excel2010基础操作技巧.ppt

EXCEL高效办公 数据处理流程 数据分析 建立数据表 计算与处理 结果展示 EXCEL功能模块 基础操作 规范数据清单 务必注意区别基本表与报表如 记录职工基本工资情况的工资表是基本表 由工资表生成的工资条是一种报表 基本表一定是一份规范的数据清单创建基本表的目的是为了从大量数据中提炼出有用的信息 数据清单的规范性是使用数据处理工具的基本条件 需要的各种报表可以利用数据处理和分析工具在基本表基础上生成 规范数据清单 规范数据清单的要求应在数据清单的第一行创建列标志 字段 数据清单第一行之后的每一行就是一条记录避免在一个数据清单中出现空白行和列数据清单与其它数据间留出空行或空列不提倡在一个工作表中创建多个数据清单列标志使用的格式最好与其他数据有所区别不能出现合并单元格 数据录入 减少无效的光标移动未选定输入区域Tab键向右 Enter键向下选定区域 多列 Enter键 数据录入 同时输入多个数据选定区域输入数据按下Ctrl Enter斜线表头的输入ALT Enter强制换行自动换行单元格格式 对齐 自动换行二者的区别 数据录入 几类特殊数据的录入超过11位的数字序列身份证号当作文本处理加 先设置单元格格式为文本当作数值处理设置单元格格式自定义0以0开头的数字如 0634当作文本处理加 先设置单元格格式为文本分数03 4如果输入数值数据的整数位数超过11位 单元格中将自动以科学计数法的形式将其表示出来 1 1E 11 若设置单元格格式自定义0则不会出现 若整数位数小于11位但单元格的宽度不够容纳其中的数字时 将以 的形式表示 数据录入 输入大量含小数点的数字单击开始功能区中 数字 标签 然后在 位数 微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了 以后再输入带有小数点的数字时 直接输入数字 而小数点将在回车键后自动进行定位 当需要设置特殊的数值数据格式时 选中需要修改格式的数据单元格 通过 开始 数字 进入以下窗口 数据录入 通过各种数值分类进行格式设置 数据录入 输入日期以 或 为分隔符设置日期格式设定日期显示长度 自定义yyyy mm dd输入当天日期chrl 输入时间十二小时制4 30PM二十四小时制16 30输入当前时间ctrl 日期和时间都与数值对应 可以进行加减运算 数据录入 日期数据解读输入一个日期后 单元格格式设置成常规 可以得到一个数值 日期是数值的一种特殊格式 默认以1900 1 1为起始的序列值 即1900 1 1的序列值是1 Excel支持的最大日期是9999 12 31 其序列值是2958465 因为日期是数值 所以可以参与加 减运算 但不能为负数 时间数据解读时间也是数值 是日期序列号的延伸 对应小数部分 时间也可以参与加减运算 但不能为负数 日期与数值的关系 您所看到的日期与Excel的内部日期表示是不同的 对您来说 2005年8月22日是一个带有年 月 日的日期 而对Excel来说 2005年8月22日是序列数38586 对于Excel 凌晨12 00点则是0 而中午12 00点则是小数0 5 1900年1月1日6 00AM Answer 1 25 数据录入 自动填充使用左键 配合智能标记使用右键 选择填充方式范本填充1212345 12ctrl121212 产品A产品B产品C产品D产品E使用菜单命令更多选项如 填充2011 3 10到2011 11 31的工作日 通过 序列 对话框只需输入第一个数据便可达到快速输入有规律数据的目的 下面仍以输入一个班级的部分学号为例 其具体操作如下 在第一个单元格 如A1 中输入起始数据 1 选择 开始 填充 序列 命令 打开 序列 对话框 在 序列产生在 栏中选中 列 单选按钮 在 类型 栏中选中 默认 步长值 为2 在 终止值 文本框中输入 32 后单击 确定 按钮即可 通过填充序列快速输入有规律等比等差数据 数据录入 填充规则数值型数据 直接拖放为复制 文本型和日期型数据直接拖放为填充序列特殊序列的填充一月 十二月星期一 星期日自定义序列 编辑与格式设置 单元格属性内容 格式 批注区域选定常规拖动Shift扩大选区 方向键Ctrl shift 方向键选中当前区域 连续 Ctrl ACtrl shift 8不连续区域Ctrl多个工作表相同区域特殊区域定位 编辑与格式设置 快速移动与复制 