计算机文化基础的第4章.ppt

第四章电子表格系统Excel2003 2020 3 26 计算机文化基础 2 简介 Excel2003是Office2003的主要应用程序之一 是微软公司新推出的一个功能强大的电子表格应用软件 具有强大的数据计算与分析处理功能 可以把数据用表格及各种图表的形式表现出来 使制作出来的表格图文并茂 信息表达更清晰 Excel不但可以用于个人 办公等有关的日常事务处理 而且被广泛应用于金融 经济 财会 审计和统计等领域 2020 3 26 计算机文化基础 3 本章内容 4 1Excel2003概述4 2Excel2003的基本操作4 3格式化工作表4 4数据清单4 5使用图表4 6打印4 7Word2003和Excel2003的协同操作 2020 3 26 计算机文化基础 4 4 1Excel2003概述 4 1 1Excel2003的主要功能 1 简单 方便的表格制作功能可方便地创建和编辑表格 对数据进行输入 编辑 计算 复制 移动 设置格式 打印等 2 强大的图形 图表功能可以根据工作表中的数据快速生成图表 可以直观 形象地表示和反映数据 使得数据易于阅读和评价 便于分析和比较 返回 2020 3 26 计算机文化基础 5 4 1 1Excel2003的主要功能 3 快捷的数据处理和数据分析功能可采用公式或函数自动处理数据 具有较强的数据统计分析能力 能对工作表中的数据进行排序 筛选 分类汇总 统计和查询等操作 4 列表功能类似于 筛选 功能 用户可以利用它进行排序 筛选 汇总 求平均值等简单操作 2020 3 26 计算机文化基础 6 4 1 2Excel2003的窗口界面 Excel2003启动后 出现如图1所示的窗口 主要包括同Word2003类似的标题栏 菜单栏 工具栏和状态栏等 还有Excel特有的编辑栏 工作表编辑区等 图1Excel2003窗口 2020 3 26 计算机文化基础 7 1 编辑栏编辑栏从左向右依次是名称框 工具按钮和编辑区 用于显示或编辑单元格的内容 名称框显示当前单元格的地址 也称单元格的名称 或者在输入公式时用于从其下拉列表中选择常用函数 当在单元格中编辑数据或者公式时 名称框右侧的工具按钮区就会出现 取消 按钮 输入 按钮和 插入函数 按钮 分别用于撤消和确认刚才在当前单元格中的操作及输入和编辑公式 编辑区或称公式栏区 用于显示当前单元格中的内容 可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作 4 1 2Excel2003的窗口界面 2020 3 26 计算机文化基础 8 2 工作表编辑区工作表编辑区就是Excel2003窗口中由暗灰线组成的表格区域 由单元格组成 用于存放用户数据 制作表格和编辑数据的工作都在这里进行 是基本工作区 3 工作表标签每个工作表都有一个名称 即工作表标签 其初始名为Sheet1 Sheet2 Sheet3等 用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表 4 1 2Excel2003的窗口界面 2020 3 26 计算机文化基础 9 4 任务窗格启动Excel2003后 默认情况下系统自动打开 开始工作 任务窗格 利用此任务窗格可以进行各种信息的检索 打开工作簿和新建工作簿等操作 Excel2003共有11种任务窗格 可以根据需要选择不同的任务窗格 如图2所示 4 1 2Excel2003的窗口界面 返回 图2任务窗格 2020 3 26 计算机文化基础 10 4 2Excel2003的基本操作 4 2 1Excel2003的启动和退出4 2 2工作簿的新建和打开4 2 3工作簿的保存和关闭4 2 4单元格和单元格区域的选择4 2 5工作表及工作表的管理4 2 6输入和编辑数据4 2 7插入 删除 行 列和单元格4 2 8查找和替换4 2 9使用公式4 2 10批注 返回 2020 3 26 计算机文化基础 11 4 2 1Excel2003的启动和退出 Excel2003的启动通过双击Excel2003的桌面快捷方式启动单击 开始 菜单 指向 程序 MicrosoftOffice 然后单击 MicrosoftOfficeExcel2003 命令启动 通过打开Excel2003文件启动 通过 开始 菜单中的 运行 命令 在 运行 对话框中输入 excel 启动 2020 3 26 计算机文化基础 12 2 Excel2003的退出Excel2003的退出方法同Word2003类似 可以使用以下几种方法退出 单击Excel2003窗口中标题栏最右端的 关闭 按钮 双击Excel2003窗口中标题栏最左端的控制菜单图标 单击 文件 菜单中的 退出 命令 单击标题栏最左端的控制菜单图标 再单击其中的 关闭 命令 使用快捷键Alt F4 4 2 1Excel2003的启动和退出 返回 2020 3 26 计算机文化基础 13 1 工作簿和工作表1 工作簿工作簿 Book 就是Excel文件 工作簿是存储数据 进行数据运算以及数据格式化等操作的文件 用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上 其扩展名为 xls 文件名就是工作簿名 工作簿是由工作表组成的 每个工作簿都可以包含多个工作表 每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形 工作表是不能单独存盘的 只有工作簿才能以文件的形式存盘 4 2 2工作簿的新建和打开 工作簿 2020 3 26 计算机文化基础 14 2 工作表工作表 Sheet 是一个由行和列交叉排列的二维表格 也称作电子表格 用于组织和分析数据 Excel工作表最多可由256列和65536行构成 纵向为列 每列用字母标识 从A B Z AA AB BA BB 一直到IV 