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会议高手 深度会谈之艺术 1 目录 前言 成功的会议 会议管理 与会规则 主席的职责与注意事项 如何开场 结论 使别人愿意发言及发问的技巧 2 倾听与记录的技巧 主席的工作 促动 会议中的问题 如何发言 报告的种类 目录 3 论证的误导 感觉与事实 抱怨的种类及如何抱怨 主持会议的原则 庆祝与检讨 目录 4 会议是学习型组织的修炼场 深度会谈的艺术 会议的能力是现代人必备的团队工作能力 一夫当关的英雄时代已经过去 我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式 前言 5 会议内容 会议主题会议目的议程决议 6 成功的会议 有效 藉蓍团队的集思广益 解决个人无法完成或突破的问题 有效达到会议目标 和谐 营造和谐的气氛 使成员对团队有安全感 信任感 认同感 展露个人才能 参与 参与的人用心关注 才能让会议得到健全发展 效率 当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间内完成开会 这就是效率 学习 在参与开会的同时有更多学习的机会 7 会议的管理 会议的成本会议召开的时机重要的 紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的 8 与会的资格 了解实况的人有权做决定的人重大关系的人 执行者或关心此会议的人 9 会议通知需知 会议名称 明确点出主题 使人一目了然 如E MAIL主旨 目的 应详尽说明 方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程 应包含开会预定结束时间准备资料与会人员主办单位 10 会议通知范例 会议名称 业务会议目的 公司本季营业额严重衰退 本次会议将讨论营业额下降原因 并提出改善对策 时间 2002 03 18AM10 00地点 大会议室议程 1 现况说明2 各部门报告3 未来趋势分析4 振兴方案准备资料 与会各单位相关报表 资料与会人员 客服课长 MTQC MT制程 MT技转 设计人员主办单位 营业部 11 决议追踪 什么事 什么时候完成 什么人负责 什么时候报告 如何报告 12 议程设计 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题 以免延误时影响到后面重要议题 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感 13 与会规则 要守时 坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言 简短扼要对事不对人 不做人身功击予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询 谦虚代替主观论断 14 主席注意事项 独占发言 避免冗长的发言 占用大家交流意见的时间 火爆浪子 要能容纳他人的发言 不可情绪化与他人发生冲突 优柔寡断 要思路清晰 对决议事项要果断 明确 加入冲突 应站在中立的立场来化解冲突 操控议程 应依照流程引导会议的进行 不可一人操控整个会议的议程 15 如何开场 背景 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程 会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间 会议期待 16 开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响 使得本季的营收目标达成率只有70 因此今天召开会议主要讨论两大问题 第一就是如何刺激原市场的买气 第二讨论新市场的扩展计划 首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况 再由各位一起讨论 然后各区市场督导会一一提出配合方案 最后由营销部门整合后提出执行方案 本次会议的进行时间预估为1 5小时 希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡 能够产生一套完整有效的业绩提升计划 大家加油 17 如何总结 宣达决议激励动机评估目标达成过程回顾悬念事项 18 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐 和谐的气氛 建立包容 安全的讨论环境 保持客观 对事不对人 不以言立人 不以言废人 设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励 有效倾听与良好沟通 19 发问的技巧 开放与封闭空投与指定 20 倾听的技巧 注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪 21 记录的技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主词 动词 形容词明确数字运用keyword列点说明 可了解发言重点 归纳出主题方向一言以蔽之 22 主席的工作 发言的促动 让大家想发言 并说出想表达的意见 工作分配的促动 鼓励大家主动认领工作 掌握成功的机会 创意的促动 提出一些其他产品的优点 激发大家的创意 将别人的优点用于我们的产品上 问题的促动 主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况 感情的促动 主席除了要让与会者体会到你的关怀 感恩 自责 包容 肯定外 还要让与会者自动自发创造和谐的气氛 23 会议中的问题 人身攻击对策 对双方进行安抚重申议事规则重提主题进行讨论 24 离题对策 兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚发言限定时间 会议中的问题 25 争议不下对策 暂停会议休会20分钟以上 参与第三者的意见将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意见提出新的方案 重申共同利益 会议中的问题 26 抱怨对策 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 上级指导员发言过于投入对策 装傻发问重新提出问题幽默有技巧的提醒长官 会议中的问题 27 短话长说对策 适时的制止发言 清其具体的想法 时间不足对策 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 会议中的问题 28 争功诿过对策 主席应制止不当的发言 并给予其适当的肯定 引导组织成员彼此说出对方的优点 让大家都能受到适当的肯定 为反对而反对对策 请他提出更好的对策 引导他思考是否有考虑周延 会议中的问题 29 独占发言对策 主席制止其行为 说明规则并强制执行 消极的话对策 发言者的情绪表示理解提振士气 拟定共同目标 呼喊精神口号 会议中的问题 30 如何发言 积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题 31 报告的种类类 工作完成的报告 你完成了什么工作 何时完成 完成的重点 工作异常的报告 工作的预定进度 现在进度 差异进度 差异原因 处置对策及何时会赶上进度 请示报告 背景状况 建议内容 事情的经过 需要支援的报告 什么事 原因 对策 现况如何 需要哪些支援 32 论证的误导 权威的误导经验的误导约化的误导参考点的误导倒果为因的误导引信的误导采因的误导 33 感觉与事实 感觉 即对事物主观的意念 其中包含个人的价值判断 因此感觉的产生往往因人而异 事实 即有具体 明确的讯息陈述 与实际所发生的事件相符 34 感觉与事实演练 昨日九点过后 G珠宝店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出现并要求鉴赏货品 店主打开玻璃橱窗 橱窗内的东西被人抓起 忽然有个男人迅速跑出店外 突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场 35 判断问题 以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打 1 店主正在收拾店面时 有一个男人出现 2 那个男人是强盗 3 此事件发生于昨晚九点过后 4 打开橱窗的男人是店主 5 强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外 6 有人打开橱窗 7 要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走 8 橱窗内有金饰 且有许多贵重的宝石 9 强盗威协店主并进行抢劫 10 这个故事仅牵涉店主 客人 保安人员等三个角色 36 问题答案 1 客人未指明是男女 2 没有明确的线索显示是强盗 3 未指明是白天九点还是晚上九点 4 没有明确提出店主的性别 5 没有指明是强盗抓取橱窗内的物品 6 7 没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 8 只说有宝石 没有指明是金饰 9 均没有在文中提到过 10 没有明确的数字或说明显示参与的人数 37 抱怨的种类 复杂性的抱怨人身攻击 在他人身上贴标签算旧帐消极性的抱怨 38 如何抱怨 抱怨的内容应包括 到底发生了什么事 这造成何种困扰 希望别人怎么做或协助 或可以套用一个公式来作为抱怨的模式 我了解 只是 它会 是不是可以 另外可以采用更和缓 柔软的抱怨方式 是从感谢或自责开始 39 主持会议的原则 以人为本 主席应尊重 肯定与会人员 让每位与会人员受尊重且能够自我发展 停止操控 应在会议中集思广益 促成组织学习 培养与会能力 不可用职权来控制议程 只求个人决议 目标与过程兼得 在过程在达到目标 让每个人享受到学习的过程 对事不对人感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪 40 庆祝 Celebration 的时机 实时真诚明确学习与成果结合情感之交流变化的正式 非正式场合鼓励与自我庆祝共同庆祝回归生命之真相 41 查核 Check 的时机 上对下单向