秘书基础理论

1 / 16 秘书基础理论 第一章 秘书工作及其发展趋势 知识要点提示： 汉书中所说的秘书，是指皇宫内 秘藏的书籍 或谶纬图箓之类的文图资料。今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理 日常工作 的人员。 秘书工作 是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性 管理活动。秘书工作的基本属性有 辅助性 、政治性、 服务性 。根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。 我国秘书工作的发展趋 势，包括 参谋职能强化 趋势、秘书工作 管理科学化 趋势、办公手段现代化 趋势。办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即 起始 阶段、 发展 阶段、 完善 阶段、 成熟 阶段。 第二章秘书工作的基本原则、特点和作用 知识要点提示： 领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心。领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。领导意图 的形成2 / 16 是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。 秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用 用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。 秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办事”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互 补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。 第三章信息与秘书工作 知识要点提示： 信息是客观世界各种事物 运动状态 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作 用的直接或间接的 表征 。信息经过 传递 再现客观事物的状态。 、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息 、 社会信息 两大类；按信息的表现形式，可以分为 语言信息 、 文字信息 、 数据信息 、 图像信息 四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息 、 纵向信息 、 外部信息 、 内部信息四类；按3 / 16 信息的稳定状态可以分为 静态信息 、 动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性 、共享性、无限性、 时效性。现代社会信息工作的基本特征是 信息载体多样化 ， 信息传递迅速化 ，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。 秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选 优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、全面、适用。 信息收集的方法有观察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本 方式有单向、相向、反馈传递。我国具体的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。 第四章辅佐决策 知识要点提示： 4 / 16 决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的决定。决策是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观条件的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有经验决策和风险决策等。 科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。 秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的协助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。 第五章检查督办 知识要点提示： 检查督办是秘书部门根据工作需要、领导批示或群众反映的情况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有十分重要的地位，起着推动决策执行， 矫正工作偏差、提高工作效率、克服官5 / 16 僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能： 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证；检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。 秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、熟练高效的信息处理能 准确地反馈检查督办的情况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实情况，纠正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策提供参考意见等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“ 失误差”。 秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、态度谦和。一般方法有程序 法、授权法、分层负责法。 第六章沟通协调 知识要点提示： 沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能整体性的重要手段。沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。协调既称协调状态，又称协调行为。协调状态的具体因素中有一项达不到要求，就会使系统组织出现失调状态或失调倾向。通过寻求异同对失调状态进行科学分析。寻求异同主要有几种分析方法：差异性分析、共同性分析 、因果分析。改革中出现的失调状态有四种类型：新旧体制矛盾造成的失调状态、权益矛6 / 16 盾造成的失调状态、主观认识矛盾造成的失调状态、历史与现实矛盾造成的失调状态。 秘书沟通协调的基本原理有整体效能最大原理、组织协调的应变原理、信息沟通导向原理。秘书沟通协调工作的特点是附属性、全面性、中介性。秘书沟通协调的基本原则有调查研究的原则、局部服从全局的原则、注重思想教育的原则、按职能、分层次负责的原则。 秘书沟通协调的基本要求是沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。沟通协调的基本方式有传达命令式、协商式、 说服式、建议式、渐变式、突变式。沟通协调的常用方法 有座谈讨论、会谈与对话、会议与会商、会稿与会签。 第八章调查研究 知识要点提示： 调查研究，就是通过一定的方法和途径，对客观事物进行观察和了解，以获得关于聋 的各种材料，在此基础上对获得的材料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的认识。调查研究是秘书人员的重要职责，因为它是获得信息、了解情况的重要手段，是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节，是辅佐领导科学决策的基础。秘书部门调查研究工作的特点有目课题的综合性 、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。秘书人员平时要注意积累，减少调研的“量”，积极优化职能环境，努力练好进行调研的7 / 16 基本功。秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。 调查研究中常用的调查方法有普遍调查、非普遍调查。调查研究中常用的调查方式有个别调查、开调查会、现场观察、收集书面材料、统 问卷调查。三种新颖的调查方式是头脑风暴式、哥顿方式、特尔斐方式。 分析研究的过程实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的改造制作过程。分析研究的要 求是要高屋建瓴、要客观把握、要注意创新、要判断风险。分析研究的几种方法有归纳演绎法、矛盾系统分析法、联系对比分析法、定性定量分析法。 第九章 会议工作 知识要点提示： 会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。会议有它的构成要素。会 种类很多。会议是社会民主的表现方式，是实行领导的有效手段。从我国的现状看，会议出现失控的情况，主要表现为：会议太多、有些会议会期太长、有些规模过大、有些会议质量不高。“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。 