开会就要学三星.ppt

让我们的会议变 快 变 准 导读 2 会议令人痛苦吗 1 会议时间长的的公司会衰落吗 3 经营良好的企业的会议 4 经营改革的起点从会议开始 第一章会议文化造就一流企业 我们的目标是1100亿 1 会议时间长的的公司会衰落吗 越是每几个小时就召开的马拉松会议 就越是缺少精髓 意思是说 在长时间的回忆中很难贴近主题 为了打造实力强大的公司 必须通过精心安排的主题 简单明了的讨论和彻底的准备来提高会议的效果 2 会议令人痛苦吗 1 习惯性会议过多地出现 如果发生问题 应当聚在一起面对面地交谈 所以 信息传达或报告性会议大幅增加 延长了额外的会议时间 2 不遵守开始时间和结束时间 由于受错误会议文化 工作很忙 早早到场的人是闲人 等的影响 会议时间推迟5 10分钟以上成为惯例 有关会议的问题 解决方案 可以大致概括为3种 第一章会议文化造就一流企业 经营良好的企业将会议用作如下工具 交流广场 问题解决之所 思想之源 调整方向之所 集体协作的实践之所 变化的熔炉 商业艺术 为了创造 建设性的会议文化 以下几点必须重点考虑 首先 最重要的是 必须使会议参加者明确地了解会议议题并对之进行准备 其次 会议结束之后 应当将整理好的会议内容 会议记录分发给参加者及相关人员 在会议记录中 必须记入关于会议内容摘要和结果的整理情况 并且必须包括哪些任务交给了谁 到何时应该完成任务 如何进行反馈等内容 3 以自我设防为主的会议风气蔓延 以回避责任为主的会议 为会议而召开的会议 在会议中得不出任何结论 即使得出结论也不实施的情形很多 3 经营良好的企业的会议 第一章会议文化造就一流企业 不管战略和事业环境有多好 组织基础不牢固的企业是难以成功的 为了在竞争中连续性地胜利 必需有能够召集成员并发掘出其强烈热情和精力的强大的组织文化 这种强大的组织文化有代表性的形式正是企业的会议文化 会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革 将组织引向一个方向 会议改变则公司改变 4 经营改革的起点从会议开始 第一章会议文化造就一流企业 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 三星在召开会议时有其特有的原则 3 3 7运动 即3种思考 3WayOfThinking 3个原则 3Principles 以及7条规定 7Rules 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 思考会议的必要性 最大限度地减少会议 是否有能够与其他会议合并或委托的方法 是一定要召开的会议吗 不能由自己决定吗 没有更好的方式吗 不能减少参加者吗 不能减少会议频率 时间和资料吗 不能进行更为妥帖的运作吗 不能与其他会议一起召开吗 不能通过权限委托来解决吗 加入其他会议中就不是好的内容吗 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 第一个原则 第二个原则 第三个原则 确定不召开会议的工作日 将会议时间定为1个小时 最多不超过1个半小时 将会议记录整理成一张纸 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 第一条规定 就召开会议而言 最重要的是严格遵守时间 最大限度地减少时间浪费 第二条规定 在会议材料中写明投入会议的经费 去除不必要的浪费 第三条规定 将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人 使会议规模尽可能小第四条规定 明确会议目的 不要转移到其他主题上或者成为闲谈或谈论 第五条规定 事先分发会议资料 在参加会议之前进行讨论 以顺利召开会议第六条规定 就召开会议而言 为了防止以某个特定的人为主进行发言 要让所有参加者发言 并且相互尊重所发表的意见 第七条规定 为了尽可能地减少会议录 仅记录决定了的事项并进行保存 