酒店应收账款管理办法.doc

酒店应收账款管理办法（征求意见稿）第一条 目的为进一步规范集团公司下属酒店等经营分支机构的应收帐款管理，保证资金周转顺畅，避免出现呆帐、死帐，减少因此造成的经济损失，结合各酒店实际情况，特制定本办法： 第二条 消费签单挂账规定 一）各消费单位如需签单挂账的，必须有消费签单挂账协议。协议签订前，由酒店营销部负责人负责调查消费单位资信情况。经调查符合资信要求的，经酒店第一负责人审批签字同意后，方可签订消费挂账协议。酒店其他任何部门或个人若私自同意签单挂帐所造成的经济损失由该部门负责人或当事人承担全额赔偿责任，同时给于违纪处理。 （二）消费签单挂账协议必须明确消费单位指定签单人，在一式四份的签字字样卡上预留签单人的签字字样、单位盖章或法定代表人签字。酒店财务部负责保管消费挂账协议，并监督检查协议内容的履行。财务部将签订消费挂账协议的消费单位汇总成册，连同签字字样卡发至酒店内部餐饮、客房等各经营部门。 消费签单挂账单位实际消费时，需由签单权限人员签单，并由收银员将签名比对签字字样卡上预留的签字字样。如不是由预留字样人员代为签单的，部门负责人应及时与对方沟通，核实情况，确认签单人真实身份后，3日内由有效签单人补签；如无人补签的由部门负责人承担。（三）小微企业、个体工商户原则上不允许签单挂账；如签单除执行第(一)条规定外，必须每月定期结算一次；如果到期不结账，即刻停止签单。酒店财务部要以书面的形式将拟停止签单挂帐的单位上报酒店第一负责人，经审批后由酒店办公室以书面形式及时通知到酒店餐饮、客房等各经营部门，由各部门负责人通知部门各级管理人员及收银台。对未按规定执行造成经济损失由相关部门负责人或当事人全额赔偿，同时按违纪处理。若属信息通知传达不到位造成的经济损失，属于哪一级就由哪一层相关责任人全额赔偿，并做违纪处理。 （四）乡镇机关、小型事业等单位资金不能保证的，原则上不允许签单挂账。确要签单挂账的，酒店要按以上程序上报审批后方可以签字挂账。若违反规定处罚措施同第（一）条。 （五）个人消费一律不允许签单挂账。如因特殊原因，关系单位或关系人需临时挂帐（无挂帐合同）的，必须由酒店部门经理级别以上管理人员同意并签字担保方可挂帐，且挂帐总额不得超过5000元，并由担保人负责回收。部门经理级别担保决额不超过1.5万元，副总经理担保总额不超过3万元，总经理级别不超过5万元。各部门其他人员无权担保挂帐。 第三条 应收账款的催收 （一）应收账款按月核对，由酒店财务部提供应收金额及账单凭证，酒店相关部门或相关岗位（营销、办公室等）负责催收，酒店第一负责人对所在酒店应收账款负总责任，实体财务部安排催收人员。 （二）催收时间遵循两个标准，时间标准为每一个月催收一次，金额标准为每个单位挂账超过10000元时，原则上即要进行催收。 （三）催收人员应向酒店财务部办理手续领取账单，妥善保管账单；做好详细的催收情况记录，收回的款项做好标记；收回账款后与出纳人员办好款项交接手续；未能收回的款项要详细注明原因，并交回账单。经三次催收未能收回并预计今后无法收回的款项，即报酒店第一负责人，由酒店第一负责人及时做出相应的处理措施。 （四）如果结算方式使用的是支票，催收人员应仔细检查支票填写是否正确，并及时到消费单位开户银行办理转账手续；如发现空头支票，要及时退回消费单位告知并再次催要。 第四条 应收帐款账单及传递的管理 （一）酒店各部门收银台收银员对签字账单的合规性负责，审核内容包括：签字单位是否有与本酒店的签单挂账协议，签单人是否是协议指定的人员，字迹与预留字样是否一致、属实、清楚，金额是否正确。若签字账单存在上述任何一项问题，款项由该收银员负责收回；无法收回的，承担赔偿责任。酒店各经营部门因特殊原因造成的未签字账单不得交由财务入账，亦不得作收入入账；应由各经营部门在业务发生之日起3日内补齐完善签单手续后，财务部门方可接收并作营业收入入账处理。对各经营部门保管的未签字账单，财务部应对照收银系统作备案处理，并及时督促经营部门完善签单手续。对于超过时限未完善签单手续的，财务部应及时报告酒店第一负责人。酒店各经营部门负责人对未签字账单承担连带偿还责任。（二）各酒店往来账款会计应对账单的合规性、真实性负审核责任，若经往来账款会计审核过的账单存在本条（一）中所述瑕疵且出现呆账、死账的，该往来账款会计负连带责任，按过失处理。 （三）各酒店往来帐款会计于每月10日前将上月应收帐款明细表（与当月资产负债表应收帐款余额核对无误后，以表格形式打印一式两份）报酒店第一负责人，由酒店第一负责人根据应收账款情况安排相关部门与人员催收。 （四）帐单传递：当班收银员必须做好帐单的传递工作，不得延误。若出现因传递不及时造成漏结账现象，由该收银员全部赔偿并作违纪处理。 （五）往来财款会计审核后退回收银台的账单，即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款，由该经办收银员补办手续。若出现呆账、死账，由该收银员全部赔偿。 （六）酒店管理公司每两个月要对各下属酒店签单挂账的单位消费、结算情况进行一次检查评估，并将检查评估情况汇总到该酒店每月的经营分析报告中，作为经营分析会的一个重要问题进行集体讨论，从而决定是否允许以后继续签字挂账消费。（七）签单数额较大、欠款时间即将达到2年的，应及时上报酒店管理公司，以便及时采取诉讼等法律措施挽回损失。第五条 责任除本办法已明确相关岗位责任外，酒店各经营部门负责人应对本部门应收账款管理负连带责任；酒店财务部门责任对应收账款承担审核、核算、核对、到账查询、到期提醒的责任；酒店第一负责人应对本酒店应收账款负总责；酒店管理公司对各酒店应收账款应定期检查，应及时采取有效措施防止应收账款发生损失。以上相关部门与个人如未尽到职责造成应收账款损失的，由相关责任人承担赔偿责任。第六条 其他集团公司下属直营咖啡店一般采取现收现付结账方式，对外原则上不予签单挂账消费。如因特殊情