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工作分析与工作设计 第二章 1 本章内容 工作分析的有关概念工作分析在HRM中的重要作用 在各种不同的HRM活动中不同的工作分析方法和技术 各种工作设计方法 岗位规范 工作说明书的编写 重点 各种工作分析和工作设计的方法的选择 2 一则案例的启示 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 服务工 勤杂工 岗位说明书中没有清扫地板的条文 得出结论 必须有工作分析 工作说明书中没有清扫地板的条文 工作说明书中没有清扫的条文 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 3 麦当劳的厕所为什么总是干净 4 每时每刻保证厕所的整洁卫生喷上麦当劳专用清洁液 用纸擦镜 戴上手套 喷上清洁液 用抹布擦试洁具和地板 镜子 台面 洁具 地板 垃圾桶 气味 每30分钟打扫一次 人多15分钟 关键点符合清洁要求 一人打扫 一人检查 2人 设定专职保洁员 兼职卫生检查员 专用清洁液及清洁工具 QSCV 品质 服务 清洁 价值 目标 流程 关键点 建立制度 考核机制 组织配套 资源配套 文化推动 麦当劳的厕所为什么总是干净 5 一 与工作分析相关的概念 第一节工作分析概述 6 1 工作要素 指工作中不能继续分解的最小动作单元 2 任务 指员工在某一有限的时间段内为了达到某一特定目的所进行的一项活动 3 职责 指由一个人承担的一项或多项任务组成的活动 一 与工作分析相关的概念 7 4 职位 指一个或多个任务落实到某个特定的员工身上时出现的工作岗位 也就是指组织赋予每个员工的职务 工作任务及其承担的责任 特征 一个组织中 职位数量 员工数量 一 与工作分析相关的概念 8 9 10 11 5 工作 指由一个或一组主要职责相似的职位组成的事项 6 工作族 指由两个或两个以上的工作组成的工作体系 一 与工作分析相关的概念 一个工作可以有一个职位 也可以有多个职位 12 7 职业 指在不同组织 不同时间 从事相似活动的一系列工作的总称 8 职称 指标志专业技术人员学术水平能力和工作成就的等级称号 一旦获得 一般情况下 终身享用 一 与工作分析相关的概念 13 9 职务 是同职权相联系的工作岗位 担任某一职务 必须具备一定的资格条件 行使一定的职权 担负与职权相对应的职责 并获得相应的待遇 只有聘任了 职务才能生效 待遇才能兑现 一 与工作分析相关的概念 14 10 职级 职务的级别 由于职位的责任难易程度不同等 需要将职位划分为不同的级别 11 职等 职务的等级 由于不同职务的所需要的任职资质条件不同 就有相应的不同职务等级 职级与职等是相对应和吻合的 一 与工作分析相关的概念 15 12 职员 指执行任务 承担工作责任的人员 先有职位 后有职员 职员应由职位来确定 职位不依职员而存在 若职员离职 职位仍然存在 一 与工作分析相关的概念 16 关系图 17 二 工作分析的定义及基本问题 1 工作分析 工作分析是对组织中某个特定工作职务的目的 任务或职责 权力 隶属关系 工作条件 任职资格 即从事该工作的工作人员所应具备的条件 等相关信息 5W1H 进行调查 收集与分析 以便对该职务的工作做出明确的规定 然后加以系统 科学的描述和规定的活动 简言之 就是一个确定工作 职务 的任务 活动和责任的过程 18 2 工作分析的基本问题 第一个问题 工作是什么 岗位的名称 级别岗位设置的目的岗位的工作内容 任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置 谁适合这份工作 基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求 第二个问题 1 两个最基本的问题 19 第三个问题谁最适合这个工作 第四个问题谁来做工作分析 第五个问题何时做工作分析 新组织投入运行时 战略调整 业务发展时 工作内容与性质发生变化时 兼并 扩充 增加生产线时 改变编制 重新定岗定员时 引进新设备 工艺 技术时 建立相关制度时 人力资源管理专家负责总体策划和审定 主管人员结合企业实践 