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仓库管理制度培训教程 1 酒店物资分类和库房规划 2 物资管理组织和职责 3 物资验收与入库 4 物资保管与检查 5 物资出库管理 6 周转类物资管理 7 物资盘点管理 8 制定最高最低库存量的流程 9 仓库废旧物品处理流程 10 仓库档案及数据维护 酒店物资分类和库房规划 酒店物资按使用后实物形态是否存在 分为消耗类物资和周转类物资 库房划分为一级库 二级库 一级库指由单店财务部负责管理的库房 如 物料用品库 工程维修材料库等 二级库指由使用部门管理的库房或区域 如 餐饮二级库 房务二级库 康乐二级库 中西吧台 中西厨直拨库 员工食堂直拨库 房务部工作间 康乐商品吧台等以及摆放酒店物资的经营场所 一级库主要存放消耗类物资 具体包括 一 各部门公用的物资 二 用量大且频繁的物资 如 客用品 清洁用品 印刷品等 三 单位价值高的贵重物资 如 贵重酒水 高品等 四 筹建期间遗留物资 二级库既存放消耗类物资又存放周转类物资 具体包括 消耗类物资 主要指客用品 清洁用品 印刷品 酒水 饮料和直拨的后厨原料等 为简化收发环节 消耗类物资可由使用部门的二级部门直接到一级库领取 周转类物资 开业前以及经营中购入的周转类物资用于周转或备用的部分 包括 餐具 布草 杂品 维修设备 工具等 物资管理组织和职责 酒店购进的一切物资 一律办理入库手续 发放时作为在用物资处理 财务部负责监督全酒店的物资管理 各类物资按一级部门和规定分类 并按品名 规格 数量 单价 在库和在用的地点 分别独立立账 控制库房的进 销 存数量 凭入库 领物 调拨单据等凭证及时查明原因 按规定审批手续办理调整账卡 以保证账物相符 各使用部门的在用物资应实行定额配备 部门负责人指定一人为部门物资保管员具体保管并做好登记账卡工作 部门保管账卡 要按财务部保管总账分类 编号 根据领取 调拨等单据及时登记 部门负责人要每月组织人员对部门财产进行核对 发现账物不符及时查明原因 按审批规定办理手续 调整账卡 以保证账物相符 个人意见 针对定额配置 可以对餐饮 客房 康乐商品做定额配置 定期部门根据报表销售数量到库房进行领货 此种做法保证了二级部门商品数量的固定 财务部可以随时进行物资抽盘 月末不需要对二级库商品进行盘点 出库金额即为成本金额 物资验收与入库 验收人员组成 库管员 或收货员 使用部门负责人 或其有效授权人 使用部门负责人是确保部门物资完好的第一责任人 但授权不授责 采购人员 供应商 验收职责 质量和数量均由库管员 或收货员 使用部门负责人 采购人员及供应商多方当场点验 仓库收货员对实收货物数量负主责 使用部门负责人对货物质量验收负主责 验收依据 整理好并浏览 采购申请单 或 合同采购清单 或合同 做到对验收物品心中有数 从而统筹安排收货进度 上图为一张每日采购申请单 从上图可见对原料进行了分厨房管理 目的是将成本划分到各分厨房 如果收入也可以划分到各分厨房 那么每月就可以对各分厨房出具成本报表 便于厨房成本分析及毛利考核 验收的质量要求 对本身就无需包装的生鲜类食品 水果等 通过观察商品的外观 颜色 气味等手段来判断品质是否优良 规格是否符合要求 并应检查有无卫生检疫证明 生鲜类食品要求提供当日的卫生检验检疫证明 一方面是为了保证供应商所供食品卫生安全 另一方面也是为了防止供应商串货 目前有部分供货商代理某些知名品牌的生鲜食品 