管理信息系统的功能与作用王华丽.ppt

1 第3章管理信息系统的功能与作用 3 1管理信息系统的功能3 2管理信息系统的作用3 3管理信息系统与管理变革3 4案例 2 为什么需要管理信息系统 MIS到底能解决什么问题 3 3 1管理信息系统的功能 管理信息系统的功能就是实现信息的收集和处理 以及信息的有效组织和分析 以最有效的方式将其结果提供给管理工作 图3 1管理信息系统的功能框图 4 3 1 1管理信息系统的任务 数据的收集和传输分散或集中地对整个企业的数据进行存储和管理 并相应地建立分布的或集中的数据库系统 按业务需求对数据进行加工和整理对数据和信息有效地利用并尽可能地应用于决策支持 5 3 1 2信息系统的应用层次 根据安东尼金字塔模型 企业被划分为战略 管理 知识和操作4个层次 并进一步划分为市场销售 生产制造 财务管理 会计 人力资源等功能领域 图3 2安东尼金字塔模型 6 1 操作层信息系统 主要进行日常事务的处理 产生各种报表 重点在于实现手工作业的自动化 提高工作效率 通过将许多日常的劳动密集型的企业系统实现自动化来降低成本 如 会计工作中的会计凭证录入系统 7 数据处理过程包括 数据收集 是获取和收集完成事务处理所需数据的过程 数据编辑 用来检查数据是否达到有效性和完整性 数据修改 用于对无效 有错的数据进行修改 数据操作 是对数据进行各种加工处理 是执行计算和进行数据转换的过程 如数据分类 排序 计算 汇总结果储存等 数据存储 是指生成 更新数据库 将数据保存起来 为系统进一步处理和用户使用提供服务 文档生成 是系统价值的最终体现 事务型管理信息系统中的文档主要包括生成输出记录和报告 8 事务型信息系统 成绩管理模块 9 2 知识层系统 包括知识工作系统 办公自动化系统如 图形工作站 成绩分析表 管理工作站 文字处理系统 电子表格系统 10 办公信息子系统示意图 11 3 管理层系统 为中层管理人员的监控和决策服务 data 信息 操作层 中间管理层 12 物料需求计划子系统 物料需求计划是一种对于最终产品以下层次零部件加工和采购进行的排程技术 是一种科学的物料管理和生产计划方法 是MRP 系统的核心 也是企业管理信息系统成功运行的关键 它要解决 生产什么零件 加工或采购多少 什么时间下定单或指令 什么时间交付 13 4 战略层系统 服务于企业高层的宏观调控 14 例 国家经济信息系统 劳动和社会保险管理信息系统的构成可分为宏观决策系统 业务管理系统 基层单位管理平台和部办公管理系统四部分 15 劳动和社会保险管理信息系统 16 劳动和社会保险管理信息系统信息流程 17 3 1 3管理信息系统的基本功能 从宏观讲 管理信息系统的基本功能包括信息处理功能和辅助决策功能 辅助决策是管理信息系统的主要功能 18 1 信息处理功能 包括 收集所需数据 输入 存储 加工 传输 处理后传送给主管人员 供其作出决策 19 2 辅助决策功能 监测运行状态辅助管理进行重点监控 如财务监管 库存监控 支持决策制定监控企业管理行为创新管理 20 3 2管理信息系统的作用 案例 美国航空公司戴尔沃尔玛 21 美国航空公司 20世纪80年代 美航和联合航空公司建立了计算机订座系统 获得41 和39 的市场份额 几乎垄断机票销售系统 系统设计保证美航和联合航空公司总是最先出现在计算机屏幕上供旅客选择 22 电子商务新贵 戴尔电脑公司 采用直销模式 与顾客建立直接联系采用定制方式 只按订单生产通过使库存减少来提高利润采用先进的后勤管理软件确切地知道顾客在什么时候要什么 这样就不会有浪费万维网 WorldWideWeb 使整个过程天衣无缝 23 迈克尔 戴尔戴尔电脑公司董事长兼首席执行官 一个19岁的得克萨斯大学学生于1984年创办公司 当时只有资金1000美元及新颖独特的概念 摆脱中间人 直接销售度身订做的电脑给用户 戴尔公司已成为世界知名直销电脑公司 迈克尔 戴尔成为20世纪 财富 500强企业CEO中最年轻的一位 24 经营现状 1988年6月戴尔公司完成了首次公开募股 在全美证券交易商协会自动报价 Nasdaq 市场系统买卖 普通股代号为DELL 自从戴尔首次公开募股 公司股票价格上升了超过400倍 在美国 戴尔是商业用户 政府部门 教育机构和消费者市场名列第一的主要个人计算机供应商 