Excel在财务管理中的应用.ppt

Excel的来历 目录 第一章Excel功能介绍与常用技巧第二章创建标准的财务表格第三章美化财务表格第四章财务数据汇总与分析第五章公式与函数第六章Excel高级应用第七章制作日常财务表格第八章企业日常账务处理 第一部分Excel功能介绍与常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 1 1Excel的功能特点1 2Excel的操作界面1 3工作簿 工作表和单元格1 4Excel的常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 Excel2007是Microsoft公司新推出的Office2007办公软件中的核心部分 是Excel2003之后的升级版本 第一章Excel功能介绍与常用技巧 记账凭证是用于记录经济事务的单据 使用Excel可制作格式统一 美观实用的凭证 并可以进行多次调用 提供工作效率 第一章Excel基础与常用技巧 会计报表是将记账凭证中的数据进行汇总 使用Excel2007的公式计算功能和引用功能可以轻松将记帐凭证汇总为会计报表 第一章Excel基础与常用技巧 使用Excel进行财务分析 利用各个数据表 利用数据筛选 汇总和查询等多项功能 对企业当前财务状况进行总和分析 第一章Excel基础与常用技巧 利用Excel制作固定资产管理的相关单据 通过这些单据可以轻松对固定资产进行累计折旧管理 第一章Excel基础与常用技巧 使用Excel制作管理流动资产的相关单据 可以为企业对货币资金 短期投资 应收账款 预付款和存货等流动资产进行管理 第一章Excel基础与常用技巧 系统配置要求 第一章Excel基础与常用技巧 选择安装方式 第一章Excel基础与常用技巧 选择安装组件 第一章Excel基础与常用技巧 设置安装路径 第一章Excel基础与常用技巧 安装完成后重启系统 第一章Excel基础与常用技巧 启动Excel2007 第一章Excel基础与常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 1 1Excel的功能特点1 2Excel的操作界面1 3工作簿 工作表和单元格1 4Excel的常用技巧 Office 按钮 快速访问工具栏 标题栏 功能选项卡区 数据编辑栏 单元格 状态栏 工作表编辑区 工作表标签栏 第一章Excel功能介绍与常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 1 1Excel的功能特点1 2Excel的操作界面1 3工作簿 工作表和单元格1 4Excel的常用技巧 工作簿的自动保存 第一章Excel功能介绍与常用技巧 工作簿的修复 第一章Excel功能介绍与常用技巧 工作簿的修复 如果以修复方式还是不能打开工作簿 就可以再次在下拉列表中选择 打开并修复 选项 使用 提取数据 的方式 挽救已损坏工作簿中的数据 第一章Excel功能介绍与常用技巧 单元格属性 第一章Excel功能介绍与常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 1 1Excel的功能特点1 2Excel的操作界面1 3工作簿 工作表和单元格1 4Excel的常用技巧 常用快捷键 熟能生巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 第一章Excel功能介绍与常用技巧 第二部分创建标准的财务表格 第二章创建标准的财务表格 2 1创建工作表2 2数据录入2 3数据有效性2 4数据保护 创建工作表可分为模版方式和手动方式 第二章创建标准的财务表格 第二章创建标准的财务表格 2 1创建工作表2 2数据录入2 3数据有效性2 4数据保护 数据录入的主要方式通过单元格手动录入通过数据编辑栏输入通过控制柄填充数据通过对话框填充序列 第二章创建标准的财务表格 