行政收发文管理制度.doc

1.目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特制定本制度。2.范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。3.职责3.1行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档工作。3.2各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作。3.3总经理负责及时对各类文件的审批工作。4.内容4.1 文件分类。行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理。公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行政部负责起草、收集整理及归档。4.2文件的保管。各部门文员负责本部门文件的保管。4.3文件的编号公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门文件的编号：行政部：JFWX*（文件序号）物流部：JFWW*（文件序号）生产部：JFWS*（文件序号）质检部：JFWZ*（文件序号） 计财部：JFWJ*（文件序号）业务部：JFWY*（文件序号）前面字母部分为各部门行文代号，后面为文件序号，文件序号每年1月1日重新从001开始编号。4.4文件的起草、审核、批准和发放、归档。4.4.1文件的起草。各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。公司对外文件，由行政部负责起草。公司各类文件的编写必须按照行政部规定的格式进行编写。4.4.2各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公司对外文件由总经理进行审核后发文。4.4.3文件的批准。由公司总经理进行批示后执行或处理。4.4.4对于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管。对于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办。承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起草部门存档保管。4.4.5文件的归档。所在部门文员负责本部门文件的归档工作，所有归档文件应该是“正本”，而不能是复印件或传真件等。4.4.6文件的发放。各部门发文，各部门文员应在发文登记表上登记。各部门之间文件的传递发放时，应让接收部门人员在收文登记表上签字。4.4.7外部单位行政文件。公司对外单位行文，由行政部负责编制，经总经理批准后寄发至外单位。外单位来文由行政部登记后，交总经理进行批示，然后由行政部负责承办及归档。4.4.8各部门文员每年年初负责将上一年度的文件整理完毕后，统一交档案管理员归档。5.相关记录发文登记表收文登记表6、相关文件文件控制程序档案管理制度序号作 业 流 程责任部门责任人相关表单作 业 内 容1 归档保管处理发放总经理批示编号、登记起草审核各部门各部门有关人员公司报告格式各部门有关人员将需要上报的事项编写成报告或申请。2各部门各部门主管各部门主管负责审核本部门人员需上报文件。3各部门各部门文员发文登记表各部门文员负责按上述文件规定的要求编号，并进行发文登记。4总经理室总经理收文登记表总经理负责按时对文件进行批示。需发放的文件和各部门之间文件的传递，应做好签收登记。5各部门各部门主管各部门主管主持做好总经理批示问题。6各部门各部门文员文件处理完毕后，由本部门起草的，文件应将该文件“正本”归档保管，由其它部门起草的，应注