办公室环境的布置与管理.ppt

办公室环境的布置和管理 教学策划 学习目的 本章重点介绍办公室事务中的办公环境和用品管理 帮助你尽快熟悉办公室的工作环境 提高工作效率 学习重点 1 办公环境管理的内容与要求 2 办公环境管理的措施 学习难点 1 如何布置办公室 2 办公室安全管理的方法与技巧 3 识别办公室安全隐患 4 技能训练 一 办公室环境的含义 重点 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境 包括空间环境 视觉环境 听觉环境 空气环境 健康与安全环境 上司及文秘人员的办公室 问讯处 接待室或会议室等 二 办公环境的管理原则 重点 方便 舒适整洁 和谐统一 安全 1 创造舒适而工作效率高的环境 2 塑造组织形象 3 建立挡驾制度 4 有利于保密工作 上司的工作内容 爱好 年龄和个性 想想看 办公室的七大效率杀手有哪些 1 空气杀手 2 光线杀手 3 声音杀手 4 空间杀手 5 设备杀手 6 文件杀手 7 职能杀手 三 办公室的布局与布置 1 布局 封闭式布局 开放式布局 2 办公环境布置 难点 布置要点 营造一个安静的工作环境 保证良好的采光 照明条件 合理安排座位 力求整齐 清洁 布置的原则1 办公室 采用一个大间 桌子 使用同一大小 档案柜 应与其他柜子的高度一致 布置 采用直线对称 有许多客户来访的部门 通常置于入口处 主管的办公区域 需保留适当的访客空间 主管的工作区域 位于部属座位之后方 布置的原则2 全体职员的座位 应面对同一方向布置 常用的文件与档案 应置于使用者附近 公共空间和私人空间 应保持一定的独立性 桌与桌之间 应留有一米左右的距离 桌位的排列 宜使光线由工作人员的左侧射入 最常用的办公物品 应放在伸手可及的地方 办公自动化设备 应有其独立的空间 既要方便使用又不影响别人工作 考考你 安装隔音设备配备合适光源选择理想的办公桌椅合理放置办公设备调节合适的空调温度选择合适的屏风 窗帘 档案柜 怎样优化办公设备 考考你 怎样美化办公环境 办公室装饰办公室绿化 四 办公室的视觉环境管理1 包括办公室内覆盖物的颜色和照明 1 覆盖物 它包括墙壁 天花板 地面 门窗 支柱等上面的覆盖物 1 有效地使用颜色 2 颜色应协调一致 办公室的视觉环境管理2 2 照明 1 光线的量 2 光线的质 3 光的设计 光亮宜遵循以下原则设计 降低光源强度 避免直接光射 避免物体遮光 五 办公室的听觉环境管理 听觉环境 指办公室所处的有益声音或有害声音 六 办公室的空气环境管理 1 温度 2 湿度 3 新鲜度 4 清洁度 22 26 40 60 25米 秒 打扫 拖洗 擦净 上腊与打光等 清理和清扫的范围 办公用品 书架上的书籍 文件夹里的资料 地毯 整套沙发装饰 抽烟工具 挂画 摆设 废物筒 文员办公室的布置 办公桌 电话 文件夹 各种笔 胶水 剪刀 回形针 印盒等文具 办公桌抽屉里的物品 文件柜等 下班前 七 办公室的保健与安全环境管理 1 保健 定期健康检查 灌输卫生知识 采取疾病预防 保持环境整洁 推行健康运动 举办康乐活动 2 安全管理 1 树立安全意识掌握基本的法律知识 用法律保护自己的合法劳动权益 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产 劳动保护的规定和本组织有关的规章制度 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患 并及时排除或向上司报告 尽快解决 以维护好健康安全的工作环境 2 识别办公室安全隐患1 难点 办公建筑隐患 主要指地 墙 天花板及门 窗等 如地板缺乏必要的防滑措施 离开办公室前忘记关窗 锁门等 办公室物理环境方面的隐患 如光线不足或刺眼 温度 湿度调节欠佳 噪音控制不当等 办公家具方面的隐患 如办公家具和设备等摆放不当 阻挡通道 家具和设备有突出的棱角 橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等 2 识别办公室安全隐患2 办公设备及操作中的隐患 如电线磨损裸露 拖曳电话线或电线 电脑显示器摆放不当的反光 复印机的辐射 违规操作等 工作中疏忽大意的人为隐患 如站在转椅上举放物品 女士的长头发卷进有关的机器设备 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上 在办公室里抽烟 不能识别有关的安全标识等 消防隐患 如乱扔烟头 灭火设备已损坏或过时 灭火器前堆放物品 火灾警报失灵等 3 进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分 要区分 隐患记录及处理表 和 设备故障表 的使用 前者记录的是隐患 包括办公环境和办公设备两部分 后者是记录办公设备运行中出现的故障 隐患记录及处理表 设备故障表 4 安全管理重点 防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班 防火火灾首重预防 电器电线应作定期检查 以防走火跑电引起火灾 防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生 组织应向职员进行防止意外事故的教育 使之平时养成安全的工作习惯 相关知识 通常企业办公室中安全检查的方法是 1 确定检查周期 定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查 2 发现隐患 在职责范围内排除危险或减少危险 3 如果发现个人职权无法排除的危险 有责任和义务报告 跟进 直至解决 4 将第3条中异常情况的发现 报告 处理等过程认真记录在本企业的 隐患记录及处理表 中 办公用品的发放和管理1 1 办公用品主要包括五大类 纸簿类包括复印纸 标签纸 复写纸 信封 笔记本 收据本等 笔尺类包括各类笔 橡皮 赤子 修正液等 装订类包括订书器 剪刀 胶带 大头针 曲别针等 归档用品包括文件夹 档案袋 收件日期戳等 办公用易耗品主要有哪些 办公用品的发放和管理2 2 办公用品发放程序 专人管理发放 规定发放时间 急需物品处理 印制物品申请表 填写申请表 主管批