计算机应用基础教案.ppt

电子表格Excel 和田玉才中等职业技术学校阿卜来提 考试内容 1 电子表格的基本概念 中文Excel的功能 运行环境 启动和退出 2 工作簿和工作表的基本概念 工作表的创建 数据输入 编辑和排版 3 工作表的插入 复制 移动 更名 保存和保护等基本操作 4 单元格的绝对地址和相对地址的概念 工作表中公式的输入与常用函数的使用 5 数据清单的概念 记录单的使用 记录的排序 筛选 查找和分类汇总 6 图表的创建和格式设置 7 工作表的页面设置 打印预览和打印 4 1Excel2003概述 4 1 1Excel2003应用程序窗口介绍1 编辑栏 2 工作表标签 3 Excel2003中的鼠标指针 4 1Excel2003概述 4 1 2Excel2003中的工作表 工作簿和单元格1 工作表工作的主要对象 由行 列组成的表格 列A B IV 256 行1 2 65536 2 工作簿系统默认由3张表格组成一个工作簿 最多255张3 单元格行和列的交叉 表格的最小单位 4 2工作表的基本操作 4 2 1在工作表中输入数据1 输入文本常量 单元格内换行 按Alt Enter 输入数字串前面加单引号 2 输入数字常量3 输入日期和时间的规则 日期格式 年 月 日年 月 日 时间格式 时 分 秒 在同一单元格输入日期和时间 要用空格分离注意 默认时 数值数字右对齐 字符左对齐 4 2 2数据输入技巧 1 记忆式输入Excel会自动将当前输入的内容与所在列的其他单元格中的数据进行比较 若有相同的单元格 则把它复制到当前单元格 2 自动填充数据1 简单的相同数据填充 字符 数字 日期 时间 3 数据自动输入 输入前2个数 选中该2个单元格 指向第2个单元格右下角的自动填充柄 拖曳填充柄到结束 工具 选项 自定义序列 在输入序列框依次输入序列 之间用逗号分隔 2 系统提供的序列数据例 甲 乙 丙 3 6 9 星期一 星期二 方法 输入一个数据 利用自动填充柄拖曳到结束填充 3 用户自定义序列数据 1 填充等差数列和等比数列 输入第1数 右击鼠标 序列 在序列对话框中决定等差或等比及差数 4 2 2数据输入技巧 4 2 3单元格区域的选择 1 选取单元格 单击单元格2 选定单元格区域 拖动或与SHIFT组合3 选取不连续区域 CTRL键4 选取整行或整列 行标或列标5 选取整张工作表 全选框6 清除选定的单元格 工作表任意处单击 4 2 4插入单元格 行或列 1 插入单元格 1 插入空单元格处选定一定数量单元格 与插入单元格数量相等 2 选择 插入 单元格 3 选定 插入 方式 4 单击 确定 按钮 4 2 4插入单元格 行或列 2 插入行和列 1 如要插入一行 单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格 如要插入多行 选定需要插入的新行之下相邻的若干行 选定的行数应与待插入空行数量相等 2 选择 插入 行 同理可以插入一列或多列 2 删除 选取清除区域 编辑 清除 选择全部 格式 内容 批注 选取删除区域 编辑 删除 删除区域后何单元格填入 4 2 5清除和删除 4 2 6修改输入的错误方法一 单击单元格 在编辑框修改方法二 单击单元格 按F2键 方法三 双击单元格 直接在单元格修改 1 清除 4 2 7移动和复制单元格 1 移动单元格和区域2 复制单元格和区域 选定单元格或区域剪切 粘贴或直接拖曳 选定单元格或区域复制 粘贴或Ctrl 拖曳 4 3工作表的常用操作 4 3 1工作表的更名双击要重命名的工作表输入新名字4 3 2工作表的选取单个 连续多个SHIFT 不连续多个CTRL 4 3 3工作表插入选取插入工作表的位置插入 工作表4 3 4删除工作表选取要删除的工作表编辑 删除工作表 1 工作簿之间的复制或移动 打开源工作簿和目标工作簿 选取源工作表 编辑 移动或复制工作表 2 工作簿内的复制或移动首先选定源工作表复制 Ctrl 拖曳移动 拖曳 选中 建立副本 复选框为复制 否则为移动 4 3 5移动和复制工作表 1 窗口的拆分工作表窗口拆分为几个窗口 每个窗口可显示工作表 水平拆分 选取拆分线的行窗口 拆分窗口垂直拆分 选取拆分线的列窗口 拆分窗口水平与垂直拆分 选取拆分线的单元格窗口 拆分窗口 撤消拆分 窗口 撤消拆分窗口2 窗口的冻结固定窗口的上部或左部 不随滚动条的移动而动 也分水平 垂直 水平与垂直冻结 方法同拆分 仅选择 冻结拆分窗口 命令 4 3 6窗口的分割和冻结 4 4公式和函数 4 4 1公式中运算符 Excel2003包含四种类型的运算符 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符算术 字符 关系 引用 公式例 C5 1 15 D5 C5 Sheet2 C5 C6 4 4 2公式 公式形式 操作数和运算符操作数 单元格引用 数字 字符 区域名 区域公式使用 4 4 3单元格引用 3 相互转换 选定单元格中的引用部分 反复按F4键 4 公式的复制 选择公式单元格复制粘贴或用鼠标拖曳复制 