酒店新晋员工职业化训练教程.ppt

1 欢迎参加 酒店新进员工职业化训练教程 天马行空官方博客 2 课程内容的简介 2 第三讲科学的工作方法第四讲如何完成您的工作 天马行空官方博客 3 第三讲科学的工作方法 科学的各种方法指无数前辈在工作中实践中总结出来有效的方法 4 办公室的5S运动 5S起源于日本 就是整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISO 清洁 SETKETSU 素养 SHITSUKE 五个项目 因日语的罗马拼音均以 S 开头 简称为5S 5S运动提出的目标简单而明确 就是要为员工创造一个干净 整洁 舒适 合理的工作场所和空间环境 5S的倡导者相信 保持工作环境的干净整洁 物品摆放有条不紊 一目了然 能最大程度地提高工作效率 如果你的办公室 办公桌都井然有序 那你的工作效率一定不低 5 PDCA工作法 P PLAN 制定计划D DO 立即行动C CHECK 检查A ACTION 修正 计划 Plan 修正再执行执行 Action Do 检查 Check 6 制定计划的工具 甘特表 亦称甘特进度表或条形进度表是以美国企业管理学家甘特 HenryGrant 的名字命名的 常用于策划和编辑工作 7 运用甘特表应注意的三原则 清楚指明所需完成的工作项目或数量以及所需的时间注重工作的进度和时间 生产力的变化和指令的传达管理人员须尽可能依照预定的时间去完成工作 8 甘特表例子 中秋晚会 9 D 立刻行动 寒号鸟的故事拖延要不得你是那只 寒号鸟 吗 10 C 检查 很多新员工在制定目标后就埋头苦干 不去检查 有没有偏离目标 或者随着情况的变化 原定的目标本身要不要调整 这是很容易忽略的一个步骤 两点之间最短的是直线 11 A 修正 修正不管用的行动 直到达成目标为止 火箭升天的例子 12 团队的科学工作方法 一个人应该具备的职业素质之一是团队协作精神 那么 他在团对中应该扮演什么样的角色呢 他在团队中的职责又是什么呢 下面我们将介绍一些团队的工作方法和工具 13 您是称职的队员吗 具备训练有素的专业能力擅长解决问题 具有作出清楚且明智决定的能力 具有团队工作技巧 善于处理人际关系 14 了解自己队友的风格 如何更好的跟别人合作成功的团队成员的构成需要四种风格的人 15 鲍尔宾问卷 团队成员风格的工具 鲍尔宾问卷鲍尔宾先生把人划分为八类 通过回答七张问卷了解人的个性和作风 鲍尔宾问卷下面共有七个表格 每个表格都列出了八个陈述 请仔细阅读 看哪一个陈述最适合您的个性和作风 选择完毕 请给您所选择的陈述打分 每个表格的总分是十分 您可以将十分分配给2 3个陈述 16 团队成员的风格 献策者协调者联络者挑战者 17 献策者 专心于特定任务的人 通常会提出一些主张 并提供一些专业解释 估计风险 介绍发展状况 18 协调者 着眼于团队的大局和最高目标的人 他会制定标准和规则 而且激发他人的主张 他会检查一些点子的实行情况 他会协调方案 19 联络者 力图保证每个人都能发表意见 并且让人人开口说话 这种人比较善于激励别人参与 而且能够调停周询 很能够反应情感 并且很支持别人 20 挑战者 想别人提问 以使团队的协作向正确的轨道前进 陈述对别人提问的一些看法 他会提出一些相反的或自己的看法 他会从不同的角度对观点或事实进行阐述见解 21 团队成员的工作职责 团对在达到它任务的过程中 需要完成各种各样的事务 团队成员如何分享这些事务实际上就是他们工作职责的分工 22 团队成员的工作职责分析的两个工具 职责讨论会期望值讨论会职责讨论会的讨论会可以用来分析团队的任务 分配任务责任 并且搞清每个人应该承担的责任 而当我们已经明确职责 想跟清楚的怎样才能跟好地互相支持时 期望值讨论会会跟有效 23 期望值工作表 练习 24 第四讲如何完成您的工作 25 步骤1 主管呼叫您的名字时 注意点1用有朝气的声音立刻回答注意点2不要闷声不响的走向主管注意点3不要用做什么或什么事等同辈用词语回答注意点4带着你的笔记本 