三级秘书考试情景录像与实务操作题攻略PPT课件.ppt

情景录像与实务操作题 三级秘书 1 情景录像题一般的考点 秘书外在形象 衣着 职业装为主 考虑穿着形象秘书工作环境 办公桌面的整洁与否 光线问题电脑位置秘书的内在形象 礼仪行为 对外礼仪 包括接待客人 送礼 喝咖啡等等沟通的行为 语言秘书的工作行为 接听电话 文书写作是否规范 事务安排 工作程序 具体操作秘书的综合性指导工作 法律法规以及企业文化等方面的知识 对工作方面的协调 对下属工作的指导 2 形式 人 事 3 秘书面对的人 上司 接受上司批评的态度记录上司的指示礼貌工作 进出办公室敲门 关门 有无打断上司讲话 与上司共同工作的时候是否提前预约是否能够做到为上司挡驾能够在具体工作问题上 必要向上级请示能够了解自己的职责 不参与非自己职责内的事情能根据情况 提出合理化建议为上司服务好 4 秘书面对的人 同事或者下属 能够对同事和下属保持正确的礼仪能够对下属进行工作上的指导 一般能做出正确具体的细节安排面对下属进行沟通的时候 态度良好 5 面对客户 礼仪要求 尤其重在考核对外礼仪 比较重点的考核对日本的礼仪较多 包括礼物购买 能够与客户进行良好的沟通 包括行为 语言等等能够对客户做良好服务能够满足客户的合理要求 6 秘书面对的事情 能按时完成工作能做好接待工作能做好会议工作 能主持会议 对会议知识的运用正确 能处理好办公事务能处理好突发事件能处理好保密问题能正确使用各种文书 包括一些管理性的文书 写作 格式 内容 使用 必要的时候能与其他部门协调好 处理好工作具备相当的知识储备行为要正确 7 秘书对设备的使用 刻录机 能正确使用 注意不要将读盘当做光驱 注意使用正确光盘 将刻录机装对计算机软件 主要注意对图表的使用 一但发现就要说明投影仪 懂得使用 了解事先检查 并能发现问题 传真机复印机 开机预热 盖好盖板要保持玻璃板的清洁 有问题请专业人士做专业清洁 数码相机 不能拍摄自然风光 要近距离拍摄 8 注意方面 注意特写镜头注意文书 一般都要找到错误注意语言提示 一般赞美性语言都是指示行为的正确性 批评或者怀疑式语言都说明工作行为有些问题 注意情节提醒注意细节 尤其礼仪方面注意语气注意填写分析与更正性的说明 9 题目分析 形式 1 要求以电子邮件的形式作答2 要求以备忘录的形式作答3 要求以任务完成形式作答 10 回答时 电子邮件的 发件人 编写一个邮箱地址收件人 编写一个邮箱地址主题 简要语言说明例如 发件人 gaoye 收件人 suming 主题 会议筹备方案的注意事项苏明经理 您好 现将会议筹备方案的注意事项发送给您 请审阅 会议筹备方案 11 备忘录 如 备忘录至 行政经理自 助理 秘书 高叶日期 2010年5月15日主题 会议筹备方案的注意事项会议筹备方案 12 布置任务型 分析题目中所要求回答的内容 一种是在题目中就直接说出来的 不要发挥 按照给的点一一作答一种是需要在题目中找到回答内容的 注意不要回答太多 回答时最好采用条文式如果题目的内容在书本上是条文存在的 每条下的内容可以回答的 就简单回答一两条 13 考点 范围 会议部分办公事务文书写作信息与档案 14 会议部分 会议筹备方案 一般性 远程会议 一般性 写一份筹备方案 标题 正文 会议主题 时间 地点 与会人员 会议议程 会议议题 会议会务工作人员及工作分工 材料准备 设备和用品 会议经费 餐饮和住宿远程会议筹备方案 说明特点检查会务的筹备情况检查内容 方法 听取汇报 现场检查 15 会议筹备方案 大型 写一份会议筹备方案标题一 会议主题二 会议与会人员三 会议时间 地点四 会议主要议程五 会议议题六 会议会务工作小组七 会议需要的设备和用品 工作人员八 会议要准备的文件材料 负责人员九 会议经费十 会议餐饮 住宿工作 负责人员 16 远程会议筹备方案 回答定义 说明它是一种新的会议形式 