演示 职工档案 第二章创建标准的财务表格 记录单 第二章创建标准的财务表格 数据查询和替换 Ctrl F 第二章创建标准的财务表格 撤销和恢复 Ctrl Z Ctrl Y 第二章创建标准的财务表格 小技巧 删除重复项 第二章创建标准的财务表格 选择性粘贴具有粘贴数据 运算数据和转置数据的功能 第二章创建标准的财务表格 数据录入过程中的一些小技巧 光标的快速移动单元格的数据分段单元格的数据分列插入图片和超链接 超链接的作用 插入备注为单元格中数据添加单位中文大写数字的转换 第二章创建标准的财务表格 第二章创建标准的财务表格 2 1创建工作表2 2数据录入2 3数据有效性2 4数据保护 数据的有效性 在财务表格中常常会出现各种财务项目 应用的数据类型和数据范围不同 在Excel2007中 通过对数据单元格的数据有效性进行设置 用户如果输入不符合输入条件的数据 系统会进行提示和报错 通过限制输入条件 能够有限地减少数据录入的失误 第二章创建标准的财务表格 数据有效性 第二章创建标准的财务表格 第二章创建标准的财务表格 2 1创建工作表2 2数据录入2 3数据有效性2 4数据保护 保护工作簿 第二章创建标准的财务表格 在 保护工作簿 中 是对工作簿的结构进行保护 防止进行工作表的新增 删除等操作 而在 保护工作表 中 是对工作表中的数据进行保护 防止各个单元格中的数据被修改 第二章创建标准的财务表格 保护工作簿 第二章创建标准的财务表格 保护工作表 第二章创建标准的财务表格 保护单元格 第二章创建标准的财务表格 打印批注 1 首先要使批注显示出来 第二章创建标准的财务表格 打印批注 2 在Excel2007 页面布局 选项卡上的 页面设置 组中 单击 页面设置 旁边的对话框启动器 第二章创建标准的财务表格 打印批注 单击 如同工作表中的显示 或 工作表末尾 第二章创建标准的财务表格 第三部分美化财务表格 第三章美化财务表格 3 1设置单元格格式3 2单元格样式和表格样式3 3设置条件格式3 4使用图表形象化财务数据 通过 设置单元格格式 可以设置数据的类别 对齐方式 字体 以及单元格边框和背景 第三章美化财务表格 第三章美化财务表格 3 1设置单元格格式3 2单元格样式和表格样式3 3设置条件格式3 4使用图表形象化财务数据 套用单元格格式 第三章美化财务表格 套用表格格式 第三章美化财务表格 第三章美化财务表格 3 1设置单元格格式3 2单元格样式和表格样式3 3设置条件格式3 4使用图表形象化财务数据 设置条件格式 设置条件格式是当单元格数据满足所设置的条件时 该单元格显示成设置条件对应的单元格样式 一般用于标记重要的数据 在分析数据量比较庞大的财务表格时经常用到 第三章美化财务表格 设置条件格式 设置条件格式主要分为以下5类 突出显示条件格式项目选取规则条件格式数据条条件格式多种颜色刻度条件格式设置图标集条件格式 第三章美化财务表格 1 突出显示条件格式 特别显示满足设置条件的数据 第三章美化财务表格 2 项目选取规则条件格式 用于统计高于或低于某值的数据 第三章美化财务表格 3 数据条条件格式 通过单元格内的数据条长短展现数据值大小 第三章美化财务表格 4 多种颜色刻度条件格式 采用数据和颜色结合的形式展现数据分布 第三章美化财务表格 5 图标集条件格式 用于将单元格数值按照值的范围分类 第三章美化财务表格 第三章美化财务表格 3 1设置单元格格式3 2单元格样式和表格样式3 3设置条件格式3 4使用图表形象化财务数据 图表是Excel重要的数据分析工具 可以直观地表现枯燥的数据信息 并反映各种财务数据的走向 趋势以及数据之间的差异 便于用户进行分析和处理 图表 第三章美化财务表格 不同的类型可能具有不同的构成元素 通常都有标题 刻度 图例和主体等 图表的组成 第三章美化财务表格 使用对话框添加图表 第三章美化财务表格 不同图表 显示不同的效果 第三章美化财务表格 第三章美化财务表格 选择数据区域 插入图表 设计图表布局 插入艺术字 