会计循环Ⅱ：会计凭证与会计账簿.ppt

第三章会计循环II 会计凭证与会计账簿 2 本章内容提要 会计凭证的含义与作用原始凭证记账凭证会计账簿的设置总账 明细账和日记账的登记财产清查 试算平衡会计记账程序会计电算化 3 本章内容结构 第一节 会计凭证 第二节会计账簿 第三节过账与调整前试算平衡 4 引子 关于会计凭证的现实案例 5 银广夏 造假案 中国证监会于2001年8月3日 对广夏 银川 实业股份有限公司 银广夏 正式立案调查 现已查明银广夏通过伪造购销合同 伪造出口报关单 虚开增值率专用发票伪造免税文件和伪造金融票据等手段 虚构主营业务收入 虚构巨额利润7 45亿元 其中1999年1 78亿元 2000年5 6亿元 同时还查明深圳中天勤会计师事务所及其签字注册会计师违反有关法律法规 为银广夏出具了严重失实的审计报告 银广夏1998年之前的财务资料丢失 6 会计凭证是什么 会计凭证是指用以记录经济业务 明确经济责任 并作为记账依据的书面证明 7 凭证的作用 会计凭证是反映经济业务的原始资料会计凭证是会计控制与监督的重要依据会计凭证是明确经济责任的书面证明 Cash 8 会计凭证的分类 会计凭证分为两大类 原始凭证记账凭证 9 原始凭证 原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制 用来证明交易或事项的发生 明确经济责任 并作为记帐依据的最初书面证明文件 是会计核算的重要依据 常见的原始凭证有售货发票 银行支票 汇票 购货定单 收款单 收款收据 材料验收入库单 材料领用单 产品发运单 销售成本计算表 工资表等 10 原始凭证的基本要素 凭证名称与编号 填制日期 交易双方单位名称 交易内容或事项 交易数量与金额 经办人签名 11 原始凭证的种类 原始凭证 专用凭证 按来源分类 外来原始凭证 自制原始凭证 按填制手续分类 一次凭证 累计凭证 按格式分类 通用凭证 12 会计法 第四十二条 有下列行为之一的 要承担法律责任不依法设置会计账簿的私设会计账簿的未按规定填制 取得原始凭证或者填制 取得的原始凭证不符合规定的以未经审核的会计凭证为依据登记会计账簿或者登记会计账簿不符合规定的 未按照规定使用会计记录文字或者记账本位币的未按规定保管会计资料 致使会计资料毁损 灭失的 13 原始凭证的填制要求 手续完备 书写规范 记录真实 内容完整 填制及时 14 原始凭证的填制要求 1 记录真实 填制在凭证上的内容和数字 必须真实可靠 符合有关经济业务的实际情况 15 原始凭证的填制要求 2 内容完整 逐项填写齐全 不得遗漏必须有关经办单位和人员的审核与签章 16 3 书写清楚 规范原始凭证上的数字和文字 要字迹清楚 整齐和规范 易于辨认一式几联的发票和收据 必须用双面复写纸套写 并连续编号阿拉伯数字前面应写人民币符号 并一个一个地写 不得连笔写所有以元为单位的阿拉伯数字 除表示单价等情况下 一律填写到角分 无角分的 角位和分位可写 00 或符号 有角无分的 分位应写 0 不得用符号 代替 原始凭证的填制要求 17 原始凭证的审核 审核要点 审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法 有无违反制度规定 有无贪污盗窃 虚报冒领 伪造凭证等违法乱纪行为 审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求 18 记账凭证 记账凭证是由会计人员根据原始凭证按照经济业务的内容 运用复式记账原理填制并作为记账依据的会计凭证 19 记账凭证的基本要素 日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目名称 所附原始凭证张数 金额 填制人签名 会计主管与审核人签名 20 记账凭证的种类 转帐凭证 用来记录除现金 银行存款等货币资金以外的其他转账业务的记账凭证 收款凭证 付款凭证 用来反映现金和银行存款收付业务的凭证 21 会计凭证的传递 会计凭证的传递 是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管时止 在本企业内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间 通过会计凭证的传递能够把反映在会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门 能够正确地组织经济活动 实行会计监督 22 会计凭证的保管 记账凭证的保管要点 定期进行分类整理 按照编号顺序连同所附的原始凭证装订成册 在装订线上加贴封签并指定专人保管 年度终了 要移交财会档案室登记归档 原始凭证不得外借 一般的会计凭证分别规定保管期限 重要的会计凭证必须长期保存 对保管期满需要销毁的会计凭证 须经本单位领导审核 报上级主管部门批准后才能销毁 返回 23 什么是会计账簿 