25 戴尔在1994年推出了网站 并在1996年加入了电子商务功能 推动商业向互联网方向发展 今天 戴尔运营着全球最大规模的互联网商务网站 26 Dell公司在竞争中取胜的秘密武器 在戴尔先生的自传 Dell的秘密 中 这位历史上最年轻的IT界的亿万富翁向人们透露Dell公司成功的秘诀只有两个字 直销 27 Dell在2004年6月14日购买了Yahoo搜索竞价服务 关键词数量达到了198个 数据显示 Yahoo的搜索竞价每天为DELL所带来的电话量十分可观 而且非常稳定和其它传统媒体相比 通过这种方式的成本是最低的 用最低的成本 做最有效的事情 这是Dell最擅长干的事情 而Yahoo的 搜索竞价 是互联网时代最符合Dell 端到端 直销理念的一种市场宣传和销售方式 28 Dell公司开展电子商务 电子商务的应用使得DELL公司能够更加明确 有效的了解客户需求 并做出更快速的反应 29 戴尔公司信息化物流的八个步骤 1 订单处理 在这一步 戴尔要接收消费者的订单 消费者可以拨打800免费电话叫通戴尔的网上商店进行网上订货 也可以通过浏览戴尔的网上商店进行初步检查 首先检查项目是否填写齐全 然后检查订单的付款条件 并按付款条件将订单分类 用户需要填写戴尔的订单号 校验数据 提交后 戴尔将通过因特网将查询结果传送给用户 30 2 预生产 从接收订单到正式开始生产之前 有一段等待零部件到货的时间 这段时间叫做预生产 3 配件准备 当订单转到生产部门时 所需的零部件清单也就自动产生 相关人员将零部件备齐传送到装配线上 31 4 配置 组装人员将装配线上传来的零部件组装成计算机 然后进入测试过程 5 测试 检测部门对组装好的计算机用特制的测试软件进行测试 通过测试的机器被送到包装间 6 装箱 测试完后的计算机被放到包装箱中 同时要将鼠标 键盘 电源线 说明书及其他文档一同装入相应的卡车运送给顾客 7 配送准备 一般在生产过程结束的次日完成送货准备 但大订单及需要特殊装运作业的订单可能花的时间要长些 32 8 发运 将顾客所订货物发出 并按订单上的日期送到指定的地点 戴尔设计了几种不同的送货方式 由顾客订货时选择 一般情况下 订货将在2 5个工作日送到订单上的指定地点 即送货上门 同时提供免费安装和测试服务 注 戴尔承诺在款到后2 5天送货上门 33 戴尔公司信息化物流取得的效果 戴尔公司的日销量超过工200万美元 但其销售全是通过国际互联网和企业内部网进行的 在日常的经营中戴尔公司仅保持两个星期的库存 行业的标准是刚超过60天 存货一年周转30次以上 基于这些数字 戴尔公司的毛利率和资本回报率分别是21 和106 34 戴尔公司实施信息化物流后取得的物流效果是 1 1998年成品库存为零 2 零部件仅有2 5亿美元的库存量 其盈利为168亿美元 3 年库存周转次数为50次 4 库存期平均为7天 5 增长速度4倍于市场成长速度 6 增长速度两倍于竞争对手 35 2003年初 沃尔玛连锁店年度营收总额2198 1亿美元 首次在 财富 500强中排位第一名 1955年沃尔玛还默默无名 今天在全球拥有4150家连锁店 员工达130万人 沃尔玛能在众多的零售企业中脱颖而出 与其始终如一的重视信息化建设分不开 在全世界零售业中 沃尔玛的信息系统最先进 主要特点 投入大 功能全 速度快 智能化和全球联网 公司专门负责软件设计的工程师就有2000多名 案例沃尔玛公司如何依靠IS取胜 1 36 沃尔玛公司的信息系统 图 37 1980年代初 零售商还在讨论是否应该 信息化 时 沃尔玛就花费2400万美元 购买了一颗人造卫星 先后花费6亿多美元建起世界上最大的民用计算机与卫星通讯系统 实现了全球联网 使各部门沟通 各业务流程都可以迅速而准确畅通地运行 1990年代以后 沃尔玛将原先的系统转变为基于因特网的系统 使之效率更高 功能更多 全球近4000家商店和100多个区域中心连接起来 可以在一个小时内对每种商品的库存 上架 销售量全部盘点一遍 能从一家商店了解沃尔玛全世界的商店资料 38 沃尔玛实行进销分离体制 总部负责所有分店商品的采购 各分店是纯粹的卖场 一般分店发出订单24 48小时之内 就可以收到配送中心送来的商品 拥有可靠的运输及先进的全自动配送中心组成的完整物流配送系统 方面能够及时保证货架充足 