SAP简介及其审计.ppt

SAP系统简要介绍及审计工作的开展 SAP系统简要介绍及审计工作的开展 培训目的初步了解SAP系统 了解财务模块内各项处理的逻辑关系介绍SAP系统的基本操作步骤查找基本的数据信息SAP系统下审计工作的开展及注意事项 CompanyLogo SAP系统简介 一 SAP系统简介二 SAP财务模块组成部分及介绍三 SAP系统的基本操作四 SAP系统下的审计 CompanyLogo SAP系统简介 SAP系统简介SAPR 3是德国思爱普公司 SystemApplicationProducts SAP 推出的企业资源计划 EnterpriseResourcesPlanning ERP 大型系统集成管理软件 企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化 并且使业务流程日益复杂 这种趋势推动了产品和业务流程的革新和信息高速公路的应用 所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作 时效性的决策必须基于不断地提供实时的信息 SAPR 3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案 它是基于三层 可扩至多层 的客户机 服务器系统结构 支持多币种 可同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币 多语言 15种国家语言 的完整的企业管理解决方案 三层客户机 服务器系统是指数据库服务器 应用服务器 用户服务器这三个层面 CompanyLogo SAP系统简介 SAP系统简介 续 SAPR 3主要由财务会计 FI 财务控制 CO 资产管理 AM 库存管理 TR 销售与分销 SD 物料管理 MM 生产计划 PP 质量管理 QM 工厂维护 PM 人力资源管理 HR 项目管理 PS 工作流程管理 WF 行业解决方案 IS 等功能模块组成 而财务会计 金库 管理会计 投资管理和资产管理等构成了整个SAP集成系统的核心部分 财会子系统 FI CO SAP产品以其强大功能 高度集成性 实时性 灵活性 开放性 可靠性以及国际普遍适用性得到了业界的广泛赞誉并占有了包括中国在内的广阔的ERP软件市场 包括长虹 康佳 海尔空调 李宁公司 小天鹅 联想集团 中化 中航油在内的数十家企业先后采纳了SAP公司的R 3产品作为企业的应用解决方案 CompanyLogo SAP系统简介 框架性概念集团公司 Client 是SAP中的最高等级 每一个集团建立主数据库 SAP系统中定义的集团公司 可以是实际的或虚拟存在的集团公司 主要用以合并会计报表 一个集团公司可包含一个或一个以上的公司代码 通常是在集团公司层次上出具合并财务报表 公司 Company 能够产生法定财务报表的组织单元 财务报表是在公司级别上建立合并的 一个公司可以包含一个或者多个公司代码 公司代码 CompanyCode 一个必须的企业结构 一个独立核算的会计主体 是一个能够进行会计核算的最小组织单元 资产负债表和损益表是建立在公司代码级别上的 一个公司 分公司 虽然不是法人 但是如果需要单独核算 对外出具资产负债表和损益表 也可以设置成单独的公司代码 CompanyLogo SAP系统简介 CompanyLogo FI财务会计集中公司有关会计的所有资料 提供完整的文献和全面的资讯 同时作为企业实行控制和规划的最新基础 外部会计 CO管理会计是公司管理系统中规划与控制工具的完整体系 具有统一的报表系统 协调公司内部处理业务的内容和过程 内部会计 SAP财务模块组成部分 CompanyLogo 1 总分类帐 一般会计业务处理2 应收帐款 对客户及应收的管理3 应付帐款 对供应商及应付帐款的管理4 银行 银行业务 利息计算5 固定资产 资产管理6 租赁会计核算 融资租赁资产会计7 特殊用途分类帐 汇票 支票 定金 担保8 差旅管理 出差费用管理 财务会计 FI 各个部分的联系 CompanyLogo 总账会计及其他各个职能模块的联系如左图 财务会计 FI 部分的主要内容 总分类帐 总分类帐的记帐数据来源于以下方后勤等功能模块的集成自动记帐到总分类帐 明细分类帐 如应收帐款 应付帐款 中的记帐相应自动更新总分类帐 在总分类帐中的直接记帐 应收账款模块 SAP财务系统应收账款模块对所有客户的账户进行监测和控制 在此模块中账户分析 示警报告 逾期清单以及灵活的存款功能 应收账款模块与销售模块实时集成 都使用户能够方便的处理客户账务 1 客户主记录管理应收账款中客户的主记录是分层维护的 从集团层面上来说 每一个客户有唯一的编码 名称 地址 纳税登记号等 对每个公司代码来说 他可以维护该客户一些特殊的信息 对于客户的订单币别 交货方式等和销售相关的信息是维护在各销售区域层次的 这样的层次表明SAP系统中客户的信息也是集成的信息 是为财务和销售部门共用的信息 2 总账和明细账集成客户的编码就是客户的明细账号 由于集成了销售模块 发票一般是从销售开票清单自动生成的 