参与或组织人员编写 在岗员工结合个人实践提供经验资料 人力资源部门做出规范 完整 系统的岗位分析 哪些经历可以优先 哪些专业可以优先 怎样的资格可以优先 有过哪些培训可以优先 2 其余三个问题 20 三 工作分析的意义 1 使整个企业有明确的职责和工作范围2 招聘 选拔使用所需的人员3 制定职工培训 发展规划4 设计合理的工资 奖酬 福利政策的制定5 制定考核标准 正确开展绩效评估工作6 设计 制定企业的组织结构7 制定企业人力资源规划 21 工作分析得到的结果 工作说明书 工作描述 岗位规范 22 具体说明某一工作的内容 特点及工作环境 1 工作名称 指组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或工作代号 以便于对各种工作进行识别 登记 分类以及确定组织内外的各种工作关系 2 工作活动和程序 是岗位规范的主体部分 包括工作任务与负担的责任 执行任务条件 工作流程与规范 与他人的正式工作关系 接受监督以及进行监督的性质和内容 1 工作说明书 确定工作的具体特征 23 3 物理环境 包括工作地点温度 光线 湿度 噪音 安全条件等 还包括工作的地理位置 可能发生意外事故的危险性等 4 社会环境 包括工作群体中的人数及相互关系 完成工作所要求的人际交往的数量和程度 与各部门之间的关系 工作点内外的公益服务 文化设施 社会习俗等 5 聘用条件 工作人员在正式组织中有关工作安置等情况 包括工作时数 工资结构 支付工资方法 福利待遇 该工作在组织中的正式位置 晋升的机会 工作的季节性 进修机会等 24 即任职要求 说明担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求 主要包括以下几个方面 1 一般要求 包括年龄 性别 学历 工作经验 2 生理要求 包括健康状况 力量与体力 运动的灵活性 感觉器官的灵敏度 3 心理要求 包括观察能力 集中能力 记忆能力 理解能力 学习能力 解决问题能力 创造性 数学计算能力 语言表达能力 决策能力 交际能力 性格 气质 兴趣 爱好 态度 事业心 合作性 领导能力等等 2 岗位规范 找出工作对对任职人员的各种要求 25 3 工作说明书与岗位规范的联系和区别 1 从编制的目的看 工作说明书以 事 为中心 对岗位进行全面 系统 深入的说明 为组织HRM提供依据 岗位规范是在工作描述的基础上 解决 什么样的员工才能胜任本岗位的工作 的问题 为组织员工的招聘 培训 考核 选拔 任用提供标准 26 2 从内容范围看 工作说明书的内容较广泛 既包括对岗位各事项性质 特征等方面的说明 又包括对担任该岗位工作的人员要求的说明 从这个意义上说 岗位规范是工作说明书的一个组成部分 岗位规范的内容比较简单 主要涉及人员的任职资格条件等方面的问题 27 4工作分析的对象和时机 1 工作分析的对象 组织中的所有工作岗位 2 工作分析的时机新组织建立之初 新的工作产生时 由于新技术 新工艺 新方法和新系统的产生 使得工作性质发生变化时 28 第二节工作分析的程序 29 一 准备阶段 一 了解工作情况 确定样本 建立关系 组成工作小组 具体有 1 由工作分析专家 岗位在职人员 上级主管组成工作小组 2 确定调查和分析对象的样本 同时考虑样本的代表性 3 利用现有文件与资料 对工作的主要任务 主要责任 工作流程进行分析总结 4 把各项工作分解成若干工作元素和环节 确定工作的基本难度 5 找出原来的任职说明书中存在的不清楚 模棱两可的主要条款 或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题 30 二 调查阶段 1 编制各种调查问卷和调查提纲 2 到工作场地进行现场观察 观察工作流程 记录关键事件 调查必须的工具与设备 考察工作的物理环境与社会环境 3 对主管人员 在职人员广泛进行问卷调查 并与主管人员 典型 员工进行面谈 收集有关工作的特征以及所需要的各种信息 征求改进意见 同时注意作好面谈记录 并注意面谈的方式方法 4 若有必要 工作分析人员可直接参与调查工作 或通过实验的方法分析各因素对工作的影响 31 三 分析与综合阶段 1 仔细审核 整理获得的各种信息 2 