出现四向箭头时配合鼠标拖动移动ctrl复制 剪贴板的使用选择性粘贴粘贴选项运算批量修改数据类型转换跳过空单元格转置 在制作表格时 经常需要对数据进行移动 复制或者删除等操作 下面分别介绍其操作方法 移动数据 选择需移动的单元格 将鼠标指针移至单元格的边框 当鼠标光标变为形状时 按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释放鼠标即可 复制数据 在移动数据的基础上按住 Ctrl 键不放完成复制操作 移动和复制数据 编辑与格式设置 边框设置底纹填充条件格式值公式条件格式比较数据标记重复值 countif a 2 a 50 a2 1 编辑与格式设置 查找替换快捷键查找ctrl F替换ctrl H常规查找替换如果只需要在某区域查找 需先选定区域 选项的使用注意 公式 与 值 的区别 查找范围 数值 和 公式 都是对含有公式的单元格而言的 查找范围 数值 我们在查找时忽略公式本身 只查找公式所得到的结果 而且查找 公式 时我们查找公式本身 而忽略公式所得到的结果 对于不含公式的单元没有影响 查找范围 数值 和 公式 是互斥的 查找 数值 就忽略 公式 查找 公式 就忽略 数值 单元格匹配即精确查找模糊查找使用通配符 代表任意多个字符 代表任意一个字符替换格式注意可以从单元格选取格式 编辑与格式设置 数据有效性设置 excel2010版后数据验证 已有数据的审核公式审核工具栏创建下拉列表输入项导入 编辑与格式设置 数据有效性设置设置只能录入有特殊特征的数据限制输入重复数据 countif a 2 a 50 a2 1设定出错提示类型和提示信息停止警告信息应用同样的设置变更 设置数据有效性 设置数据有效性的目的规范数据 减小出错几率设定日期限制数据 有效性 日期如 生产日期小于等于 today 下拉列表数据 有效性 序列用英文 隔开限制文本长度数据 有效性 长度如 输入身份证号选定区域设置单元格格式为文本自定义 OR LEN F8 15 LEN F8 18 设置数据有效性 审核录入的出错数据先进行数据有效性设置公式审核工具栏圈释无效数据 编辑与格式设置 大工作表的查看窗口冻结 注意光标的位置多个工作表的查看窗口分割窗口重排同一工作簿中不同工作表同时查看新建窗口用工作区保存工作环境 编辑与格式设置 名称名称的作用创建名称在公式中使用名称 使用名称 名称对某个单元格或单元格区域的命名 命名后该名称就代表了这个单元格或单元格区域 命名规则 以字母 或下划线 汉字开头 后面可以是字母 数字 下划线 汉字等 长度不超过256个字符 名称不能与单元格引用相同名称内不能包括空格 使用名称 创建名称方法一 选定要命名的单元格或单元格区域在 名称框 中填上名字后回车方法二选定要命名的单元格或单元格区域 使用 公式 名称 定义 功能项输入名称 单击 添加 按钮方法二可以连续创建多个名称 使用名称 创建名称方法三 使用行列标志创建名称 选定单元格或单元格区域时选中行列标志使用 公式 定义名称 指定 功能项在 名称创建于 选项组中选中所需项后 确定 即可方法三可以一次创建多个名称 使用名称 在公式 函数中使用名称选中名称所代表的单元格或区域时 名称会自动出现也可以在需要时直接输入名称 使用名称 改变或删除名称选择 公式 名称管理器 菜单项删除名称 选中名称 单击 删除 更改名称 单击需要更改的名称键入新名称 再单击 添加 单击原名称 再单击 删除 更改由名称代表的单元格或区域单击需要更改的名称在 引用位置 框中更改 打印 页面设置打印预览分页预览与Word共同实现套打邮件合并 工作表打印常见问题 工作表内容需要打印多页 除第一页外 其它页没有标题行 怎样在每页上都打印标题行 最后一页内容很少 能否将其压缩到其它页上 工作表很大 但每次需要打印的只是其中固定的某一部分 怎么办 需打印的内容在多张工作表上 能否合打到一张纸上并且需打印的内容能随源数据同时更改 能否不打印工作表中设置的不同颜色的底纹 某工作表行多列少 能否实现分栏打印 怎样不通过编程批量打印通知书 工资条 工作表打印 基本内容页面设置使用分页符打印预览设置打印选项拓展内容与word结合实现分栏与word结合实现套打 邮件合并 页面设置 页面格式设置 文件 页面设置 演示实例 打印实例 xls 打印方向缩放比例 缩至一页 纸张大小页边距页眉页脚打印标题单色打印打印顺序 控制所打印的内容 