QHSE第六讲(内审)(1).ppt

Q HSE管理体系内部审核 本章将介绍以下内容 1 Q HSE管理体系审核概述 2 Q HSE管理体系内部审核 3 Q HSE管理体系内部审核员 1 Q HSE管理体系审核概述 一 Q HSE管理体系审核的基本概念GB T19000 2000标准对审核定义为 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行系统的 独立的并形成文件的过程 1 Q HSE管理体系审核概述 一 Q HSE管理体系审核的基本概念Q HSE体系审核强调客观性 审核证据必须真实可靠 具有可追溯性 任何审核结论都必须以客观事实为基础 而不以能主观臆断 Q HSE审核是一个独立的过程 审核员应独立于受审核部门或组织之外 即审核应由与受审核对象无直接关系的人员进行 Q HSE审核是一个系统化 文件化的验证过程 系统化是指审核活动必须是一项正式 有序而又全面的验证活动 正式 主要是指外部审核是按合同进行 内部审核是由管理者授权 有序 是指审核必须是有组织 有计划并按规定程序进行 全面 是指要对与审核对象有关的各人方面都要进行审核 以便得出完整的结论 文件化是指审核过程均应形成文件 这是审核的基本要求 包括审核前应准备的审核计划 检查表 审核中的不符合报告和审核记录 审核后提交的审核报告等 1 Q HSE管理体系审核概述 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 通过审核确定受审核方Q HSE管理体系与审核准则的符合性 2 判断受审核方的Q HSE管理体系是否得到了实施与保持 3 发现受审核方Q HSE管理体系中可予以改进的领域 4 评估组织的管理评审是否能够确保Q HSE管理体系持续适用和有效 1 通过审核确定受审核方Q HSE管理体系与审核准则的符合性 符合性包括两个方面 1 确定受审核方是否建立了文件化的Q HSE管理体系 其管理体系文件是否符合审核准则的要求 2 确定受审核方的Q HSE现状是否符合审核准则的要求 二 Q HSE管理体系审核的目的 审核准则 GB T19001 GB T24001和GB T28001标准 Q SY1002 1标准 相关的法律 法规要求 本组织的体系文件 1 Q HSE管理体系审核概述 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 通过审核确定受审核方Q HSE管理体系与审核准则的符合性 2 判断受审核方的Q HSE管理体系是否得到了实施与保持 3 发现受审核方Q HSE管理体系中可予以改进的领域 4 评估组织的管理评审是否能够确保Q HSE管理体系持续适用和有效 2 判断受审核方的Q HSE管理体系是否得到了实施与保持 判断受审核方的QHDE管理体系是否按照体系文件的要求有效运行并能得到保持 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 Q HSE管理体系审核概述 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 通过审核确定受审核方Q HSE管理体系与审核准则的符合性 2 判断受审核方的Q HSE管理体系是否得到了实施与保持 3 发现受审核方Q HSE管理体系中可予以改进的领域 4 评估组织的管理评审是否能够确保Q HSE管理体系持续适用和有效 3 发现受审核方Q HSE管理体系中可予以改进的领域 通过审核 指出受审核方Q HSE管理体系可以改善和提高的方面 即使这些方面可能已经符合审核准则的要求 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 Q HSE管理体系审核概述 二 Q HSE管理体系审核的目的 1 通过审核确定受审核方Q HSE管理体系与审核准则的符合性 2 判断受审核方的Q HSE管理体系是否得到了实施与保持 3 发现受审核方Q HSE管理体系中可予以改进的领域 4 评估组织的管理评审是否能够确保Q HSE管理体系持续适用和有效 4 评估组织的管理评审是否能够确保Q HSE管理体系持续适用和有效 对管理评审的内容 程序 结果和评审后措施的实施进行评估 以确定管理评审能否保持Q HSE管理体系的适用和有效 因为管理评审是最高管理者对管理体系有效性 充分性和适应性的评价 它对体系的持续改进起着决定性的作用 二 Q HSE管理体系审核的目的 管理评审至少应包括 但不局限 以下内容 组织的方针 目标 组织机构及职责 资源分布及配置 市场及环境的变化 设施 包括应急设施 的完整性 体系运行的改进措施建议 重大危害及环境因素的变化及措施建议 