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行政公务文书写作 第一节公文的格式 公文包括眉首 主体和版记三个部分 置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 眉首包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号和签发人等 眉首位于公文首页上端 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 一 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 标识公文份数序号 需用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行 并不是所有的公文都需要编制份数序号 一般只秘密公文中的机密和绝密公文需编制份数序号 但如果发文机关认为有必要 也可对不带密级的公文编制份数序号 如国务院文件都编有份数序号 三 紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求 紧急公文应当分别标明 特急 急件 如需标识紧急程度 顶格标识在版心右上角第一行 两字之间空一字 如需同时标明秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第一行 紧急程度顶格标识在版心右上角第二行 字体为3号黑体字 四 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 例如 省人民政府文件 省商务厅文件 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 发文机关标识要求套红印在文件首页上端居中位置对称排列 采用小标宋体字 字号由发文机关酌定 以醒目美观为原则 二 秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明 绝密 机密 和 秘密 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明 如需标识秘密等级 顶格标识在版心右上角的第一行 两字之间空一字 如需同时标识秘密等级和保密期限 顶格标识在版心右上角的第一行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 例如 绝密 六个月 表明该公文属于绝密等级 保密的期限为六个月 过期即可解密 秘密等级和保密期限字体均为3号黑体字 五 公文文号公文文号 是发文机关为便于登记 管理 引用所编制的公文序号 它主要有两种形式 一种是只编序号 即 第 号 这种编号多用于政府发布性命令 人大公告等公文 另一种是由发文机关代字 年份和序号三个要素构成的 一般称 发文字号 如 国发 2006 1号 行政机关 企事业单位发文一般用这种文号 发文字号中 机关代字 有稳定而规范的用法 不能随意编改 如 国发 即国务院的机关代字 它居三者之首 年份 是发文当年的年份 用阿拉伯数码标全称 不能简写 也不加 年 字 外用六角括号 括起来 居三者之中 序号 是以年度为限从 1 开始编流水号 不编虚位号 如 01 也不加 第 字 居三者之末 三者不能随便换位 行政机关联合行文 只标注主办机关的发文字号 行政机关与其他机关联合发文 原则上应用排列在前机关的发文字号 也可以协商确定 但只能标注一个机关的发文字号 发文字号位居 发文机关标识 下空2行 用3号黑色仿宋字 居中标注 六 签发人上报的公文须标识签发人的姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空一字 签发人姓名居右空一字 标识方式是先写 签发人 后标冒号 冒号后标识签发人姓名 联合行文时要注明会签人的姓名 主办单位的签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 签发人 三字采用3号仿宋体 签发人姓名采用3号楷体字 七 红色反线发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽 156毫米 的红色线 二 主体 主体包括标题 主送机关名称 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 一 标题 二 主送机关名称 三 正文 四 附件说明 五 成文日期 六 公文生效标识 七 附注 一 标题公文标题 应当准确简要地概括公文的主要内容 并标明公文文种 一般应当标明发文机关 也就是说 完全的公文标题由发文机关 主要内容概括 也叫 事由 文种三个要素组成 主要内容概括通常用介宾短语 关于 的 组成 它是公文主旨的集中体现 要求高度概括和明了公文主要内容 公文标题根据实际情况有时可省略发文机关 有时可省略主要内容概括 但在任何情况下均不能省略文种 在两种情况下可省发文机关 一是用红头文件发出 二是正文后落了款 省略主要内容概括的 一般是事项简单 正文简短 在媒体播载或公众场所张贴的知照 公布性公文 应当注意的是 文种不能省略 二 主送机关名称主送机关即公文的主要行文对象 是发文机关要求对公文予以执行 办理或答复的受文机关 公文不能送某个领导人个人 除直接面向社会发布的普发性公文外 如决定 公告 通告 会议纪要等 公文一般都有主送机关 主送机关的位置应在标题之下空一行 左侧顶格写主送机关名称 回行时仍顶格 采用3号仿宋字体 最后一个主送机关名称后标冒号 标识主送机关时应标明主送机关的全称 规范化简称或同类型机关的统称 同类型机关的统称 如各省 自治区 直辖市人民政府 三 正文正文是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 