财务收支管理制度.doc

财务收支管理制度第一条 目的作用本规定主要用于规范公司财务收支管理的审批程序和结算手续、方法。并对有关票据管理、问题账款作了明确规定，使公司在财务收支工作中明确各方面人员的责任，进而促进企业在经济活动中的监控力度，确保财务收支管理的合法性与合理性。第二条管理职责公司财务工作人员应严格遵守本管理规定，发挥财务的监督控制职能作用，避免工作失误，确保公司资产、股东权益不受损害。第三条财务收支审批规定1、 生产性开支。在既要满足生产的正常需要，又要库存合理的前提下，采购部根据签订的购货合同和月经总经理审批同意的用款计划，购买原材料、燃料、辅助材料、用品备件等生产用物资及相关运杂、装卸费用。一般情况下采取货到验收付款，根据发票和入库单由采购员、采购部经理签字、财务部审核、分管副总批准后方可报销。2、 差旅费开支。由于工作需要经批准到外地开会、采购、销货、学习参观的，根据企业差旅开支的有关规定，出差归来后一周内将费用凭据办理报销，首先经部门经理签名核实后报财务部、分管副总审批，数额较大的（二千元以上）还应再报总经理审批。3、 非生产性开支。要严格控制非生产性开支。办公用品、用具、低值易耗品等物品的购置，首先由使用部门填制请购审批单，经部门经理、分管副总审批同意，原则上由行政部（办公室、后勤保障部）统一购置和管理，特殊情况需部门自购的应经行政部同意方能自行购置，否则费用自理，不予报销，行政部根据部门批准的计划组织购置，采购的凭据经行政部、财务部、分管副总批准后方可报销。行政部建立物品出入台账，月末出具各部门（人）领用汇总表，送财务部核算。4、 财务保险、车辆保险费、合同公正费、咨询费、审计评估费、广告费、环境污染费、诉讼费、律师费等费用的支付，报分管副总、财务副总审批，数额较大的（二千元以上）再报总经理审批。5、 支付借款利息、上交税金、费由分管财务副总审批。6、 工资薪酬的支付，按照合同的有关规定，应按期发放的职工工资，各部门上报经部门签字同意的工资表及附件，经人力资源部（办公室）审核无误，总经理签字批准后，由财务部负责发放。7、 通讯费、电话费、邮电费开支。由主管部门经理、财务部签字审核，由分管副总签字批准后方可报销。8、 业务招待费、业务宣传费开支。业务招待费、业务宣传费要实行事前控制，事后签批相结合的管理办法，确因工作需要招待、宣传的，应本着简朴节约的原则，事前向总经理请求批准后方可招待、送礼（特殊情况手续后补），并在一周内凭据（除总经理外，不得在消费单位挂账）由部门经理、财务签字审核后，报总经理审批。9、 固定资产购置（1） 机器设备、运输设备、办公设备及按固定资产管理的设施等固定资产的购置，任何单位都无权自行购置。各部门确需增加的机器设备、运输设备、办公设备由其提出申请，报设备主管部门，设备主管部门根据公司的实际情况和今后发展的需要，研究同意后，报总经理办公会议批准。由设备主管部门实施购置，设备主管部门经理、财务经理、分管副总共同签字后报总经理审批后方可报销。（2） 基本建设的开支。基建部门根据总经理办公会议研究批准的建设项目组织实施（编制预算方案、制定图纸、预算审核、确定承包单位、签订合同），根据合同规定，按工期进度支付工程款。付款时，填制工程项目结算表，分别由建设单位提出申请，基建部门、监理部门、财务部门审核，经分管副总签字同意后，报总经理批准。工程竣工后，基建部门根据相关部门审核的决算书和合同，留足质保金，按工程项目结算表审批流程审批，并根据工程项目验收报报告，编制工程项目竣工结转审批表经审批后结转。10、 非正常开支。例如职工特别贡献奖、发明奖、生产事故、交通事故的赔偿、非正常损失、捐赠支出等开支，由部门经理、财务经理、分管副总签字，报总经理批准方可报销。11、 出国考察、培训、学习的费用由总经理审批。12、 预付货款，购买货物尽量避免预付货款的结算方式，如遇特殊情况确需预付货款的，由经办部门提出申请，经部门经理、财务经理、分管副总签字同意，报总经理审批。否则财务部门平予付款。13、 应付款的支付。