创造性的分析发现有关工作和工作人员的关键成分 3 归纳 总结出职务分析的必需材料和要素 32 四 完成阶段 控制和运用阶段 1 根据工作分析和经过分析处理的信息草拟 岗位说明书 2 将草拟的 岗位说明书 与实际工作对比 3 根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究 4 修正 岗位说明书 5 若需要可重复 2 4 的工作 对特别重要的岗位 其 岗位说明书 应多次修订 6 形成最终的 岗位说明书 7 将岗位说明书应用于实际工作中 并注意收集应用的反馈信息 不断完善 岗位说明书 8 对分析工作本身进行总结评估 注意将 岗位说明书 归档保存 为今后的工作分析提供经验与信息基础 33 第三节工作分析的方法 34 一 获取工作分析信息方法 1 观察法2 工作实践法3 访谈法4 问卷法5 典型事例法6 工作日志法 35 1 观察法 观察法是指在工作现场运用感觉器官或其他工具 观察员工的实际工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并用文字或图表形式记录下来以收集工作信息的一种方法 36 2 工作实践法 工作实践法也称参与法 它是指工作分析人员通过直接参与某项工作 从而细致地 深入地体验 了解 分析工作的特点和要求 37 3 访谈法 通过与员工和管理者的访谈 可以获取更多的细节和更准确的信息 一般有三种访谈的方式 与该工作的主管人员进行访谈 与从事该工作的每个员工交谈 与从事相同工作的员工群体进行交谈 38 4 问卷法 工作分析所需的大量信息可以通过工作分析问卷来获得 问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为 工作特征和工作人员特征的重要性和频率作出描述分级 再对结果进行整理与分析 问卷法主要可以分为两种 结构化问卷非结构化问卷 39 5 典型事例法 典型事例是指对实际工作中特别有效或无效的工作者行为的简短描述 当大量的这类小事例收集起来以后 按照他们所描述的工作领域进行归纳分类 最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解 40 6 工作日志法 由员工按时间顺序记录下一天所做的工作事项 41 工作实践法 工作日志法 观察法 典型事例法 问卷调查法 直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求 不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位 直观清晰地了解员工的工作过程与负荷 可为岗位分析 绩效评估提供第一手信息 了解员工需求及满意度 发现管理隐性问题 较好沟通 获得职务的静态信息和动态特点 行为被观察和衡量 确定行为的利益和作用 获得资料 分析者对工人造成压力 不易观察到一些突发事件 不适用于工作周期长的岗位 耗费大量时间 难以对工作完整把握 可能导致调查结果的偏差 不能准确地描述他们的工作任务 短时间内获取信息 内容有针对性 员工容易作答 事后对结果的处理和分析 意见和建议渠道 员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性 比较费时 有助于了解岗位比较客观的信息 能澄清某些疑问 能直观得到岗位要求的个人资格 方法 优点 缺点 访谈法 一是费时 二是典型事件的定义是否显著的对工作绩效有效或无效的事件 遗漏了平均绩效水平 42 二 工作分析的基本模式 1 功能性工作分析法 FJA法 FunctionalJobanalysis它是以工作为中心的分析方法 2 职位分析问卷法 PAQ法 ThePositionAnalysisQuestionnaire它是以个人特征为重点的分析方法 43 第四节编写工作说明书和岗位规范 44 对工作说明书编写的要求 清晰具体简短扼要 45 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作关系 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 工作活动内容工作权限工作结果 