设置图表区 绘图区 完成简单的图表 添加数据区域 控件 完成复杂的图表 如何制作财务图表 第四部分财务表格汇总与分析 第四章财务数据汇总与分析 4 1数据的排序4 2数据的筛选4 3分类汇总4 4透视表 透视图 Excel2007为用户提供了将数据按照一定规律排序的功能 用户可以使用升序或者降序的方式 将数据进行排序 数据的排序 第四章财务数据汇总与分析 如何制作工资条 第四章财务数据汇总与分析 第四章财务数据汇总与分析 4 1数据的排序4 2数据的筛选4 3分类汇总4 4透视表 透视图 Excel的数据筛选功能可以帮助用户筛选符合条件的记录 并且在筛选后表格将对满足条件的记录进行显示 隐藏其他数据 筛选的方法主要可以分为自动筛选 自定义筛选和高级筛选 数据的筛选 第四章财务数据汇总与分析 通过平均值筛选 第四章财务数据汇总与分析 第四章财务数据汇总与分析 4 1数据的排序4 2数据的筛选4 3分类汇总4 4透视表 透视图 当表格中的记录太多并且有相同项目的记录时 可以使用Excel的分类汇总功能对记录进行分类汇总 就像Windows资源管理器的目录树一样 通过展开 隐藏的方式 直观的显示数据 分类汇总 第四章财务数据汇总与分析 分类汇总结果 用户可以通过按钮来展开或者隐藏各个类别的数据 第四章财务数据汇总与分析 第四章财务数据汇总与分析 4 1数据的排序4 2数据的筛选4 3分类汇总4 4透视表 透视图 数据透视表是Excel中的一种交互式工作表 可以根据用户的需要 依照不同的关系数据来提取 组织和分析数据 数据透视表集合了筛选 排序和分类汇总的功能 并生成汇总表格 集中体现了Excel强大的数据分析功能 相对于Excel2003 Excel2007的透视表功能更加直观 也更便于用户对数据的提取和分析 透视表 第四章财务数据汇总与分析 数据透视表布局区域和数据透视表字段类表区域 显示透视表数据的区域 显示数据源中的列标题 第四章财务数据汇总与分析 在财务工作表中使用透视表 5 对数据表进行排序和筛选 点击行标签的下拉菜单 可对数据进行排序和筛选 第四章财务数据汇总与分析 根据现有数据透视表创建透视图 第四章财务数据汇总与分析 第五部分公式和函数 第五章公式和函数 5 1使用公式计算财务数据5 2函数的结构和分类5 3常用函数 创建公式 第五章公式与函数 相对引用和绝对引用 单元格的引用通常是为了使用某个单元格的公式 而对单元格进行标识的方式 引用单元格能够通过所标识的单元格来快速获得公式对数据的运算 第五章公式与函数 跨工作表和工作簿引用 第五章公式与函数 第五章公式和函数 4 1使用公式计算财务数据4 2函数的结构和分类4 3常用函数 函数格式 函数名 参数1 参数2 SUM A1 A3 A5 A8 等号 函数 参数1 参数2 第五章公式与函数 函数分类 Excel2007根据从事不同类型工作的用户需求 提供了大致10类函数 一般用户只需要掌握常用函数就可以了 第五章公式与函数 函数定义 第五章公式与函数 插入函数 第五章公式与函数 第五章公式和函数 4 1使用公式计算财务数据4 2函数的结构和分类4 3常用函数 SUM函数 sum 在英语中表示 总数 总和 求和 的意思 SUM函数是用来计算某一个或多个单元格区域中所有数字的总和的求和函数 第五章公式与函数 AVERAGE函数 average 在英语中表示 平均 平均数 的意思 AVERAGE函数是用来计算指定数据集合中所有数值平均值的函数 其语法结构为 AVERAGE number1 number2 第五章公式与函数 AVERAGE函数 第五章公式与函数 MAX和MIN函数 max min 是 maximum 和 minimum 的缩写 在英语中分别表示 最大量 和 最小量 的意思 分别用来返回指定区域内所有数值的最大值和最小值 其语法结构为 MAX number1 number2 MIN number1 number2 第五章公式与函数 LARGE和SMALL函数 large