ICSF软件操作流程.doc

ICSF收费系统操作流程注意事项：电脑内一旦建立了IC卡收费管理系统，操作员就不能更改电脑名称。一、 启动系统1、 单击“开始”状态栏中的“程序”，选中“ICSF”项点击“ICSF”进入系统的启动画面（用户一般通过在桌面创建快捷菜单的方法来启动应用程序）。2、 在弹出的系统时间确认对话框中选中“时钟正确”按钮进入用户界面（注意：系统日期时间要与电脑的日期时间一至，当日期时间不正确时须更改为正确的日期时间后才能进入收费系统，否则可能导致系统数据混乱）。3、 在用户界面对话框中，在操作员姓名中选取用户名，在操作员密码中输入密码，然后点击“确定”进入系统。二、 使用系统在系统的菜单中有：基本资料、帐户管理、营业管理、财务报表、操作明细、系统维护、帮助、退出系统等菜单。基本资料菜单是系统使用前必须设定的一项，它用来设定系统的基本信息；帐户管理是管理员经常使用的一个菜单项，它是管理人员用来对系统日常操作的管理；财务报表是用来结算和查看整个收费系统的资金运行情况；操作明细是为了方便查询各种操作和消费的明细情况；系统维护是对数据的安全管理。一基本设置1、 设置部门：在基本资料菜单下“帐户设置”中选中“部门设置”点击弹出对话框，然后在对话框中选中“单位名称”点击右边的“增加部门”按钮，在弹出的对话框中在部门名称中输入部门名称，点击“确定”按钮完成增加部门。可以设立多个部门，也可以在部门里再设置部门，最多可往下设两个。修改部门时，先选中要修改的部门，然后点击右边的“修改部门”按钮，在对话框里输入新部门名称。删除部门时，先选中要删除的部门，然后点击右边的“删除部门”按钮就可完成删除，删除时只能从最后一级往上删。要打印的话就直接点右边的“打印”按钮。部门设定完成后点击右边的“退出”按钮退出。2、 设置人员类别：在菜单栏的基本资料中选帐户设置，单击“人员类别”进入人员类别设置窗口。在窗口中，选中一个序号然后点击修改就会弹出一个对话框，在对话框里根据要求对人员类别进行设置。人员类别的内容如下图：要新增人员类别，先选中空白的人员类别，然后点击下方的“修改”按钮，在弹出一个提示对话框，根据要求选择和填写就可以了。注意：卡片使用范围一定要选，否则该类人员在任何一台机上都不能刷卡。要删除人员类别，先选中要删除的人员类别，然后点击下方的“删除”按钮，在弹出一个提示对话框，选择“是”就可以了。新增“营业网点”后必须在“人员类别”内选择“卡片使用范围”，否则该“营业网点”不能使用刷卡。要想打印出来，点击下方的“打印”按钮就可以了。要想把它导出来，直接点击下方的“导出”按钮就可以了。设置完成后点击下方的“退出”按钮退出。3、 设置民族和国籍：在菜单栏的基本资料中选帐户设置，单击“民族/国籍”进入设置窗口。在窗口中，点击下方的“增加”按钮就会弹出一个对话框，在对话框里面输入民族或国籍就可以完成。4、 卡类别设置：在菜单栏的基本资料中选帐户设置，单击“卡类设置”进入设置窗口。在窗口中，点击下方点击“增加”按钮会弹出一个对话框，在里面输入卡类别，是否要收新卡卡费或退还旧卡卡费。点击“确定”完成。5、 管理电脑的设置：在菜单栏的基本资料中选营业设置，单击“管理电脑设置”进入设置窗口。在窗口中，点击下方点击“增加”按钮会弹出一个对话框，在里面输入管理电脑的名称，按确定完成。6、 设置营业网点：在菜单栏的基本资料中选营业设置，单击“营业网点”进入设置窗口。在窗口中有两个部分，点击下方点击“增加”按钮会弹出一个对话框，在里面输入营业网点名称，选择授权操作员组，按确定完成。设定了第一个部分后才能设定第二部分（步骤相同）。设置完营业网点后需返回“人员类别”将“卡片使用范围”内勾上，否则卡片不能使用。其中“提成比例”是承包食堂方应提成营业额的比例。 7、 窗口设置：是用来设置收费机的地址码和使用区域：在菜单栏的基本资料中选营业设置，单击“窗口设置”进入设置窗口。在窗口中，点击下方点击“增加”按钮会弹出一个对话框，在对话框里面输入窗口机号、选择联接网络的端口、所属的营业网点、所联接的电脑、是否联网等，按确定完成。注意：新增“营业网点”所使用的收费机需在此设置收费机。 