EXCEL 在会计中的应用

EXCEL 在会计中的应用 摘要 介绍会计信息系统的基本功能 探讨如何利用办公软件 Excel 和分析模型来设计现代会计信息系统 电算化会计是一门融会计学 治理学 信息技术为一体的边缘学科 会计处理的大部分工作是对 各种表格进行加工 处理 而 Excel 是非常优秀的电子表格软件 它除了提供一般的电子表格 数据图表功能外 还提供了各种治理 和决策分析的功能 因此 使用 Excel 可以方便 准确地处理日常 会计业务 本文以此软件为基础探讨了会计信息系统的设计 关键词 会计 信息系统 模型 Excel 系统模型 Microsoft Excel 是一个电子表格处理软件 是 Office 办公软件 的核心应用程序之一 它功能强大 操作简单 使用范围广 不仅 能够制作日常工作中的各种表格 而且还可以普遍运用于报表处理 数学运算 工程计算 财务处理 统计分析 图表制作等各个方面 同是 还提供了丰富的财务函数 数据库管理函数以及数据分析工 具 通过运用这些功能 会计人员可以进行会计处理 财务分析 统计分析 线性预测 并制作各种数据分析表 编制各种分析模型 在会计信息化过程中 Excel 有其独特的作用 会计信息化是 会计发展史上的里程碑 它不仅推动了会计工作的现代化进程 而 且使得会计工作在社会经济发展中的地位和作用得到极大的提高 同时 会计处理手段及技术的现代化 极大地提高了会计信息的及 时性 准确性 科学性 Excel 作为专业的数据处理系统 其功能 是无可比拟的 它在实现基本的会计数据处理的基础上 进一步对 会计信息进行分析 从而为经营管理提供更为有效 准确的决策支 持 比之昂贵的大型财务软件 Excel 更适合中小企业处理日常会 计业务的需要 下面我们首先来具体介绍一下 Excel 特点及功能 Excel 是 Microsoft 公司开发的办公软件 是目前最佳的电子 表格系统 Excel 集万能的表格计算 丰富的图形显示和方便的数 据管理于一体 并能方便地实现与各类经济管理信息系统软件的数 据共享 甚至提供了各种管理和决策分析的功能 1 Excel 对数据 进行加工 提炼的技术 能够有力地支持会计信息处理和管理决策 分析 例如 使用模拟运算表进行敏感性分析 使用单变量求解工 具进行目标利润规划 使用规划求解工具进行最优化决策 使用数 据透视表进行应收帐款收帐管理等 同时 Excel 已经被世界财经 管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具 因此 使用 Excel 不仅可以方便 准确地处理日常会计业务 避免陷入繁琐数 据的 泥团 而且可以绕过大量程序的编制工作 而会计信息系统简介如下所言 会计信息系统以计算机技术为基础 起初主要利用计算机技 术来替代手工记账 算账 报账等账务处理 随着企业管理信息系 统的发展 则要求用系统思想处理会计核算业务 提供财会信息 辅助财会分析 预测 决策和计划制定 加强财务控制 最终建立 现代会计信息系统 会计信息系统可分为三个层次 会计数据处理 系统 会计管理信息系统 会计决策支持系统 从现代信息系统的 观点看 会计信息系统与模型是密不可分的 早期的会计信息系统 只是一种单纯的数据处理系统 而今天的会计信息系统已经发展到 集数据处理 事务管理与决策支持为一体的 新型的会计信息系统 这种新型的会计信息系统是以模型为基础 以信息管理和辅助决策 为目的的 结合 Excel 特点及功能和会计信息系统 EXCEL 在会计核算中 的应用可分为如下三个设计 1 宏观规划 a 总体规划 会计信息系统的总体规划 是一个根据需求分析 对手工会计进行抽象 建立模型的过程 这部分主要由战略计划 或叫战略规划 组织信息需求分析和资源分析三部分组成 b 构建逻辑模型 会计信息系统的逻辑模型 是对会计信息 系统内部结构及实现过程的逻辑描述 会计信息系统为了实现其目 标 需要在系统内部对输入 输出和处理过程进行结构化的组织 逻辑模型就是这种内部结构关系的图形反映 它着重用逻辑过程或 主要的业务任务来描述会计系统 所谓逻辑过程不是指详细设计的 计算程序过程 而只是表示对象系统中流动的数据内容及其处理流 程 c 设计物理模型 物理模型是会计信息系统的物理实现的描 述 它是信息系统物理设计的产物 对于小型应用系统和数据库的 设计 物理设计相当于通常说的详细设计 对于大型信息系统 它 强调的是信息系统的物理布局 物理模型描述对象系统如何做 以 及如何实现系统的物理过程 在这一过程中可能会涉及具体的人 部门 时间 设备和算法 即广义的解决问题的方法 整个系统 的规划就是围绕对象的需求及其变化来构建对象的物理模型 并把 物理模型转化为逻辑模型 然后再根据对象的物理的和逻辑模型的 变化 构造新系统的逻辑模型 进而构建新系统物理模型的过程 2 微观设计 从微观方面来看 