small 是分别表示 大的 和 小的 的意思 分别用来返回指定区域内所有数值的第k个最大值和最小值 其语法结构为 LARGE array k k n SMALL array k k n 第五章公式与函数 LARGE和SMALL函数 如果数组为空 或者k大于数据点的个数 函数large返回错误值 NUM 第五章公式与函数 注意 LARGE和MAX的区别 LARGE函数的统计范围比MAX函数广 可以返回第k个最大值 而MAX函数只能返回指定数据集合中的最大值 同理 SMALL和MIN函数也是如此 第五章公式与函数 LARGE和SMALL函数 第五章公式与函数 RANK函数 rank 在英语中表示 等级 排列 的意思 用来返回指定区域内所有数值的大小排序的情况 其语法结构为 RANK number ref order number需要进行排位的数值ref数字列表数组order表示对ref进行排序的方式为0或省略时表示降序 为1表示升序 第五章公式与函数 RANK函数 第五章公式与函数 IF函数 if 在英语中表示 如果 假设 的意思 用来判断真假值 再根据逻辑判断的真假值返回不同结果的函数 其语法结构为 IF logical test value if true value if false logical test判断的方式 返回值或表达式value if true表示判断结果为真时返回的值value if false表示判断结果为假时返回的值 第五章公式与函数 IF函数 第五章公式与函数 COUNTIF函数 第五章公式与函数 COUNTIF函数是计算数据区域中满足给定条件的单元格数量 其语法结构为 COUNTIF range criteria range需要计算满足条件的单元格数目的单元格区域 criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件 COUNTIF函数 第五章公式与函数 VLOOKUP函数 第五章公式与函数 VLOOKUP函数是在表格数据的首列查找指定的值 并由此返回表格数据当前行其他列的值 其语法结构为 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup lookup value需要在表格数组第一列查找的数值 table array需要进行查询转置的数组或单元格区域 ol index num待返回的匹配值的列序号 range lookup逻辑值 希望查找匹配的是精确值还是近似值 如果为true或省略 则为模糊查询 false为精确匹配 VLOOKUP函数 第五章公式与函数 第六章EXCEL的高级应用 第六章EXCEL的高级应用 6 1控件6 2宏 控件 控件是方便用户进行交互 以输入或操作数据的对象 控件通常包括按钮 组合框 下拉菜单 滚动条等等 第六章Excel高级应用 下拉菜单式饼状图 第六章Excel高级应用 第六章EXCEL的高级应用 6 1控件6 2宏 宏 宏的英文名称为Macro 意思是 大量使用的 它的作用是记录鼠标和键盘的操作过程 并快速完成这系列操作 第六章Excel高级应用 第七章制作日常财务表格 第七章制作日常财务表格 7 1工资表7 2固定资产折旧表 工资表 员工工资表是使用excel2007对员工的应得工资 应扣工资和所得税等进行计算 以最终算出员工的税后工资 第七章制作日常财务表格 制作思路 前期准备思路1 查看公司各部门 各工种的应发工资情况2 查看考勤情况3 了解当地个人所得税征收标准 起征点及个人所得税的计算方法Excel中的制作思路1 使用sum函数计算应发工资2 使用sum函数计算应扣工资3 使用sum函数计算实发工资4 使用if函数计算个人所得税 计算税后工资 第七章制作日常财务表格 工资表 第八章企业日常账务处理 第八章企业日常账务处理 8 1会计科目表8 2会计凭证8 3会计账簿8 4会计报表 会计科目表 建立会计科目表查询 修改和删除会计科目美化会计科目表 第八章