SAP财务系统中直接用客户的编码进行账务的处理 分录行也是直接用客户编码录入的 CompanyLogo 财务会计 FI 部分的主要内容 应收账款模块 续 3 客户信用控制在SAP财务系统中 通过信贷控制范围来控制客户风险 不同的公司代码可以分配相同或不同的信用控制范围 然后为每个客户赋予相应的信用额度 客户就只能在信贷额度范围内使用信用 4 催款和自动信函往来在客户有逾期账款的情况时 通过运行催款程序 系统会自动选择客户和逾期账项 打印催款函 催款函的格式可以自由定义 系统可以动态的获取相关信息 包括地址 未清项目 负责人等 此外还可以设立不同的催款等级 对于逾期不久的客户 催款函中的措辞较为温和 而对于逾期时间较长 已经催款数次无效的客户 催款函中的措辞将比较强硬 甚至直接通知内部法律部门 进入法律程序 应付账款 SAP财务系统应付账款模块对所有供应商账户进行监测和控制 在此模块中账户分析 采购控制 采购结算及自动付款 应付款管理 都使用户能够方便的处理供应商账务 CompanyLogo 财务会计 FI 部分的主要内容 1 供应商主记录管理客户管理类似系统对供应商分三个层次进行管理的 集团层的供应商信息 包括名称 地址 语言 电话等对于每一个分子公司来说都是统一的 在公司代码层各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定义供应商信息 比如付款条件 付款方式 开户银行 利息计算 统驭科目 对于和采购相关的供应商信息 在SAP财务系统中是在 采购组织层 来维护的 2 自动付款的内部控制点对于存在大量付款业务的企业 SAP财务系统一般使用排队自动付款的功能 来规范付款流程和加速业务处理 首先 在自动付款执行的时候 系统根据操作员 如 应付账会计 输入的选择性条件 比如会计员 供应商 日期 付款方式等 从系统中采集供应商主数据中的相关信息 信息包括付款条款 付款方式 开户银行 是否冻结付款等 其次 还会采集供应商的未清项 如未清的发票金额 另外 SAP系统会跟据供应商的主数据和未清发票生成一个付款建议 在付款建议中包含了与付款有关的所有信息 如供应商 付款方式 开户银行 对方开户行 币别 金额等 操作员可以对付款建议进行编辑 决定是否付款或更改某些付款条件 编辑完成后开始运行自动付款程序 CompanyLogo 财务会计 FI 部分的主要内容 应付账款 自动付款程序一方面自动更新财务账 生成相应的会计分录 借 应付账款 贷 银行存款 未达 另一方面付款数据被送入付款媒介程序 实际付款 传统方式是打印付款单据 比如 套打电汇通知单或支票 有些企业打印出付款清单 由出纳人员直接填写付款单据 还可以将SAP系统中的付款程序与电子银行的客户端直接相连 通过系统接口将SAP系统的付款指令直接发给电子银行的客户端 客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款 固定资产 资产会计应用程序主要记录 计算并处理对资产的购置 变卖 转让 折旧和增记等 除了法律所要求的 还能得到内部会计所需要的其它方法 CompanyLogo 管理会计 CO 组成部分 CompanyLogo 1 成本要素会计 一般内部会计业务处理2 成本中心会计 记录组织内何处发生何种费用3 内部订单 用于内部专案或事件所发生成本的计划 收集 预算管控及结转 4 基于作业的成本会计 ABC成本法 作业成本核算5 产品成本控制 成本核算6 获利能力分析 内部获利管理分析7 利润中心会计 内部责任中心损益表 SAP财务系统的主要特征 SAP财务系统的主要特征 会计科目表的设置 在SAP财务系统中存在三大类会计科目表 运营会计科目表 集团会计科目表和国家会计科目表 其中运营会计科目表是记账必须的会计科目表 集团会计科目表是集团出具合并会计报表使用的会计科目表 国家会计科目表是为了满足某国要求 出具的符合该国会计准则要求的科目表 高度的集成性 SAP系统强大的系统集成性决定了SAP系统中的财务凭证绝大多数不是通过手工录入的 而是通过系统集成的方式由其他业务模块集成生成的 高度集成的系统实现了一次性记账 采购原材料的收货入库 生产领料 完工产品入库 销售出库 收到的供应商发票校验 给客户开票记账 这些业务在发生时会遵循有关记账原则 按照预先设置好的会计科目 自动记入总账 固定资产的购置 折旧和处理都会在更新每个明细资产的同时更新总账 而不需要财务人员录入凭证 通过权限的管理可以使所有子公司或工厂的原始数据的来源处于总部的监控之下 高度的系统集成实现了数据的单口录入 财务数据完全来源于业务原始数据 既提高了财务数据的准确性 同时大量减少了财务人员的工作量 CompanyLogo SAP财务系统的主要特征 高度的集成性 续 由于系统高度集成性 数据实时更新 共享 横向上 企业管理分析所需的大量数据信息都可由系统中方便的取得 而且只要权限许可 原则上任何人在任何位置任何时间都可得到所需要的最新信息和数据 而不再需要专人整理汇总上报工作 纵向上 对一个集团来说 可随时随地获得跨公司 跨区域 跨部门的最新管理分析数据 由于上述特点 