8、 营业班次的设置：在菜单栏的基本资料中选营业设置，单击“营业班次”进入设置窗口。在窗口中，选择营业网点，然后点击下方点击“增加”按钮会弹出一个对话框，在里面输入班次名称如早、中、晚餐，是否开设免费餐、开始时间和结束时间，然后按确定完成。注意：新增的“营业网点”必需新增“营业班次”。9、 窗口分组设置：作用是将收费机安排到所属营业网点的各个班次，同时设置收费机的快捷方式和固定餐的价格。在菜单栏的基本资料中选营业设置，单击“窗口分组”进入设置窗口。在窗口中，先选择营业网点再选择营业班次选中窗口机分组然后选中窗口点击下方的“修改”按钮在可选窗口中选中机号然后点“”完城窗口的增加，按确定完成。10、 操作员组设置：作用是不同食堂的操作员只能看自己所管理的食堂的帐目情况。在菜单栏的基本资料中点击操作员组设置进入窗口设置，点击“增加”在弹出的对话框里输入“操作员组名称”，点击“确定”退出。11、 操作员设置：在菜单栏的基本资料中点击操作员设置进入窗口设置，点击“增加”在弹出的对话框里输入操作员名、密码、充值卡密码、选择操作员组、等，然后设置权限，点击“确定”完成退出。12、 系统参数设置：在菜单栏的基本资料中点击系统参数进入窗口设置，在窗口里，设置各项的功能；第一次使用时一定要做系统卡，系统卡是用来初始化消费机的，每大套系统都有自己的系统卡。输入系统卡密码（密码6位，以后就不能再改了）然后点“制作系统卡”把卡放到发卡机上去，系统会提示完成；输入明细记录保留天数、充值将有效期延长天数、两次打卡的间隔；选择备份路径和历史记录保存路径。点击“确定”按钮完成。帐户管理基本设置完了就可以正常使用了，在这里开户、充值、以及卡的各种管理和用户的查询汇总。1、开户：在菜单栏中的帐户管理中选开户，点击“个别开户”，在弹出的对话框中输入姓名、学号/工号、身份证号、卡号等，选择人员类别、部门、民族/国籍、性别、密码限制、卡类别、有效期等。然后点“发卡”把卡放到发卡机上完成。批量开户：在菜单栏中的帐户管理中选开户，点击“批量开户”，在弹出的对话框中，点击“增加”弹出个别开户的窗口，设置完后点“确定”加入批量集中。依次完成所有用户的录入，然后点“退出”。选中所有的人员，点“发卡”完成。2、充值：在菜单栏中的帐户管理中选充值，点击“个别充值”，系统会提示放入卡片，然后在弹出的对话框中输入充值金额。（也可以按快捷键F1进行）批量充值：在菜单栏中的帐户管理中选充值，点击“批量充值”，在弹出的对话框里点击“设置检索条件”会再弹出一个检索对话框。在里面选择检索的备件。然后退出。在批量集里选中要充值的人员（按ctrl单选，按shift全选）。然后点击“充值”完成4、 销户：在菜单栏中的帐户管理中选销户，点击“个别销户”，系统会提示放入卡片。批量销户：批量销户和批量充值检索一样，选中人员人点“销户”完成。卡回收：在菜单栏中的帐户管理中选充值，点击“个别充值”，系统会提示放入卡片。然后点检索再点“卡回收”。5、 在菜单栏中的帐户管理中选挂失，点击“挂失”，在弹出的对话框里输入检索条件点击“检索”，然后点击“挂失”。退出完成退出。解挂失步骤同挂失一样，检索出后点“解挂失”在系统提示下放入卡片。点击“退出”完成。6、 消费纠错：作用是当打菜的操作员按错键多扣了持卡人的钱时到管理处给予纠正。在菜单栏中的帐户管理中选消费纠错，系统提示放卡，然后在弹出的对话框里点“消费纠错”，在弹出的消费纠错框里选择消费出错时的相关情况（如出错日期、营业网点、营业小组、消费类别），填好“错误金额”及“实际金额”；然后“确定”完成。7、 帐户查询：在菜单栏中的帐户管理中选帐户查询，点击“个别查询”，在弹出的对话框里输入检索条件然后点“检索”“个人流水帐”，在弹出的框里选入帐日期、当日查询或阶段查询，按“确定”弹出流水帐完成。 批量查询都是一样的。在检索出人员后点击“流水帐”。消费汇总查询：在菜单栏中的帐户管理中选帐户查询。点击“消费汇总查询”，在弹出的对话框里输入要查询的条件然后点“确定”就会显示汇总情况。可以根据具体情况设置查询条件获取数据报表。注销帐户流水帐：是用来查询离职员工注销卡片后的帐目情况。