谈判小组职责

1 / 18 谈判小组职责 北京中联建复合材料有限公司 BEIJING ZHONG LIAN JIAN COMPOSITE MATERIALS CO., LTD. 商务谈判实务及谈判人员岗位职责 目录-1 一商务谈判流程-2 二商务谈判礼仪-5 三商务谈判人员应具备的知识和能力-7 四商务谈判人员岗位职责 1. 商 务 谈 判 主 谈 人 岗 位 职 责-2 / 18 -8 2. 商 务 谈 判 技 术 人 员 岗 位 职 责-8 3. 商 务 谈 判 翻 译 人 员 岗 位 职 责-9 4. 商 务 谈 判 会 议 记 录 人 员 岗 位 职 责-9 5. 商务谈判接待岗位职责 - -10 五附表 1. 客 户 信 息 调 查 表-11 2. 商 务 谈 判 策 划 书-12 3. 客 户 来 访 接 待 计 划-3 / 18 -13 4. 客 户 来 访 洽 谈 纪 要-14 5. Meeting record -15 商务谈判流程 商务谈判是指在商务活动中，处于相同或不同国家和地区的当事人为了达成某笔交易，彼此通过信息交流， 就交易的各项要件进行协商的行为过程。主要分为以下内容： 一组织谈判团队 谈判团队的组成：主谈人员、技术人员、翻译人员、记录人员、摄影人员。 团队组织要求： 1. 合理确定谈判团队的人员构成，人员不宜太多，级别、专业以与对方相当为宜； 2. 明确成员工作分工及工作标准，成员之间团结协作； 二准备谈判资料和搜集信息 谈判所需搜集的信息主要包括： 1. 国家信息：政治状况、风土人情、宗教信仰 4 / 18 2. 市场信息：市场容量、现状及发展趋势 3. 行业信息：行业动态走向、竞品信息 4. 产品信息：产品性能、价格、市场 5. 法规信息：有关国家或地区的贸易政策和关税信息 6. 对手信息：企业文化、产品需求，谈判人员、动机、目标、强处、弱处，以及道德感 准备资料和搜集信息要求： 1. 准确、全面、适用、及时； 2. 资料分类存放，以便区分，存电子档； 3. 信息与谈判团队所有成员共享 三 . 确立谈判目标 谈判目标的构成内容： 1. 谈判性质及谈判对象 2. 对商品价格、质量、品种、产品规格等要素的要求 3. 交易额、付款方式和交货日期 4. 运输方式 5. 服务标准 6. 与谈判目标相关的事实和问题及为解决这些问题需要提出的要求或期望 目标制定要求： 5 / 18 1. 简明扼要、具体、灵活； 2. 找出客户核心点以及核心问题的解决办法； 3. 罗列谈判中客户可能提出的问题，提前准备出答案或解 决方案； 4. 制定出总体目标、最优目标和最低目标； 5. 将谈判目标告知所有成员，并讨论出实现目标的具体方案； 四拟定谈判议程 谈判议程是指有关谈判事项的程序安排，它是对有关谈判的议题、谈判程序和时间安排的预先编制。 在谈判实践中，一般由主方先先亮出制定好的谈判议程，经与客方协商后确定最终的议程。谈判议程至少包括以下内容： 1. 时间安排 2. 确定谈判议题 3. 谈判议题的顺序安排 议程拟定要 求： 1 谈判议程的安排要根据己方的具体情况，在程序安排上尽量扬长避短； 2 谈判时间不宜太长，以谈判内容需要为原则； 3 谈判议程内容能够体现己方谈判的总体方案，统筹兼顾，引导或控制谈判的速度； 6 / 18 4 撰写谈判方案策划书，与谈判团队成员及领导讨论、修改。 五模拟谈判 模拟谈判的内容、议题顺序安排就是谈判议程中的内容，但为了更多地发现问题，模拟谈判的内容可以更具有针对性。模拟谈判的目的在于总结经验，发现问题，提出对策，完善谈判方 案，同时提高谈判团队应对各种困难的能力。 模拟谈判要求： 1. 总结己方的有利条件及运用状况； 2. 检验谈判方案是否切实可行，检查谈判方案存在的问题和不足，及时修正调整； 3. 检查谈判所需情报资料是否完善； 六主持谈判 主持要求： 1. 谈判态度：诚恳、友善、坦率 2. 主持原则：在谈判的主持中应遵循严谨和可靠的原则，通用条件应符合国际惯例，特殊条件应突出 安全可靠。 3. 确保信息 交流通畅、准确。 七召开谈判后总结会 总结内容： 1. 评估谈判人员的表现，可以采用自我评价或互相7 / 18 评价的方式 2. 落实需要开展的具体工作，并落实到个人 3. 分析谈判实际效果与理想效果的差距 4. 总结整个谈判过程存在的优缺点，印象最深刻的部分及缺点的改正办法 5. 