所属工作部门直接上级职位工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间 工作产所工作环境危职业病工作时间工作均衡性工作环境舒适程度 工作说明书的基本内容 46 一 工作说明书的内容 1 工作表识包括工作名称 编号 工作所属部门 工作地位 工作说明书的编写日期等 2 工作综述即描述工作的总体性质 列出工作的主要特征以及主要工作范围 47 3 工作活动和工作程序包括工作任务 主要职责工作流程 所使用的材料与机器设备 与其他人的协作关系 所接受的监督以及所实施的监督等 4 工作条件和物理环境列出有关工作条件 包括工作地点的温度 湿度 光度 噪音 安全条件 地理位置等 48 5 社会环境包括工作群体中的人数 各部门之间的关系 工作地内外的文化设施 社会习俗等 6 工作权限包括决策权 对其他人员实施监督的权限以及经费预算的权限等 7 工作绩效标准即完成任务所要达到的标准 49 8 聘用条件包括工作时数 工资结构 工资支付的方法 福利待遇 该工资在组织中的正式位置 晋升机会 工作的季节性 培训机会等 9 工作规范主要说明任职人员应具备的基本资格和条件 50 编码 305031级别 初级岗位名称 会计员一 职责总述1 本工作是在主管人员监督下 办理基层单位会计工作 2 遵守国家和企业的各项规章制度 法规以及主管部门或主管人的原则指示 编制预算或决算 审核原始凭证 处理帐目 核算成本 3 处理各种数据要准确无误 4 按时向有关主管人员呈报财务会计报表及文字说明 二 工作说明书举例 1 5 51 二 所受监督 1 直接接受本科室主管人的指令和监督 2 在规定的权限内 一般例行公事可独立处理 有关重要事项 须向上级请示 经批准后方可进行 三 所施监督在一般情况下 无监督 指挥他人的权限 二 工作说明书举例 2 5 52 四 工作举例编制预算 决算 编制会计报表 月份 季度 年份 填发记帐通知单 登记 整理总台帐 审核原始凭证 登记成本帐 编制传票 帐册凭证装订 保管 二 工作说明书举例 3 5 53 五 所需资格条件 1 大学或大专会计专业毕业 担任二年以上会计职务 具有实际工作经验 2 了解本部门 企业的会计及审计制度 3 了解国家及地区有关的方针 政策 法令 规定 4 具有一般的分析 判断 计算 记忆力 5 具有专业知识和一定的科研能力 二 工作说明书举例 4 5 54 六 晋升 助理会计师七 与其他岗位的关系 八 工作时间 在制度时间内工作 上白班 早晨8 00 下午5 00 一般无须加班 九 工作环境和条件 十 其他事项 二 工作说明书举例 5 5 55 三 岗位规范的主要内容 1 3 1 岗位名称 编号 2 岗位主要工作范围和职责 3 岗位的工作目标 责任 权限 4 与其他岗位之间的关系 56 5 任职人员应具备的资格条件 包括 一般要求 年龄 性别 学历 工作经验等 生理要求 健康状况 体力 运动的灵活性 感觉器官的灵敏度 心理要求 观察能力 学习能力 解决问题的能力 语言表达能力 人际交往能力 性格 气质 兴趣爱好等 三 岗位规范的主要内容 2 3 57 6 绩效考核标准 7 其他应补充规定的事项 三 岗位规范的主要内容 3 3 58 第五节工作设计 59 一 工作设计的概念 工作设计 根据组织需要兼顾个人需要 规定某个工作的任务责任 权利以及在组织中与其他工作关系的过程 60 二 影响因素 1 组织因素 专业化工作流工作习惯 2 环境因素 人力资源供应与先进设备的结合社会期望 3 行为因素 自主权多样性工作意义反馈 61 三 工作设计方法 1 机制法 管理科学学派 分工专业化技术标准化人的活动程序化 工作简单化 62 2 行为法 行为科学学派 1 工作扩大化 扩展一项工作所包含的任务和职责 横向扩大化 将属于很细的工作单位合并 由一个人负责一道工序改由几个人共同负责几道工序 纵向扩大化 将经营管理人员的部分职能转由一部分员工承担 工作范围沿着组织形式的方向垂直扩大 优缺点 在一定程度上降低了工作的单调感 增多了员工的工作技能 提高了员工对工作的满意度 但如果没有加薪的补偿 可能会降低员工的工作热情 从而降低劳动生产率 63 2 工作轮换 工作轮换 在组织生产不受影响的前提下 将员工在几个不同的岗位中轮换工作 优缺点