公文写作与处理讲义修改类PPT课件.ppt

IBMLotusSoftware Mobility 公文写作与处理 讲义中公教育刘辉籍 IBMLotusSoftware Mobility 主办单位简介 中公教育 中公教育是以李永新老师核心团队为师资 是目前全国研发最深刻 师资最强大 辅导效果非常出色的公务员考试辅导和教材编著机构 是目前集公务员考试教育教学研究 公务员考前培训 公务员教材等产品编辑 出版 发行于一体国内公务员考试领域内最权威的知识产业实体 IBMLotusSoftware Mobility 让爱贯穿生命挑战一切可能 IBMLotusSoftware Mobility 主讲人简介 刘辉籍中公教育资深研究与辅导专家 李永新核心研发团队成员 全国特级教师 教授 享受国务院特殊津贴 从事教育管理及教学工作多年 曾长期担任国家公务员领导职务 市级在职公务员首席教官 面试考官 潜心公务员招考培训教研工作十个春秋 对面试教学做出重大革新 其先进的教学思想和丰富的教学经验深受广大学员欢迎 其业绩载入 中国专家大辞典 中国当代杰出共产党人 中 IBMLotusSoftware Mobility 第一部分公文理论一 涵义公文是国家机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件 红头文件 IBMLotusSoftware Mobility 二 特点1 由法定作者制发 2 具有法定的现实执行效用 3 具有规范性的文体 结构和格式 4 需要履行法定的程序 IBMLotusSoftware Mobility 三 功能1 可用于传达贯彻方针政策和有关指令 2 沟通上下级机关 3 用于发布行政法规与规章 4 沟通机关之间的横向联系 5 启发教育干部群众 6 可以用来印证有关事实 IBMLotusSoftware Mobility 二 公文的分类 文种 我国行政公文共分为13类14种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 IBMLotusSoftware Mobility 一 分类标准1 根据形成和作用的活动领域可分通用公文和专用公文 1 通用公文各级各类机关普遍使用的公文 2 专用公文在一定专业机关或专业范围内因特殊需要而专门使用的文件 外交文件 司法文件 会议文件 军事文件 IBMLotusSoftware Mobility 2 根据保密程度可分 1 对外公开 不涉密 2 限国内公开 不涉密 但不宜对国外公开 3 内部使用 不涉密 但不宜对社会公开 4 秘密 一般国家秘密 泄密会使国家安全利益遭受损害 5 机密 重要国家秘密 泄密会使国家安全利益遭受重大损害 6 绝密 最重要国家秘密 泄密会使国家安全利益遭受特别严重损害 IBMLotusSoftware Mobility 3 根据公文的行文方向可分 1 上行文 2 平行文 3 下行文 4 泛行文 IBMLotusSoftware Mobility 4 根据对处理时限的要求可分公文 平件 急件 特急电报 平急 加急 特急 特提 IBMLotusSoftware Mobility 5 根据公文来源可分 1 收文 2 发文 IBMLotusSoftware Mobility 6 根据公文的性质与作用可分 1 规范性文件 a 决定 用于对重要事项或者重大行动作出安排 b 意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法 IBMLotusSoftware Mobility 2 领导指导性文件 a 命令 令 用于依照有关法律规定发布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 奖惩有关人员 撤销下级机关不适当的决定 通令 国务院关于严格保护稀珍野生动物的通令 戒严令 赫免令 嘉奖令 任免令 b 批复 用于答复下级机关的请示事项 IBMLotusSoftware Mobility c 通知 用于批转下级机关的公文 批转上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部 d 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 IBMLotusSoftware Mobility 3 公布性文件 a 公告 用于在国内外宣布重要事项或法定事项 b 通告 用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 IBMLotusSoftware Mobility 4 陈述呈请性文件 a 议案 用于各级人民政府按法定程序同级人大或共常务委员会提请审议事项 b 请示 用于向上级机关请求批示 批准 c 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问 IBMLotusSoftware Mobility 5 冾商性文件 函 用于不相隶属机关间商冾工作询问和答复问题 向有关主客部门请求批准等 6 会议文件会议纪要 记录和传达会议情况和议定事项 IBMLotusSoftware Mobility 三 公文的文体与结构 一 公文的文体公文是一种以叙述 说明 议论三种表达方式兼用的特殊应用文体 要求使用现代书面语言 不得采用文言文形式表达 IBMLotusSoftware Mobility 二 公文的结构1 公文的基本组成部分包括 标题 正文 作者 日期 印章或签署 主题词 2 公文的其它组成部分包括 文头 发文字号 签发人 保密等级 主送机关 抄送机关等 IBMLotusSoftware Mobility 秘密平件中共中央文件中发200922号 关于深入开展学习实践科学发展观活动的通知各省 市 自治区 直辖市党委 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx IBMLotusSoftware Mobility xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 中共中央 印鉴 二00九年一月一日主题词 开展科学发展观活动通知抄送单位 全国人大全国政协 IBMLotusSoftware Mobility 四 公文的格式与稿本 一 公文的格式分眉首和主体两部分 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 主体部分由标题 主关系密切机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件组成 主体在红色反线之下 IBMLotusSoftware Mobility 1 公文纸一般采用国内通用的16开型 推荐采用国际标准A4型 供张贴的公文的用纸幅面尺寸 可根据实际需要确定 2 公文纸分为图文区与白边区 上白边 天头 左白边 订口 下白边 地脚 右白边 翻口 3 所有文字 符号从上至下 自左而右横写横排 正文的行长应于图文区的宽度相等 IBMLotusSoftware Mobility 4 左侧装订 5 保密等级的标准与编排 位于公文首页图文区右上角 6 紧急程度位于保密等级的下一行 7 文头的编排位于公文首页上端约占图文区面积1 3版 居中排一行 IBMLotusSoftware Mobility 8 发文字号位于公文首页文头以下 居中 9 印章位于正式发出的印刷正文的右下方 应上不压正文 10作者位于正文右下方 全称 规范简称 一个作者占一行 日期位于正文右下方 稍偏右排一行 IBMLotusSoftware Mobility 二 公文的稿本公文的稿本是指公文的文稿 文本 1 草稿2 定稿3 正本4 试行本5 暂行本6 副本7 修订本 IBMLotusSoftware Mobility 五 公文行文注意事项 一 选择适宜的行文方式 一般不得越级行文 特殊情况如下 1 情况特殊紧急 2 多次请示直接上级机关而问题均未予处理解决 3 上级机关交办可以直接越级行文 4 出现需要直接询问 答复或联系的具体事项 5 需要检举控告直接上级等 IBMLotusSoftware Mobility 二 联合行文时 作者应为 同级机关 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和有行政职能的事业单位也可以联合行文 联合行文时应使主办机关名称在前 只标主办机关的发文字号 IBMLotusSoftware Mobility 三 注意隶属关系1 平级关系与非隶属关系的平行文一般采用 函 或 通知 2 政府各部门除以函的形式治商 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 3 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 4 向下级机关和本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 5 受双重领导的机关向上级行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向双重领导的机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 IBMLotusSoftware Mobility 四 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用报送形式 请示 不能直接送领导者个人 报告 中得夹带请示事项 五 公文标题除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 IBMLotusSoftware Mobility 六 公文标题类型及排列 1 完全式标题 发文机关 事由 文种 江苏省政府关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知 2 省略式标题 关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知 江苏省政府通知 公文标题通常为 一字式排列 复杂的长标题要在保持标题词语结构完整的原则下 采用两行或多行排列 IBMLotusSoftware Mobility 七 成文日期应用汉字将年 月 日标全 不能将阿拉伯数与汉字混用 八 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的外 应当加盖印章 九 成文时间机关单独行文以机关首长签发时间为成文时间 联合行文以联合行文单位最后的单位首长签发时间为成文时间 IBMLotusSoftware Mobility 第二部分公文处理一收文处理程序1 处理程序第一阶段 收受与分流 签收 外收文登记 启封 内收文登记 分办 摘编 第二阶段 办理收文 拟办 批办 承办 注办 第三阶段 组织传阅与催办查办 第四阶段 处置办毕公文包括立卷归档 清退 暂存 销毁 IBMLotusSoftware Mobility 2 公文的拟办 批办 承办 催办A 拟办拟办是文秘部门对来文的处理办法提出的初步意见 以供有关单位和领导在批办时斟酌考虑 B 批办机关领导人或部门负责人对拟办公文做出批示意见 C 承办承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理 承办是收文办理中的核心部分 是程序中的关键性环节 关系到文件内容的落实和问题的解决 D 催办送负责人批示或者交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 催办是对文件承办工件的督促 检查 以加速文件的转运 避免公文积压 提高工作效率 IBMLotusSoftware