称作列标 横向为行 每行用数字标识 数字范围为1 65536 称作行号 每个行列交叉部分称为单元格 每个工作表最多可有65536 256个单元格 4 2 2工作簿的新建和打开 工作表 2020 3 26 计算机文化基础 15 要对工作表进行操作 必须先打开该工作表所在的工作簿 工作簿一旦打开 它所包含的工作表就一同打开 用户可以增减工作表 工作表名在工作表的最下面一行 系统给每个打开的工作表提供了一个缺省名 Sheet1 Sheet2 用户可以重新为工作表命名 由于工作表名栏区域有限 只能显示部分工作表名 可以利用工作表名栏左边的工作表控制按钮来显示其他的工作表 单击某个工作表名 它就呈高亮度显示 成为当前 活动 工作表 在Excel2003中 允许同时在一个工作簿中的多个工作表上输入 4 2 2工作簿的新建和打开 工作表 2020 3 26 计算机文化基础 16 Excel2003启动后 系统默认打开的工作表数目是3个 用户也可以改变这个数目 方法是 单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框 再单击 常规 选项卡 改变 新工作簿内的工作表数 后面的数值 数字介于1 255之间 这样就设置了以后每次新建工作簿同时打开的工作表数目 每次改变以后 需重新启动Excel2003才能生效 4 2 2工作簿的新建和打开 工作表 2020 3 26 计算机文化基础 17 4 2 2工作簿的新建和打开 新建工作簿 2 新建工作簿Excel2003中新建工作簿有以下三种方法 1 在启动Excel2003后 将自动建立一个全新的工作簿Book1 2 选择 文件 菜单中的 新建 命令 通过 新建 对话框来创建 3 按快捷键Ctrl N 或用单击 常用 工具栏中的 新建 按钮直接创建空白工作簿 4 通过窗口右边的 任务窗格 创建工作簿 2020 3 26 计算机文化基础 18 4 2 2工作簿的新建和打开 打开工作簿 3 打开工作簿 1 使用 常用 工具栏中的 打开 按钮 2 使用 文件 菜单中的 打开 命令 3 在 文件 菜单中单击最近使用过的文件 在默认状态下显示4个最近打开过的文件 用户可以通过 工具 菜单中的 选项 命令打开 选项 对话框 然后在 常规 选项卡中修改这个数目 即可打开相应的工作簿 4 在 我的电脑 或者 资源管理器 中找到需要打开的工作簿 双击即可将其打开 2020 3 26 计算机文化基础 19 4 2 2工作簿的新建和打开 打开工作簿 5 如果Windows 开始 菜单中 文档 选项的级联菜单中有需要打开的工作簿 那么 只要单击它即可打开 6 通过窗口右边的 任务窗格 打开工作簿 Excel2003允许同时打开多个工作簿 可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿 可以在不同工作簿之间进行切换 同时对多个工作簿进行操作 返回 2020 3 26 计算机文化基础 20 4 2 3工作簿的保存和关闭 1 保存工作簿 1 保存未命名的新工作簿 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 或者 文件 菜单中的 保存 及 另存为 命令 或者按快捷键Ctrl S 在弹出的 另存为 对话框中确定 保存位置 和 文件名 后 单击 保存 按钮 2 保存已有的工作簿 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 或者 文件 菜单中的 保存 命令 或者按快捷键Ctrl S 即可 如果要将修改后的工作簿存为另一个文件 则需选择 文件 菜单中的 另存为 命令 在弹出的 另存为 对话框中确定 保存位置 和 文件名 后 单击 保存 按钮 2020 3 26 计算机文化基础 21 3 保存自动恢复信息 Excel2003可以自动保存工作簿 以最大限度恢复因突然断电造成的信息丢失 方法是单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框 在 保存 选项卡中确定有关选项即可 4 若没及时保存 在退出Excel2003或关闭当前工作簿时 系统会弹出提示是否保存的对话框 单击 是 也可保存 4 2 3工作簿的保存和关闭 2020 3 26 计算机文化基础 22 2 关闭工作簿 1 单击 文件 菜单中的 关闭 命令 2 在当前工作簿处于最大化时 单击菜单栏最右端的 关闭 按钮 3 在当前工作簿处于非最大化时 单击当前工作簿标题栏最右端的 关闭 按钮 4 使用退出Excel2003的方法也可关闭工作簿 4 2 3工作簿的保存和关闭 返回 2020 3 26 计算机文化基础 23 4 2 4单元格和单元格区域的选择 1 单元格和单元格区域单元格 Cell 就是工作表中行和列交叉的部分 是工作表最基本的数据单元 也是电子表格软件处理数据的最小单位 单元格的名称 也称单元格地址 是由列标和行号来标识的 列标在前 行号在后 在一个工作表中 当前 活动 单元格只有一个 当前单元格带有一个粗黑框 当前单元格的名称显示在编辑栏的名称框中 当鼠标指针指到某单元格时将变成空心十字形 此时单击鼠标左键 该单元格便成为当前单元格 此时就可以直接输入数据了 2020 3 26 计算机文化基础 24 每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符 但单元格中只能显示1024个字符 编辑栏中才可以显示全部32767个字符 单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域 其表示方法由该区域的左上角单元格地址 冒号和右下角单元格地址组成 例如 单元格区域A1 E5表示的是左上角从A1开始到右下角E5结束的一片矩形区域 如图3所示 4 2 4单元格和单元格区域的选择 