1 Q HSE管理体系审核概述 三 Q HSE管理体系审核的类型 三 Q HSE管理体系审核的类型 第一方审核 又叫内部审核 是由一个组织的成员或其它人以组织的名义进行的审核 这种审核是组织建立的一种自我检查 自我完善的系统活动 可为有效的管理评审和纠正 预防或改进措施提供信息 三 Q HSE管理体系审核的类型 第二方审核 是一个组织为了选择和评价合适的利益合作方 包括供方 在合同签订前或依据合同要求 由该组织的人员或其他人员以组织的名义对合作方进行的审核 这种审核旨在为组织提供信任的证据 目前这种审核还不是很多 但今后将是一种趋势 三 Q HSE管理体系审核的类型 第三方审核是由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据按规定的审核准则 按照规定的审核程序和方法对受审核方进行的审核 在第三方审核中 由国家认可的认证机构依据认证制度的要求实施的以认证为目的的审核 又称为认证审核 三 Q HSE管理体系审核的类型 1 Q HSE管理体系审核概述 四 Q HSE管理体系审核的特点 1 被审核的Q HSE管理体系必须是正规的2 Q HSE管理体系审核必须是一种正式的活动3 Q HSE管理体系审核必须具有客观性 独立性和系统性4 Q HSE管理体系审核采用抽样方法 四 Q HSE管理体系审核的特点 1 被审核的Q HSE管理体系必须是正规的GB T19001和GB T24001 GB T28001标准分别强调了组织的质量管理体系和环境管理体系 职业健康安全管理体系的文件化 只有实现了Q HSE管理体系的文件化 Q HSE管理体系才能规范运作 才有比较和评价的可能 因此 文件化的Q HSE管理体系是实施审核的必要条件 四 Q HSE管理体系审核的特点 2 Q HSE管理体系审核必须是一种正式的活动Q HSE管理体系审核的正式性 主要体现在 1 无论是外审还是内审 都需经过相关的管理者或委托方授权和批准才能进行 第三方审核还需根据合同进行 2 Q HSE管理体系审核从审核准备到审核实施和审核后的跟踪验证都有一整套规范的程序和方法 3 审核工作必须由经过培训且经资格认可的人员进行 不管是外部审核或内部审核 审核员都需经过正规的培训并取得相应的资格才能进行审核工作 4 审核必须形成书面文件 包括审核计划 检查表 审核记录 审核报告等 四 Q HSE管理体系审核的特点 3 Q HSE管理体系审核必须具有客观性 独立性和系统性客观性 独立性和系统性是开展审核的三个核心原则 客观性是指审核员要以充分的证据为基础 公正 客观地评价审核对象 不能偏见 主观地给出审核结论 独立性是指审核员要与被审核的领域无直接责任关系 在外审中 审核员与受审核方无任何利益关系 在内审中 一般来说本部门人员不能审核本部门 系统性是指审核员要按规定的程序全面地审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果 四 Q HSE管理体系审核的特点 4 Q HSE管理体系审核采用抽样方法由于时间和人员的限制以及体系运行的连续性 审核工作要在规定的时间内完成对体系各方面的审核工作 只能采取抽样检查的方法 抽样应做到随机抽样 样品要具有代表性 在初次审核 认证审核 时 部门和体系要求是不能抽样的 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 1 Q HSE管理体系审核的目的 1 确定体系的充分性 适用性和有效性 2 作为一种管理手段 及时发现Q HSE管理中的问题 组织力量加以纠正或预防 确保体系的正确实施与保持 3 在第二方 第三方审核前 发现问题加以纠正 为顺利通过外部审核做准备 5 作为一种自我改进机制 使体系保持有效性 并能不断改进 不断完善 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 2 审核范围在明确审核目的后 审核组长与受审核方应确定审核范围 第一方审核 内审 的范围可视组织所建体系覆盖的产品 活动 服务而定 并可有一定的灵活性 但原则上应包括体系所覆盖的所有部门 活动和服务 当然在编制内审计划时可以在特定的时期 在产品 活动和服务中确定一定的范围 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 3 审核准则 1 GB T19001 2000Q SY1002 1标准 必要时可参考GB T28001 2001和GB T24001 2004标准 2 组织的Q HSE管理手册 程序文件及其它相关文件 3 适用于组织的有关法律 法规和其他要求 