公司与他们签订合同是为了让他们提供品牌食品 但存在部分供应商为了赚取高额利润用市场普通生鲜食品充当名牌优质生鲜食品供应到酒店的现象 通过索取检验检疫证明可以降低此类事件出现的风险 验收不合格情况的处理 一 验收物资型号 规格 质量等不合格 仓库收货员不予收货 同时要求供应商在规定时间内重新送货 二 验收物资数量少于申购要求的 经使用部门同意 可以办理收货 根据实际需要要求供应商及时补送剩余物资 同时通知采购部以便催货 三 厨房用蔬菜 水果等称重类货物 数量超过申购要求的 10 以内的经使用部门同意 可以收货 并在 采购申请单 上修改数量并签名确认 超过10 的做退回处理 四 非称重类物品一律要求按 采购申请单 数量收货 禁止多收 验收注意事项 库管员 或收货员 在货物验收合格后 办理入库手续 根据入库数量录入库存管理系统并打印 入库 直拨单 格式见附表1 各项要素须录入齐全 尤其是涉及到食品安全管理的保质期等信息 仓库库管员 或收货员 使用部门负责人 供应商三方在入库单 直拨单上签字 签字手续齐全经库管领班审核后 于当天下班前交至财务部成本会计处 杜绝验收人员在供应商的送货单据上直接签字 但可加盖 章的内容必须包含 本验收仅对数量负责 字样 物资保管与检查 物资保管原则 分仓 分类管理 物资分仓管理 按物资的存储条件需要 以及领取的便利性进行分仓 仓库具体分为 总库 酒水库 食品库 物料库等 物资分类管理 多类物资集中一个仓库存放 如总库 须分出不同物资区域 区域和区域之间明确间隔 如食品类 酒水类 客用品类 洗涤用品类等 各类物资按类别摆放在货架或垫板上 货架或垫板离地面及墙壁要求5 10公分左右 具体物品货架上悬挂物资 库存卡 格式见附件3 库存卡是用来记录各类物品入库 发货及报损数量的卡片 仓库保管员每天记录和更新 库存卡 的记录 每一个 库存卡 上的余量代表可随时发出货物的实际数量 关于高品的储存 如干鲍鱼 鱼翅 婆参 干贝等 应存放在单独的冰箱中 带锁 保持干燥通风 并按规定个数 片数 斤两分袋抽真空包装 明显标注食用期限 如一级库房不具备储存条件则全部贵重干货在使用部门选择一个独立冰箱储存 钥匙由库房领班或成本人员保管 个人建议 针对各酒店高品大库均有备货 减少因存放时间较长等因素导致部分高品分量流失 导致库存盘亏的现象 财务可以在进货时将鲍鱼 海参 干贝按照只或个为入库单位 在出库时按此单位出库 对于鱼翅等不能按照只或个统计的高品 财务可以在入库时将高品按照每斤一包标示清楚同时使用部门在标示上签字确认 用保鲜膜封住储存 储存到保鲜柜中 出库时按包出库 肉类 含猪 牛 羊 鸡肉 海鲜类 含鲜鲍鱼 珍珠菌翅等 的冷冻库温度应在零下15 18度之间 酒类及软饮料的存放温度在15 20度之间 香槟酒 红酒及白葡萄酒应平放于货架上 蛋黄酒 甜酒等类型的酒类则应储藏在温度10度左右的冰箱内 各类果汁 奶油肠仔的保鲜库温度则应在0 5度之间 特别是奶油及奶酪的存放条件要特别注意 必须冷藏 若不小心进行了冷冻后果 危险品类 指易燃易爆的火柴 酒精膏 杀虫剂 化学用品等 要特别注意储藏的安全 除具备一般货物的保管要求外 还应在温度上有特殊的要求 保持低温 通风 经常开启空调 杜绝一切火源 做到四防 防霉变 防虫蛀鼠咬 防损坏 防过期 做到无四害 无苍蝇 无蚊虫 无老鼠 无蟑螂 符合 四距 库 垛 墙 灯 即垛与垛间距不小于1m 垛与墙间距不小于0 5m 垛与梁 柱间距不小于0 3m 货垛顶部与灯间距不小于0 5m 的要求 