图3单元格区域 2020 3 26 计算机文化基础 25 2 单元格 单元格区域 行和列的选择下表列出了常用的选择操作 4 2 4单元格和单元格区域的选择 2020 3 26 计算机文化基础 26 3 选定单元格中的文本如果允许对单元格进行编辑 那么先选定并双击该单元格 然后再选择其中的文本 如果不允许对单元格进行编辑 那么先选定单元格 然后再选择编辑栏中的文本 4 取消单元格选定区域如果要取消某个单元格选定区域 则单击工作表中其他任意一个单元格即可 4 2 4单元格和单元格区域的选择 返回 2020 3 26 计算机文化基础 27 4 2 5工作表及工作表的管理 一个工作簿包含多个工作表 根据需要可以对工作表进行添加 删除 复制 切换和重命名等操作 1 选择工作表单击某个工作表标签 可以选择该工作表为当前工作表 按住Ctrl键分别单击工作表标签 可同时选择多个工作表 2020 3 26 计算机文化基础 28 2 插入新工作表1 方法一 首先单击插入位置右边的工作表标签 然后选择 插入 菜单中的 工作表 命令 新插入的工作表将出现在当前工作表之前 2 方法二 右击插入位置右边的工作表标签 再选择快捷菜单中的 插入 命令 将出现 插入 对话框 选定工作表后单击 确定 按钮 如果要添加多张工作表 则同时选定与待添加工作表相同数目的工作表标签 然后再单击 插入 菜单中的 工作表 命令 4 2 5工作表及工作表的管理 2020 3 26 计算机文化基础 29 3 从工作簿中删除工作表1 方法一 选择要删除的工作表 使用 编辑 菜单中的 删除工作表 命令 2 方法二 右击要删除的工作表 选择快捷菜单的 删除 命令 4 重命名工作表1 方法一 双击相应的工作表标签 输入新名称覆盖原有名称即可 2 方法二 右击将改名的工作表标签 然后选择快捷菜单中的 重命名 命令 输入新的工作表名称即可 4 2 5工作表及工作表的管理 2020 3 26 计算机文化基础 30 4 2 5工作表及工作表的管理 5 移动或复制工作表用户既可以在一个工作簿中移动或复制工作表 也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表 1 在一个工作簿中移动或复制工作表方法一 如果要在当前工作簿中移动工作表 可以沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签 如果要在当前工作簿中复制工作表 则需要在拖动工作表到目标位置的同时按住Ctrl键 方法二 编辑 菜单中的 移动或复制工作表 命令 2 在不同工作簿之间移动或复制工作表 2020 3 26 计算机文化基础 31 4 2 5工作表及工作表的管理 6 隐藏工作表和取消隐藏1 隐藏工作表选定需要隐藏的工作表 在 格式 菜单上 指向 工作表 选择 隐藏 命令即可隐藏该工作表 2 取消隐藏在 格式 菜单上 指向 工作表 再单击 取消隐藏 命令 打开 取消隐藏 对话框 在该对话框的 取消隐藏工作表 列表框中 选中需要显示的被隐藏工作表的名称 按 确定 键即可重新显示该工作表 返回 2020 3 26 计算机文化基础 32 4 2 5工作表及工作表的管理 7 隐藏工作簿和取消隐藏在需要隐藏的工作簿的 窗口 菜单中单击 隐藏 命令即可隐藏该工作簿 如果想显示已隐藏的工作簿 可在 窗口 菜单中单击 取消隐藏 命令 打开 取消隐藏 对话框 在 取消隐藏工作簿 列表框中 选中需要显示的被隐藏工作簿的名称 按 确定 键即可重新显示该工作簿 2020 3 26 计算机文化基础 33 4 2 6输入和编辑数据 创建一个工作表 首先要向单元格中输入数据 Excel2003能够接受的数据类型可以分为文本 或称字符 文字 数字 值 日期和时间 公式与函数等 在数据的输入过程中 系统自行判断所输入的数据是哪一种类型并进行适当的处理 在输入数据时 必须按照Excel2003的规则进行 2020 3 26 计算机文化基础 34 1 向单元格输入或编辑的方式 1 单击选择需要输入数据的单元格 然后直接输入数据 输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中 2 单击单元格 然后单击编辑栏 可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据 3 双击单元格 单元格内出现插入光标 移动光标到所需位置 即可进行数据的输入或编辑修改 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据 可先选定相应的单元格 然后输入数据 按Ctrl Enter键 即可向这些单元格同时输入相同的数据 2020 3 26 计算机文化基础 35 2 文本 字符或文字 型数据及输入 在Excel2003中 文本可以是字母 汉字 数字 空格和其他字符 也可以是它们的组合 在默认状态下 所有文字型数据在单元格中均左对齐 输入文字时 文字出现在活动单元格和编辑栏中 输入时注意以下几点 1 在当前单元格中 一般文字如字母 汉字等直接输入即可 2 如果把数字作为文本输入 如身份证号码 电话号码 3 5 2 3等 应先输入一个半角字符的单引号 再输入相应的字符 例如 输入 01085526366 3 5 2 3 2020 3 26 计算机文化基础 36 3 数字 值 型数据及输入 在Excel2003中 数字型数据除了数字0 9外 还包括 正号 负号 千分位号 小数点 E e等特殊字符 数字型数据默认右对齐 数字与非数字的组合均作为文本型数据处理 输入数字型数据时 应注意以下几点 1 输入分数时 应在分数前输入0 零 及一个空格 如分数2 3应输入02 3 如果直接输入2 3或02 3 则系统将把它视作日期 认为是2月3日 2 输入负数时 应在负数前输入负号 或将其置于括号中 如 8应输入 8 或 8 3 