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 4 内部审核的特点 1 根本的目的在于发现问题并致力于改进 2 是一项需经常开展的管理活动 重在有效性审核 3 是一项正式的活动 4 必须得到管理者的支持 5 依据客观证据 不因情绪或偏见而左右事实 6 开展内部审核的难度表现在 都是同事 难以产生权威效应 高层管理者等人的支持往往因人事或环境的因素打折扣 审核结果涉及员工或集体的荣誉和利益 可能发生争执 有水平 有能力 懂得管理 技术高而又有充裕时间的内审队伍难以建立 内审员难于持续跟踪纠正措施实施 验证和分析其有效性 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 5 内部审核的时机和频次内部Q HSE管理体系审核 一般可以分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类 常规审核按预先编制的年计划 审核方案 进行 每年应覆盖所有部门 或要素 至少一次或不少于监督审核的次数 在以下几种特殊情况下往往需要追加审核 发生了严重的环境 安全 健康问题或相关方有严重抱怨 组织的领导层 隶属关系 内部机构 承诺方针 目标 重大危害与影响因素 生产工艺有现场等有较大改变 即将进行第二方 第三方审核 获证后 证书即将到期又希望继续保护认证资格 2 Q HSE管理体系内部审核 一 Q HSE管理体系内部审核概述 6 内部审核的一般顺序 1 确定审核任务 2 进行审核准备 3 实施现场审核 4 审核汇总分析 5 编写审核报告 6 纠正措施跟踪 2 Q HSE管理体系内部审核 二 内部审核的策划1 领导重视是关键2 管理者代表要亲自抓3 落实内部审核的职责4 组建一支合格的内审队伍5 有正规的内部审核程序 2 Q HSE管理体系内部审核 三 内部审核的准备 1 编制内审计划2 组成审核组3 收集并审阅有关文件4 编制检查表 三 内部审核的准备 1 编制内审计划内部审核一般有分散滚动式审核和集中式审核两种 因此 审核计划也分为分散滚动式审核计划和集中式审核计划两种形式 分散滚动式审核比较适合于企业Q HSE管理体系的持续保持 获得认证以后的正式运行 期间 审核计划一般一年编制一次 逐月开展 但在一年以内应将所有的部门或要素至少覆盖一次 最好两次 对重点部门或要素的审核频次可适度增加 集中式审核一般适应于企业管理体系的试运行阶段 也适用于正式运行阶段 类似于认证审核 就是在确定的时间内 一般为2 4天 一次性集中审核完成体系所覆盖的所有部门和要素 正式运行期间 一年内至少进行两次 XXX公司Q HSE管理体系年度内审计划 2 组成审核组 在内审进行前 管理者代表应指派审核组长 组成审核组 在选择审核组长和审核员时 应考虑以下因素 1 资格 2 业务范围 3 经验与能力 4 为受审核部门所接受 3 收集并审阅有关文件 收集与受审核部门有关的程序文件 以标准 手册 合同及法律 法规为依据 审核程序文件的符合性 检查相关程序文件的接口是否明确 协调 审阅该部门重要的记录 如内外审审核报告 不合格报告 纠正措施实施记录 4 编制检查表 检查表的格式没有统一的要求 组织可根据自己的习惯设计合适的表格 一般应包括以下内容 1 受审核部门 审核时间 审核员 2 审核项目和要点 依据标准或文件 列出要审核的内容 主要解决 查什么 的问题 3 审核方法 列出审核的步骤和具体方法 主要解决 怎么查 的问题 4 审核记录 检查表的作用 明确与审核目的有关的样本 使审核程序规范化 按检查表的要求进行调查研究可使审核目标始终保持明确 保持审核进度 作为审核记录存档 检查表的设计设计检查表时应注意以下几个要点 对照标准和手册的要求 选择典型的质量 环境和职业健康安全问题 结合受审核部门的特点 抽样应具有代表性 时间要留有余地 检查表应有可操作性 按部门审核时 要包括所涉及的要素 按要素审核时 要包括所涉及的部门 5 通知受审核部门并约定审核时间虽然在年度体系内部审核计划中已规定了对某部门或某要素的审核时间 但审核组长仍应在审核前3 5日与受审核部门接触 约定具体的审核时间 确定受审部门的发言人和陪同人员以及审核中双方关心的其他问题 使审核能顺利进行 2 Q HSE管理体系内部审核 四 内部审核的实施 1 召开一次简短的首次会议 2 进行现场审核 3 确定不符合项并编写不符合报告 4 汇总分析审核结果 5 召开末次会议 宣布审核结果 6 编写审核报告 7 纠正措施及其跟踪 四 内部审核的实施 首次会议 1 向受审核部门介绍审核组成员 2 介绍审核范围 目的和计划 共同认可审核进度表 3 简要介绍审核中采用的方法和程序 4 在审核组和受审核部门之间建立正式联络渠道 