选择公式单元格复制粘贴或用鼠标拖曳复制 1 概念相对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时自行调整绝对引用 公式中引用的单元格地址在公式复制 移动时不会改变 2 单元格表示相对引用 列坐标行坐标例B6 A4 C5 F8绝对引用 列坐标 行坐标例 B 6 A 4 C 5 F 8混合引用 列坐标 行坐标例B 6 A 4 C 5 F 8 列坐标行坐标例 B6 A4 C5 F8引用不同工作表单元格前面需加工作表名 如 sheet2 B2 B2 公式复制中选择性粘贴的应用 选择性粘贴就是属性的复制 不但复制值 公式还可以是格式 在对话框进行下列选择 粘贴选择 全部 公式 数值 格式 有效数据 批注等 运算选择 无 加 减 乘 除 跳过空单元格转置 4 4 4使用函数 2 输入函数 在Excel中提供了9类函数共几百个函数 数学 日期 文字等 函数使用形式 函数名 参数表 例如 SUM C2 F2 或SUM C2 D2 E2 F2 或C2 D2 E2 F2公式的输入的方法 1 直接输入法2 利用函数模板输入函数3 粘贴函数法 1 输入公式 选定单元格 输入 和符合要求的公式 按回车键或单击编辑栏中的 按钮 如 B2 C2 D2 2 1 求合函数SUM 使用格式 SUM number1 number2 功能 计算一组数值的总合说明 1 Number1 number2 为需要求和的参数 2 如果参数为数组或引用 只有其中的数字将被计算 数组或引用中的空白单元格 逻辑值 文本或错误值将被忽略 3 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本 将会导致错误 4 4 5常用函数格式及功能 例如 SUM 3 2 等于5SUM 3 2 TRUE 等于6 因为文本值被转换成数字 而逻辑值TRUE被转换成数字1 SUM Abc 8 2 等于10 因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值 如果单元格A2 E2包含5 15 30 40和50 则 SUM A2 C2 等于50SUM B2 E2 15 等于150 例子 例 求C5 C8单元格的平均值 结果存放在C10单元格中 单击C10 粘贴函数 选取函数类型和函数名 输入参数 在编辑框直接输入 AVERAGE C5 C8 2求平均值函数AVERAGE 使用格式 AVERAGE number1 number2 功能 计算一组数值的平均值说明 Number1 number2 为需要平均值的参数 例 求C5 C8区域单元格数值个的最大值 存放在C10单元格中 单击C10 粘贴函数 选取函数类型和函数名 输入参数 在编辑框直接输入 MAX C5 C8 3求最大和最小值函数MAX 和MIN 使用格式 MAX number1 number2 MIN number1 number2 功能 求某个区域内或一组数值中的最大值 最小值 说明 Number1 number2 可以为数值或单元格引用 例如 MAX 16 28 89 10 的值为89 4根据条件计数函数COUNTIF 使用形式 COUNTIF 区域 条件 功能 计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目 说明 条件可以表示为32 32 32 apples 例1 假设A3 A6中的内容分别为 apples oranges peaches apples COUNTIF A3 A6 apples 等于2例2 假设B3 B6中的内容分别为32 54 75 86 COUNTIF B3 B6 55 等于2 例 求C5 C8区域单元格的数值个数 结果存放在C10单元格中 单击C10 粘贴函数 选取函数类型和函数名 输入参数 在编辑框直接输入 COUNT C5 C8 5计数函数COUNT 使用格式 COUNT number1 number2 功能 计算出某个区域内数值的个数 说明 Number1 number2 可以为数值或单元格引用 当单元格是文字 逻辑值或空白时 则COUNT不计数 6根据条件返回值函数IF 使用形式 IF 条件表达式 返回值1 返回值2 功能 根据条件表达式成立与否 返回不同的结果 条件表达式为TRUE则得返回值1 为FALSE则得返回值2 例 IF B2 C2 超过预算 OK IF B3 C3 30 20 IF E4 270 优秀 4 5工作表的格式化 1 格式工具栏 2 数字 选中单元格 格式工具栏对应按钮 3 对齐 1 字体 4 边框和填充 2 命令 选中单元格 格式 单元格 4 5 5突出显示满足特定条件的单元格 选定需格式化的区域 格式 自动套用格式 选择某种格式 格式工具栏 格式 单元格 一般要求 进一步要求 特殊要求 自动套用 选定要设置格式的区域 格式 条件格式 设置条件表达式和设置条件格式 4 5 6自动套用格式 条件格式是根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式 