以便随时记下主管的指示 26 步骤2 记下主管交办事情的重点 1具有核对的功能 当主管指表示完后 您可以参考你的记录重复指示的重点 以核对你与主管有无差距 日后工作中 可根据备忘录检查您的工作状况是否正确 可避免以后如 有没有交待 有没有听见 之类的纠纷 27 步骤3 理解命令的内容和含义 注意点1不清楚的地方 询问清楚为止 这一步叫 确认 注意点2尽量以具体化方式 向主管确定命令的内容 这一步叫 检验理解 注意点3要让主管把话说完后 再提出意见或疑问 28 科学的记录方法 6W3H WHAT指要做的是什么及描述达成任务后的状态WHEN指全部任务完成的时间及各步骤完成的时间WHERE泛指各项活动发生的场所WHO指与命令有关联的对象WHY指理由 目的 根据WHICH指前面的5个W 做出备选方案HOW方法 手段也就是如何做HOWMANY指需要多大 多少 以计量的方式让事情更具体化HOWMUCH指预算 费用 29 解决问题的步骤 什么是问题目标与现状产生差距 或和我们的预想与期望不一样实际情况期望目标 30 步骤1 界定问题 首先要找出真正的问题及原因 在决策之前须诊断 清楚界定问题是否存在 问题的原因何在 不应只重视应付问题的表面现象 而忽略了问题的真正所在 31 步骤2 分析问题并收集相关的资料 掌握到问题的真正所在后 便可着手收集资料 妥善的分析 整理资料 这里给大家介绍一种科学的分析工具 因果图 或叫鱼骨图 32 因果图使用步骤 1集合相关人员2挂一张大白纸 准备2 3支色笔3就影响问题的要因发言 发言内容记入图上 中途不可批评或质问4时间大约一小时 收集20 30个原因就可5就收集的原因 何者影响最大 大家轮流发言 经大家磋商后 认为影响较大画上红圈6与步骤五一样 针对已圈上一个红圈若认为最重要的可以再圈上二圈 三圈重新画一张要因图 未上圈的予以去除 圈数最多的例为最优先处理 33 步骤3例举可做选择的解决方法 在了解了问题的原因及收集了足够的资料后 必须例举所有可供选择的解决方法 一种有效的寻找解决方法的方法 头脑风暴法 BRAINSTORMING 34 头脑风暴法 背景说明头脑风暴法又称智力激励法 BS法 是由美国创造工程专家A F 奥斯本于1939年首次提出 1953年发表的一种激发创造性思维的方法 方法大意实际上是一种别开生面的小组畅谈会 35 具体操作一 准备阶段 1 选定议题 2 选定参加者 一般不超过10名 并事先挑选好记录员 3 确定会议时间和场所 4 准备好海报纸或大白纸 记录笔等用于记录的工具 5 布置场所 6 会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题 因此会议主持人应熟读本法 做到彻底了解 如应了解本法的四大原则 实施要点等等 36 具体操作二 实施阶段 7 开始头脑风暴法会议时 会议主持者首先必须向参加者简介该方法大意 应注意的问题 如四大原则 8 会员畅所欲言 9 记录员记录参加者激发的灵感 10 结束会议 11 将会议记录整理分类后展示给参加者 12 从结果和可行性两个方面评价各种方案 13 选择最合适的方案 应尽可能采用会议中激发出来的方案 37 实施要点 1 选择议题应注意 议题的选择必须合乎参加者的层次和关心程度 议题的内涵应该明确 而不应该模棱两可 似是而非 2 尽量利用激发出来的灵感 3 主持人须知 主持人必须熟悉头脑风暴法 并且通晓它的原则 及时阻止混乱的场面 及时宣告会议的结束 4 记录员要将所有人设想的大意清晰地记录在海报纸上 38 四大原则 1 禁止反驳他人构想 也不要妄下结论 2 鼓励自由思想 自由发言 最狂妄的想象是最受欢迎的 3 重量不重质 意见或建议提得越多越好 4 鼓励利用别人的灵感加以想象 变化 组合等以激发更多更新的灵感 39 解决问题的九个步骤 续 步骤4 比较各项备选方法的优劣 步骤5 选出最佳解决问题的方法步骤6 计划如何实行步