5 确认已具备审核组所需的资源与设备 6 确认末次会议的日期和时间 7 审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序 四 内部审核的实施 首次会议是由审核组长主持召开 内部审核的首次会议无论在内容和召开形式上都可适当简化 受审核方的领导 受审部门人员及陪同人员应参加首次会议 如领导不能亲自参加 必须指定代表参加 首次会议 四 内部审核的实施 现场审核 在现场审核中 一般要注意以下几点 1 审核组长要控制审核的全过程 2 要科学地选择样本 3 充分利用检查表 4 当发现不符合时 应追根溯源 5 始终保护审核员应遵守的诫律 四 内部审核的实施 确定不符合项 Q HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现 通常不符合项有以下几种情形 1 体系性不符合 Q HSE管理体系文件没有完全达到所采用标准的全部要求 允许的删减除外 即文件的规定不符合标准 2 实施性不符合 Q HSE管理体系实施未按文件规定执行 即运行实施不符合文件规定 3 效果性不符合 体系运行结果未达到计划的目标 指标 即效果不符合所建立的目标 4 法规性不符合 体系运行的Q HSE行为未达到Q HSE法律 法规和其他要求的规定 即Q HSE行为不符合法规要求 四 内部审核的实施 确定不符合项 根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度 以及不采取措施带来的可能后果的严重性 可将不符合分为两类 严重不符合和一般 轻微 不符合 严重不合格 体系运行出现系统性 重复性失效 就其产品质量 环境绩效 职业健康安全绩效或体系运行结果而言是严重的问题 一般不合格 偶然的 个别的 孤立的性质轻微的 对保证所审核区域的体系的有效性而言是次要的问题 四 内部审核的实施 确定不符合项的原则 1 该细则细原则2 由表及里原则3 就近不就远原则4 最贴近原则5 慎判原则6 最有效原则 四 内部审核的实施 编写不符合报告 编写不符合报告 是内审员必须掌握的基本技能 不合格报告至少包括以下主要内容 受审核部门及负责人姓名 审核员姓名 审核准则 审核日期 不符合事实描述 不符合性质判定 受审核方确认 不合格原因分析及纠正措施要求 纠正措施完成情况及验证 编写不符合报告应注意的问题 对于一个审核员来说 写好不合格报告中的 不合格事实描述 不合格问题的性质 不合格违反的条款 和 不合格的类型 是最为关键的事 不合格事实的描述应力求具体 不合格问题的性质是要用一两句话点明此事哪一点 或哪几点 做得不对 比如 没有书面的操作程序 造成质量波动 未经培训上岗操作 造成废品 违反标准或手册的条款要力求判断得比较确切 不合格的类型要准确 案例分析一 在工作现场 审核员看到一个新工人的操作不符合工艺规定 审核员问他为什么时 回答说 他不清楚有工艺规定 由于任务紧我们这批新工人一来就上岗了 班长让我们看着别人学着做 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 案例分析二 在检验科审核员查到检验批号为20701批的原材料的进厂检验报告的检验项目未做完全 便问检验员 这批材料的检验项目未完成 你们是怎么处理的 检验员想了一想回答说 当时该材料因生产急需 经科长批准后就先放行了 我也按检验指导书进行检验 在检验未完成时库房通知我们这批料已全部投完 车间也没提出什么问题 因此就没有做下面几项试验 按合格材料办理了手续 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 案例分析三 审核员查看成品库时发现有一堆放在库房一角的产品没有任何标志 审核员问 这批产品是什么回事儿 库管员说 这是客户上一次提货余下的次品 暂时存放在这里 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 案例分析四 审核员要求查看仓库送来 进货检验通知单 审核员从通知单中抽出了2001年8月8日及8月10日最近几天进的两批印刷线路板 并请组长出示这两批线路板的检测报告 组长找了10分钟未找到 这时另一位检验员李某说 昨天好象生产部经理来找小张借几份检测报告 这两份恐怕在生产部吧 审核员随即记下了这两批线路板的批号和进货日期 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 案例分析五 在项冲压车间 一位工人正在加工零件 但见他用的图纸和技术组长拿来的同样图纸的签发日期不一样 