总结可以形成的制度及各部门需要长期坚持的工作 总结会要求： 1. 总结会召开时间需及时，充足，形式可以灵活、多样； 2. 谈判团队成员应给与重视和支持，认真总结谈判的经验和教训； 3. 主谈判应认真听取他人的信息反馈，撰写谈判总结，总结内容需包括以上 5 点，并呈交公司领导； 商务谈判礼仪 商务谈判需要在平等友好、互利的基础上达成一致的意见，消除分歧。在圆满的商务谈判活动中遵守谈判礼仪未必是谈判取得成功的决定条件，但是如果违背了谈判礼仪却会造成许多不必要的麻烦 ,甚至会对达成协议造成威胁 .因此 ,在谈判中必须严格遵守谈判中的礼仪。 1. 谈判时间的选择 谈判时间要经双方 商定而不能一方单独做主 ,否则8 / 18 是失礼的。在谈判实践中，一般由主方先先亮出制定好的谈判议程，经与客方协商后确定最终的议程。 2. 着装 谈判前应整理好自己的仪容仪表 ,穿着要整洁、正式、庄重 3. 交换名片 收下对方的名片之后应看一遍对方的姓名职称以示尊重；确定谈判人员双方谈判代表的身份、职务等等 ,作为谈判代表要有良好的综合素质 . 4. 调整气氛 作自我介绍时要自然大方 ,不可露傲慢之意 .被介绍到的人应起立或点头微笑示意并礼貌回应 .姿态动 作也对把握谈判气氛起着很大作用 ,应两眼注视对方目光停留于对方双眼 ,这样使对方感到被关注 ,觉得你诚恳严肃 .询问对方要客气多用“请” ,接物时要双手接递 .介绍完毕 ,不急于切入正题 ,可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈 ,稍作寒暄以沟通感情创造温和气氛。 5. 赠送礼物 谈判人员在相互交往中馈赠礼品 ,除了表示友好、进一步增进友谊和今后不断联络感情的愿望外 ,更主要的是表示对这次合作成功的祝贺 ,和对再次合作能够顺利进行所做的促进 .因此 ,要针对不同对象选择不同礼品馈赠 ,其寓意性9 / 18 是很强的 .礼物的价值应视洽谈内容及洽谈的具体情况而定。 6. 会场布置 一般来说，商务谈判时，双方应面对面而坐，各自的组员应坐在主谈者两侧，以便互相交换意见，加强其团结的力量。商务谈判通常用长方形条桌或椭圆形桌，其座位安排基本如下页图所示： 招投标小组成员组成及相关职责 为确保新嘉集团材料及甲分包工程招投标工作的公正公平，评标工作顺利进行，避免出现串标、通标及徇私舞弊请况，特成立招投标小组，建立招投标人员数据库及相关人员职责。 一、 招投标评标人员由各部门推 荐并上报综合部，开标前由综合 部随机抽取。评标人员推荐比例如下： 集团综合管理部推荐两人，开标前抽取一人。 集团研发部推荐两人，开标前抽取一人。 工程管理部推荐两人，开标前抽取一人。 分公司推荐两人，开标前抽取一人。 成本控制部推荐两人，开标前抽取一人。 财务审计部推荐两人，开标前抽取一人。 材料管理部推荐两人，一人主持，一人记录。 10 / 18 二、 参加招投标部门人员职责 1、集团综合管理部人员职责 ： 1） 根据各部门人员工作情况，负责开标前抽取参标人员名单。 2） 负责监督在招投标过程中的开标、商务谈判及评标过程。 2、集团研发部人员职责： 1）负责对投标文件中标的物的定位、样式审核。 2）负责对投标文件中的标的物技术参数及甲分包工程设计方案及施工做法是否与设计相符。 3、集团工程管理部人员职责： 1）主要负责标的物样品的现场检验。 2）负责对投标文件中材料的供货周期及甲分包工程的安装工期确认及审核。 3）负责对投标文件中安全施工措施审核。 4）负责对投标文件中承诺的甲分包工程制作与安装质量审核。 4、分公司人员职责 1）负责对投标人的供货能力及履约能力进行评比。 2）负责对中标人的履约情况进行监督。 5、成本控制部人员职责 1）负责合同主要经济条款的确认审核。 11 / 18 2）负责材料及甲分包工程目标成本控制。 3）负责投标文件报价明细中的数据审核。 4）负责对甲分包工程的结算方式及付款方式审核。 6、财务审计部人员职责 1）负责对投标文件经济条款进行评定及确认。 2）负责对投标人财务状况及财务能力进行评定。 3）负责对材料及甲分包工程付款方式进行审核。 7、材料管理部人员职责 1）负责全面主持开标工作。 2）记录人员负责记录招标情况及招标情况汇总。 开标情况及商务谈判汇总主要内容： 厂家规模、信誉度 投标厂家业绩 投标厂家资质 开标价格、商务谈判价格 参评标人员意见 中标单位推荐意见 3）记录人员负责审核投标文件要求的各种资质是否齐全。 