会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时 分类 连续 系统 全面 综合地记录经济业务的簿籍 它是由许多具有专门格式的账页组成的 24 种类账簿有哪些种类 会计账簿 按用途分 按外形分 按账页格式分 序时账簿 分类账簿 定本式 活页式 卡片式 三栏式 多栏式 数量金额栏式 25 为什么要设置并登记会计账簿 会计账簿的重要性在于 设置和登记账簿是取得全面 系统会计信息的重要手段 通过设置和登记账簿 可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件 账簿所记载的会计资料 是编制会计报表的主要依据 设置和登记账簿 便于会计工作的分工 便于保存会计信息 为日后查阅提供方便 26 总分类账簿 含义 总分类账是按照一级会计科目分类开设并登记全部经济业务的账簿 格式 总分类账一般采用借 贷 余三栏的订本账 登记依据 总分类账登记的依据主要取决于所采用的会计账务处理程序 它可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记 也可以把各种记账凭证先进行汇总 编制成汇总记账凭证或科目汇总表后进行登记 27 明细分类账簿 含义 明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户 并根据会计凭证进行明细登记某一经济业务的账簿 格式 明细分类账的格式主要有以下三种 三栏式明细分类账 数量金额式明细分类账 多栏式明细分类账 28 启用时 要在账簿扉页填列 账簿启用表 详细载明 账簿名称和编号 财会主管及记账人员 账簿页数 单位名称及负责人 账簿册数 启用日期等 账簿的启用 29 正常情况下只能用钢笔和蓝 黑墨水书写 红色墨水只能在特殊情况下使用 书写的位置和格式要规范 不得隔页 跳行登记 不得任意撕毁 对活页式账簿也不得任意抽换账页 须以审核无误的会计凭证为依据 更正错误不得采取任意刮擦 挖补 涂改或用退色药水等方法 登记账簿的基本要求 30 划线更正 适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误的情况 红字更正 适用于记账后发现凭证中应借 应贷科目或金额有错误 或原记账凭证所用科目没有错但所填金额大于应记金额等情况 补充更正 适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错 但所填金额少于应记金额等情况 错账的更正方法 31 对账 账证核对 账账核对 账实核对 对账 32 账证核对 各种账簿记录与有关会计凭证和记账凭证与所附原始凭证之间的核对 对账 33 账账核对 各种账簿之间有关记录互相核对 具体核对内容主要有 总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对各明细账户的余额合计数与其有关总账账户余额核对现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账的期末余额核对 对账 34 账实核对 各种财产物资账面结余额与实物结存数额相核对 核对的主要内容 现金日记账账面余额与库存现金实存数额核对 银行存款日记账账面余额与银行实际余额核对 各种材料物资明细分类账账面余额与各种材料物资实际盘存数额相核对 各种应收 应付账款明细账账面余额与有关债务 债权单位的相关余额相核对 对账 35 主要内容 固定资产的清查例如对各种机器设备 厂房 建筑物等的清查 流动资产的清查例如对原材料 在产品 产成品 低值易耗品 包装物 在途材料物资 库存现金 银行存款 其他货币资金 应收账款等的清查 流动负债的清查例如对短期借款 应付款项等 以及各种账外财产物资等的清查 含义 财产清查就是对各项财产物资进行盘点和核对 确定其实存数 查明其账存数与实存数是否相符的一种专门方法 财产清查 36 结账含义指把每一个会计期间 月份 季度 年度 的经济业务全部登记入账后 计算结出本期发生额和期末余额 并将余额结转下期或新账的过程 结账的程序主要包括 查明本期发生的经济业务是否全部入账 若发现漏账 错账 应及时补记 更正 将本期所有的转账业务 编制成记账凭证 记入有关账簿 以调整账簿记录 结算各总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额 并将期末余额结转下期或新的账簿 结账 37 在会计期末终了 当记账凭证过入到分类账后 为了检查过账是否正确 往往要编制试算平衡表 试算平衡含义通过账户余额或发生额合计数之间的平衡关系 检验记账工作正确必珠一种方法 在不同的记账方法下 度算平衡的公式不同 但其实质都是反映资金运动的平衡关系 试算平衡内容在借贷记账法下 其内容包括 1 检查每次会计分录的借贷金额是否平衡 2 检查总分类帐户的借贷发生额是否平衡 