培训第二、三课：公文写作PPT课件.ppt

第二讲 公文写作 1 一 什么是公文 目录 二 公文的特点和作用 四 公文写作中文字形式的注意要点 三 公文规格和制发要求 2 1 一 什么是公文 3 机关应用文章是指党和政府以及人民团体 企业事业部门等各系统各级机关用来沟通 协调 处理上下左右内外关系和办理公文所使用的一系列文章 又称公务文书 大体可分为三大类 一 一 什么是公文 第一类是正式公务文书 又称 通用公文 通常说的 正式文件 正式公文 俗称 红头文件 第二类是日常事务文书 又称 日用公文 俗称 白头文件 第三类是常用专门文书 又称 专用公文 是专门机关或特定工作领域所使用的文书 公文是党政机关和群众团体 企业事业单位经常和必须使用的一种应用文体 4 2 二 公文的特点和作用 5 二 二 公文的特点和作用 6 二 A 公文的特点 公文作为一种特定文件 具有特定功能 因而也就有自己的特点 7 公文是国家政权进行治理 管理 协调管理系统的书面工具 是政党和团体进行政治活动 党务活动和自身管理 协调与其他党派团体关系的书面工具 是企业事业部门进行有效管理 协调管理系统以及与国家 政党 部门关系的书面工具 因而 公文的内容是由国家 政党 团体和企业事业的行动意图 公务活动决定的 代表了他们的政治意向和根本利益 所以带有鲜明的政治性和政策性 所以 公文必须传达贯彻党和国家的方针政策 在政治上要代表和维护人民的根本利益 为实现人民民主专政 巩固社会主义 加速四化建设服务 二 1 内容上鲜明的政治性和政策性 8 公文的 公 是说它不是哪一个人制发的 而是法定机关制发的 二 2 效能上的法定权威性和行政约束力 二 9 公文是一种特定的以说明为主要表达方式的应用文体 3 体式上的程式化和规范化 首先 它有着统一规定的种类 名称和格式 其次 它有着一定的格式 二 10 公文有特定的作者 也就是法定的作者 是能依法以自己的名义行使权力和承担义务的机关 组织或者个人 公文是解决现行工作中实际问题的 就是说 它解决的只是制发机关管辖 涉及的一定范围 一定时限的现实问题 4 使用上特殊的作者和范围 时限 二 11 语言上特殊的要求就是非常准确 提法要有分寸 二 5 语言与文风上的准确与庄重 12 二 B 公文的作用 公文的作用 总的说是传达贯彻方针 政策 宗旨 意图 联系和处理机关工作 保证公务活动有效进行 13 3 三 公文规格和制发要求 14 三 三 公文规格和制发要求 15 三 A 内容方面的原则和要求 16 公文有一定的规格 这是保证质量和行文效率的要求 是法定权威性和约束力在形式上的表现 格式的特点是标记准确 结构严整 大体一致 三 B 公文格式 主体部分 是指公文中表达实际内容的主要文字成份 附加标记 是公文主体之外 构成文件不可缺少的标记部分 附件 是补充主体部分或必要的说明 公文结构可按下列情况划分 一种是按主次之分 架构为 主体部分 附件部分 附加标记 另一种是按排序之分 架构为 版头 主体 版尾 版头 间隔线以上部分 版中 间隔线与文件落款时间之间的部分 版尾 在文件落款时间以下的部分 17 一种是按主次之分 三 B 公文格式 架构为 附加标记 主体部分 附件 标题 文号主送机关 受文单位 正文发文机关成文日期 密级紧急程度份号印发传达范围主题词共印份数 18 另一种是按排序之分 三 B 公文格式 架构为 版中 版头 版尾 文件头密级紧急程度文号字号签发人 文件题目受文单位文件内容发文时间 印发传达范围主题词报送 抄送印发份数发文单位印文时间 19 三 B 公文格式 1 标题 公文标题 由三部分组成 发文机关名称 主要内容 文种 放在正文主体的最前面 位于发文字号和间隔线下方 居中 要用大于正文的字体 如果版头已经标明发文机关 标题上就略去了 抄送时因为没有版头 要添上去 向社会或机关工作人员发布的公文 