与其他记录方式相比 使用电子黑板时 则复制电子黑板上的内容用作会议录 第二章三星是这样开会的 将会议内容向场外的相关者传达并反映到工作中的会议文化 可以称为三星的3元会议文化 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 1 在有产品的地方召开会议 2 早起型企业 早间会议 3 将效率提高2倍的站立式会议 4 感性充电蒸气浴会议 5 给大脑以刺激的康体会议 6 旨在实现本地化的英语会议 7 连声音都记录的记录会议 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 1 在有产品的地方召开会议 摆脱桌面空谈 走进现场 现场会议不是由经营者坐在会议桌旁召开的会议 而是直接在制造或销售产品的现场召开以解决问题的解决问题型会议 现场可以是工厂 也可以是百货商店 甚至可以是国外 举例 劣质产品焚毁仪式 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 2 早起型企业 早间会议在上班之前 会议大致是在工作开始前结束 高级职员反馈给其他员工 不占用工作时间 非常有效率在早晨召开会议存在比其他时间效率更高的理由 头脑清醒不拖拖拉拉在身体上和精神上不受其他工作的影响 第二章三星是这样开会的 第二章三星是这样开会的 3 将效率提高2倍的站立式会议站立式会议是指 撤去会议室中的椅子 将会议桌制成高高的圆桌 所有人都站着开会 据说人的大脑活动最活跃的时间是在站立的状态下并确定好了结束时间的时候 自从引入站立时会议之后 可以快速地结束大部分会议 三星就这样将会议重点放在效率而不是形式上 继续创造会议文化 第二章三星是这样开会的 4 感性充电蒸气浴会议大脑在放松的状态下可以激发出最优秀的想法 与沉闷的会议室相比 在身心自由的场所召开会议 有助于得出好的想法 不用投入很多费用就可以加强团结 提高作为集体一员的归属感 提高会议效率 第二章三星是这样开会的 5 给大脑以刺激的康体会议啤酒会议或早餐会议的最大优点是在自由的气氛中进行 开放式对话 因此可以毫不迟疑地说出突然闪现的想法和平时难以启齿的建议 康体会议最重要的是所有成员创造能够感性互动的氛围 第二章三星是这样开会的 6 旨在实现本地化的英语会议跨国公司的总裁们对在海外实现 本地化 具有与众不同的热情 这是基于以下判断 只有顺利地进行交流 才能够提高经营效率 不仅如此 只有通晓当地语言 才能够理解当地文化 解读消费者的想法 第二章三星是这样开会的 7 连声音都记录的记录会议 站在巨人的肩膀上 三星的会议文化特征之一就是记录文化 资料的记录和收集是为了不重复相同的失误 记录文化是应对知识创造型时代的捷径 只有以记录形式保存 才能够容易地交换很多想法 进化出更先进的知识 因为有了哥白尼的记录 所以就有了牛顿 因为有了牛顿 所以就出现了爱因斯坦 第二章三星是这样开会的 1 筹划会议 3 对会议事先进行公告 第三章三星不开无准备的会议 团队 互助 1 筹划会议 为了开成高效率的会议 首先应当进行彻底的会议准备 明确目的 制定计划 整理资料 通知开会 布置会场等 其次是主持会议的领导者的心思及号召力 尊重参加者 引导参加者的意见等 和参加者的心思及服从精神 事前讨论资料 积极协助和提出意见等 应当摆正 第三章三星不开无准备的会议 会议主持者在会议开始之前 应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论 Why What Where When Who 寻求为什么必须召开这个会议 是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认 对议题是否符合会议目的进行检查 对会议时间如何 是否很好地遵循时间进行确认 让适合议题的人出席会议 How 对如何得出符合议题的结论进行讨论 5W1H 第三章三星不开无准备的会议 不仅如此 