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2020 3 26 1 档案工作讲座 2020 3 26 2 一 深化对公司档案信息的认识 2020 3 26 3 一 档案信息地位作用 档案是机关 企事业单位 个人在社会活动中形成的 保存备查的文字 图像 声音及其他各种形式的原始记录 是潜力和价值巨大的信息材料 联合国教科文组织将档案管理视为人类社会的记忆工程 将档案视为人类社会的记忆工具 如果一个国家 一个民族 甚或整个人类社会丧失了记忆 那后果将是不堪想象的 档案是国家 民族及整个人类社会的知识的原始记忆库 它在绵绵的历史长河中 使人类摆脱了野蛮 走向了文明 并逐步塑造和培育人类文明本质 使人类成为世界万物的主宰 2020 3 26 4 二 企业档案的定义及法定职责 企业档案是企业在经营和管理活动中形成的 具有保存价值并可查考利用的文字 图像 声音及其他各种形式的原始记录 中华人民共和国档案法 上海市档案条例 规定凡属单位归档范围的文件材料 必须按有关规定向单位负责档案工作的部门移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 2020 3 26 5 三 领导人和专家学者对档案工作的阐述 档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面 是一项崇高的事业 胡锦涛 一个民族如果忘记了自己的历史 就不可能深刻地了解现在和正确地走向未来 江泽民 2020 3 26 6 对过去文物的关心 是衡量一个国家文明水平的最好尺度 而这类文物中在价值和重要性方面全都居于前位的就该说是档案了 美国史学家查文斯 安德鲁斯 明天的档案 不再是时间流逝后留下来的东西 而是人们预先考虑要一代一代留传下去的东西 因此 我们的任务是在做某些事的同时就考虑到将来的档案 法国前总统密特朗 2020 3 26 7 四 档案信息的价值 档案信息是一种原生信息 可以归结为具有原始记录性的信息 客观地反映事物的本来面貌 1 客观本源性价值 2020 3 26 8 四 档案信息的价值 2 文化价值 档案信息是文化资源 为研究提供和保存材料 是历史研究的有力工具 档案信息作为文化传播工具 是人类的文化财富 档案的形成 利用 发展 加快了人类迈向文明的步伐 司马迁在汉武帝担任太史令 利用接触管理档案的有利条件 参考大量档案与古籍 为后人留下了 史记 2004上海崇源拍卖行20片殷墟甲骨文 拍出5280万元 2020 3 26 9 四 档案信息的价值 3 社会价值 档案中保存的各种法律凭证 对于建立公共秩序 保证社会的公正和稳定是不可缺少的 例一 美国总统大选大打档案牌 克里指责越战期间布什逃避责任 擅离职守 整整一年服役档案是空白 布什回击 下令公布自己的档案 一是一份当兵时的工资单 二是1973年在阿拉巴马州看牙病历档案 2020 3 26 10 例二 1998年秋季 海峡两岸汪辜会谈将在上海举行 辜振甫偕夫人严倬云首次踏上阔别五十年的上海故土 严倬云是南洋模范中学44届高中毕业生 为此 南模中学档案室将严倬云当年在校的成绩单 教师评语 毕业赠言 毕业照 报名照等档案逐一查找出来 通过档案又联系到了一些她当年的同窗好友 又收集了一些当年的照片 经过整理后制作成一本照相簿 作为送给辜夫人的礼物 1998年10月15日 辜夫人在上海商城与时任南模校长张茂昌及当年的班主任 现已86岁的施一德老师偕7位同窗好友欢聚一堂 当她看到当年风华正茂的她与同窗的照相集时 严倬云女士连声赞扬母校档案资料保存完好 档案记录了五十四年的师情 2020 3 26 11 四 档案信息的价值 4 管理价值 由于政治 法律 行政和对外交往上的需要会查过去的文件 证明过去的决定 决策责任日益重大 促使决策者不依赖个人记忆 而靠档案 档案一是可作为分析 比较 评价依据 二是可作为决策的论据来源 三是可作为预测未来的背景材料 因此是决策和管理的有力帮手 例一 桥梁专家茅以升 对桥梁设计 建筑有贡献 经他保存交档案馆的杭州钱塘江大桥档案有14箱 他是档案保护人 又是复建大桥主持人 靠这些档案 使钱塘江大桥焕发青春 2020 3 26 12 例二 本市南洋中学的校友厅大楼建于1926年 由该校校友捐款 设计 承建 这座仿欧古典建筑呈 T 字形 宏伟典雅 不仅是老南洋中学的标志 而且是上海南部地区唯一由中国人设计建造的仿欧洲古典风格的老建筑 