在数字间可以用千分位号 隔开 如输入 12 002 2020 3 26 计算机文化基础 37 3 数字 值 型数据及输入 4 单元格中的数字格式决定Excel2003在工作表中显示数字的方式 如果在 常规 格式的单元格中输入数字 Excel2003将根据具体情况套用不同的数字格式 5 如果单元格使用默认的 常规 数字格式 Excel2003会将数字显示为整数 小数 或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示 采用 常规 格式的数字长度为11位 其中包括小数点和类似 E 和 这样的字符 如果要输入并显示多于11位的数字 可以使用内置的科学记数格式 即指数格式 或自定义的数字格式 注意 无论显示的数字的位数如何 Excel2003都只保留15位的数字精度 如果数字长度超出了15位 则Excel2003会将多余的数字位转换为0 零 2020 3 26 计算机文化基础 38 4 日期和时间型数据及输入 Excel2003将日期和时间视为数字处理 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式 在键入了Excel2003可以识别的日期或时间型数据后 单元格格式显示为某种内置的日期或时间格式 在默认状态下 日期和时间型数据在单元格中右对齐 如果Excel2003不能识别输入的日期或时间格式 输入的内容将被视作文本 并在单元格中左对齐 在控制面板的 区域和时间选项 中的 日期 选项卡和 时间 选项卡中的设置 将决定当前日期和时间的默认格式 以及默认的日期和时间符号 输入时注意以下几点 2020 3 26 计算机文化基础 39 1 一般情况下 日期分隔符使用 或 例如 2010 2 16 2010 2 16 16 Feb 2010或16 Feb 2010都表示2010年2月16日 2 如果只输入月和日 Excel2003就取计算机内部时钟的年份作为默认值 3 时间分隔符一般使用冒号 例如 输入7 0 1或7 00 01都表示7点零1秒 4 如果要输入当天的日期 则按Ctrl 分号 如果要输入当前的时间 则按Ctrl Shift 冒号 5 如果在单元格中既输入日期又输入时间 则中间必须用空格隔开 4 日期和时间型数据及输入 2020 3 26 计算机文化基础 40 5 自动填充数据 自动填充 Excel2003有自动填充功能 可以自动填充一些有规律的数据 如 填充相同数据 填充数据的等比数列 等差数列和日期时间序列等 还可以输入自定义序列 1 自动填充自动填充是根据初值决定以后的填充项 方法为 将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上 当鼠标指针变成黑色 形状时 按住鼠标左键拖动到所需的位置 松开鼠标即可完成自动填充 2020 3 26 计算机文化基础 41 1 初值为纯数字型数据或文字型数据时 拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据 即复制填充 若拖动填充柄的同时按住Ctrl键 可使数字型数据自动增1 2 初值为文字型数据和数字型数据混合体 填充时文字不变 数字递增减 如初值为A1 则填充值为A2 A3 A4等 3 初值为Excel预设序列中的数据 则按预设序列填充 4 初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据 则自动增1 若拖动填充柄的同时按住Ctrl键 则在相应单元格中填充相同数据 5 自动填充数据 自动填充 2020 3 26 计算机文化基础 42 5 输入任意等差 等比数列 先选定待填充数据区的起始单元格 输入序列的初始值 再选定相邻的另一单元格 输入序列的第二个数值 这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长 选定包含初始值和第二个数值的单元格 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域 如果要按升序排列 则从上向下或从左到右填充 如果要按降序排列 则从下向上或从右到左填充 如果要指定序列类型 则先按住鼠标右键 再拖动填充柄 在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击相应的命令 5 自动填充数据 自动填充 2020 3 26 计算机文化基础 43 也可以在第一个单元格输入起始值 如2 通过 编辑 菜单中的 填充 序列 命令 打开 序列 对话框产生一个序列 如图4所示 在对话框的 序列产生在 区域选择 行 选择的序列类型为 等比数列 然后在 步长值 中输入2 终止值 中键入256 最后单击 确定 就会看到如图5所示的结果 5 自动填充数据 自动填充 图4 序列 对话框 图5等比数列举例 2020 3 26 计算机文化基础 44 5 自动填充数据 创建自定义序列 2 创建自定义序列用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列 并可以保存起来 供以后使用 1 利用现有数据创建自定义序列 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单 则可以先选定工作表中相应的数据区域 单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框 选择 自定义序列 选项卡 单击 导入 按钮 即可使用现有数据创建自定义序列 2 利用输入序列方式创建自定义序列 选择图中 自定义序列 列表框中的 新序列 选项 然后在 输入序列 编辑列表框中 从第一个序列元素开始输入新的序列 在输入每个元素后 按回车键 整个序列输入完毕后 单击 添加 按钮 2020 3 26 计算机文化基础 