正文的标识在主送机关名称之下一行 每自然段左空两字 回行顶格 数字 年份不能回行 正文的写法从内容上讲 要观点鲜明 准确无误地把事情交待清楚 什么事 什么问题 需要受文单位做什么 解决什么问题 从形式上讲 要条理层次清楚 文字简练确切 标点符号准确无误 篇幅力求短小精悍 需要使用序数符号标明层次时 一般排列顺序是 第一层用 一 第二层用 一 第三层用 1 第四层用 1 正文采用3号仿宋体字 四 附件说明附件是指随公文转发 报送的文件或资料 它是正文内容的组成部分 对正文起说明 解释 补充 证实的作用 与公文正文一样具有同等效力 公文如有附件 应标识附件说明 即在正文之下空一行左空两字标识 附件 二字 后标冒号和附件标题 附件如有数份 用序号标识 序号使用阿拉伯数字 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 五 成文日期成文日期是公文生效的时间 是公文的一项重要内容 公文如果没有生效时间 在某种意义上说就是一纸空文 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 为了增强其准确性 成文日期要用汉字的小写数字书写 即用 一 二 三 十 这些数字书写 不能用阿拉伯数字或与汉字混用 尤其 不能写成 零 因为它与汉字的大写数字 壹 贰 叁 等是一个数序的 成文日期一定要年 月 日齐全 成文日期一般写在正文的右下方 有附件的则写在附件说明的右下方 成文日期与正文之间要留空行 以便用印章 由于印章一般要盖在成文日期上 所以成文日期还要依印章的位置而定 六 公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 公文生效标识有两种情况 1 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名字 只标识成文时间 成文时间右空四个字 加盖的印章上距正文一行 端正 居中 下压成文时间 印章用红色 2 联合行文印章 当联合行文需要加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空七个字 主办机关印章在前 联合行文机关印章在后 两个印章均压成文时间 印章间互不相交或相切 印章用红色 当联合行文需加盖三个以上印章时 为防止出现有空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多三个印章 两端不得超过版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空两个字标识成文时间 七 附注附注是指需要说明的其他事项 它是对公文的发放范围 使用时须注意的事项所作的说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 不是对公文的内容作出解释或注释 对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决 公文如有附注 居左空两字加圆括号标识在成文时间的下一行 三 版记 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线等 一 主题词 二 抄送机关 三 印发机关和印发日期 四 版记中的反线 一 主题词主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作 公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关制定和发布 如国家行政机关公文的主题词是由国务院办公厅编制的 国务院主题词表 规定的 主题词居左顶格用3号黑体字标识 主题词 三字 后标冒号 词目采用3号仿宋体字 词目之间不加顿号而是空一字 二 抄送机关抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 应当写全称或规范化简称 统称 公文如有抄送机关 在主题词下一行 左空一字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 三 印发机关和印发日期在抄送机关下一行 左空一字 用3号仿宋体字标识印发机关 右空一字 用阿拉伯数字标识印发日期 印发机关是指公文的印制主管部门 一般应是各机关的办公厅 室 或文秘部门 有的发文机关没有专门的办公厅 室 或文秘部门 也可标识发文机关 四 版记中的反线版记中各要素之间加一条反线隔开 一是为显示各要素之间的区别 二是如此设计显得美观 牛刀小试 关于调整本市廉租住房准入标准继续扩大廉租住房受益面的通知沪府发 2009 56号各区 县人民政府 市政府各委 办 局 为进一步健全本市廉租住房制度 加快解决城市低收入家庭住房困难问题 根据有关文件精神 现就调整本市廉租住房准入标准 继续扩大廉租住房受益面作如下通知 一 廉租住房家庭收入认定标准本市廉租住房家庭收入认定标准调整为 申请家庭申请之月前连续6个月人均月可支配收入低于960元 含960元 特殊家庭仍按原规定执行 二 廉租住房家庭财产认定标准本市廉租住房家庭财产认定标准调整为 申请家庭财产低于12万元 含12万元 家庭财产是指家庭成员拥有的全部存款 非居住类房屋 车辆 有价证券等财产 核对家庭财产的基本时点为申请之日的上月末 三 执行日期以上标准 自2009年10月1日起执行 对已享受廉租住房保障的家庭实施年度复核时 按以上标准执行 上海市人民政府二 九年十一月九日 徐州市人民政府文件徐政发 2005 90号市政府关于印发 全国民营企业家看徐州暨中国徐州第八届投资洽谈会总体方案 的通知 各县 市 区人民政府 市各委 办 局 公司 市各直属单位 全国民营企业家看徐州暨中国徐州第八届投资洽谈会 工作方案已经市政府研究同意 现印发