营业管理管理人员对系统的管理时经常常要用营业管理来采集和下传数据。1、 下传数据：在菜单栏中的营业管理中点击下传数据，在弹出的对话框里依次选择最近挂失的用户、全部挂失用户、班次时段、快捷键表、人员类别。然后从左边选中要下传到的对象点击“”到右边的窗口中，然后点击“下传”，下传成功的话它会提示下传成功。2、 采集数据：在菜单栏中的营业管理中点击采集数据，在弹出的对话框里从左边选中要采集的对象点击“”到右边的窗口中，然后点击“采集”，采集成功的话它会提示采集成功。 3、 系统锁定：当操作员离开时应将收费系统锁定，以防止他人操作。在菜单栏中的营业管理中点击系统锁定会弹出一个用户和密码窗口。只有输入正确的密码按“确定”才能使用系统。 财务报表 所有各类报表均须以“入帐日期”打印，“发生日期”类的报表只供查询用。只有当“每日报表”中的“结算表”生成后才能看到其它报表。在管理人员要了解各个阶段的营业情况时通常使用财务报表进行结算。1、 每班报表：在菜单栏中的财务报表中点击每班报表会弹出一个条件设置对话框。选择时间范围、营业网点、对应的班次，然后点击“统计”弹出每个的班次营业情况。2、 每日报表：每日结算表在菜单栏中的财务报表中选每日报表，点击“结算表”在弹出的对话框中选择日期，按“确定”弹出结算表。只有当此报表生成后才能看到其它报表。3、 帐户操作表：每日结算表在菜单栏中的财务报表中选每日报表，点击“帐户操作表”在弹出的对话框中选择日期和操作员，按“确定”弹出帐户操作表。此表记录操作员个人的每日的帐面情况。 4、 营业情况表：在菜单栏中的财务报表中选每日报表，点击“营业情况表”在弹出的对话框中选择日期范围，按“确定”弹出营业点选择，选择营业网点，按“确定”就会弹出查询的结果来。 5、 班次情况表：在菜单栏中的财务报表中选每日报表，点击“班次情况表”在弹出的对话框中选择日期范围，按“确定”弹出营业班次选择，选择班次，按“加入班次”“确定”就会弹出查询的结果来。 6、 阶段结算表：在菜单栏中的财务报表中选阶段报表，点击“结算表”在弹出的对话框中选择日期范围，按“确定”弹出结算的结果来。7、 特殊报表：根据客户要求定做。操作明细1、 操作员明细：在菜单栏中的操作明细下选择操作员明细，在弹出的对话框选择日期、操作员名称、操作类型、人员类别、部门等进行查询，单击“查询”完成。2、 窗口机明细：在菜单栏中的操作明细下选择窗口机明细，在弹出的对话框选择日期标准、日期范围、窗口机，单击“确定”完成。3、 充值机明细：在菜单栏中的操作明细下选择充值机明细，在弹出的对话框选择日期范围、操作员、存取款、人员类别、部门，单击“查询”完成。4、 营业点明细：在菜单栏中的操作明细下选择营业点明细，在弹出的对话框选择日期标准、日期范围、营业网点、班次、营业小组、窗口机操作类型，单击“确定”完成。系统维护1、 数据备份：在菜单栏系统维护中点击数据备份，完成后会弹出一个对话框，点击“完成”。2、 导入数据：在菜单栏系统维护中点击导入数据，完成后会弹出一个登录用户对话框，选择用户输入密码，按“确定”进入资料导入对话框。在里面选择用户资料、数据源，把右边的字段按“”加入到左边对应的字段里去。点击“导入”就完成了。退出系统点击菜单栏的“退出系统”，系统询问是否结束对系统的操作，选“是”，接着提示是否下传选“否”，退出。常用的问题和解决方法1、 怎样增加一个新的部门？答：在菜单栏中选中基本资料下的帐户设置，单击“部门设置”，在弹出的对话框中选中本公司，然后点击右边的“增加部门”在弹出的对话框中输入新增部门的名称，点击“确定”完成。2、 如何设置固定点的某一类人使用免费餐？答：只有在使用固定金额收费的情况时才能使用免费餐功能。在菜单栏中选中基本资料下的帐户设置，单击“人员类别”，在弹出的对话框中选中要设置免费餐的一类人员类别，然后点击下边的“修改”，在弹出的对话框中设置人员类别的名称，在“每餐免费限用次数”中选“限用”在方框里输入可以免费使用的次数。在“卡片使用范围”中选要免费使用的窗口。在菜单栏中选中基本资料下的营业设置，单击“营业班次”，在弹出的对话框中选中在左上方的营业网点选中免费使用的固定点，然后选中班次点击“修改”在弹出的对话框中的“是否开放免费餐”选“是”就完成了免费餐的设定。