45 6 编辑数据 数据修改 单元格中的数据输入后可以修改和删除 复制和移动 1 数据修改在Excel2003中 修改数据有两种方法 a 在编辑栏修改 只需先选中要修改的单元格 然后在编辑栏中进行相应的修改 按 按钮确认修改 按 按钮或Esc键放弃修改 此种方法适合内容较多或者公式的修改 b 直接在单元格中修改 此时需双击单元格 然后进入单元格修改 此种方法适合内容较少时的修改 如果以新数据替代原来的数据 只需单击单元格 然后输入新的数据 2020 3 26 计算机文化基础 46 6 编辑数据 数据删除 2 数据删除数据删除在Excel2003中 数据删除有两个概念 数据清除和数据删除 a 数据清除的对象是数据 单元格本身并不受影响 b 数据删除的对象是单元格 即单元格删除 删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失 2020 3 26 计算机文化基础 47 6 编辑数据 数据复制和移动 3 数据复制和移动 1 数据复制和移动在Excel2003中 数据的复制可以利用剪贴板 也可以用鼠标拖放操作 用剪贴板复制数据与Word中的操作相似 稍有不同的是在源区域执行复制命令后 区域周围会出现闪烁的虚线 只要闪烁的虚线不消失 粘贴可以进行多次 一旦虚线消失 粘贴则无法进行 如果只需粘贴一次 在目标区域直接按回车键即可 选择目标区域时 可选择目标区域的第一个单元格或起始的部分单元格 或选择与源区域一样大小的区域 当然 选择区域也可以与源区域不一样大 2020 3 26 计算机文化基础 48 鼠标拖动复制数据的操作方法也与Word有所不同 选择源区域和按下Ctrl键后鼠标指针应指向源区域的四周边界而不是源区域内部 此时鼠标指针变成右上角带有一个小十字的空心箭头 按下鼠标拖动到目标区域释放即可 此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时 使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制 数据移动与复制类似 可以利用剪贴板的先 剪切 再 粘贴 方式 也可以用鼠标拖动 但不按Ctrl键 6 编辑数据 数据复制和移动 2020 3 26 计算机文化基础 49 6 编辑数据 数据复制和移动 2 选择性粘贴一个单元格含有多种特性 如内容 格式 批注等 可以使用选择性粘贴复制它的部分特性 选择性粘贴的操作步骤为 先将数据复制到剪贴板 再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格 单击 编辑 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 选择相应选项后 单击 确定 按钮可完成选择性粘贴 返回 2020 3 26 计算机文化基础 50 7 数据有效性的设置 创建数据有效性 1 创建数据有效性以输入有效考试成绩0 100为例 1 选择要创建数据有效性的单元格 2 从 数据 菜单中选择 有效性 打开 数据有效性 对话框 3 在对话框的 允许 下拉列表中选择 小数 在 数据 列表框中选择 介于 在 最小值 框中输入 0 在 最大值 框中输入 100 4 单击 确定 按钮 完成数据有效性设置 2020 3 26 计算机文化基础 51 7 数据有效性的设置 创建数据有效性 在设置数据有效性时 数据有效性 对话框中的 设置 选项卡中的有效性条件的确定至关重要 需要根据对单元格中数据的限制 确定 允许 下拉列表中的选项及数据对应的条件 输入信息 出错警告 输入法模式 等选项卡可以根据需要确定相关内容和设置 2020 3 26 计算机文化基础 52 7 数据有效性的设置 复制数据有效性设置 2 复制数据有效性设置 1 选择已设置数据有效性的单元格 单击 复制 2 选定需要复制数据有效性设置的单元格 在 编辑 菜单中单击 选择性粘贴 打开 选择性粘贴 对话框 4 选中 有效性验证 选项 单击 确定 按钮 2020 3 26 计算机文化基础 53 7 数据有效性的设置 查找所有具有数据有效性设置的单元格 3 查找所有具有数据有效性设置的单元格 1 在 编辑 菜单上 单击 定位 打开 定位 对话框 2 单击 定位条件 按钮 打开 定位条件 对话框 3 选中 数据有效性 再选中 全部 选项 然后单击 确定 按钮即可 2020 3 26 计算机文化基础 54 7 数据有效性的设置 查找符合特定数据有效性设置的单元格 4 查找符合特定数据有效性设置的单元格 1 单击具有数据有效性设置的单元格 该数据有效性设置用于查找匹配项 2 在 编辑 菜单上 单击 定位 打开 定位 对话框 3 单击 定位条件 按钮 打开 定位条件 对话框 4 选中 数据有效性 再选中 相同 然后单击 确定 按钮即可 2020 3 26 计算机文化基础 55 7 数据有效性的设置 删除数据有效性 5 删除数据有效性 1 选择不需要再对其数据进行验证的单元格 2 在 数据 菜单上 单击 有效性 打开 数据有效性 对话框 3 在对话框的 设置 选项卡中单击 全部清除 即可 2020 3 26 计算机文化基础 56 4 2 7插入 删除 行 列和单元格 在工作表中可以方便地插入和删除行 列和单元格 1 插入操作1 插入整行 1 如果要在某行上方插入一行 则选定该行或其中的任意单元格 在 插入 菜单上单击 行 命令 或单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 插入 整行 命令 2 如果要在某行上方插入N行 则选定需要插入的新行之下相邻的N行 在 插入 菜单上单击 行 命令 2020 3 26 计算机文化基础 57 4 2 7插入 删除 行 列和单元格 2 插入列 1 如果只需要插入一列 则选定需要插入的新列右侧相邻列或其任意单元格 在 插入 