可以酌情略去 唯有文种不能省去 20 三 B 公文格式 2 签发人 凡上报的公文应在首页文头间隔线右上边标明 签发人 后面标注签发人姓名 21 三 B 公文格式 3 主送机关 主送机关指受理此公文的机关 即接受或承办的受文单位 俗称 抬头 上款 主送机关名称应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称 写在标题之下 正文之前 顶格 字体同正文 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其它机关 应用抄送形式 22 三 B 公文格式 4 正文 公文表述的内容主要在正文 位于标题或者主送机关的下面 形式上较长的公文通常由开头 主体 结尾三部分组成 内容上一般由依据 说明 决策三部分或者情况 说明 结论三部分组成 从内容上看 要交代清楚什么人什么事 这件事怎么样 要受文单位做什么 23 三 B 公文格式 5 附件 有的公文有附件 它与正文共同构成一份完整的文件 24 三 B 公文格式 6 发文机关名称 发文机关的名称 俗称 落款 下款 在正文之后偏右处 应当用机关全称或规范化简称 联合发文应将主办机关排列在前 25 三 B 公文格式 7 成文日期 成文时间写在公文的制发机关署名之下 用公元 阳历 用小写汉字数码或阿拉伯数码 不能省略 年 月 日 也不能省略数字 一般署会议通过或者领导人签发的日期 联合行文的 按最后一个机关的领导人签发的日期 26 三 B 公文格式 8 印章 公文应该加盖发文机关印章 这是公文正式成文生效的标志 印章盖在机关名称和日期上 要求上不压正文 下要骑年盖月 印章要和落款的机关名称完全一致 大量印发的文件 可用套红印模一起印 上述有固定版头的普发性文件不用印信 版头代替了印章的作用 27 三 B 公文格式 9 抄送机关 公文除主送机关 阅处 外 还需要将内容告知其他上级 平级 下级或不相隶属机关的 要在文件尾部写上抄送机关名称或领导人姓名 抄报 是送上级机关 领导的 抄送 是送平级或下级机关的 28 三 B 公文格式 10 附注 即附带说明的事项 29 附加标记 又称 版式 是公文主体之外 构成文件不可缺少的标记部分 三 B 公文格式 1 版头 2 发文字号 3 份号 4 密级 5 紧急程度 6 印发传达范围 7 主题词 8 印制版记 30 三 B 公文格式 1 版头 文件的刊头 在首页上端 叫 文头 文头包括版头 文号 份号 密级 紧急程度 签发人等 下面用一条间隔线隔开 间隔线在党的机关是当中带五角星的横线 政府部门是一条横线 标明哪个机关的公文 版头由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 按规格用大字居中连同间隔线套红印在文头上 联合行文 版头可以用主办机关名称 也可以并用联署机关名称 在民族自治地方 发文机关名称可以并用自治民族文字和汉字印刷 31 三 B 公文格式 2 发文字号 为了便于立卷 归档 查阅 催办 把机关所制发的公文按顺序编号 每一文件上的号就叫发文字号 又叫文号 发文字号 由机关代字 发文年度 发文顺序号组成 标注于版头下方居中 联合行文 一般只标注主办机关的发文字号 32 三 B 公文格式 3 份号 即公文印刷份数的顺序号 33 三 B 公文格式 4 密级 密级即公文的秘密等级 分 绝密 机密 秘密 标注在首页左上部份号下方 或版头右上方 34 三 B 公文格式 6 印发传达范围 根据保密等级和工作需要 公文有一定的阅读 传达范围 35 三 B 公文格式 7 主题词 公文内容不是一眼可以看完的 为了方便阅读 分类 保管 查找 要求提纲挈领地标明内容要点 词表有三个层次 有一层是对主题词区域的分类 第二层是类别词 第三层是类属词 在标类属词时 