会议的前期准 备、会中服务和会后服务，这是提高会议效率的必要条件。会议前期准 作的内容有安排会议议题，确定与会人员，确定会议时问、方式、场所、议程、日8 / 16 程，制发会议，准备会议必需品，布置好会场，准备会议文件资料。 秘书官职化时代】 1.中国秘书官职化时代 在我国， 秘书 一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类： 宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为 秘书 。如晋书荀勖传： 及得汲郡冢中古 文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在秘书。 指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期： 秘书 不仅指物，也指机构和人员。 古代的秘书工作者，被称为 史官 、 御史大夫 、 尚书 、 长史 、 主簿 等。 唯有一次例外，那就是东汉末年 魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构 -尚书台的势力，曾设秘书令，以 典尚书事 ，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。 至清末，我国的秘书工作真正名实相符。 辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。 其一：秘书一词已完全摆脱了 图书 的含义，从原9 / 16 先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以 秘书 相称。 2.国外秘书官职化时代 西方发达国家的定义。国际职业秘书组织 秘书 这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人 . 今天 Scretary 第一个字母 S 大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部 门的高级官员 Secretary of State 在英国是指国务大臣，在美国则指国务卿。 The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相 The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣 Chief Cabinet Secretary 日本的 内阁官房长官 沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。 资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认 可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。 贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做 办事员 。如英国著名的政治学家和哲学家约翰洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。 16 世纪英国的著名诗人约翰邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。 总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府10 / 16 部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。 【秘书社会化时期】 1.国外 秘书工作的社会化、职业化发展 英文 Secretary 出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。 第一个字母 S 小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员 2.我国秘书的社会化职业化发展 我国的私人秘书始于清朝，称幕客 幕客也称 西席、馆师、宾师 等，俗称师爷 由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄 , 不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书 改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。 改革开放后，秘书开始 由官职走向社会化、职业化。 【秘书和秘书实务的涵义】 秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。该定义可从 3 个角度来理解 : 秘书服务的根本对象是领导者 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活11 / 16 动的根本性质是辅助性 秘书实务 :秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程 秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次 更新时间： 2016-4-2 秘书资格考试 收藏此文 收藏 考试中国 【秘书人员的称谓】社会上对秘书人员的各种称谓 打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任 XX主管 XX 助理 初级秘书、高级秘书等等 对这些称谓的分析 对秘书称谓的不规范带来的问题 1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理 2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己 3.不利于秘书 学科基本术语的准确表达。 【秘书的类别】 按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类 以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书 12 / 16 以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书 等 【秘书的层次】 在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。 包含 4 层含义： 体现了不同级别秘书从低到高的不同辅助 层次 体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例 体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差 体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别 秘书常识：秘书的职业特征 【秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 【秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是 软人才 中的代表之一。 秘书的职业通道很长，中国加入 WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。 秘书常识：秘书工作的性质 【秘书的根本性质 辅助性】辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性13 / 16 是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 【秘书工作的特征】 与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 1.中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的 纽带 和 桥梁 的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 2.直接性 秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 3.全面性 是体现在职能 辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 4.服务性 人们把秘书工作比喻为 上管天文地理，下管鸡毛蒜皮 ，把秘书工作说成 没大没小，没完没了 。 5.被动性 秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。 6.潜隐性 秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7.机密性 关于这点，我们将在后面具体阐述。 秘书常识：秘书工作的要求 主要 可概括为 四个转变 和 六个要求 【秘书工作的 四个转变 】 14 / 16 秘书工作 三服务 秘书工作应该发挥 四个作用 实现 四个转变 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务： 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。 【秘书工作的六个强调】强调调查研究工