3 检查总分类帐户的借贷余额是否平衡 试算平衡 38 试算平衡公式在借贷记账法 试算平衡的基本公式是 1 全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数 2 全部账户的借方发生额合计等于全部账户的贷方发生额合计 3 全部账户的借方期末余额合计等于全部账户的贷方期末余额合计 如果上述三个方面都能保持平衡 说明记账工作基本上是正确的 否则就是说明记账工作发生了差错 在实际工作中 这种试算平衡通常是通过编制试算平衡表来进行的 试算平衡 39 试算平衡表含义是指列示分类账中各有关账户的名称及其余额是否平衡的表式调整前试算平衡表调整后试算平衡表 试算平衡表分类 一种是将本期发生额和期末余额分别编制列表 一种是将本期发生额和期末余额合并在一张表上进行试算平衡 试算平衡表 40 在编制试算表之前 需要检查 确定本期所有会计分录是否都正确过账计算出所有账户的期末余额 然后将分类账户的期末余额分别记入试算平衡表的借方和贷方栏试算表可以是发生额试算 也可以同时试算发生额和余额 试算平衡表的编制 41 账户名称借方贷方 现金1650银行存款29450原材料5500预付账款3000固定资产110000应付账款6000预收账款22000股本100000主营业务收入57250营业费用35650 合计185250185250 美丽影楼试算平衡表 42 会计记账程序含义又称为会计核算形式 指会计系统中账簿组织 记账方法和记账程序的有机结合的方式和步骤 是一个系统的会计工作组织程序 账簿组织是指账簿的种类 选用账簿的格式和登记方法 以及各账簿之间的相互关系 记账程序是指从凭证的填制 审核 整理 传递到账簿登记以及根据账簿编制财务报表的程序和方法 会计记账程序 43 会计信息处理技术的演变 44 会计信息处理技术演变的影响 会计核算形式 会计人员 45 会计记账程序 续 常用的记账程序记账凭证记账程序汇总记账凭证记账程序科目汇总表记账程序 46 会计账务处理程序的选择 与本企业所属行业的性质 生产经营的特点 经营规模的大小 经济业务的繁简程度相适应账务处理程序应能够正确 及时 全面 完整地提供本企业财务状况及其变动和经营成果的会计信息账务处理程序既要保证会计工作的质量 又要尽可能地简化核算手续 提高会计工作效率 并能节约账务处理的费用 47 记账凭证记账程序 记账凭证记账程序的要点 根据原始凭证填制记账凭证 根据记账凭证 或收 付款凭证 登记现金日记账和银行存款日记账 根据记账凭证及所附原始凭证登记各种明细分类账 根据记账凭证登记总分类账 会计期间终了 现金日记账 银行存款日记账的余额 以及各明细分类账余额之和应当和总账有关账户的余额核对相符 根据总账和明细账提供的数据编制财务报表 48 记账凭证记账程序 现金日记账银行存款 原始凭证 收付转款款账凭凭凭证证证记账凭证 总账 财务报表 明细分类帐 49 记账凭证账务处理程序 特点 根据记账凭证逐笔 直接登记总分类账 操作简单 但工作量较大 适用性 企业规模较小 经济业务较少 50 记账凭证账务处理程序图 51 科目汇总表记账程序 科目汇总表记账程序的要点 根据原始凭证填制记账凭证 根据记账凭证 或收付款凭证 登记现金日记账和银行存款日记账 根据记账凭证及所附的原始凭证登记各种明细分类账 根据记账凭证定期按每一科目的借方和贷方发生额汇总 编制一张科目汇总表 根据科目汇总表登记总分类账 会计期间终了 现金日记账 银行存款日记账的余额 以及各明细分类账余额之和应和总账有关账户的余额相核对 根据总账和明细账提供的数据编制财务报表 52 科目汇总表记账程序 现金日记账银行存款 收付转款款账凭凭凭证证证记账凭证 原始凭证 总账 财务报表 明细分类帐 科目汇总表 53 科目汇总表账务处理程序 54 科目汇总表账务处理程序 总账的登记根据科目汇总表登记总账时 在总账的 凭证号数 栏注明数据来源于科目汇总表 在总账的 摘要 栏注明所过入的数据的期间 如1 10日发生额 总账的账页无须设置 对应科目 栏 定期编制科目汇总表 将各账户借 贷方发生额逐一记入总账 可以简化总分类账的记账工作 55 科目汇总表账务处理程序的步骤 根据载明经济业务发生或完成情况的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证 根据收款凭证 付款凭证登记现金 银行存款日记账 根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账户 科目汇总表账务处理程序 56 科目汇总表账务处理程序 科目汇总表账务处理程序的步骤 续 根据记账凭证编制科目汇总表 根据上述科目汇总表登记总分类账 期末 将日记账 明细分类账与相应的总分类账户的金额进行核对 在核对账证相符的基础上 根据总分类账与明细分类账及其他资料编制财务报表 57 科目汇总表账务处理程序图 现金 银行 日记账 科目汇总表 明细账