后勤服务与礼仪PPT课件.ppt

后勤服务与礼仪 市委办秘书一处赵斌E mail wzswbzb 1 一 接待礼仪 2 3 第一节如何解读公文 4 一 分析背景 5 以邓小平理论和三个代表重要思想为指导 深入贯彻落实科学发展观 6 二 读懂意图 7 在战备训练过程中必须严格执行作训方案和操作规程 特别是在敏感地区 要防止与外军发生误会 如果出现违反作训方案和操作规程 擅自行动 与外军发生磨擦 冲突 引发外交事件的 将严厉追究当事人和相关责任人的责任 8 9 三 了解规则 10 四 找准文眼 关注细节 11 第二节公文的制作 12 一 文件的结构 13 一 版头部份 份号 密级 紧急程度 版头 发文字号 签发人 横线 共7项 主体部分 公文标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 共7项 文尾部分 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记 共4项 14 版头部份1 份号 是同一件公文印制份数的顺序号 标注于公文首页的左 右 上角 一般用6位阿拉伯数字表示 例如 NO000015 15 2 密级 是公文的秘密等级 分为绝密 机密 秘密三个等级 它标注于份号下方位置 3 紧急程度 党的公文 特急 加急 行政公文 特急 急件 电报 党的机关 特提 特急 加急 平急 行政机关 特急 加急 平急 特提 必须2小时内送达 24小时内办结 16 版头 主要有两种形式 一是发文机关全称或规范化简称为 XXXXXX文件 二字 二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种 均用套红大字居中印在公文首页上半部 通称 红头文件 表示是机关的正式行文 17 5 发文字号 它是机关制发公文的编号 由机关代字 发文年度和发文顺序号三部分组成 缺一不可 机关代字要求准确 规范 无歧义 易识别 并固定使用 发文年度要用全称 并且要用 括起来 顺序号前不可以标 18 6 签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名 不可只签姓或标职务 7 横线 党委文件中间崁红星 行政文件则没有 19 主体部分 1 标题 一般由发文机关名称 公文主题 事由 和文种三部分组成 20 1 公文标题位于发文字号和红线下方 居中排列 2 一般不用标点符号 书引号除外 3 一般用二号字 用方正小标宋 4 发文机关应占居一行 21 2 主送机关 即主要受理公文的机关 也称公文上款 除决议 决定 通报 公报及会议纪要等以外 都应当在标题之下 正文之上顶格标明主送机关 主送机关名称应当用全称或规范化简称 或同类型机关的统称 注意的问题是 一是资格问题 个人 内设机构 二是不可越级 三是与文种相配 22 正文 开头 主体 结尾 开头一般叙述制文的缘由 即目的 依据或交代背景情况说明发文的必要性 主体大多列举有关事项 阐明事实 理由或意见 办法 结语提出希望要求 常使用公文习惯用语作为尾语 根据文种和内容的不同要求 有时结语也可略去 23 正文中要注意的几个问题 1 层次序数为 一 一 1 1 2 引用公文应先引标题 后用括号引发文字号 3 文中日期应写具体的年月日 尽量避免使用 今年 上月 等时间代词 年份一律使用公历年份全称 如 1998年 不能写成 98 年 4 使用简称一般应用全称 并括注简称 一个公文中 只准一个简称 24 5 文中数字除部分结构层次序数和词 词组 惯用语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 6 用字用词要准确 规范 不要用繁体字 不要生造词语 7 如正文已占满一页 需在下一面落款 应在落款前空白处加括号注明 此页无正文 以告知阅文者正文已结束 也可防止空白处被盗用 25 4 附件 它是正文的补充材料或参考材料 公文若带有附件 应当在正文之后 落款之前写明附件的名称 并与主件装订在一起 凡印发规章和批转有关部门的报告 其中的 规章 和 报告 不属附件 而是主件的一部分 此种 规章 和 报告 的内容也应视为正文 26 发文机关署名 应当用全称或规范化简称 标注于正文右下方位置 党政有区别 行政文件没落款 成文日期 一般署领导人签发日期或者会议通过日期 联合发文 则以联署机关最后的一个签发日期为准 会议纪要 决议 决定 条例 规定等不标注主送机关的公文 成文日期可加括号标注于标题下方居中位置 27 7 印章 公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证 党的机关公文 除普发性有固定格式的 红头文件 和会议纪要外 一般应加盖印章 特别是请示件 一定要加盖印章 印章要盖在发文日期中间偏上位置 上不压正文 下不压日期 端正 清晰 28 三 文尾部分1 印发传达范围 根据公文内容 密级和工作需要确定 一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围 对于一些特殊件 印发 传达范围以及传达的时限要求 保密要求等都要标注清楚 有的公文只需标注主送 抄送单位 不必标注印发传达范围 29 2 主题词 