会计电算化课件第三讲.ppt

复习一下 系统 子系统 子系统 模块 第四节电算化会计信息系统组成与数据处理流程 通过软件所具备的强大功能 计算机根据你们输入的条件 例如 凭证号 日期等等 自动完成如下的功能 这一部分的内容与手工操作内容完全相同 只是用计算机代替的人工 所以我们说 手工操作下数据处理流程是 凭证 账簿 报表电算化条件下数据处理流程是 凭证 账簿和报表 会计数据的转移存储过程 利用软件的账表生成程序 输出会计数据 快速生成会计信息的过程 更快 出错的可能性更小 我们需要明白一点 手工操作方法与电算化操作方法 至少到目前为止 所遵循的会计理论 方法是相同的 不是说 电算化环境下 我们就不需要或者说没有账簿 报表存在了 只是我们由凭证到最终获取账簿 报表的方式 也就是我们处理会计数据的流程变了 这种变化使得我们的工作变得轻松 人为因素导致的错误少了 首先我们要明白 我们要掌握的不是系统管理子系统中的功能是怎么设计的 而是这些功能是怎么用的 其次我们要明白 电算化会计信息系统下的系统管理子系统是做什么用的 为什么使用会计软件中的会计核算功能前要进行参数设置 系统管理子系统是其他子系统运行的基础 通过进行参数设置 为其他子系统运行创造运行环境 为进行会计核算做好准备 第二章系统管理的详细设计 第一节系统管理的总体设计 软件设计人员需要做的工作 我们在使用软件时是看不到的 注 我们使用会计软件时将看到如下的界面 会计人员需要在这个界面上输入相应的数据 这同样也是我们上机实验时需要操作的内容 第二节系统参数设置一 账套参数设置 第二节系统参数设置 二 凭证参数设置 三 编码方案设置 在数据结构设计的时候给定的 用户不能修改 必须分类 必须分类 例 科目编码的322编码方案所表示的意义是 科目编码共分3级 其中第一级编码占3位 第二级 第三级编码各占2位 按照上述编码方案 银行存款 工商银行存款 工商银行人民币存款 每一个科目在电脑中的代码是什么 1020101 10201 102 第三节数据字典维护的功能设计 数据字典我们使用其他子系统各项功能前 必须建立各种数据字典 为什么 制作一个便于电脑使用的检索工具 某种数据的目录 那么在核心子系统中 会使用到的数据字典包括 科目字典部门字典客户分类字典客户档案字典供应商分类字典供应商档案字典个人往来字典项目分类字典项目核算科目字典项目档案结构字典项目档案字典仓库字典功能字典操作员字典操作员权限字典汇率字典一共16个数据字典 其中除了功能字典由系统自动填列外 不需要我们操作 系统预设的 其他15个字典都需要维护 核心子系统涉到及的数据字典 对字典中的数据进行录入 修改 删除 查询 打印等操作 实际上 数据字典的维护过程也就是设置 管理数据字典的过程 数据字典的维护有先后顺序 最先维护其次维护第三维护第四维护最后维护系统自动填列 什么是数据字典的维护 一 会计科目字典维护的功能设计 科目字典存储所在账套的主要会计科目信息 其中需要维护的是科目的基本信息 而发生额 累计发生额和余额数据由凭证管理的记账功能登记 除期初余额在系统数据管理中录入外 正常运行时 这些数据不允许用户改动 科目字典维护功能完成对会计科目的设置和管理 用户可以根据会计业务的实际需要 方便地增加 插入 修改 查询 打印会计科目 会计科目设置要求 3 在会计核算年度内 对于有业务发生的会计科目 不能删除 其编号等有关核算信息也不允许修改 也不能在发生过核算业务的明细 最底层 会计科目之下再设置下级科目 若要删除 修改 以及增设明细科目 可在初始装载数据或年度会计核算已结账 下年会计业务开始之前进行 但要注意余额的结转 只有其余额为零时 才允许处理 和账套参数修改的要求项类似 4 会计科目的设置要考虑到与子系统的衔接 在核心子系统中 只有末级科目才允许有发生额 才能接收各子系统转入的数据 因此 要将各子系统中的会计核算科目设置为末级科目 一定要注意 1 增设会计科目 以往年度只能查询 打印 会出现一个外币编号列表供用户选择 10201 人民币户 银行存款 人民币户 YR 对于有会计业务发生的科目则只允许修改科目名称 助记码 科目封存标志三项数据 由于会计科目的删除应慎重 所以删除程序要对被删除科目进行检查 第一 被删除科目余额不为零则不允许删除 第二 检查未记账凭证中 是否有被删除科目的业务发生 若有则不允许删除 删了记哪里 第三 被删除科目有下级科目不允许删除 2 修改会计科目 3 删除会计科目 部门字典存储核算单位的所有部门信息 部门字典的维护与科目字典维护的基本功能类同 但要比科目字典维护简单 二 部门字典维护的功能设计 1 增设部门数据 修改和删除功能的使用具有一定限制 具有下级部门的部门不允许删除 若某部门有核算业务发生过 则该部门的信息不允许删除 部门编号也不允许修改 除部门编号外其他数据可以修改 以后对于其他字典的修改和删除都是以是否发生核算为原则 2 修改和删除部门数据 四 外币汇率字典维护的功能设计 个人往来字典存储核算单位的个人往来信息 在一般情况下该字典应该与单位职员字典统一使用 不管是否有无往来业务发生 该字典都要存储本单位的所有职员信息 修改和删除个人往来数据与修改和删除部门信息类似 五 个人往来字典维护的功能设计 六 客户分类字典维护的功能设计 和会计末级科目标志的含义类似 在系统参数设置中已经规定了编码方案 七 客户档案字典维护的功能设计 所以我们说数据字典维护是分先后顺序的 此项数据输入有三种情况 九 项目核算科目字典维护的功能设计 在项目档案结构字典中 存储各大类项目所对应的项目档案的数据结构 为项目档案字典的建立服务的 做准备工作的 十 项目档案结构字典维护的功能设计 修改和删除功能修改和删除功能的使用具有严格限制 对于已创建项目档案字典基表 且项目档案字典基表中已输入明细项目数据 在这种情况下项目档案结构数据不允许修改或删除 一般只有在项目档案字典中没有输入明细项目数据时 才允许修改或删除 修改功能比较简单 如果不选择任何功能 则此时为数据查询状态 数据不允许改动 只有选择 修改 功能后才可修改数据 删除功能也是如此 对前四个数