职业化秘书读书心得.ppt

读我是职业秘书心得 当下选择秘书的标准正在发生改变 与英语水平相比 现在更看重英语以外的素质和能力了 对一个秘书来说 职业化就是责任感强 工作踏实 具备丰富的经验和社会常识 情绪稳定等等 总而言之 从事秘书工作必须具备与之相当的专业能力 但是如果你被领导看做是一个 不职业 的人 哪怕你专业能力再强 也算不上是个称职的秘书 一 职业化 从取得领导信赖开始 秘书是一种专门为特殊人群 领导人 服务的职业 取得他们的信赖是做好秘书工作的前提 所以秘书职业职业化必须从取得领导的信赖开始 否则你能力再强 长相再漂亮也做不好秘书工作 1 选择坚固物品下躲避 2 选择有承重墙的墙角 首先秘书要脚踏实地工作 不论是端茶倒水 还是取文件送材料 都得扎扎实实地做好 千万不要认为自己是在打杂 工作没有技术含量 所以一边抱怨领导不重视自己 一边又对自己的工作敷衍了事 这样即使领导把一些重要的工作交给你 也往往做不好 最后让领导失望 秘书只有脚踏实地地工作 才能积累经验 增长才干 同时不能安于现状 要学会利用自己的职位优势 突破本职工作的束缚 逐步开阔自己的视野 从整个公司运营的角度来观察问题 像上司一样思考问题 只有这样的秘书才能想上司所想 急上司所急 把一些工作做在前头 上司才会真正把他当成自己的助手 1 脚踏实地 胸怀全局 默契 理解 规范 冷静 周到 用心 还要有默契 理解 规范 冷静 周到 用心这些条件 留心观察 循序渐进秘书要了解上司和上司的工作 只能循序渐进 慢慢地细心地去观察和了解上司 例如他每天见了哪些人 打了哪些电话 批了哪些文件 他在约见客人时 先后顺序的安排 谈话时间的长短 说话的口气 目前最关心哪些问题 哪些问题最让他头痛 有哪些项目想急于实现 正在筹划什么项目或行动等 通过这种日常观察 秘书就可以逐步了解上司 如果秘书能真正了解上司在想些什么 那么也就基本把握了自己的工作重点 在上司想要材料的时候 你已经准备好了 在他想要见什么人的时候 你已经把对方的电话号码找出来了 在他想要杯咖啡的时候 你也已经把咖啡冲好了 这样 即使上司的指示是含糊的甚至只是一个手势或一个眼神 你也能猜得八九不离十 3 需要注意头部的保护 4 车在行驶过程中应该慢慢停下 5 遇险后敲水管自救 二 职业化秘书 内涵 一 职业素质 二 职业态度 三 职业道德 四 职业技能 五 职业知识 六 职业习惯 七 职业形象 八 职业规划 忠诚 谦逊 宽厚诚实 自信 忍耐机灵 一 职业素质 素质是人与生俱来的性质和才能 但是素质也可以通过长期自我内在的修炼逐渐提高 这就充分体现我们接受教育和追求上进的价值 提升职业素质就是为了增加自我发展的内在动力 秘书必须为人宽厚 由于部门利益 价值观念等方面的原因 秘书在与各部门打交道时对一些具体问题的看法出现分歧是正常的 秘书部门是个综合协调部门 因此 除非情况紧急 非动用上司赐予的尚方宝剑不可 在协调一般的部门关系和矛盾时 应该尽量采取疏导说明 商量互让的 软 手段解决问题 但由于秘书经常代理领导行使职权 使一些秘书容易产生一种错觉 以为自己和领导一样拥有实权 代理就是代理 代理绝对不是实权 如果秘书一旦产生了自己拥有实权的感觉 处理问题就会追求 痛快 这样倒是省时省力 但随时有可能让自己陷入四面楚歌的境地 学会三思而后行 胸怀宽广 换位思考 宽厚 1 不能乘坐电梯 2 不能选择跳楼逃生 要沉着冷静 二 职业态度 热情 上进 主动求精 认真 缜密自律 耐心 职业态度是你对自己职业价值的认识 从事秘书工作既不需要深厚的理论造诣 也不需要掌握高难度的平衡技巧 做好秘书工作的关键在于你如何看待自己的 打杂 职业态度决定秘书工作质量的优劣 主动 树立 管家婆 心态秘书应该有一种 管家婆 心态 习惯自己去找事做 秘书部门是个不管部 经常要面对一些临时性和突发性的工作 由于上司自己工作繁忙 他也不可能对每一项日常工作都一一给秘书作指示 因此 秘书应该充分发挥主观能动性 积极完成自己职责范围内的工作 秘书要先熟悉上司的工作习惯和工作内容 知道哪些杂务自己能做 哪些 杂务 不能做 当然 这种主动性的分寸不容易把握 许多秘书在工作中积极过了头 三 职业道德 保密 守纪 守法廉洁 守信 正直 职业道德是秘书在工作中必须遵守的道德准则 道德情操与道德品质的总和 秘书应保持自己随时站在银行自动提款机前的意识 不踩到脚下的一米黄色安全线 否则就有走上职业发展歧途的可能 保密 如没有保密意识 提前透露了一些消息 就有可能影响本公司整体部署和工作安排 从而损害公司的利益 对客户和竞争对手如此 对本公司也会产生一些消极影响 这就要求秘书需避免感情用事 说话时注意场合 四 职业技能 重要的十点内容 综合能力 收集信息 办公室管理 安排日程 接打电话 会务工作 接待客人 文书写作 资料整理 出差准备 一名职业秘书必须具备相当高的综合能力 这种综合能力表现为观察能力 分析能力和执行能力 观察能力 对自已上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解 如果能站在上司的角度看问题 那么你就能理解上司对你各项工作的要求 能主动提前做好相应的准备工作 对自已应该做的和能够做的工作有个准确的判断 分析能力 当有问题出现在你面前时 你要能分析出问题的本质 只有这样 你才会不管遇到什么问题都不慌不忙 从容面对 在分析问题过程中 良好的逻辑思维能力是非常重要的工具 执行能力 分析清楚了问题 想办法解决问题 迅速采取行动将问题解决 实际行动能力很重要 收集信息 社会已进入信息时代 领导人的主要工作就是决策 正确的决策必须以准确 及时和充分的信息为依据 秘书要提供上司所需的决策信息 收集信息是日常工作中的重要部份 信息一定要准确真实 不要过于加工 以免弄掉有价值的部分 还要实事求是 文书写作 要求主题明确 简洁明了 完整 正确 针对性强 通俗易懂 时限性强 4 找衣柜躲藏 4 不要呆在床上 4 不要呆在床上 4 不要呆在床上 4 不要呆在床上 五 职业知识 秘书的工作较 杂 这并不要求有很高的学历 但得具备非常丰富的社会常识 能成为领导的 百科全书 懂得制造话题 天南地北 包罗万象做知识 杂家 不求精深 但求广博 六 职业习惯 职业习惯是秘书在工作中的一些无意识行为 无论好的职业习惯还是坏的 都会给职业发展带来深刻的影响 因此秘书有意识地培养良好的职业习惯 在工作中能达到事半功倍的效果 1 学会换位思考 2 养成做笔记 写日记 日事日清的习惯 3 做到起草腹案 遇到问题先琢磨 七 职业形象 秘书是公司的形象代表 要给他人留下美好又深刻的印象 不止要注意衣着打扮 还要注意自身的言谈举止 做到优雅得体 劳记要礼貌待