三号黑体 词间空一格 3 抄送机关 指除主送机关以外需要告知公文内容的上级 平级 下级及不相隶属机关 抄送机关标注于主题词下方 印制版记上方位置 抄送机关与印制版记之间用横线相隔 公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定 既不能滥抄 又不能错抄或漏抄 抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握 30 4 印制版记 也叫印发说明 它包括公文印发机关名称 印发日期和份数 印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端 份数加括号标注于印发日期下方 此两行之间用横线相隔 印制版记表示印刷机关对公文的印制负责 同时便于查考 31 虚拟事例评析 32 一 行文规则方面 33 例1市三医财务科向市卫生局办公室出了 关于2007年度市三医财务情况的报告 请问这样发文是否规范 34 例2 以市第三人民医院的名义向市卫生局党委行文行不行 析 按照党政行文分开的原则 医院不能以行政的名义直接给市卫生局党委行文 而应该由医院党委向市卫生局党委行文 同样医院党委也不能向市卫生局行文 35 例3市三医就某项工作直接行文主送市卫生局局长 这样是否妥当 抄送 36 例4市三医扩建住院部 向市国土资源局申请用地指标 该如何行文 用报告 请示还是函 37 例5关于煤气灶等固定资产要求报废的请示市卫生局计财处 我院xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxx 要求报废 请贵处审核批准 如此行文是否合适 38 例6市财政局可否直接向市三医下达通知 要求做好有关财务数据信息报送工作 39 例7市三医党委是否和工会 团委联合发文 联合发文如何排列单位 文号如何使用 40 二 标题拟制方面 41 1 用一般常用公文代替法定公文 关于采购PACS系统的说明市卫生局医械采购办 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxx二00七年十月二十九日 42 2 无文种或生造文种 关于为王 同志联系调动事宜 43 3 批转 转发 印发错用 关于印发 xxx科医疗器械使用保管办法 的通知 44 4 请示报告不分和 关于成立温州市优生优育协会的报告市卫生局 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx以上报告妥否 请审核 二00七年七月二十五日 45 关于xxx等同志专业技术职务任职资格初定的请示市卫生局 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 二00 x年x月x日 46 5 函与相关文种错用 关于要求调整2007年专项预留资金的报告市财政局 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 特此报告 望贵局给予安排资金为感 二00七年x月x日 47 6 不合语法规范 关于对 同志恪尽职守不受红包给予表扬的通报关于表扬 拒收红包廉洁行为的通报 48 7 冗赘繁杂或简而不明 关于公布启用 等三枚公章和一枚名章 同时公布 等四枚公章作废的通知关于启用 等公章的通知 49 三 公文病误实例评改 50 例1 对一份会议通知的评改 51 温州市第三人民医院文件温三医办 2005 字第018号号关于召开医疗纠纷分析会通知各科室 为了进一步提高我院的医疗质量 减少医疗纠纷 经院务会议研究决定 定于七月二十六日召开医疗纠纷分析会 现将会议有关事项通知于后 一 参加会议人员 各科室主要负责人 二 会议时间 七月二十六日一天 三 会议地点 行政大楼五楼一号会议室 四 准备下列内容的材料 1 今年1 6月份医疗纠纷情况及主要原因 2 减少医疗纠纷的对策措施 3 职工思想状况及需要解决的主要问题 院办公室2005年7月16日 52 温州市第三人民医院文件温三医办 2005 字第18号号关于召开医疗纠纷分析会的通知各科室 为了进一步提高我院的医疗质量 减少医疗纠纷 经院务会议研究决定 定于七月二十六日召开医疗纠纷分析会 现将会议有关事项通知于后 一 参加会议人员 各科室主要负责人 二 会议时间 七月二十六日一天 三 会议地点 行政大楼五楼一号会议室 四 准备下列内容的材料 1 今年1 6月份医疗纠纷情况及主要原因 2 减少医疗纠纷的对策措施 3 职工思想状况及需要解决的主要问题 局办公室 2005年7月16日 53 例2 对一份转发性通知的评改 54 温州市第三人民医院 通知 三医 字第161号号关于转发卫生局 关于转发市政府 做好机关干部健康状况检查的通知 的通知 的通知各科室 现将市卫生局关于转发 市政府关于做好机关干部健康状况检查的通知 的通知转发给你们 请遵照执行 附件 卫生局 关于转发市政府 做好机关干部健康状况检查的通知 的通知 市三医200X年9月27日 55 温州市第三人民医院 通知 三医 字第161号 关于转发卫生局 关于转发市政府 做好机关干部健康状况检查的通知 的通知 的通知各科室 现将市卫生局关于转发 市政府关于做好机关干部健康状况检查的通知