会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多 有如下方面 确定好会议的目的和类型了吗 确定好会议的议题 日期 时间了吗 确定好会议参加者了吗 具备会场和各种备置用品了吗 准备好要分发的资料了吗 充分修饰会议前半部分了吗 会议顺利地进行了吗 充分概况出结论了吗 得出令人满意的结论了吗 分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗 第三章三星不开无准备的会议 并不是仅仅会议主持者必须进行会议准备 会议参加者也有要准备的事项 充分确认会议目的和议题以自身的经验 知识或信息等为基础 就议题进行协商对议题进行分析 讨论其中的问题是什么试着寻求问题的解决对策试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动自己完成资料的准备和草稿 如有必要 也复印一下其他人的资料如果会议主持者和参加者都如上进行充分的准备 会议就会获得良好的效果 第三章三星不开无准备的会议 会议准备从会议目的开始 会议必须存在目的 遵循目的的会议形式有 信息传达型问题解决型订立计划型利益调整型 第三章三星不开无准备的会议 3 对会议事先进行公告 如果必须召开会议 就应当在1周之前 至少在1天之前预先通知 以便做好会议事项的准备工作 应当记入事前通知的项目 会议名称和目的会议主题 讨论项目和会议类型召开日期 开始时间和结束时间召开场所 地址 电话号码 示意图 主持者姓名参加者名单附加会议资料其他 参加者事前必须准备的资料 第三章三星不开无准备的会议 如何能够仅让必要的人员参加会议呢 对会议参加者进行选择的条件 让具有决定权的人参加即使是其他部门的人 如果与会议有关系 也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加让与会议主题有关的专家参加让能够正确表达自己意见的人参加 第三章三星不开无准备的会议 为了开成意见纷呈的会议 就应当将事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料作为坚定不移的原则 理想的情况是 对于定期召开的会议的既定议题 其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行 资料中要多留空白 用这空白记录他人意见的空间 要点 第三章三星不开无准备的会议 有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间 第三章三星不开无准备的会议 会议费用是将会议参加者和对会议进行准备的职员的薪水 按职员分配的劳务费 参加会议的人数 会议时间 及特别使用费 场所租用费等其他费用加起来计算的 计算出的费用细目在会议开始前事先告知所有参加者 通过以金钱来计算会议 职员们可以对自己所参加的会议有多重要产生新的认知 而且 这也可以成为将来确定高效 合理的会议文化的手段 第三章三星不开无准备的会议 会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一 合适的会议场所不仅能提高成效 促进交流 而且可以使参加者感到愉快 提高会议效率 举例 韩国Nestle 雀巢 公司 英资烟草公司 BAT 英美烟草公司 韩国 第三章三星不开无准备的会议 主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一 成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责 遵守会议议程 所有参加者一起相互合作 这才是真正地召开会议 大部分会议无法实现所定的目标 马马虎虎地结束 这是因为主持者在玩忽职守 准备不充分不能发挥自己的作用不具备领导能力不能进行时间控制趋炎附势会议进行方式生硬不能充分整理参加者的发言强调自己的意见或感情不能保持气氛不能得出结论 不受欢迎的会议主持者有如下10种类型 