对于应付款项支付，经办部门应提前提出申请，由财务部门（资金管理部门）编制本周（月）收支计划，收支计划报总经理审核批准，支付时按付（用）款审批表流程，2000元内由分管副总审批，2000元以上的再报总经理审批。14、 员工借款。由于业务需要，因公出差或采购材料需临时预支现金（备用金员工除外）的，按员工借款管理规定，在规定金额（二千元）内由部门经理、财务经理、分管副总审批，超过二千元的由总经理审批，但所支付的现金，非特殊情况，前款没有结清的，一律不再借款。非业务需要借款，一律由总经理审批。15、 单位借款和非本单位人员借款，一律由总经理审批。财务部在支付借款必须取得相应的借款合同和收款收据（收条）。第四条 资金支付1、 凡支付现金的所有原始单据，均须有领款人或代领人签字，代领款项须提供有效身份证，否则不能支付现金。2、 本企业人员（特别是财务部人员）不能为外单位代领现金。3、 按规定用现金支付备用金额或预付款时，应注明用途、还款日期或结算日期。4、 需要通过银行转帐支付的货款、费用，由经办人填写付（用）款审批表，按审批程序审批同意后由出纳人员办理付款手续。5、 对暂时不能支付的款项，在受理经过相关部门、领导签字同意的客户原始单据后，及时登记入账，便于及时列入收支计划。6、 对货款的转帐支付，应按进货时间的先后，客户的具体情况，由财务部门会同采购部门制定合理的付款计划，列入收支计划报总经理批准后及时办理结算。7、 工程和设备款的结算，按工程结算表审批流程，分别由承包单位（个人）、工程和设备管理部门、（需要的监理部门和质检部门）签署意见、财务部、分管副总审核，其款项的支付，无论金额大小均应由总经理签字，在建工程的结算，设备采购、按装的结算，公司或上级如有设立审计部门，应经审计部门签署意见后，才能付清全部价款。第五条销售货款结算办法1、 公司产品销售确需赊销销售的，由营销部门提出赊销计划申请，经分管副总和总经理批准后方可进行，并保证在限期内收回货款，财务部应及时取得赊销计划，以便及时监控赊销货款的发生、回收情况。2、 除对业务往来频繁、信誉良好的客户，可以确定一个合理的期限，下次送货时须结清上次货款，对初次或发生业务较小的客户应实行先收款后发货的办法，对其所持银行票据要及时与银行核实，款项落实后，方可办理结算手续。3、 对于资金确实紧张而又常年经销本公司产品的客户，可实行银行承兑汇票结算。4、 对于符合本公司赊销政策条件的客户，实行先发货后收款的条件如下：（1） 先由营销部开具发货单一式五联（营销部存根、财务记帐、提货联、清单、出门证）各一联。（2） 由送货人（或司机）填写送货单共三联，由业务经办人签字，部门经理、分管副总签字审批后，第二、三联连同发货单交财务办理结算手续。（3） 仓库赁财务部门盖章的发货单提货联发货。（4） 货物送达验收后，由客户负责人在送货单第一联上加盖收货单位公章及负责人私章交送货人（或司机）带回公司，由业务经办人确认签字后，到财务部门换回其填写的送货单第三联（送货单式样见附件一）（5） 客户付款后，财务部门应开具正式发票给客户，如果货款分次结算，先由收款人给对方出临时收据，并注明发货单号码，待还清后，交回临时收据，再开正式发票给客户。（6） 每一季度必须与客户核对一次帐目，核对后经盖章确认，由财务部保存。第六条应收账款及票据管理规定1、 营销部门自销售日起算，至票据兑现日止，以规定的收款日期为限，如超规定期限者，财务部即时查得资料，就其未收款项详细列表通知营销部主管核阅后督促加强催收。2、 收受支票时，应注意下列事项：（1） 注意发票人有无权限签发支票；（2） 非该客户或本人签发支票，应要求交付支票人背书；（3） 注意查明支票有效之必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全；（4） 注意所收支票帐号号码愈少表示与该银行往来愈长，信用较为可靠（可直接向银行查询或财务部协办）；（5） 注意所收支票帐号与银行往来期间、金额、退票记录情况（可直接向银行查询或财务部协办）；（6） 支票上文字有无涂改、涂消或更改；（7） 注意支票记载何处不能涂改（如大写金额），可更改者是否于更改处盖章印鉴；（8） 注意支票上文字记载（如禁止背书转让字样）（9） 注意支票是不已逾期，如有背书人，应提示支票背书日期；（10） 有机会应通过其他客户了解目标客户的信用状况。