单位或群体 4 正文一般由意见的原因 见解和事项组成 意见的原因 即写意见的根据 主要写当前存在的问题和解决这些问题的必要性 意见的见解和事项 即围绕核心