会计信息系统实质上是由一系列模型构成 的有序集合 会计信息系统中的管理模型一般要根据企业的管理目 标 会计信息系统分析的结果以及管理科学方面的知识来定 没有 确切的划分 a 成本管理系统模型 包括成本核算模型 成本预测模型和 成本分析模型 所用的方法有 Excel 的散点图技术 相关性分析 技术 数量经济模型 投入产出模型 线形回归分析模型 指数平 滑模型 量 本 利分析模型以及各类比较模型 基于 Excel 强大的 数据分析功能 可将其作为建模的理想工具 包括成本性态分析 成本动因选择和成本预测 都可以利用 Excel 的相关功能代替手工 操作进行 b 生产计划管理系统模型 包括编制生产计划大纲 生产作 业计划 具体方法为 物料需求计划 MRP 制造资源计划 MRPII 网络计划模型 PERT 投入产出模型 数学规划模型 以及经验方法等 c 库存管理系统模型 包括库存物资的分类法 库存物资的 分类模型以及一些程序化的管理模型 存货决策的内容可分为两类 一类是研究怎样把存货的数量控制在最优水平上 即 存货控制的 决策 另一类是研究为了保持适当的存货 一年分几次订货 每 次订货多少最经济以及在什么情况下订货比较合适 即 存货规划 的决策 d 合同管理系统模型 指对信托 委托存贷款合同的管理 2 包括定义 修改与查询合同文本项目 定义客户资料内容及格式 建立客户档案资料 并随时查询 定义计划项目和实际项目 通过 核算 跟踪合同的执行情况 e 柜台核算系统模型 包括系统 凭证 账户 柜台和查询 五大部分 数据管理方式为 柜台系统的账户是后台账务系统科目 体系的延续 其性质等同于账务系统的最明细级科目 即必须为参 加核算的全部存款客户建立账户 同时明确该账户对应哪一个客户 各类账户分别属不同的记账科目 f 经理查询系统模型 通过 Internet Intranet 使用 WWW 浏览器对总部及办事处数据进行查询 使决策层了解财务管理运行 状况 使财务信息更具全局性和时效性 g 客户服务系统模型 客户在远地可通 Internet Intranet 使用 WWW 浏览器对其在财务公司的开户信息 明细账 余额进行查询 3 数据的保护及共享 a 通过将操作人员划分为系统员 主管员 操作员三级 可 有效地解决实行会计电算化后的人员分工及相互牵制问题 b 通过操作日志 随时监督会计人员的日常工作 除财会人 员外 其他人员无法修改财务数据 c 通过设置登陆权限和工作簿的打开权限 对工作表中的数 据或工作簿的结构进行加密保护 防止别人查看或更改数据 在整 个系统内部 可使用 Excel 的共享工作簿特性实现会计数据的共享 Excel 提供了追踪数据来源的功能 当把工作簿设为共享工作簿时 就打开了一个 冲突日志 来记录各种编辑操作 审核人员可以据 此追踪数据的来源 另外 可通过远程登陆访问 实现数据共享 只要拥有足够权限 用户就可以方便地进入客户查询系统 进行远 程登录访问 总部领导也可以非常及时准确地了解办事处的金融经 济情况 更好地进行统一管理 Excel 会计信息系统可分为三个层次 会计数据处理系统 会计治理信息系统 会计决策支持系统 从现代信息系统的观点看 会计信息系统与模型是密不可分的 早期的会计信息系统只是一种 单纯的数据处理系统 而今天的会计信息系统已经发展到集数据处 理 事务治理与决策支持为一体的 新型的会计信息系统 这种新 型的会计信息系统是以模型为基础 以信息治理和辅助决策为目的 的 2Excel 特点及功能 Excel 是 Microsoft 公司开发的办公软件 是目前最佳的电子表格系统 Excel 集万能的表格计算 丰富的图 形显示和方便的数据治理于一体 并能方便地实现与各类经济治理 信息系统软件的数据共享 甚至提供了各种治理和决策分析的功能 Excel 对数据进行加工 提炼的技术 能够有力地支持会计信息处 理和治理决策分析 例如 使用模拟运算表进行敏感性分析 使用 单变量求解工具进行目标利润规划 使用规划求解工具进行最优化 决策 使用数据透视表进行应收帐款收帐治理等 同时 Excel 已 经被世界财经治理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具 因此 使用 Excel 不仅可以方便 准确地处理日常会计业务 避免 陷入繁琐数据的 泥团 而且可以绕过大量程序的编制工作 在计算机技术高速发展的今天 计算机的高效 便捷的计算功 能 更是成为提高财务领域工作效率的核心方法 但是面对众多需 要专业知识和操作繁琐的软件 使得多数的非专业用户无法掌握 更无法让人们体验到财务和计算机技术相结合的魅力 Microsoft Excel是最优秀的电子表格软件之一 它具有强大的数据处理和数据 分析功能 与传统的财务软件相比 Excel不仅提供了数据输入 输 出 显示等数据处理功能 还提供了数据分析功能 我们可以利用 Ex