第三章三星不开无准备的会议 了解会议主题 长时间地发表偏离主题或远离主题的谈话 了解会议参加者 人员不同 讨论的层面也不同 准备适当的资料 会议也要表达诚意 不能只带香烟一根 咖啡一杯或者两手 香蕉 准备可证明自己意见的资料 口说无凭 给别人一个理由 绝对不要迟到 会议参与者有十个人 你迟到10分钟的损失就是100分钟 第三章三星不开无准备的会议 第四章三星会议求同存异 第四章三星会议求同存异 会议主持者应当事先预见会议进行方向 以免讨论偏离方向 而且要进行一连串的设问 保留合适的资料 去除不合适的资料 再就是 应当将妥当的意见记录在黑板上 依次擦去没有意义的内容 使参加者的注意力集中在一处 第四章三星会议求同存异 一种方法 是在会议开始时就给出3分钟的时间 用来对议题自由地发表自己的意见 此时 参加者的紧张感消失 大脑思维速度加快 而且产生了亲近感 另一种方法就是 可以通过提问来引导大家参与会议 第四章三星会议求同存异 在会议中争论绝对不合适鼓励思想冲突制止感情冲突 第四章三星会议求同存异 举例 IBM日本公司会议禁用语 第四章三星会议求同存异 对于必须有创造性想法的会议 创造使参加者能够以对等立场召开会议的气氛则很重要 绝对要避免进行傲慢的 炫耀权力的发言 如果带入了上下级关系 职位低或年龄小的职员的独特想法就可能被埋没 方法 试着使用平等的称呼 在统一称呼之后 对于自己的工作和意见 有了与上司相同分量的责任感 职员们对待会议的态度也就不同了 第四章三星会议求同存异 第四章三星会议求同存异 在会议中必须认同并尊重这样的事实 对方有发表自己意见的权力 即使对方发表的意见违背了社会常识 也要尊重其意见 这时会议气氛才能够活跃起来 为了成功地召开会议 与陈述意见同样重要的是 倾听 倾听的表示有很多种 比如发出声音 用眼神表达 用体态语言表达等 在体态语言中 点头 是表达热忱必不可少的方式 第四章三星会议求同存异 试着以 的话 是有可行性的 这一方式进行表达 这种亲近方式 会形成建设性的 互相协助的会议气氛 受到称赞的人为了对别人的关心予以回应 会变得更加意气风发 而欲望强烈的人为了听到更多的称赞 也会变得更加努力 这样 会议气氛会变得亲切和睦 工作效率也必然会上升 第四章三星会议求同存异 在开会议时肯定有这样的人 大忙人 型 无视他人 始终专心于其他事情的人 114接线员 型 12580接线员 会议期间不停接电话 或者没有设定好手机为震动模式 口含糍粑 难开腔 型 肥水不流别人田 反对者 型 只反对不建议 蝙蝠 型 没有主见 摇摆不定 时间杀手 型 说些无关紧要议题 浪费时间 谋财害命 喧闹 型 不听别人发言 吵吵闹闹的人 教授 型 老爱放高调的人 一无所知 型 不了解议题 不懂思考 自己 呆 的人 语言学习机 型 重复别人的调子或者说些 地球人都知道 的事情 第四章三星会议求同存异 在会议中想参与意见的人 再回顾一下 在会议中间不断进行回顾的人 真是不错的想法 专心倾听别人谈话的人 序论是 本论是 结论是 说话死板 苛求章法的人 更进一步讲 就是 延伸想法的人 就我所准备的 事先进行准备 思考再参加会议的人采用 就政治方面而言 就经济方面而言 就文化方面而言 的方式 思路清晰的人时而板起脸 时而面色和善地引导会议气氛的人 第四章三星会议求同存异 在会议中想远离的人 给支烟吧 在没有换气窗的会议室里抽烟的人 就是死也无法让步 一味坚持自己意见的人 我虽然没有方案 但是这个方案好像不对 一味表示否定的人 这个与XX广告相似 那个是我过去做过的 总爱挑毛病的人 自始至终将 沉默是金 作为会议格言的人 那么 如果说三千浦在那儿 只是谈论与会议无关的话题的人 再改换一下想法 善于全盘否定的人 这个有这种问题 那个有那种问题 持否定性想法 态度和行动的人 第四章三星会议求同存异 第五章三星会议的实行方法 第五章三星会议的实行方法 会议主持者有必要在会议结束之前 对所有会议内容进行概括 这种确认工作是一个对双方之间是否存在误解及错误传达的事项进行确认的过程 