Mobility 二发文处理程序1 处理程序第一阶段 文稿的形成 拟稿 会商 核稿 签发 第二阶段 公文的制作 注发 僐印 用印或签署 第三阶段 公文的对外传递 分装 发出 第四阶段 处置办毕公文 立卷归档 暂存 销毁等 IBMLotusSoftware Mobility 第三部分公文的写作一 公文写作基本要求1 符合党和国家的路线 方针 政策和法律 法规以及有关规定 具有合法性 2 符合客观实际 遵循客观规律 切合实际需要 讲求实效 3 主题明确 结构完整 格式规范 4 公文的语言表述必须符合公文的性质 适用范围与行文目的以及作者的职权地位 庄重严谨 简明通顺 平实得体 IBMLotusSoftware Mobility 二 各类公文写作基本要求 一 决定特点 规定性 指导性 稳定性 结构 标题 正文 发文机关与成文日期 要求 1 缘由要清楚明白 2 决定的事项要准确具体 二 意见 略 IBMLotusSoftware Mobility 三 命令 令 略 四 批复特点 执行性 被动性 针对性 结构 标题 主送机关 正文 发文机关与成文日期 IBMLotusSoftware Mobility 正文 指明针对的来文 简要交代形成答复意见的过程 回答是否同意或批准对方要求 或提出解决工作问题的指导性意见 常以 此复 特此批复 等结束 IBMLotusSoftware Mobility 要求 事前进行充分的调查研究工作 意见明确 具体 可行 态度明朗 有问必答 可分条列项表达具体意见 保持针对性 不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题 IBMLotusSoftware Mobility 五 通知特点 应用广泛 时效性强 使用频率高 基本上是下行文 但也允许主送平级和不相隶属的机关 三是内容单纯 一文一事 行文简便 结构 标题 主送机关 正文 发文机关与成文日期 IBMLotusSoftware Mobility 标题 1 标题不能只写 通知 二字 2 通知事项如十分紧急或重要 可以在标题前加上 紧急 重要 两字 如果通知的内容是对前一文件内容的补充 可以在标题上写上 补充 两字 3 批转 转发性通知或颁发性通知的标题 除法规 规章名称可以加书名号外 一般不用标点符号 IBMLotusSoftware Mobility 正文 指示性通知的正文 行文的依据或目的 意义 上级指示的精神及其具体化 执行要求及有关注意事项 知照性通知的正文 形成事项的过程 原因 根据 事项的具体内容性质 状态 会议通知的正文 会议名称 召开会议的根据与目的 时间 地点 与会人员 费用报销办法 与会者准备工作与注意事项 联系方式等 大型会议还需附上有关材料 要求 行文要及时 IBMLotusSoftware Mobility 六 通报特点 教育性 较强的时效性 结构 标题 主送机关 正文 发文机关与成文日期 正文 表彰性通报的正文 先进事迹或经验 评价分析 决定事项以及要求或号召等 IBMLotusSoftware Mobility 事故通报 事故概况 分析说明 原则性要求 措施 处理决定 批评错误典型的通报的正文 主要错误事实 分析评价 对当事人的处理意见以及要求各方面从中汲取的教训 IBMLotusSoftware Mobility 情况通报的正文 两种组成方式 一种只对有关事实作客观叙述 另一种除此外还对情况加以分析说明 有时提出对策意见 要求 选材务必真实准确 具有典型性 代表性 内容要有时效性 准确分析和表述各种事务的性质 在错误典型通报中 应避免对有关错误事实作客观主义的描写 七 公告 略 IBMLotusSoftware Mobility 八 通告撰写要求 1 通告的内容应明确具体 即将通告的目的 依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚 使读者一目了然 不生歧义 2 一般用分条列项的形式表述 用语要求简明易懂 有些专业性通告虽可使用一定的专业术语 但也应尽量做到方便阅读与理解 3 通告属正式公文 应注意维护其严肃性 有些可用 启事 等应用文公布周知的事项 如迁移 挂失 招生 更改电话号码等 应避免使用通告 九 议案 略 IBMLotusSoftware Mobility 十 请示特点 使用范围广泛 请求指示的申请 请求批准的请示 请求解决问题的请示 具有强制回复的性质 结构 标题 主送机关 正文 发文机关与成文日期 IBMLotusSoftware Mobility 正文 行文的依据 原因 待解决的问题及初步方案 结束语 结尾处常用惯用语有 以上意见当否 请指示 妥否 请批示 请予审核 请批复 等 结束语要单占一行 IBMLotusSoftware Mobility 要求 真正有所呈请 满足一定行文条件 严格一文一事 只主送一个机关 一般不越级行文 请求应清楚明白 未获上级批复前 不能抄送给自己的下级 陈述理由时要客观充分 不能教训人 讲究有关内容的表达次序 层次为 一 一 1 1 用好附件 简化正文 IBMLotusSoftware Mobility 十一 报告特点 一般可制发于事后 也可制发与事前或事中 不具备强制复文的性质 结构 标题 主送机关 正文 发文机关与成文日期 IBMLotusSoftware Mobility 正文 行文的根据或有关情况和问题 陈述具体情况和问题并进行概要分析 建议或概括总结 结语 结尾 常用 特此报告 以上报告 请审阅 以上报告如有不妥 请指示 一类的惯用语结束 这些惯用语要独立成段 单占一行 IBMLotusSoftware Mobility 要求 不夹带呈请事项 根据行文的目的和上级的实际需要组织文字 突出重点 及时行文 数字 数据务必真实 准确 全面 建议应明确 肯定 具体细致 便于实际操作施行 撰写答复询问的工作报告要注意有针对性 IBMLotusSoftware Mobility 十二 函特点 灵