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 案例分析六 商场采购部因天气转热 市场急需 在电视广告中选了一家颜色新 价格适中的空调器厂进了一批货 但此厂为今年新上马的合资厂 没有有关部门的电工安全认证证书 有无不合格并陈述理由 不合格事实描述 不符合标准条款 不合格类型 四 内部审核的实施 汇总分析审核结果 有了若干份不符合报告 还不能在末次会议上对审核发表结论性意见 还应对审核的结果作一次汇总分析 汇总分析可以在末次会议前召开一次全体审核组成员会议上进行 以便对受审部门的健康 安全与环境管理工作做一次总体评价 汇总分析可以考虑以下几个方面 1 从发现的不符合项入手 2 从历史和趋势入手 在这些汇总分析的基础上可以总结成整个体系的建立 实施上有哪些薄弱环节及其严重程度 从而得出整体性的结论性意见 四 内部审核的实施 末次会议的内容 1 与会者签到 2 重申审核目的 审核范围和审核准则 3 总结 4 宣读不符合报告 5 说明抽样的局限性 6 澄清 7 纠正措施要求 8 领导表态 五 编写审核报告 编写审核报告应包括以下内容审核目的和范围审核组成员受审核部门审核日期审核准则审核综述及审核结论不合格项分布情况审核报告发放范围审核组长签字批准附件 六 纠正措施的跟踪 1 跟踪验证的含义 是审核活动的一部分 是审核的后续活动 是对受审核方采取纠正措施进行评审 验证纠正措施的有效性 对验证情况进行记录 六 纠正措施的跟踪 2 跟踪验证内容 纠正措施计划是否按规定日期完成 计划中的各项措施是否都已完成 完成后的效果如何 是否有类似不合格发生 实施情况是否有记录可查 记录是否按规定保存 如引起文件更改是否按文件控制程序执行 六 纠正措施的跟踪 3 纠正措施及其跟踪的重要性在内审中纠正措施具有特别重要的意义 内审的重点在于发现体系的问题加以纠正 使体系得到不断改进 因此内部审核在现场审核完成及审核报告发表后 审核组和管理代表仍要花许多精力促进纠正措施计划的有效实施 审核组应对纠正措施的实施情况追踪 其重要性在于 使受审部门对已形成的不符合项进行清理和总结 彻底解决过去出现的问题 防止Q HSE管理体系运行受到影响 监控受审部门对现存的不符合项采取的措施 防止其洋生 蔓延或进一步扩大 造成更大的不良后果 最重要的是督促受审部门认真分析原因 防止再发生 立足于改进HSE管理体系 为未来体系的运行创造良好的条件 六 纠正措施的跟踪 4 纠正措施的跟踪原则纠正措施的跟踪是Q HSE管理体系内部审核的重要阶段 其原则是 所有在审核中发现的不符合项 必须由受审部门切实采取纠正措施 内审员进行跟踪验证 形成闭环 根据不符合的性质或程序 可采用不同的纠正措施 跟踪验证方式 对受审部门再次组织部门要素的现场审核以检查纠正措施的效果 这适用严重不符合项或只有到现场才能验证的轻微不符合项的纠正措施跟踪 受审部门提交纠正措施的实施记录 审核员据此验证其是否已完成 这适用于一般不符合项的纠正措施跟踪 在下次内部审核时再予复查 这适用于短期内无法完成而又制定了纠正措施计划的一般不符合项的跟踪验证 六 纠正措施的跟踪 5 纠正措施完成期限 严惩不符合项一般在三个月内完成 其中由相当数量同类性质的轻微不符合形成的严重不符合项完成时间可再短些 一般不符合项在一个月内完成 性质非常轻的轻微不符合项可在现场审核期间由受审核方立即完成整改 审核员及时进行纠正措施跟踪验证 如确已完成 应在不符合项报告中注明 3 Q HSE管理体系管理评审 一 管理评审的目的和意义二 管理评审的内容三 管理评审的时机和方式四 管理评审的准备五 管理评审的实施六 跟踪验证 3 Q HSE管理体系管理评审 一 管理评审的目的和意义 1 检查质量 健康 安全与环境方针和目标的实现情况 确保企业持续不断地满足顾客 相关方 员工和社会的期望和要求 2 检查体系的薄弱环节 识别改进的需求 3 评估Q HSE管理体系因外部条件变化而要改进的需求 4 在体系发生重大变更后 评价体系的有效性和适应性 3 Q HSE管理体系管理评审 二 管理评审的内容 1 根据情况变化和持续改进的承诺 组织的方针和目标是否适宜 是否需要改进 2 组织机构是否合适 是否需要调整 3 为实施和保持质量 健康 安全与环境管理体系 资源是否充分合理 4 在危害和风险评价的基础上确定地点和 或 状态及应急反应计划 3 Q HSE管理体系管理评审 三 管理评审的时机和形式 1 评审时机 1 一般一年一次 但两次评审的间隔时间一般不超过十二个月 2 法律 法规以及相关方的愿望与要求有重大变化时 3 采用新的技术 新工艺 对质量 健康 安全和环境将造成较大影响时 4 商业策略 产品与活动发生重大变更时 5 组织机构 资源发生重大变化时 6 生产规