菜单上单击 列 命令 或单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 插入 整列 命令 单击 确定 按钮即可 2 如果需要插入N列 则选定需要插入的新列右侧相邻的N列 在 插入 菜单上单击 列 命令 2020 3 26 计算机文化基础 58 3 插入单元格 1 在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域 注意 选定的单元格数目应与待插入的空单元格数目相同 2 在 插入 菜单上单击 单元格 命令 打开 插入 对话框 3 在对话框中根据需要单击 活动单元格右移 或 活动单元格下移 选项 然后单击 确定 按钮 4 2 7插入 删除 行 列和单元格 2020 3 26 计算机文化基础 59 4 2 7插入 删除 行 列和单元格 2 删除操作1 删除行或列选定要删除的行或列 然后单击 编辑 菜单上的 删除 命令 下边的行或右边的列将自动移动并填补删除后的空缺 2 删除单元格选定要删除的单元格 然后单击 编辑 菜单上的 删除 命令 打开 删除 对话框 在该对话框中 根据需要选择相应的选项 然后单击 确定 按钮 周围的单元格将移动并填补删除后的空缺 返回 2020 3 26 计算机文化基础 60 4 2 8查找和替换 查找和替换功能可以在工作表中快速地定位用户要找的信息 并且可以有选择地用其他值代替 查找 功能用来在工作表中快速搜索用户所需要的数据 替换 功能则用来将查找到的数据自动用一个新的数据代替 在Excel2003中 用户既可以在一个工作表中进行查找和替换 也可以在多个工作表中进行查找和替换 基本步骤是 先选定要搜索的单元格区域 若要搜索整张工作表 则单击任意单元格 然后使用 编辑 菜单中的 查找 或 替换 命令 使用方法同Word2003类似 返回 2020 3 26 计算机文化基础 61 4 2 9使用公式 公式是Excel2003最重要的内容之一 充分灵活地运用公式 可以实现数据处理的自动化 公式对于那些需要填写计算结果的表格非常有用 当公式引用的单元格的数据修改后 公式的计算结果会自动更新 Excel2003中的公式与数学表达式基本相同 由参与运算的数据和运算符组成 但Excel2003的公式必须以 开头 2020 3 26 计算机文化基础 62 4 2 9使用公式 公式中的运算符类型 公式中的运算符类型Excel2003包含四类运算符 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 1 算术运算符 加号 减号或负号 星号或乘号 除号 百分号 乘方 完成基本的数学运算 返回值为数值 例如 在单元格中输入 2 5 2 后回车 结果为27 2 比较运算符 等号 大于 大于等于 不等于 用以实现两个值的比较 结果是逻辑值True或False 例如 在单元格中输入 3 8 结果为True 2020 3 26 计算机文化基础 63 3 文本运算符 用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本 例如 在单元格中输入 职业 学院 注意文本输入时须加英文引号 后回车 将产生 职业学院 的结果 输入 职业 技术 学院 将产生 职业技术学院 的结果 4 引用运算符单元格引用运算符 冒号 用于合并多个单元格区域 联合运算符 逗号 将多个引用合并为一个引用 交叉运算符 空格 产生同时属于两个引用的单元格区域的引用 4 2 9使用公式 公式中的运算符类型 2020 3 26 计算机文化基础 64 4 2 9使用公式 公式中的运算顺序 2 公式中的运算顺序公式中的运算符运算优先级为 冒号 空格 逗号 百分比 乘幂 乘 除 加 减 连接符 比较运算符 对于优先级相同的运算符 则从左到右进行计算 如果要修改计算的顺序 则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号内 2020 3 26 计算机文化基础 65 4 2 9使用公式 输入和编辑公式 3 输入和编辑公式选择要在其中输入公式的单元格 先输入等号 或者通过单击编辑栏中的 编辑公式 按钮或工具栏中的 粘贴函数 按钮自动插入一个等号 接着输入运算表达式 最后按回车键确认 注意 第一 运算符必须是在英文半角状态下输入 第二 公式的运算量要用单元格地址 以便于复制引用公式 2020 3 26 计算机文化基础 66 公式中单元格的地址可以键盘输入 也可以单击相应的单元格得到相应的单元格地址 如果需要修改某公式 则先单击包含该公式的单元格 在编辑栏中修改即可 也可以双击该单元格 直接在单元格中修改 4 2 9使用公式 输入和编辑公式 2020 3 26 计算机文化基础 67 4 2 9使用公式 相对引用和绝对引用 4 相对引用和绝对引用单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来 标识工作表中单元格或单元格区域 指明公式中使用数据的位置 Excel单元格的引用有两种基本的方式 相对引用和绝对引用 默认方式为相对引用 1 相对引用相对引用是指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变 公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算 2 绝对引用绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变 不论公式的单元格处在什么位置 公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置 2020 3 26 计算机文化基础 68 4 2 9使用公式 相对引用和绝对引用 3 