然后下传各项数据即可使用。3、 如何建立新的“营业网点”？答：在菜单栏中选中基本资料下的营业设置，单击“营业网点”，在弹出的对话框中选中左边的“增加”在弹出的对话框中输入新的营业网点的名称，然后选择允许管理该网点的操作员。然后选中新建立的网点再点击右边的“增加”在弹出的对话框里输入“营业小组”的名称，点“确定”完成。设置完成后必须在各“人员类别”的“卡片使用范围”内选中新建立的网点。新网点设置完成后须将图中的窗口设置、快捷键表、营业班次、窗口分组分别设置好。4、 如何操作将现金帐和补助帐分开？（注：开户时的金额算在现金帐内）答：在“开户”时输入的金额和充值时输入的金额计入现金帐，在“余额变更”内的“补助、扣款和统一余额”所产生的帐不计入现金帐，另管理费、押金、卡费等均独立计帐，但在消费数据内是不区分的。在财务报表里点击“每日报表”“每月报表”“季度报表”“阶段报表”里的“结算表”就有各种帐的分类。要区分现金帐和补助帐在输入金额时必需先做好分类的操作。5、 如何补发卡片，补卡时要注意哪些问题？答：补卡前先须将收费机内全部数据采集到电脑内，如果是多区用户必须将各区数据交换成功后才能补办卡片。在菜单栏的帐户管理中点击“补卡”，在弹出的对话框中输入检索条件然后点击右边的“检索”，在下边将会显示出检索结果来。然后点击右边的“补卡”，就会弹出一个原卡的相关信息，然后点“确定”系统提示放卡，把新卡放到发卡机上，完成。补卡时必须是该卡已经挂失。6、 如何汇总营业情况？答：点击“营业点选择”在“营业点”里的“大区号”中选择“全部”，然后选择“操作类型”、“查询项在菜单栏的帐户管理中选中帐户查询，点击“消费额汇总查询”在弹出的对话框目”再选择上方的“客户选择”，选择“日期标准选择”、“日期范围”，然后按“确定”完成汇总营业情况。7、 如何打印“消费额汇总”？答：在菜单栏的帐户管理中选中帐户查询，点击“消费额汇总查询”在弹出的对话框里输入查询的各种条件，我然后“确定”在汇总出来后点击下方的“打印”按钮，在弹出的预览表中点击上头的打印按钮完成打印。8、 没有卡时如何进行销户？答：注意：批量销户必须是用户已经过了有效期，如果没过期则在“帐户管理”下的“信息变更”的“个别变更”里把“卡有效期”改成已过期的日期。没有卡时可以在“批量销户”中进行销户。在菜单栏的帐户管理中选择销户，点击“批量销户”在弹出的对话框里选择“设置检索条件”弹一个检索对话框，然后输入检索条件，检索出要销户的人员，返回来。点击列表框上边的“全部”然后点击“销户”完城。9、 “人员类别”的作用是什么？答：设置不同类人员具有的消费使用权限。10、 “消费纠错”在什么情况下使用？答： 当在收费机终端消费时由于操作人员的操作原因造成消费记录错误，需要更正时使用此功能。在收费机上消费时，若发生多扣（错扣等）且别的用户卡还未消费时可进行一次恢操作（具体方法参见硬件部分说明）；若其他用户卡已消费则必须到管理电脑上进行消费数据纠错；消费数据纠错时要将卡放在发卡机上。11、 “卡片修复”在什么情况下使用？答： 卡片修复是操作系统中一般不常用，当用户卡中数据或其它信息发生混乱时可用此功能进行修复，卡片修复前一般应先将收费机端的消费数据先读入管理电脑。卡片物理损坏（如：折断或内部芯片损坏等）时不能通过此功能修复。12、 数据采集和下传数据的作用是什么？更改“人员类别”时是否必须下传数据？答： 采集数据是将收费机上的脱机消费的数据收集到管理电脑。下传数据是将已挂失的用户名单、班次时段、快捷键表及人员类别等项下载到终端机上。更改“人员类别”时一定要下传数据。13、 如何备份数据？备份数据时要重点注意什么？是否要先断开网络？答：要备份数据先在基本资料下的系统参数里设置“手动备份数据”的路径，然后再点击数据维护下的“备份数据”；备份数据时要注意是否已经采集了最新的数据；备份时要一定要先断开网络。14、 如何恢复数据？恢复数据要重点注意什么？答：ICSF系统不提供数据恢复功能，要恢复数据是在SQL数据库下恢复。在“开始”状态栏里的