一方面也会尽力使库存量降到最低 控制着商品的变动情况 随时掌握着从商品所在位置到货品抵达时间的所有信息 可以并准确地把货品送到商店 39 沃尔玛的销售管理系统能保存两年的销售历史资料 通过分析能知道什么品种该增加 什么品种该淘汰 好销的品种每次进多少才能满足需求 而又不致于积压 沃尔玛的网络采购系统 连接上万个供货商和合作伙伴 支持与供应商友好融洽的协作关系 在世界任何地方 供货商使用浏览器就可以及时了解沃尔玛的需求 甚至得到商品描述 品种 颜色 尺寸 这能有效地帮助供应商安排生产 40 41 正是由于沃尔玛公司始终采用先进的信息系统 才使得它能够最快的了解消费者的需求变化趋势 最大限度的降低商品价格 快速的信息反馈和高效的库存控制 使得存货量大大降低 资金周转速度加快 销售成本比零售行业平均销售成本低2 3个百分点 沃尔玛公司应用信息技术提高运营效率 降低经营成本 增强了其竞争力 保持了竞争优势 取得商业上的巨大成功 42 3 2管理信息系统的作用 3 2 1提高企业效率及时掌握市场信息 加快内部沟通利用信息技术重组生产流程 海尔 降低生产成本降低采购成本 Wal Mart Ford 降低销售成本和市场开发成本 Amazon 减少库存 使库存结构优化 DELL 43 3 2管理信息系统的作用 3 2 2帮助企业适应全球化的市场竞争管理信息系统为企业进行国际贸易和全球规模的管理业务提供了通信和分析能力 企业能够利用信息系统24小时与供应者和分配者联系来控制在全球不同环境下运行的各子公司 使企业比以往更容易进入市场 参与国际竞争 44 3 2管理信息系统的作用 3 2 3促进企业向知识经济转化知识经济的来临将对人们的生产方式 生活方式 思维方式和管理决策产生重大影响 企业管理将从生产向创新转变 其经济效益将越来越依赖于知识和创新 管理信息系统可使企业内部的信息与知识进行有效流动 并使企业的知识资源最大化 45 3 2 4管理信息系统的作用 帮助企业提升战略决策能力管理信息系统为企业实现目标和战略规划提供支持 管理信息系统的运行是实现组织目标和战略规划的过程 它向企业管理者提供最新的动态信息 为企业实现目标和战略规划提供决策依据 46 1 迈克尔 波特的五种竞争力模型 将迈克尔 波特的五种竞争力模型与企业管理信息化问题结合考虑 可以发现 企业管理信息系统对构成产业的五种竞争力量都有着重要的影响 图3 3迈克尔 波特的竞争力模型 47 3 2 4管理信息系统的作用 三种全面竞争战略管理信息系统的应用可向企业提供三种全面竞争战略 全面的价格领导地位产品分异恰当的市场定位 48 3 3管理信息系统与管理变革 3 3 1运营管理变革 1 管理信息系统对计划职能的支持计划编制的反复计算计划数据的便捷存取计划对象的趋势预测计划优化的模型求解 49 2 管理信息系统对控制职能的支持人力控制 掌握动态 科学分析 及时引导效率控制 动态记录 同步比较 及时纠偏其他控制 质量 库存 成本 生产进度控制和财务预算控制 50 3 3管理信息系统与管理变革 3 管理信息系统对管理流程的变革信息的全体共享 提高速度和处理业务量在安全保密的前提下 同时供整个企业共享同源信息各部门不必重新登录可直接从系统中读取使用 例 库存表同时供采购 生产安排 结帐等共享销售发票在销售部门输入 财务部门做帐可读取 51 3 3管理信息系统与管理变革 4 管理信息系统对管理理念与企业文化的变革管理信息系统本身就是对传统企业文化的一种挑战 管理信息系统的引入会从根本上改变企业的传统管理方式 员工的思维模式和行为习惯 52 3 3管理信息系统与管理变革 3 3 2管理者行为变革对管理者行为影响的主要因素是管理科学化推行管理信息系统就要求对管理工作本身规范化引起管理者行为变革的另一因素就是决策习惯的改变遇到问题先想到用管理信息系统成了管理者的一种习惯 53 3 3管理信息系统与管理变革 3 3 3组织结构变革 1 组织结构扁平化扁平化就是减少企业组织的管理层次 扩大管理层的管理幅度 扁平化是从运行机制和组织结构形式的角度来描述未来的企业组织 54 3 3管理信息系统与管理变革 组织结构扁平化具体表现为以下几方面 通信系统的完善使上下级指令可以直接传达 中间管理层显得不再那么重要 所以可以取消一些中间管理层 部门分工出现非专业