混合引用混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用 部分是绝对引用 如 B2 B 2 4 三维地址引用在Excel中 不但可以引用同一工作表中的单元格 还能引用不同工作表中的单元格 引用格式为 工作簿名 工作表名 单元格引用 例如 在工作簿Book1中引用工作簿Book2的Sheet1工作表中的第3行第5列单元格 可表示为 Book2 Sheet1 E3 2020 3 26 计算机文化基础 69 4 2 9使用公式 相对引用和绝对引用 引用某个区域 要输入起始单元格 结束单元格 如下表所示 2020 3 26 计算机文化基础 70 4 2 9使用公式 在公式中使用函数 5 在公式中使用函数Excel2003提供了许多内置函数 共有财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑 信息等9类共几百种函数 为用户对数据进行运算和分析带来了极大的方便 Excel2003函数由函数名 括号和参数组成 如 SUM B2 E2 当函数以公式的形式出现时 则应在函数名称前面输入等号 2020 3 26 计算机文化基础 71 4 2 9使用公式 在公式中使用函数 函数的输入有以下方法 1 从键盘上直接输入函数2 使用 插入函数 对话框3 使用工具栏按钮 返回 2020 3 26 计算机文化基础 72 4 2 9使用公式 在公式中使用函数 如果公式不能正确计算出结果 Excel2003将显示一个错误值 下表列出了常见的出错信息 2020 3 26 计算机文化基础 73 4 2 9使用公式 函数应用实例 函数作为Excel处理数据的一个最重要手段 功能是十分强大的 在生活和工作实践中可以有多种应用 甚至可以用Excel来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统 下面我们就结合老师统计学生成绩的实例 主要讲SUM AVERAGE COUNT COUNTIF IF RANK MAX MIN等函数的应用 具体例子请根据课本进行操作 2020 3 26 计算机文化基础 74 4 2 10批注 批注是附加在单元格中 根据实际需要对单元格中的数据添加的注释 给单元格添加批注的方法如下 1 单击需要添加批注的单元格 2 在 插入 菜单中 选择 批注 命令 3 在弹出的批注框中输入批注文本 如下图所示 4 完成文本输入后 单击批注框外部的工作表区域即可 2020 3 26 计算机文化基础 75 添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角 当鼠标移到该单元格时将显示批注内容 批注内容不能打印 要编辑 删除 显示 隐藏批注可进行如下操作 选定单元格 单击右键 在弹出的快捷菜单中选择相应的命令 4 2 10批注 返回 2020 3 26 计算机文化基础 76 4 3格式化工作表 Excel表格功能很强 系统提供了丰富的格式化命令 利用这些命令 可以完成对工作表内的数据及外观进行修饰 制作出各种符合日常习惯又美观的表格 如进行数字显示格式设置 文字的字形 字体 字号和对齐方式的设置 表格边框 底纹 图案颜色设置等多种操作 4 3 1格式化数据4 3 2调整单元格的行高和列宽4 3 3自动套用格式和条件格式 返回 2020 3 26 计算机文化基础 77 4 3 1格式化数据 单元格的数据格式定义包括六部分 数字 对齐 字体 边框 图案和保护 单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后才能进行相应的格式化操作 与Word2003格式化文本类似 Excel2003对单元格数据的格式化操作有 1 使用 单元格格式 对话框先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后选择 格式 菜单中的 单元格 命令 或者在右击弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 出现 单元格格式 对话框 2 格式 工具栏设置先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后单击 格式 工具栏中的相应按钮即可 3 快速复制格式使用 常用 工具栏中的 格式刷 按钮可快速复制单元格的格式信息 返回 2020 3 26 计算机文化基础 78 4 3 2调整单元格的行高和列宽 工作表中所有单元格的行高和列宽在正常情况下都为默认值 若不能满足要求 则有必要对行高和列宽进行调整 1 调整列宽方法一 拖动列标右边界来设置所需的列宽 方法二 双击列标右边的边界 使列宽适合单元格中的内容 即与单元格中的内容的宽度一致 方法三 选定相应的列 将鼠标指向 格式 菜单中的 列 子菜单 然后选择 列宽 命令并输入所需的宽度 用数字表示 方法四 复制列宽 如果要将某一列的列宽复制到其他列中 则选定该列中的单元格 并单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 然后选定目标列 接着 选择 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 然后单击 列宽 选项 2020 3 26 计算机文化基础 79 2 调整行高行高的调整也有三种方法 方法一 拖动行标题的下边界来设置所需的行高 方法二 双击行标题下方的边界 使行高适合单元格中的内容 行高的大小与该行字符的最大字号有关 方法三 选定相应的行 将鼠标指向 格式 菜单中的 行 子菜单 然后选择 行高 命令并输入所需的高度值 用数字表示 注意 不能用复制的方法来调整行高 4 3 2调整单元格的行高和列宽 返回 2020 3 26 计算机文化基础 80 4 3 3自动套用格式和条件格式 1 