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公文行款格式规范运用知识培训 1 PPT学习交流 一 公文定义及处理 公文 主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是进行领导管理和公务活动的重要工具 也泛指各级各类机关 社会团体 企事业单位制订 使用的公务文书 具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文处理 指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 县界有序的工作 2 PPT学习交流 二 公文种类 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文种类包括以下13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 3 PPT学习交流 常用公文种类 1 决定 对重大事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位和人员 变更或撤销下级机关不适当的决定事项 2 通知 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章制度 要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部等 3 通报 表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 4 报告 向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关询问或交办的事项 5 请示 向上级机关请求指示 批准有关事项 6 批复 答复下级机关请示事项 7 意见 对重要问题提出见解和处理办法 8 函 不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准和答复审批事项 4 PPT学习交流 正确使用文种 一 公文标题必须根据公文内容准确使用法定性文种 必须正确使用13种文种 不得使用 办法 规定 细则 建议 指示 汇报 总结 等作为公文文种 5 PPT学习交流 二 请示 与 报告 的适用与区别 请示 是办件 需要回复 适用于向上级机关请求批示 批准 报告 是阅件 一般不需要回复 适用于向上级机关报告工作 反映情况 答复上级机关的询问 文件中只要有请求事项的 就不能用 报告 来请示解决问题 请示 和 报告 这两个文种范围不同 行文目的也不一样 不能把它们合用为 关于某某问题的请示报告 6 PPT学习交流 三 请示 与 函 的适用与区别 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函 和 请示 容易混用主要是在 请求批准 这一适用规定上 请示 的主送机关必须是直接的上级机关 而 函 则是不相隶属的机关 可以是平级 也可以是上下级 7 PPT学习交流 四 报告 和 意见 的适用与区别 报告 的适用范围删去了 提出意见和建议 这一规定 也就是说 现在 报告 中不得再提出意见和建议 向上级机关提出意见和建议 可以使用 意见 这个新文种 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见 可以是上行文 也可以是下行文 还可以是平行文 8 PPT学习交流 三 公文格式 公文中的要素主要为 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等 9 PPT学习交流 一 眉首部分 主要标识公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 标识时 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 2 秘密等级和保密期限 秘密等级是指涉密公文的保密程度 分 秘密 机密 绝密 三级 标识秘密等级时 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 10 PPT学习交流 3 紧急程度 急件公文分为 特急 急件 两种 其中 电报应当分别标识 特提 特急 加急 平急 标识时 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 11 PPT学习交流 4 发文机关标识 发文机关标识由发文机关名称和 文件 二字组成 如 县人民政府办公室文件 等 对一些特定公文可只标识发文机关名称 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称 标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处 上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处 字号一般应小于22mm 15mm 联合行文时 主办机关名称排列在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 12 PPT学习交流 5 发文字号 由发文机关代字 年份 序号组成 如在 县政府办 2012 99号 中 县政府办 指发文机关代字 2012 指年份 99号 指发文序号 整个意思就是XX县人民政府办公室办公室在2012年所发的第99号文件 标识位置在发文机关标识下空2行处 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年代应用全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即不编为001 不加 第 字 13 PPT学习交流 6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空l字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排 同时 使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行 并下移红色反线 使红色反线与发文字号之间的距离保持为4mm 14 PPT学习交流 二 主体部分 主要标识公文标题 主送机关 正文 附件 成文时间 发文机关印章 附注等要素 1 公文标题 一般由发文机关名称 概括而成的公文主要内容和公文种类组成 如 XX县人民政府办公室关于贯彻落实2012年全市廉政建设工作会议精神情况的报告 公文标题是文件内容的高度概括 文字要求准确 简要 概括 书写时要居中书写 用2号方正小标宋简体字 回行时要注意做到词意完整 排列居中对称 间距恰当 做到既有美感 又要避免产生异义 除法规 规章名称加书名号外 公文标题一般不用标点符号 15 PPT学习交流 2 主送机关 指公文的主要受理机关 书写时应当使用全称或规范化简称 统称 上行文一般只写一个主送机关 必须同时报送几个主送机关的 可以用抄送形式 下行文可以有两个以上的主送机关 但是 如果主送机关过多 则一般用规范的统称 标识位置在标题下空1行处 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 16 PPT学习交流 3 公文正文 标识在主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 17 PPT学习交流 4 附件 公文如有附件 在正文下空一行左空2字处 用3号仿宋体字标识 后标全角冒号和名称 附件如有序号 使用阿拉伯数字 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第l行顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件与公文正文不能一起装订 应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 18 PPT学习交流 5 成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 成文日期需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 零 写为 标识成文时间时 右边要空4个字 19 PPT学习交流 6 发文机关印章 