我们在安装SAP软件并获取相应权限后在所里就可以查询各种信息 开展我们的工作 扁平式的科目设置 SAP里面的科目设置是不分级次的 不光是应收款 包括应付 固定资产等也是这样的 因此在SAP中的科目设置是没有一般意义上的一级科目 二级科目之说的 原则上SAP的总帐科目都是最明细最末级的 但也有例外 比如说客户 供应商 固定资产的总帐科目 SAP称之为统驭总帐科目 这些科目在总帐中是不能直接记帐的 其数据的来源是和下属的客户 供应商 固定资产明细帐平行同步更新的 从这个意义上讲SAP的统驭总帐科目有点类似于常说的一级或二级科目 因为在SAP中 这三大类都是明细帐管理的 因此这些统驭总帐科目是连接明细帐和总帐的桥梁 其中 客户 供应商统驭总帐科目在客户 供应商主数据中维护 在其过帐时一般这个科目是不能更改的 固定资产的总帐科目是根据固定资产类别在后台配置中设定的 过帐时也是不可更改的 穿透 的方式抽查凭证 即可以不断深入地挖掘 直至进入原始凭证 CompanyLogo SAP系统的基本操作 SAP系统的基本操作系统登录查看科目余额表查看明细账 明细账的特征 凭证特征 各项费用与成本中心其他命令介绍 CompanyLogo SAP系统基本操作 CompanyLogo 登陆系统 安装系统后双击SAPClient端的图标登陆SAP系统后就出现右面的窗口 双击登陆进入下一个窗口 SAP系统的基本操作 双击登陆后出现如下窗口 客户端 400用户 输入用户名口令 输入密码回车进入SAP菜单 CompanyLogo SAP系统的基本操作 CompanyLogo 回车确认 返回 退出该事务代码 打开新的会话窗口 工具栏简介 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 登陆后进入主菜单如下 也可直接输入SAP事务代码 SAP系统的基本操作 显示资产负债表SAP菜单路径 会计核算 财务会计 总分类帐 信息系统 总帐报表 新 财务报表 现金流 一般的 实际 实际比较 财务报表 实际 实际比较SAP事务代码 S PL0 86000028 事务代码各个企业间是不同的 这个实务代码是找到这个案例的代码 我们在业务中碰到那个单位的业务代码是F 01 CompanyLogo SAP系统的基本操作 CompanyLogo 输入实务代码后出现的页面 选择参数1 2 需要选择货币类型 公司代码 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 选择参数2 2 选择报表结构代码 这是企业设定好的 需要跟企业人员了解是多少 报表期间就是你的审计期间 还有比较期间 就是我们常讲的报表期间和比较期间 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 如图生成的就是所选择期间的科目余额表 这个余额表是可以导成Excel表格的格式 例所导出的Excel版余额表 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 查询到的总账科目明细账如左图所示 按照月份的汇总 双击任何数值均可以得明细 如双击3月借方发生额43000 显示借方3月发生明细 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 查询总账科目明细账 显示总帐科目余额表 查询某一总账科目的SAP菜单路径 会计 财务会计 总分类帐 帐户 显示余额SAP实务代码 FS10N 帐户 显示余额 需要输入的参数 总账科目编号公司代码 会计年度 SAP系统的基本操作 CompanyLogo 双击后得如下明细账 所显示的是借方发生明细 如果借贷方的发生额都想看 只要双击期末余额即可 SAP系统的基本操作 SAP明细账的特点 发生额仅有一列 整数位借方发生额 负数为贷方发生额 凭证类型根据数据来源分多种双击某行记录可以联查凭证月末结账的特征会生成两类明细账 ARAP是重分类明细账GRIR类科目是暂估材料明细账 CompanyLogo SAP系统的基本操作 各项费用与成本中心介绍SAP系统是不单独设制造费用 销售费用 管理费用总账科目的 这些费用的归集是通过系统后台对成本中心的设置来完成的 成本中心就是实现定义好的一般是一个部门一个车间等等 在设置时指定某一个成本中心的发生的各项是作为管理费用 还是销售费用或者是作为制造费用 所以在科目余额表里面看不到管理费用和制造费用的 其他命令 CompanyLogo SAP系统下的审计 特别提示 通过前面对企业总账及应收账款 应付账款等查询方法的掌握以及从企业那儿取得一些事务代码可以查询一些数据 但这些数据相关后台各个参数设置及数据传递和分配关系 就是反应企业的业务实质及财务核算实质方面的问题 还是需要跟企业去了解 比如制造费用的分配 材料成本差异 产成品成本差异的分配原理等等 SAP是一个很强大的工具 审计的关注点应该是业务和财务核算的本质 应关注事项报表项目金额的逻辑关系 比如刚刚提到的管理费用里面是由哪些中心的费用构成的 报表上的主营业