自动套用格式Excel提供了多种已经设置好的表格格式 可以很方便地选择所需样式 套用到选定的工作表单元格区域 套用时可以全部套用 也可以部分套用 2 条件格式在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据 可以设置单元格的条件格式 用于对选定区域各单元格中的数据是否满足设定的条件动态地为单元格自动设置格式 返回 2020 3 26 计算机文化基础 81 4 4数据清单 Excel2003的数据清单具有类似数据库的特点 可以实现数据的排序 筛选 分类汇总 统计和查询等操作 具有数据库的组织 管理和处理数据的功能 因此 Excel数据清单也称Excel数据库 4 4 1数据清单4 4 2排序和筛选4 4 3分类汇总4 4 4合并计算 返回 2020 3 26 计算机文化基础 82 4 4 1数据清单 1 数据清单的概念具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单 数据清单类似于数据库表 可以像数据库表一样使用 其中行表示记录 列表示字段 数据清单的第一行必须为文本类型 为相应列的名称 在此行的下面是连续的数据区域 每一列包含相同类型的数据 如图6所示 在执行数据库操作 如查询 排序等 时 Excel2003会自动将数据清单视作数据库 并使用下列数据清单中的元素来组织数据 数据清单中的列是数据库中的字段 数据清单中的列标志是数据库中的字段名称 数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录 2020 3 26 计算机文化基础 83 4 4 1数据清单 图6数据清单举例 2020 3 26 计算机文化基础 84 4 4 1数据清单 2 创建数据清单应遵循的规则 1 一个数据清单最好占用一个工作表 2 数据清单是一片连续的数据区域 不允许出现空行和空列 3 每一列包含相同类型的数据 4 将关键数据置于清单的顶部或底部 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧 因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏 5 显示行和列 在修改数据清单之前 要确保隐藏的行和列已经被显示 如果清单中的行和列未被显示 那么数据有可能会被删除 2020 3 26 计算机文化基础 85 4 4 1数据清单 6 使用带格式的列标 要在清单的第一行中创建列标 Excel2003将使用列标创建报告并查找和组织数据 对于列标请使用与清单中数据不同的字体 对齐方式 格式 图案 边框或大小写类型等 在输入列标之前 要将单元格设置为文本格式 7 使清单独立 在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行 在执行排序 筛选或自动汇总等操作时 这将有利于Excel2003检测和选定数据清单 8 不要在前面或后面输入空格 单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索 2020 3 26 计算机文化基础 86 4 4 1数据清单 3 编辑数据数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑 还可以使用 记录单 来进行 1 查看 编辑记录2 新建 删除记录 返回 2020 3 26 计算机文化基础 87 4 4 2排序和筛选 一 排序1 按一个关键字段排序方法一 1 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格 2 单击 常用 工具栏上的 升序 按钮或 降序 按钮 方法二 1 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格 2 单击 数据 菜单中的 排序 命令 弹出 排序 对话框 3 在 主要关键字 下拉列表中选择所选列的字段名 并且在它的右侧选中 升序 或 降序 4 单击 确定 按钮 按多个关键字段排序如果在排序时 数据清单中关键字段的值相同 此字段称为主关键字段 需要再按另一个字段的值来排序 此字段称为次关键字段 依此类推 还有第三关键字段 3 按行排序 2020 3 26 计算机文化基础 88 4 4 2排序和筛选 二 筛选筛选是根据给定的条件 从数据清单中找出并显示满足条件的记录 不满足条件的记录被隐藏 Excel2003提供了两种筛选清单命令 自动筛选和高级筛选 与排序不同 筛选并不重排清单 只是暂时隐藏不必显示的行 1 自动筛选2 高级筛选 返回 2020 3 26 计算机文化基础 89 4 4 3分类汇总 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理 不需要用户自己建立公式 Excel将会自动对各类别的数据进行求和 求平均等多种计算 并且把汇总的结果以 分类汇总 和 总计 显示出来 在Excel2003中分类汇总可进行的计算有 求和 平均值 最大值 最小值等 注意 数据清单中必须包含带有标题的列 并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序 返回 2020 3 26 计算机文化基础 90 4 4 4合并计算 合并计算是对一个或多个单元格区域的源数据进行同类合并汇总 合并计算可以对有相同位置的数据或相同分类的数据进行汇总 要想合并计算数据 首先必须为汇总信息定义一个目的区 用来显示摘录的信息 此目标区域可位于与源数据相同的工作表中 也可在另一个工作表或工作簿内 其次 需要选择要合并计算的数据源 此数据源可以来自单个工作表 多个工作表或多重工作簿中 2020 3 26 计算机文化基础 91 4 5使用图表 4 5 1图表简介4 5 2建立