是新时期电子通讯技术高速发展之下的产物 远程会议的优点特点 注意说到文字资料的处理 与通信行业的联系 重视设备 17 重点回答 因为是筹备方案 因此需要对会议日期 参加人员 议程等内容重点说出 一般会议 分条写出 远程会议 同电信商联系 18 应急方案和处理会议突发事件应急方案的内容 人员 场地 设备 资料 安全与健康 行为 负责解决的工作人员 处理突发事件的方法 对上述问题进行处理原则 思想重视 措施到位 定期检查会议经费的筹措 人员交费 参展商交费 联合主办者交费 广告 赞助和捐助 公司分配 其他 19 会议部分中 各项工作分工落实到具体的工作人员 文件材料要准备充分并且恰当场地要适合会议的使用会议设备要用品要准备好会议的后勤工作 住宿 餐饮 交通 20 事务管理 礼宾序列 礼仪原则 方法 礼仪要求办公模式 特殊人员 研发人员 在家工作 合同制 优点 减缓交通压力 节省办公空间 调动员工的积极性 节省办公费用 处理突发事件的方法 火灾 炸弹威胁的具体方法 一般性的做法 公开性 透明度 生命第一 工作计划制定程序 程序性 办公用品管理的方法及其优缺点 购买 租用 租借 采购预算方法 零基预算法 传统与算法 办公资源的管理 定义 方法和手段 工作程序 21 信息 开发工作 便条高叶 为了进一步开拓市场产品 增强产品的市场竞争能力 扩大产品销售 需要掌握大量的有关信息 作为分析研究 制定策略的基础 请完成下面的工作 1 说明信息收集的范围2 说明信息开发的形式3 说明你准备采用哪种形式开发信息 22 答案分析以及要点 因为目的是要开拓市场 所以其信息收集的范围 应该是市场信息 产品信息 消费者信息以及各种贸易信息 信息开发的形式 剪报 索引 目录编制 文摘 简讯 调查报告 调查报告 23 便条高叶 公司订阅了一些定期发行的杂志 为了获得全面的服装市场信息 随时掌握市场动态 公司应最好日常的剪报工作 请你将剪报的含义 特点以及剪报的步骤以书面材料的形式提供给我 24 答案分析和要点 剪报的含义 特点 注意优缺点都要答到 但可以先说明优点 再说明缺点 最好优缺点不要间错说明步骤 根据剪报的定义逐一分析 但是注意不要将顺序弄错 25 档案管理 便条高叶 为了充分发挥档案的作用 公司要组织人员利用档案编写大事记 请你完成以下工作任务 1 说明此次编写大事记适宜采用的利用档案方式 2 说明利用档案可以借助的检索工具 3 说明大事记的含义和构成4 说明编写大事记的要求 26 答案分析和要点 档案利用方式 阅览室 档案复制本检索工具 4级 考察不同的检索工具的功能 归档文件目录 分类目录 主题目录 人名索引 全总指南 定义 时间顺序 重大事件编写要求 日期要求 顺序 主题 27 文书写作 通告通报决定复函招标书 28 文书写作 标题 确定选对文种很多文书的标题形式是可以只用文种的格式 通告 通报 决定 复函都需要有结束语以及落款 日期 大写 在内容上可以通过对所给材料的利用来达到目的注意某些文书要求有主送机关 29 如 根据下列招标书写一份投标书宏远公司招标书为了 目的 决定招聘承包宏远宾馆经理 一 宏远公司概况二 承包目标三 承包期限四 享有权利五 资产抵押和奖惩六 报名条件七 报名时间 地点八 答辩九 开标时间 评标方式 30 参考答案 宏远宾馆经理投标书宏远公司招标办公室 引言 投标目的 个人基本情况主体 设想 承包方案 措施等结尾 投标人姓名 地址 电话号码尾部 附件 落款 成文日期 31 注意要点 一些必须有基本记忆 否则题目没办法回答一定要审题 针对题目要求回答 有一些问题 实在无法回答的时候 建议回答要点是 1 定义 2 种类 3 作用 4 注意事项 但是每条前要使用题目提出来的要点 32 记忆方法参考 形象记忆 如 制定工作计划的程序小王是一个很有条理性的人 刚毕业参加工作 就发现行政部经理的工作是自己所喜欢并且基本了解的 估量机会 就将此列为自己三年的