公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外 其他公文一律加盖印章 单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm 4mm 以端正 居中 下压成文时间为标准 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 联合行文的印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7个字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 最后一排印章之下右空2字标识成文时间 20 PPT学习交流 7 附注 指需要说明的其他事项 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 上行文的 请示 文种中 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 21 PPT学习交流 三 版记部分 版记位于封四 即双页码 上 主要标识主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等要素 1 主题词 主题词是进行文献标引 存储 检索等工作的工具 位于附注之下 抄送机关之上 它是实现机关办公自动化 提高办公效率和质量的一个重要环节 一般的排列次序为 反映公文内容的主题词在前 反映公文形式的主题词在后 也就是先标类别词 后标类属词 在单主题公文中 反映公文中心内容的主题词在前 反映公文分述内容的主题词在后 在多主题公文中 反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列 主题词 三个字用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号方正小标宋简体字 词目之间空1字 22 PPT学习交流 主题词标引方法 一 一份文件的标引 最多不超过5个主题词词组 主题词在文件的抄报 送 栏之上 顶格写 二 标引顺序是先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映文件内容的词 最后标反映文件形式的词 如 国家邮政局关于核拨基建款的通知 应先标类别词 财政 再标类属词 基建 拨款 最后标上形式词 通知 三 一份文件如有两个以上的主体内容 应先集中对一个主题内容进行标引 再对第二个主题内容进行标引 23 PPT学习交流 四 根据需要 可将不同类的主题词进行组配标引 五 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时 可只在类别词中选择适当的词标引 六 主题词 为3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号方正小标宋体字 词目之间空1字 七 主题词组之间不加任何标点符号 24 PPT学习交流 2 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 公文如有抄送 在主题词下一行 左右空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 25 PPT学习交流 3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 26 PPT学习交流 四 其他 1 格式中的几个用线 在眉首与主体之间 一般用一条红色的间隔线 这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽 采用红色反线 2 用纸 公文用纸一般采用A4型 成品幅面尺寸为210mm 297mm 纸张定量为60g 80g 的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85 90 横向耐折度大于或等于15次 不透明度大于或等于85 PH值为7 5 9 5 27 PPT学习交流 3 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 2 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 黑色油墨应达到色谱所标BL100 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 3 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 28 PPT学习交流 4 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行处 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页与空白页以后的页不标识页码 29 PPT学习交流 5 特殊情况处理 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 必须使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 30 PPT学习交流 四 严格行文规则 一 向下级机关的重要行文应当同时抄送直接上级机关 二 严禁越级行文 公文按隶属关系逐级上报或主机下发 根据领导要求或工作需要确需越级上报或下发的事项 应抄送越过的发文或收文单位的直接上级机关 三 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 四 上报的 请示 性公文 必须一文一事 不能一文几事 一般只主送一个机关 不要一文多送 需要同时送其他机关的 应当使用抄送的形式 31 PPT学习交流 五 上报的 报告 性公文 不得夹带请示事项 凡报告中夹带请示事项的 上级机关概不办理答复 六 除领导交办的事项外 不得以机关的名义向上级领导个人报送 请示 意见 和 报告 七 函 的效力 函 作为主要文种之一 与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力 今后凡是不相隶属的机关之间进行工作联系确需行文时 以 函 的形式行文 八 突发事件和突发事件的续报要准确 及时 快速 做到即收即报 抓紧办理 件件有交待 事事有着落 但要完善报批程序 未经领导机关同意不得越级上报 32 PPT学习交流 五 收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 文件催办 急件在二十四小时后开始催办 一般件在三天至七天后催办 并及时检查 防止漏办和延误 33 PPT学习交流 六 发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 34 PPT学习交流 草拟公文应做到 一 符合国家法律法规及其他有关规定 如提出新规定 办法等 要切实可行并加以说明 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 三 公文的文中应当根据行文目的 发文机关的职权与主送机关的行文关系确定 四 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 五 人名 地名 数字 引文准确 六 使用国家法定计量单位 七 使用规范化简称 非规范化简称应先用全称 后注明 八 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩与剧中作为词素的数字必须是用汉字外 应使用阿拉伯数字 35 PPT学习交流 七 公文行款格式规则与应用 一 标题 标题可占一行 也可上下各空一行 长文章的标题上下可多空几行 甚至独占一页 标题在一行里有两种写法 一是居中 字数少的 各字中间可以空格 二是前面空四格 字数过少不宜采用 副标题是对正标题的补充 可加破折号 与正题 副题开头排列不要纯齐 小标题写于一行居中 上下可空行 但不能超过正题所空行数 标题字数过多可转行 转行时要照顾一行里词或词组的完整 又要在长短上搭配均匀 二 正文 文字 仿宋 GB2312 排列 字序是自左而右 字间距为标准 行序是自上而下 1 5倍行距 一字一格 标点一格 每段首行缩进2个字符 36 PPT学习交流 七 公文行款格式规则与应用 三 页码 超过一页的文稿 每页都必须标注页码 页码用阿拉伯数字标在地脚靠框线处 居中或右下角