4）将投标汇总情况交由各公司分管领导、分公司经理、总经理审订并选定中标单位。 三、评标结束后各评标人员认真填写推荐中标单位12 / 18 及中标理由。 四、材料供应商及甲分包队伍的考察人员组成由各部门推荐并上报综合部，考察前由综合部随机抽取。建立材料考察人员数据库，考察人员推荐比例如下： 集团研发部推荐两人，考察前抽取一人。 工程管理部推荐两人，考察前 抽取一人。 分公司推荐两人，考察前抽取一人。 材料管理部推荐两人，考察前抽取一人。 以上协同部门于 201 年 月日前将评标人员名单及材料考察人员名单报集团综合部，由综合部建立投标人员及考察人员数据库，协同部门经理确认该部门参标人员职责。 新嘉集团材料部 2016 年 1 月 20 日 谈判班子组成 谈判班子组成原则 1规模要适当 谈判班子应由多少人组成，并没有统一的模式，一般是根据谈判项目的性质、对象、内 容和目标等因素综合确定。 英国谈判专家比尔斯科特提出，谈判班子以 4 个人为最佳，最多不能超过 12 人。这是由谈判效率、对谈判13 / 18 组织的管理、谈判所需专业知识的范围和对谈判组织成员调换的要求决定的。 2知识、能力要互补 3性格要互补 外向型与内向型两种类型。外向型人的特点是性格外露、善于交际、思维敏捷、处事果断，对于外向型的谈判人，或安排为主谈，或分派其了解情况或搜集信息等交际性强的工作；内向型人的特点是性格内向、不善交际，独立性差，善于从事正常的、按部就班的工作 ，但有耐心，做事有条不紊，沉着稳健。对于内向型的谈判人，或安排为陪谈，或安排其从事内务性工作。 4分工明确，各负其责，相互补台，彼此协作 谈判班子人员组成 在商务谈判中，根据谈判工作的作用形式，谈判组织可以由以下人员组成： 1主谈人员 主谈人员是指谈判小组的领导人或首席代表，是谈判班子的核 心，是代表本方利益的主要发言人，整个谈判主要是在双方主谈人之间进行。 2专业人员 谈判班子应根据谈判的需要配备有关专家， 选择既14 / 18 专业对口又有实践经验和谈判本领的人。根据谈判的内容，专业人员大致可分为四个方面： 商务方面，如确定商品品种、规格、商品价格、敲定交货的时间与方式、明确风险的分担等事宜。 技术方面，如评价商品技术标准、质量标准、包装、加工工艺、使用、维护等事项。 法律方面，如起草合同的法律文件、对合同中各项条款的法律解释等。 金融方面，如决定支付方式、信用保证、证券与资金担保等事项。 谈判小组通常要由这四方面人员组成，有时遇到一个特殊的技术问题和法律问题，还需 要聘请一些专家参加。 3法律人员 律师或法律专业知识人员通常由特聘律师、企业法律顾问或熟悉有关法律规定的人员担任，以保证合同形式和内容的严密性、合法性以及合同条款不损害己方合法权益。 4财务人员 商务谈判中所涉及的财务问题相当复杂，应由熟悉财务成本、支 付方式及金融知识，具有较强的财务核算能力的财务会计人员参加，协助主谈人员制定好有关财务条款。 5翻译人员 15 / 18 在国际商务谈判中，翻译人员是谈判中实际的核心人员。一个好的翻译， 能洞察对方的心理和发言的实质，活跃谈判气氛，为主谈人提供重要信息和建议，同时也可以为本方人员在谈判中出现失误，寻找改正的机会和借口。 6其他人员 其他人员是指谈判必需的工作人员，如记录人员或打字员，具体职责是准确、完整、及时地记录谈判内容，一般由上述各类人员中的某人兼任，也可委派专人担任。虽然不作为谈判的正式代表，却是谈判组织的工作人员。 谈判班子成员的分工 1谈判人员的基本分工与职责 谈判人员在分工上包括三个层次： 1）第一层次的 人员 第一层次的人员是谈判小组的领导人或首席代表，即主谈人。根据谈判的内容不同，谈判队伍中的主谈人也不同。主谈人的主要任务是领导谈判班子的工作。其具体职责是： 监督谈判程序。 掌握谈判进程。 听取专业人员的说明、建议。 协调谈判班子的情况。 决定谈判过程的重要事项。 16 / 18 代表单位签约。 汇报谈判工作。 2）第二层次的人员 第二层次的人员是懂行的专家和专业人员，他们凭自己的专长负责某一方面的专门工 作，是谈判队伍中的主力军。销售和经管人员具体职责是： 阐明己方参加谈判的意愿、条件。 弄清对方的意图、条件。 找出双方的分歧或差距。 同对方进行专业细节方面的磋商。 修改草拟谈判文书的有关条款。 向主谈人提出解决专业问题的建议。 为最后决策提