先标反映内容的词 后标反映文件形式的词 每个词汇中间空一格 一份文件主题词的标引 不超过五个词 特殊情况下也不超过八个 公文主题词是为保管检索标出的内容文种范围的类别的 与语文课写作课上概括出来的 主题 有别 36 三 B 公文格式 5 紧急程度 这是对公文送达和办理的时间要求 紧急公文分 特急 加急 急件 一般的可不标 37 三 B 公文格式 8 印制版记 有些公文在文末要标上印发情况 由公文印发机关名称 印发日期和份数组成 位于公文末页文尾下端 用印的末页如无正文 要顶天加括号注明 此页无正文 38 公文办理 亦称 办文 分发文和收文 其管理机构是各级机关的办公厅 室 发文办理一般包括拟稿 审核 签发 缮印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 我们以写作为主线 归纳为五步讲述 三 C 制发程序 1 拟稿 2 审核 3 签发 4 缮印 5 归档 39 三 C 制发程序 1 拟稿 公文的草拟 一般是 谁主管的事 谁拟稿 拟文 就是草拟文稿 按 交拟 或 议拟 的意向起草初稿 可指定专人或文秘部门 业务部门 也可组织写作班子 视情况而定 所有草稿都不用带版头的公文纸印 并且要在标题下注明 初稿 征求意见稿 或 讨论稿 讨论通过后拟送领导人签发的叫 送审稿 要用 拟文纸 书写 40 三 版头样本 41 三 C 制发程序 2 审核 送审稿 在提交讨论和领导人审批签发之前 要由机关的办事部门进行审核 又称校核 协助领导人把关 按规定审核的内容是 1 报批程序是否符合规定 2 是否确需行文 3 内容是否符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法规及上级机关的指示精神 是否完整准确地体现发文机关的意图并同现行有关公文相衔接 4 涉及有关部门业务的事项是否经过协调度取得一致意见 5 所提措施和办法是否切实可行 6 人名 地名 时间 数字 引文和文字表达 密级 印发传达范围 主题词是否准确 恰当 汉字 标点符号 计量单位 数字的用法及文种使用 公文格式是否符合有关规定 不符合要求的 送审稿 不能上送签发 要重新草拟 修改 直至符合要求 领导人审批公文 主批人应明确签署意见 并署名具体日期 其他审批人也可写意见 圈阅应视为同意 42 三 C 制发程序 3 签发 审核合格或讨论通过的公文 要由本机关领导人签发 重要的或涉及面广的 必须由正职或主持工作的副职领导人签发 有的公文 可由秘书长或办公厅 室 主任根据授权签发 联合行文 要由所有联合发文单位的领导人会签 没人都要在签字之下注明自己的签发日期 43 三 C 制发程序 4 缮印 已经签字的送审稿 就是定稿 是行文的依据 其中与写作关系密切的校对是一项严肃的工作 一方面要注意不发生政治性错误 另一方面要求不出现技术性错误 改动后要加盖公章 有些公文要在文末注明打字 校对者的姓名 以示有人负责 44 三 C 制发程序 5 归档 公文在盖章后为正本 联合发文 由主办机关阅卷归档 相关机关保存复印件 45 4 四 公文写作中文字形式的注意要点 46 四 四 公文写作中文字形式的注意要点 公文的文字形式 既要正确地传递发文所要表达的思想 信息 又要特定的接收者最易领会 还要表现出适宜的礼仪 47 四 四 公文写作中文字形式的注意要点 3 语言规范 口吻得体 公文由于代表政府或其他机关 由于特殊的严肃性和实用性尤其如此 特别是严格要求语言规范化 第一方面是要使用现代汉语通用语 符合语法修辞和简化汉字规范 第二方面是要熟悉它的语言材料体系 口气得当 特别要恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语 礼貌用语主要有三方面 其一是称呼 其二是要求 其三是答复 结构用语也有