物品离地 离墙 有间距 便于收发 检验 盘点 清仓 工程仓库物品摆放 物资出库管理 物资出库管理物资出库执行 先进先出 原则 领用物品时 使用部门须填写 领料单 格式见附表6 经使用部门负责人 财务部门批准后 到库房办理领用手续 领用手续不全造成库存物品缺失的 由库管员承担全部责任 库房管理员发放库存物资时 要按 领料单 所列的品种 规格 数量逐项点发 不得顶替 同时根据实际领用情况登记 库存卡 如因库存物品不足由领用部门另填 领料单 不得更改数字 领料单一联交使用部门 一联仓库留存 一联交成本部 物品发放完毕后 库管员整理 领料单 根据实际领料情况将所领物品按照不同类别和部门输入库房管理系统 并当场打印出库单 格式见附表7 本人和领料人同时签字确认 严禁凭借条出库 财务部将不定期抽查物资出库手续 由于手续不合规 不完整造成的物资账实差异损失 由库房管理员承担 工程维修材料的出库管理工程部维修人员根据维修需要 凭工程维修单到工程维修材料仓库领用材料 领用人必须签字 若领用人未签字 库管人员不予发货 该维修单无效 凡是可以通过以旧换新方式进行控制的材料 必须以旧换新 所有工程材料均需通过库房管理软件进行核算及管理 财务人员对工程材料实行定期与不定期盘点相结合的方式对材料的收发存情况进行监管 每月终了 工程部需按照财务软件 工程维修 下的三级科目列支当月物料消耗明细归类 并保证归类准确 真实 往往工程仓库的管理不被大家所重视 因其专业性 导致部分库管员不愿管理工程仓库 目前各店工程仓由工程部管理 对工程仓的盘点也是在工程部人员的协助下进行盘点 为了保证公司利益 要求对进入费用的工程配件 必须配有相应的维修单 周转类物资管理 物资领用 各二级部门领用二级库在库物资时 要凭部门负责人审批后的物品领用单向二级库库房领取 一联分部门留存 二联交财务资产管理人员备案 三联二级库库房留存 物资退库 不经常使用的物资要交回二级库库房 比如多余的瓷器 用红笔填写领物单 代替交库单 一式三联 连同实物交库房管理员签收 使用部门向库房领取 交回财产时 要持部门保管帐卡和单据到财务部成本部办手续 双方及时登记帐卡 以保证帐帐相符 物资盘点管理 每月结账日盘点范围包括 一级库所有物资 各营业点厨房 酒水库 各部门二级库物资 其中客房一次性用品的二级库包含 工作间 布草车及房间结余量 洗衣房 PA部等 月末盘点 一级库盘点由财务部负责 二级库由营业部门牵头组织 财务部监盘 盘点前准备工作 一 盘点日仓库暂停发货 盘点前一天通知各部门提前备货 二 物资整理码放整齐 便于盘点 三 提前打印各营业点物资盘点清单 提前将盘点表发给各部门 要求部门提前做好初盘工作 便于财务部监盘 每月末进行实物盘点 将实际存货量与存货卡 软件数额进行核对 确保实际存货量盘点结束 所有盘点人员在盘点表签字确认 仓库管理员或成本会计将盘点结果输入系统 编制 月末盘点报表 并经盘点人 部门负责人签字确认 制定最高最低库存量的流程 统计上 3 个月物品的消耗量 使用部门领料周期 物品价值的高低 供应商送货的最低起送量 物品的使用期限 充分考虑从订货到收货的时间因素 成本主管提建议 使用部门确认 采购部确认 仓库废旧物品处理流程 仓库档案及数据维护 仓库领班是仓库数据维护的唯一负责人 是仓库明细分类账和各种货物统计报表的编制者 充分运用中软仓库管理系统进行货物的数字化管理 并接受成本负责人的监督 对数字的准确性和及时性承担责任 仓库数据的维护非常重要 各单店目前仓库