文件 打印 整个工作簿部分工作表工作表的部分区域当选定多个不连续的区域时 系统会把每个区域作为一页处理隐藏不需要打印的行或列选中行或列 格式 隐藏 同时选中多张工作表 可以实现页码连续 页面设置 控制所打印的内容 文件 打印 某些特定的页设置打印区域文件 打印区域人为控制分页插入分页符页面布局 插入分页符 选中新一页的第一行插入水平分页符 选中新一页的第一列插入垂直分页符 删除分页符选中新一页的第一行或第一列页面布局 删除分页符移动分页符只有在 分页预览 视图下可用 文件 打印预览 分页预览 页面设置 将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上 并使打印数据跟随源数据变化解决方法1 用 照相 工具按钮文件 选项 从工具菜单命令中将照相机图标拖动到工具栏上 选定区域 按下 照相 图标在新的工作表中合适的位置单击鼠标注意使用 照相 复制与普通复制的区别 普通复制的数据不随源数据的改变而自动变化 而通过 照相 工具复制的数据可以 打印内容随源数据变化 将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上 并使打印数据跟随源数据变化解决方法2 用 选择粘贴链接 选定区域 复制 定位目标单元格 单击 右键 菜单下的 粘贴链接 注意 粘贴链接 与 粘贴 的区别 打印内容随源数据变化 与word结合实现分栏打印将要打印的内容复制到word中在选中全部内容 格式 分栏 设置栏目数光标放在标题行中 使用 表格 标题行重复 实现标题行重复打印 分栏打印 与word结合实现套打使用word中的一项高级功能 邮件合并 邮件合并三要素 主文档数据源新文档步骤启动word 制作主文档 即包含主体内容的文档 启用邮件合并工具栏 添加 插入合并域 按钮打开数据源 通常是某张工作表 在主文档的对应位置插入合并域合并到新文档或打印机 套打 实例一批量制作录取通知书 制作步骤 1 启动word 打开包含通知书模板的文档 制作步骤 2 启用 邮件合并 工具栏 制作步骤 3 添加 插入合并域 按钮 office2003需要 officexp不需要 制作步骤 4 打开数据源 选择工作表 制作步骤 5 在主文档的对应位置插入合并域 制作步骤 6 合并到新文档 并保存 想每张纸上打印多份怎么办 插入合并域之后 复制多份同一页上打印的内容相同怎么办 插入word域中的 下一记录 注意最后一份后面不再插入 下一记录 因为换页时会自动跳到下条记录若只想打印某些符合条件的记录怎么办 从 收件人 邮件合并工具栏中的第三个图标 中进行筛选 邮件合并常见问题 邮件合并应用案例 工资调档表格 实例二制作工资条 制作步骤 1 创建主文档 并设置主文档类型为 目录 1 将保存数据源的工作表中标题行复制到word文档中 并在复制过来的表格中插入一行 2 设置文档类型为 目录 制作步骤 2 打开数据源 选择工作表 制作步骤 3 在主文档的对应位置插入合并域 制作步骤 4 合并到新文档 并保存 Excel数据源中保留2位小数的数据 合并到word文档后 小数位数增加很多解决方法 以 实发工资 税额 字段为例 插入合并域后 默认以域名方式显示 实发工资 税额 使用ALT F9切换到域代码状态显示 MERGEFIELD实发工资 MERGEFIELD税额 添加格式控制 MERGEFIELD实发工资 0 00 MERGEFIELD税额 0 00 的作用是表示格式设置开始 表示要预留的位数 以实际长度显示 00 表示保留两位小数 打印工资条可能遇到的问题 使用函数 IF MOD ROW 3 OFFSET 员工工资表 A 1 MOD ROW 1 3 0 ROUND ROW 3 COLUMN A1 1 另一函数VLOOKUP 配合拖动填充柄也可实现见函数部分 录制宏实现重复操作本例使用相对引用 打印工资条的其他方法 邮件合并的主要用途需要根据大量数据信息批量制作主体内容相同的信函 信封 请柬 通知书 准考证 成绩单 毕业证 上岗证 工资条等 使用邮件合并的目的避免重复性劳动 提高工作效率 邮件合并小结 单元格格式设置 自动换行强制换行 Alt Enter 合并单元格跨列居中填充缩小字体填充改变文字方向数字格式边框 管理工作表 多个工作表的选定工作表添加 删除工作表的移动与复制同一工作表中不同工作表中工作表标签颜色查看代码