该楼一层为当时沪上著名的图书馆 珍藏图书古籍10万余册 二楼为校友开会的场所 当时的许多社会名人 如马相伯 章太炎 马君武 胡适 杨杏佛等都曾来此演讲 但是 根据南洋中学地区 旧区改造 的规划图所示 这座历史建筑有可能被拆除 为此 该校档案人员查阅了大量有关档案 其中包括该楼建造的记载文件 设计效果图等 并及时向上级领导 有关部门反映 同济大学的专家也写信呼吁 请求保护 经努力 企业终于在2003年1月3日收到了市规划局的来信 你校校友厅大楼作为南洋标志性建筑 具有较高的建筑艺术价值和历史文化内涵 我们将根据法定程序会同有关方面研究你校校友厅大楼列入上海市优秀历史建筑增补名单 2020 3 26 13 二 目前企业档案管理中存在的问题 2020 3 26 14 一 缺乏对档案工作重要性的认识 档案资源的开发和有效利用有待提高 目前企业档案管理中需注意的问题 2020 3 26 15 二 企业档案工作紧紧围绕 收 管 用 主要业务建设规范 积极推进档案工作稳步 健康 和谐开展 目前企业档案管理中需注意的问题 2020 3 26 16 三 提高档案网络人员业务素质和工作能力 提升自身的文化素养和业务水平 目前企业档案管理中需注意的问题 2020 3 26 17 三 企业档案管理基本规范要求 2020 3 26 18 一 企业档案工作的管理体制 1 集中统一管理 6 建立切实可行的档案管理制度 5 配备相应的档案管理人员 2 明确分管领导与部门 3 设立档案室或专门库房 4 纳入企业整体管理工作范畴 2020 3 26 19 一 企业档案工作的管理体制 1 集中统一管理 集中统一管理企业的全部 各门类 档案 会计档案 科研档案 基建档案 设备档案 声像档案 荣誉档案 电子档案 文书档案 业务档案 2020 3 26 20 一 企业档案工作的管理体制 2 明确分管领导与部门及相关职责 要明确分管档案工作的领导 要明确各级人员档案管理工作的职责 要落实档案工作的主管部门 2020 3 26 21 公司分管领导的档案管理工作职责 1 认真贯彻执行档案法律法规 将本公司档案工作纳入领导议事日程 纳入公司基础管理 纳入公司整体发展规划和年度工作计划 确保公司档案工作正常进行 2 根据档案法的要求 经常在广大干部职工中进行宣传 提高各部门领导和全体人员档案意识 3 经常教育干部和职工及时将应归档的文件材料和已立卷归档的档案齐全 完整地交给档案室 进行集中统一管理 不得据为己有或散失在外 4 在公司经费允许的条件下 完善必要的档案设施 设备 确保档案完整安全 逐步采用先进技术 实现档案管理现代化 5 配备适当的专职或兼职人员负责档案工作 并加强教育 使他们敬业爱岗 关心和妥善解决档案工作中存在的困难和问题 对本院档案管理成绩显著者给予奖励 对造成损失者 按情节给予处分 2020 3 26 22 公司主管 办公室主任 档案管理工作职责 1 对全公司档案工作进行统筹规划 组织协调 统一制度 以适应公司各项工作发展的需要 2 主持召开本公司档案工作会议 适时组织学习和贯彻党和国家关于档案工作的法规 政策 提高干部和职工的档案意识 并经常检查督促各职能部门和基层单位按要求 规定开展文件材料归档和档案移交工作 3 负责管理公司档案室工作 重视开发档案信息资源的开发利用 对档案管理工作成绩显著者给予奖励 对造成损失者 按情节给予处分 2020 3 26 23 部门负责人档案管理工作的职责 1 各职能科室应有一位负责人关心档案工作 并配备好网络兼职人员 督促其做好本部门文件材料收集 预立卷和立卷归档工作 2 要认真学习贯彻 档案法 和本院档案管理制度 将档案工作纳入自己的工作议程 并解决档案工作中的实际困难 3 督促本部门人员将本部门形成的具有一定保存价值的文件材料及时交给本部门兼管人员 定期向公司档案室移交 4 督促本部门人员在外出参观学习 开会时所获得的文件材料 及时交给公司办公室登记 再进行传阅和贯彻 2020 3 26 24 档案室管理人员职责 1 认真学习和贯彻 档案法 和有关档案工作的各项规定 努力提高档案业务水平 较好地完成档案管理中各个环节的工作 2 做好本公司文书 科研 基建 设备 会计 声像 荣誉 电子等文件材料的归档工作 负责指导 监督 验收各部门档案工作 3 参与本公司重大活动 全面了解文件材料形成的特点和内容 4 参加本公司基建工程竣工验收以及重要设备仪器的开箱验收活动 确保相关档案的完整 