同时也是一项对下次会议应当解决的议案进行确认的过程 因此不能草草了事 而且 再次强调一下今天的重要决定事项也是很重要的 会议摘要必须与会议目的有直接关系 必须能够回答如下基本问题 我们聚集在一起开会的目的是什么 我们达到目的了吗 下一步我们要做什么 第五章三星会议的实行方法 会议录必须在会议结束后立即进行整理 最迟也要在第二天之前整理并分发给相关的人 这是一个原则 在会议录中 应当包括对会议内容摘要和结果进行整理的方面 并且 也应当包括有关哪些事交给谁 何时完成 如何进行反馈的内容 会议记录标准格式 第五章三星会议的实行方法 不管会议内容记录 整理得有多好 如果不传达会议内容并付诸实施 反而只会成为私人文件 因此 利用系统将所记录的内容迅速传达给成员是非常重要的 这时 发挥作用的就是企业的内部系统 群件 许多企业利用群件共享信息 根据需要传达所收集的信息并应用在工作中 举例 三星开发出集团信息电子网 三星集团电子邮件系统 类似于美的日电集团协同平台 第五章三星会议的实行方法 会议评价是促成高效型会议的核心 对会议进行评价的最普遍方法就是由参与者进行评价 评价的最简单方法就是 在会议结束之后返回的同时进行反馈 会议评价方法示例 第五章三星会议的实行方法 如果想将会议结果圆满地反映在工作中 应当怎么做呢 首先 在召开会议时就应当决定好作用分担和责任体制 如果这一部分模糊不清 就难以自主性地开展活动 定期对执行事项进行检查也很重要 如果有可能 就应当在会议中途进行旨在报告会议结果的协商 而且 形成不搪塞或推卸责任的风气也很重要 第五章三星会议的实行方法 在使用会议室时 连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯 会后整理不是某个人要做的事 而应当由所有参加者协作完成 桌子和椅子恢复原状了吗 黑板和白色书写板擦了吗 杯子和烟灰缸整理了吗 桌子上擦干净了吗 没有遗忘的东西吗 垃圾扔掉了吗 确认电源开关等关闭了吗 会议器材归还了吗 会后整理检查项目 第六章三星会议发言与倾听艺术 第六章三星会议发言与倾听艺术 第六章三星会议发言与倾听艺术 会议是服务于参加者的 会议的所有参加者都应当进行发言和倾听 参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水 与发表自己意见的时间相比 倾听别人发表意见的时间要多得多 倾听是会议的根本 发言要领如下 首先从重要的部分说起从肯定性的方面说起有逻辑地 简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达 倾听的要领整理如下 真诚地倾听发出倾听的身体语言适当地进行反馈积极接受新信息积极参与决定 第六章三星会议发言与倾听艺术 第六章三星会议发言与倾听艺术 如果想要使倾听自己的理论的人能够理解 就试着做到以下方面 整体把握发言内容 牢记大体结构 将几个主要内容概括成关键词不要加入不必要的信息 以要点为中心简洁地进行表达在参加会议之前 最好就要发言的内容进行事先准备 同事制作简单的图片资料或事前进行分发 发言者不将话题偏移到其他方向 而是与参加者一道将注意力集中于资料上 第六章三星会议发言与倾听艺术 所谓从肯定性的方面谈起 就是指在发言时注意不要有违本意地给人以否定性的印象 即使是相同的内容 随着语感和表达方式的不同 也会给人以不同的印象 如果不想给对方否定性的印象 造成意想不到的矛盾 就要留意以下两个方面 把握好肯定性和否定性方面的平衡感进行发言首先从肯定性的方面谈起 之后再谈否定性的方面 第六章三星会议发言与倾听艺术 在进行发言时 最好不要将句子拉得太长 要一句话表达一种想法 所谓表达一种想法 就是一种整理好发言内容并简短地进行表达的技巧 要做到这一点 就要首先整理好自己的想法并记住它们 发言太絮叨的人请试着做到以下两个方面 限定发言内容 按易于理解的顺序进行整理语句尽可能简短 第六章三星会议发言与倾听艺术 如果发言内容不进行整理 理论就会被莫名其妙地升华 而且会偏离方向 