4 5 7工作表的保护 工作表保护分为二步 第一步 锁定单元格选择 格式 菜单中 单元格 命令 屏幕上出现 单元格格式 对话框 选择 保护 选项卡 第二步 设置工作表保护选择 工具 菜单中 保护 子菜单中的 保护工作表 命令 然后在打开的 保护工作表 对话框中选择要保护的项目 还可以设置密码 单击 确定 按钮 4 5 8调整行高和列宽 列宽 选定需改变列宽的区域 格式 列 最合适的列宽 行高 选定需改变行高的区域 列宽 标准列宽 格式 行 最合适的行高 行高 4 6数据图表化和地图 图表概念 图表使数据更直观 形象 1 图表类型 18类图表 有三维 二维 每类还有子类型 2 数据源 作图的数据区域 可以包含说明性文字 3 图表选项 图表中各个对象 有图表区 图形区 分类坐标 图例背景 标题等 4 图表位置 嵌入在工作表内 称为嵌入式图表 一张独立的图表 称为独立图表或工作表图表 4 6 1创建图表 在第4步骤图表位置中 选中 作为新工作表插入 选项 选中作图的数据源 图表向导 按图表类型 数据源 图表选项 图表位置 等4个步骤进行 1 嵌入图表在第4步骤图表位置中 选中 作为其中对象插入 选项 2 独立图表 1 图表的缩放 移动 复制和删除 选中图表 鼠标指向图表任意处拖曳图表 移动 缩放 鼠标指向图表控制点之一 拖曳图表 复制 删除 Del 鼠标指向图表任意处 Ctrl 拖曳图表 4 6 2图表的基本操作 2 改变图表类型 选中图表 图表 图表类型 选择某种图表类型和子类型 3 更新图表的数据源 1 更新图表数据源 2 添加数据系列嵌入图表 直接选中数据 拖曳到图表 也可用图表 添加数据命令 独立图表 选中图表图表 添加数据选中工作表数据 3 删除数据系列选中数据系列 Del键 4 6 2图表的基本操作 选中图表对象 图表 图表选项 选择上述6个标签之一 根据对话框进行设置 4 设置图表选项增加标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志 数据表等 选中图表 图表 数据源 重新选择生成图形的数据源 5 图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置 不同的图表对象 有不同的格式标签 数据系列 图案 坐标轴 系列次序 数据标志等标签 坐标轴 图案 刻度 字体 数字 对齐标签 图表区 图案 字体 属性标签 图例 图案 字体 位置标签 图形区 图案标签 双击图表对象 显示格式对话框 选择上述格式标签进行格式设置 操作方法 4 6 2图表的基本操作 4 7数据管理 4 7 1在工作表上创建数据清单的准则1 数据列表由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表 2 建立和编辑同工作表的建立和编辑 也可利用 数据 记录单 命令建立和编辑 3 建立规则数据列表与其他数据间至少留有空行或空列 数据列表中不能有空行或空列数据列表的第一行为列标题 称字段名 4 7 2利用记录单编辑数据清单 记录单可实现的操作 添加记录 查找记录 删除记录 修改清单数据 4 7 3记录排序 排序的字段叫关键字段 最多允许3个字段 以主和次区分 1 简单排序 数据 排序 选择排序主关键字段名 可以选择次关键字段名 排序区域 选中要排序列任一单元格 常用工具栏 升序降序 2 使用排序命令排序 注意 简单排序只能对某字段列进行排序 数据 筛选就是根据指定条件 将不符合条件的记录隐藏起来 在工作表中只显示满足条件的记录 1 筛选 数据 筛选 自动筛选 选择所需字段 选取值 选取自定义 2 关闭筛选 数据 筛选 自动筛选无 数据 筛选 全部显示 还在 4 7 4记录筛选 按某关键字段进行分类汇总 在分类汇总前必须按该关键字段排序 1 分类汇总 数据 数据 分类汇总 分类字段 汇总方式 选定汇总项 可多个 替换当前分类汇总 每组数据分页 汇总结果显示在数据下方 不分页 用于单个字段分类单种汇总方式 4 7 5分类汇总 数据 分类汇总 全部删除 2 撤消分类汇总 4 7 6数据透视表 分类汇总一般按一个字段进行分类 若要按多个字段分类 则可利用数据透视表实现 1 创建透视表 单击列表 数据 数据透视表 4之1 数据源 4之2 区域 4之3 分类字段拖曳到行 列 页 汇总字段拖曳到数据区 4之4 透视表位置 注意 汇总方式系统默认对非 型字段计数 型字段求和 创建的透视表位置默认为一张新表 也可在同一表中 4 8打印工作表 1 打印预览在打印工作表之前 一般首先用 打印预览 命令来查看工作表的打印效果方法一 单击 常用 工具栏上的 打印预览 按钮 方法二 选择 文件 菜单中 打印预览 命令 2 页面设置 文件 页面设置 显示4个标签 分别为 1 页面 设置缩放比例 纸张大小 打印方向 2 页边距 上 下 左 右页边距 水平 垂直居中方式等 3 页眉 页脚 设置页码 日期 时间 文件名 工作表名 4 工作表 设置打印区域 是否每页打印标题行 设置分页顺