会议策划要素与策划要点PPT课件.pptx

第四章会议策划要素与策划要点 2020 3 25 1 第一节会议策划要素 明确6个WWho 参加会议的人是 谁 What 是 什么 类型的会议 When 什么时候 开会 Where 在什么地方 开会 Why 为什么 开会 How 怎样 处理会务工作 2020 3 25 2 Who 参加会议的人是 谁 谁来参加会议 邀请多少人 预期人数 例如陪同人员 贵宾 传媒代表 海外代表 翻译等 演讲人 发言人或主持人以及是否付费 还有组织团体 个人 专门小组 中介代理 2020 3 25 3 Who 参加会议的人是 谁 利用组织自己的人力资源和设施 在公司内部召开的会议在外边找地方 由专业会议组织者 PCO ProfessionalConferenceOrganizer 承办 则需准备招标文献若找PCO承办会议 建议使用专业协会的会员和已经为实践证明具有承办能力的PCO IAPCO国际专业会议组织者协会ABPCO英国专业会议组织者协会 2020 3 25 4 What 是 什么 类型的会议 公司类活动和协会类活动管理会议 培训会议或奖励会议某科学或医学领域的新进展会议面向交易商和贸易传媒的新闻发布会有高度参与度的团队活动 2020 3 25 5 When 什么时候 开会 会议策划和准备时间不足的问题常常会出现 会议组织者无权参与决策 即便他们的看法很重要 如果开会日期比较灵活则有助于拿到更多优惠 开会时间应考虑与会人员的日常工作 2020 3 25 6 Where 在什么地方 开会 提前确定会议地点 优先考虑交通是否便利 注意 组织者并非最终决定地点的人 只是列出可能的地点清单 而由其他人来作出选择 2020 3 25 7 Why 为什么 开会 明确开会的必要性 若以别的方式可以达到同样目的则没必要举办会议 如销售报告 宣传册 新闻报道等 2020 3 25 8 How 怎样 处理会务工作 形式和期限是会议召开的重要因素会议期限影响地点的选择 消费标准 住宿要求等扩大参加会议人数的方式 视频会议技术 卫星会议网络广播 2020 3 25 9 How 怎样 处理会务工作 会务工作要充分考虑到活动的组织方式会议组织者还必须对其活动作出风险评估假设分析法 组织者应该准备紧急事故处理计划 一旦发生情况则马上实施 2020 3 25 10 第二节制定工作进度表与节目设计 2020 3 25 11 一 工作进度表的制定 以大型国际学术研讨会为例 会前规划阶段会期执行阶段会后善后阶段 2020 3 25 12 二 大会节目设计 节目设计应考虑的要素学术节目研讨模式节目委员会委员的遴选委员 主题专业 召集人 控制与主导 节目组筹备会议议程 2020 3 25 13 节目设计应考虑的要素 1了解以往节目设计的形态和主题 符合大会及与会人员的需要2例行会议则需选定名称和主题 列出形式大纲 设计时间表3注意节目之间的休息间隔 以免与会者过度劳累 2020 3 25 14 学术节目研讨模式 提出问题 以讨论方式进行问题方式研习会方式圆桌会议借用辅助设备 放映设备 音响设备 模仿对立角色争议性讨论海报方式其他节目手法 2020 3 25 15 委员作业指南 1了解节目委员工作时间和截至日期2如果截至日期无法配合 要立即向召集人和助理报告3与演讲人员联系 包括 获知其全名 地址 电话号码告知研讨会进行方式与开会人员的期望 包括主体和纲要告知酬劳需要讲题大纲与详细文字询问哪一天哪一时间邀请他 她 演讲4将完整的任务分配表给节目组召集人与助理人员5如果任务分配表有人和不正确或无法完成每一阶段工作时 要立即通知节目组召集人和助理人员 2020 3 25 16 准备工作簿 在第一次筹备委员会召开前寄给委员们 内容如下 1筹备委员会名单及联系方式2委员收费 报名费 和作业规则3工作人员名单 并简述他们的角色与职责4会议的目标和主旨5大致简述节目的结构6过去几年的宣传资料7过去节目的评估摘要8过去的会议议程9有关酬劳和费用政策或是义务10会议场地资料和地图11预计出席人数12会议日期和过去比较13会场平面图及会议室容量14当地联络点和资料来源15会议预算16会议进行方式 包括每一场 17视听器材资料18节目相关资料 展览 卷数 节目 旅游 餐饮等19详述有关特殊考虑或问题 例如某一天学术研讨会议室没有空等 2020 3 25 17 节目组筹备会议议程 1介绍筹备委员及工作人员2会议宗旨 目的和主题3委员收费方式4会议场地使用说明5主办单位政策 包括 委员费用申请演讲人酬劳 演讲费和旅费 委员和演讲人免受报名费6审视评估摘要 出席人数及过去节目内容7节目形式 包括 大型会议午餐圆桌讨论研讨会形式辩论形式8节目时间表9演讲者建议10委员工作分配11下次会议日期 2020 3 25 18 会前规划阶段 会前两年半会前两年会前18个月会前12个月会前6个月会前3个月会前1 2个月 2020 3 25 19 会期执行阶段 会前三天至会期工作 召开记者会工作人员预演报道相关资料装袋检视各场布置各项节目表演彩排会场桌椅摆设确认报道资料及相关资料进场检视餐饮安排大会正式开始 2020 3 25 20 会后善后阶段 会后一个月内的工作 统计报名人数与饭店核对总住房人数财务结算寄发感谢函举行庆功宴整理大会相关资料并归档召开总结会报告收支情形论文集编撰薪资清册以备次年初审报所得税结案 2020 3 25 21 招标文献内容 目标观众以及如何找到他们可能的最终参加人数怎样确认演讲人演讲人的数量和简介打印资料和会议中所使用的外国语种的数量所需要的赞助的水准和性