成为意义空洞的内容 在提炼发言提纲时 要留意以下两个方面 以发言者的主题或听者的兴趣为基准 对发言内容的重要程度进行排序记住作为发言或疑问重点的词语或表达方式 然后进行发言 第六章三星会议发言与倾听艺术 在对话或会议中 自己谈了多少内容并不重要 对方接受了多少才是左右对话质量的要素 如果不考虑听者的理解水平就展开话题 听者就会变得思维混乱 结果是说服力下降了 如果想要在对话时节奏慢一些或是不进行太多的省略 就试着做到以下两个方面 检查能够支持谈话的论据或背景对听者而言是否明确练习使用与听者的理解能力相适应的客户语言并调整谈话内容 第六章三星会议发言与倾听艺术 在业务会议中 因为问题严重 利害关系交错 所以必须作为专业内容在尽可能快的时间内做出决定 而如果未能使用切合业务的表达或语言 就会给对方生硬的感觉 所谓切合业务 就是必须根据情况进行表达 根据会议参加者的水平来组织语言 如果管理和市场营销部门的人很多 就应当会使用市场营销用语 如果技术部门的人很多 就应当了解技术用语 总之 要使用倾听者常用的用语和概念 第六章三星会议发言与倾听艺术 在会议中倾听的四种效用如下 获得新信息获得新想法能够了解组织运作情况认识他人的存在价值 第六章三星会议发言与倾听艺术 发言者受听者的影响很大 与认真倾听自己的发言并表示肯定的人才能够很好地交流 如果听者表示反对 发言者就会受到压力 无法正常表达自己的想法 向对方发出 我在倾听 的信息的身体语言有很多种 例如有用声音表示附和 用表情或眼神表达 认真做记录和做出姿势 在体态语言中 点头或发出微笑可以给对方良好的印象 第六章三星会议发言与倾听艺术 在会议继续进行时 如果听者没有任何反应 发言者就会当做是同意自己的意见 转而谈论下一项内容 或者认为听者还不太理解 在相同内容上花费太长时间 为了使会议更好地进行 听者要就自己理解了多少寻找适当的切入点 然后进行以下表述 这个问题是这样 但是 这根据情况的不同而不同 请您谈下一个问题吧 未必是 吧 这个我理解了 第六章三星会议发言与倾听艺术 谁都相信自己目前所知的东西 都认为自己的思考方式是正确的 这是因为从学习和行事经验中获得的知识和信息容易局限于固有观念 因此 人们对与自己一直相信的东西对立的信息或意见有抵触感 如果想要使会议取得成功 那么即使有提出相反意见的人 也要避免对其使用类似攻击的语言 不刺激对方的表达方式如下 您刚才的说明我不太理解 我想更详细地了解 部分 请您在 的延伸部分中讲一下 好吗 第六章三星会议发言与倾听艺术 开会时在意见背道而驰的情况下 是难以做出决定的 意见之所以不同 源自于信息量差异 价值观差异和立场差异 在信息量差异很大的情况下 如果不提供各自拥有的信息并在相互之间充分地交换意见 那么就难以进行协商 第六章三星会议发言与倾听艺术 就价值观差异而言 应当比信息差异给予更多的关注 其存在一下两种情况 承认对立的价值标准 在各自的标准不抵触的界线上进行讨论的情况 深入发掘价值标准并进行讨论的情况 就立场差异而言 在这种情况下 应当首先讨论如下方面 是类似于价值标准的差异 在无损于相互立场的界线上进行讨论 还是对各自立场的深邃部分进行讨论 在任何情况下 参加者全部都积极参与会议并对决定发挥影响时 就不会在执行决定事项上产生异议 1 佳能公司的站立式会议 2 惠普公司的咖啡休息 3 通用电气公司的城镇会议 4 旭电公司的周四晨会 5 美国石油公司的开放会议 6 MOBIS的 改变 会议 第七章三星比较过先进的会议方法 1 佳能公司的站立式会议 作为成功转变会议文化的企业 日本的佳能公司也是其中之一 佳能会议革命的核心就是站立式 Standing 会议 为了站着召开会议 佳能将所有会议桌的桌腿都加高了30厘米 佳能式会议文化革命的10项原则 会议时间越短越好确定开始和结束的时间扩大参加者范围 多样化会议 限制参加者人数 集中性会议 事先公布主题 在做好准备后参加会议积极发言 但要确立逻辑将含糊不清的表达改换成具体的表达阻止沉默者和评论家式的人不使用纸质资料 向电子