3、 本企业收受的支票应及时介入银行。4、 所受支票已介入银行，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回或换票时，营销部门应填写票据撤回申请书，经部门主管签名册准后，送财务部办理，营销部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付之，但仍将依上列规定办理。5、 应收帐款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部门，应设销售折让科目表示，不得直接由销售收入项下减除。6、 财务部接到银行通知客户退票时，应即转告营销部门，营销部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存信证函，通知发票人及背书人，并迅速拟定处理对策。7、 营销部门对退票申请案件送请财务办理时，应提供下列资料：（1） 发票人及背书人的详细地址；（2） 发票人及背书人财产及其业务情况和经济实力。8、 上列债权确定无法回收时，应专安列送财务部，并附原呆帐（退票）处理报告存根联及各种合法凭证（如法院裁定书或当地公安部门证明文件或邮政信函、传真等）呈总经理核准后，始得冲销应收帐款。9、 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第七条问题帐款管理规定1、 本规定所称的“问题帐款”是指本公司营销人员于销货过程中，所发生被骗、倒帐、收回票据无法如期兑现，或部分货款未能如期收回等情况的案件。2、 因销货发生的应收帐款，自产品发出（或发票开立）之日起，超过规定的赊销收款期限，亦未按公司规定办理销货退回都，视同“问题帐款”。但情况特殊经呈报总经理特准者，不在此限。 3、“问题帐款”发生后，销售部门应于二日内，据实填妥“问题帐款报告书”，并附有关证据、资料等，依程序呈请主管领导查证并签注意见后，转请相关部门协助处理。4、报告书上的基本资料栏，由财务部门填写，经过情况、处理意见及附件明细等，由销售人员填写。5、 相关部门应于收到报告书后二日内，与经办人及主管领导共同商议，了解情况后拟定处理办法，呈请总经理签批，并应协助经办人处理。6、 经批准后的报告，相关部门应复印一份通知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题帐款”，则应另复印一份通知财务部备案。7、 “问题帐款”处理期间，经办人及其主管领导应与相关部门充分合作，必要时，相关部门可借阅有关单位的帐册、资料，并请求有关单位主管或人员配合查证，相关单位主管或经办人员不得拒绝或借故推拖。8、 相关部门协助销售单位处理“问题帐款”，自该“问题帐款”发生日起30天内，尚未能处理完毕，除情况特殊报请总经理核准延期处理外，财务部应依下面条款的规定，签拟经办人员应赔偿的金额及偿付方式，呈报总经理。9、 各业务员销售时，应负责收回全部货款，遇到应收帐款或收回票据未能如期兑现时，经办人应负责赔偿销售价或损失的50%（所售对象为私人时，经办人员应负责赔偿售价或损失的100%）。但收回的票据明显不符合要求，属业务员疏忽，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，而不按公司规定作业，手续不全者经办人应负责赔偿售价或损失的100%。但经主管签证者，该主管应负连带赔偿售价或损失的20%，其经办人应负责赔偿售价或损失的80%，产品遗失时，经办人应负责赔偿底价的100%（以上所称的售价如高于底价时，以底价计算）。上述赔偿应于发生后即行签报，若经办人于事后追回产品或货款时，应悉数缴回公司，再由公司就其原先赔偿的金额依比例发还。10、 本制度各条文中所称“问题帐款发生日”，如为票据未能兑现，是指第一次收回票据的到期日，如为被骗，则为被骗的当日，此外的原则，则为该笔交易发票开