准确和系统 5 熟悉本公司档案的来源 用途 种类和存放位置 根据统一的分类编号方法 对归档文件材料进行登记 入柜 保管 统计和提供利用 6 根据统一规定的档案保管期限 参加对已超保管期限的档案进行鉴定 造销毁清册 并经有关领导审定同意后 上报上级有关部门审批和监督销毁 7 对档案要定期清查 保证帐物相符 及时催讨借出的档案 对所保管的档案数量 状况 利用情况及利用效果进行统计 8 开发档案信息资源 编制必要的目录 卡片等检索工具 开展本公司档案编研和为各方面利用服务工作 9 加强库房防火 防盗 防潮 防光 防虫 防鼠 防尘 防高温 防有害气体管理 要定时测定库存房的温湿度 以维护档案的安全 10 协助领导做好本公司档案的业务建设 负责对各部门和基层档案管理人员的业务培训 指导与检查 2020 3 26 25 部门网络兼职档案员职责 1 认真学习 贯彻 档案法 和有关档案工作的规章制度 2 负责做好本部门文件材料收集 预立卷和立卷归档工作 3 及时收集和保管本部门形成的文件材料 确保材料的完整和安全 4 负责整理部门工作活动过程中形成的文字 声像 图表等材料 每年3月份向公司档案室归档移交 5 做好文件材料的安全保密工作 积极参加档案业务活动 接受公司档案室的业务培训 指导和检查 2020 3 26 26 一 企业档案工作的管理体制 3 设立档案库房 配置档案箱柜 要设立单独的档案专门库房 各部门应配置专门的档案箱柜 2020 3 26 27 一 企业档案工作的管理体制 3 设立档案库房 配置档案箱柜 要设立单独的档案专门库房 各部门应配置专门的档案箱柜 2020 3 26 28 一 企业档案工作的管理体制 4 纳入企业整体管理工作范畴 要把档案工作纳入企业的发展规划 档案工作要贯穿企业各项管理之中 档案工作要纳入企业年度工作计划 档案工作要纳入企业工作目标 2020 3 26 29 一 企业档案工作的管理体制 5 配备相应的档案管理人员 档案室应配备专 兼 职档案人员 档案管理人员要具备相应的政治 业务素养 不断学习 更新档案业务知识 档案管理人员做到持证上岗并具有专业职称 2020 3 26 30 一 企业档案工作的管理体制 6 建立切实可行的档案管理制度 应建立企业文书处理和预立卷制度 企业应指定有关人员确保各项制度落实 执行到位 应建立档案的收集 整理 管理 利用制度 2020 3 26 31 1 企业文书处理业务 2 企业档案预立卷业务 3 企业档案室基本职能 二 企业档案业务建设 4 企业档案工作物质保障 5 企业档案的案卷质量 2020 3 26 32 1 企业文书处理业务 建立簿册 做好收 发文登记工作 文件起草 批办杜绝使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水 文件用纸使用A4标准纸 二 企业档案业务建设 建立规范的文件制发 传阅 流转程序 2020 3 26 33 2 企业档案预立卷业务 档案室拟制年度预立卷类目 文件材料的收集范围 内容 保管期限 各部门做好平时的归卷工作 二 企业档案业务建设 办公室为各部门配备固定的预立卷卷夹 2020 3 26 34 3 企业档案室基本职能 除基建档案按项目完成年度立卷外 其他各门类档案按年度在每年6月底前完成立卷归档及案卷接收工作 开发档案信息资源 做好档案的提供利用和编研工作 二 企业档案业务建设 及时做好各门类档案的收集 整理 编目 上架 保管工作 协助办公室做好对部门文件管理 档案业务的指导 检查工作 2020 3 26 35 4 企业档案工作物质保障 企业要设立单独的具有十年库容量的档案室或专门库房 配置专门的档案箱柜 库房配备去湿机 温湿度表 空调 二 企业档案业务建设 库房 六防 措施落实到位 防火 防盗 防虫 防光 防潮 防高温 2020 3 26 36 5 企业档案的案卷质量 各门类档案收集齐全 分类科学 组卷合理 排列有序 案卷标题拟写确切 编目规范 保管期限划分恰当 备考表填写完整 案卷质量符合要求 二 企业档案业务建设 企业无未整理的积存文件材料 2020 3 26 37 1 编制检索工具 开展档案编研工作 2 热情主动地开展档案的提供利用服务工作 3 逐步推进档案管理信息化建设进程 三 企业档案信息资源的开发利用 2020 3 26 38 编制了各类档案案卷目录 全引目录等检索工具 利用室藏档案编写反映企业发展 经营 特色工作活动的汇编材料 协助办公